【正文】 中國(guó)最大的管理資源中心 第 1 頁 共 42 頁 Excel 電子表格運(yùn)用技巧匯總 如果我們?cè)谟?Excel XP 處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用 Excel XP，來快速輸入信息就成為各個(gè) Excel XP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。 快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字 如果我們需要在 Excel XP 工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入 這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把 “” 原樣輸入到表格中。不過如 果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑挘看屋斎霐?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用 Excel XP 中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在 Excel XP 的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊 “ 工具 ”/“ 選項(xiàng) ”/“ 編輯 ” 標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中 “ 自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ” 復(fù)選框，然后在 “ 位數(shù) ” 微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接 輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入 的話，可以在上面的設(shè)置中，讓 “ 位數(shù) ” 選項(xiàng)為 2，然后直接在指定單元格中輸入 6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?“” ，怎么樣簡(jiǎn)單吧？ 字串 1 快速錄入文本文件中的內(nèi)容 現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成Excel XP 的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制 /粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒關(guān)系！您只要在 Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新 中國(guó)最大的管理資源中心 第 2 頁 共 42 頁 輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在 Excel XP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 數(shù)據(jù) /獲取外部數(shù)據(jù) /導(dǎo)入文本文件 ” 命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下 “ 導(dǎo)入 ” 鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。 快速輸入大量相同數(shù)據(jù) 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地 輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。 字串 6 快速進(jìn)行中英文輸入法切換 一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩， 為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開 “ 有效數(shù)據(jù) ” 對(duì)話框，選中 “IME模式 ” 標(biāo)簽，在 “ 模式 ” 框中選擇打開，單擊 “ 確定 ” 按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在 “ 有效數(shù)據(jù) ” 對(duì)話框中，單擊 “IME 模式 ” 選項(xiàng)卡，在 “ 模式 ” 框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊 “ 確定 ” 按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。 快速刪除工作表中空行 中國(guó)最大的管理資源中心 第 3 頁 共 42 頁 刪除 Excel XP 工作表中 的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除：首先打開要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 插 入 ” 菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“ 列 ” ，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。 字 串 7 快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整 在使用 Excel XP 編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個(gè)工作簿，并選中需要 Excel XP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的 “ 格式 ”/ “ 單元格 ”/“ 對(duì)齊 ” 標(biāo)簽，在 “ 文本控制 ” 下選中 “ 縮小字體填充 ” 復(fù)選框，并單擊 “ 確定 ” 按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過了單元格的寬度， Excel XP 能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。 快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù) 在使用 Excel XP 工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù) ,如果依次輸入，無疑工 作量是巨大的。現(xiàn)在我們可以借助 Excel XP 的 “ 宏 ” 功能 ,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程 ,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上 ,當(dāng)按下組合鍵時(shí) ,計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作 :首先打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 工具 ” 菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇 “ 宏 ” 子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇 “ 錄制新宏 ” 命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄 復(fù)制。 字串 9 快速處理多個(gè)工作表 中國(guó)最大的管理資源中心 第 4 頁 共 42 頁 有時(shí)我們需要在 Excel XP 中打開多個(gè)工作表來進(jìn)行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個(gè)必要同時(shí)打開多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住 “Shift 鍵或 “Ctrl 鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行 多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在 “ 文件 ” 菜單中選擇 “ 頁面設(shè)置 ??” ，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁面模式；再通過 “ 編輯 ” 菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過 “ 格式 ” 菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在 “ 工具 ” 菜單中選擇 “ 選項(xiàng) ??” ，在彈出的菜單中選擇 “ 視窗 ” 和 “ 編輯 ” 按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任 何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。 排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作， Excel 排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹 Excel 2020/XP 的數(shù)據(jù)排序方法。 一、 數(shù)值排序 RANK 函數(shù)是 Excel 計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語法為 :RANK （ number， ref，order），其中 number 為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格， ref 是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用， order 是用來說明排序方式的數(shù)字（如果 order 為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。 例如圖 1中 E E E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是 :在 F2 單元格內(nèi)輸入公式 “=RANK （ E2， $E$2: $E$4） ” ，敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是 2。再將 F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中 F F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為 3和 1。如果 B1 單元格中輸入的公 中國(guó)最大的管理資源中心 第 5 頁 共 42 頁 式為 “=RANK （ E2， $E$2:$E$4， 1） ” ， 則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即 1和 3。 需要注意的是 :相同數(shù)值用 RANK 函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中 F2 單元格存放的數(shù)值與 F3 相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是 3和 1（降序時(shí)）。 字串 2 函數(shù) COUNTIF 函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為 COUNTIF（ range， criteria）。其中 range 為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域， criteria 是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直 接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。 仍以圖 1為例， F2單元格內(nèi)輸入的公式為 “=COUNTIF （ $E$2:$E$4， amp。E2）+1” 。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同， 1和 3。 此公式的計(jì)算過程是這樣的 :首先根據(jù) E2 單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符 amp。的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即 “” 、 “” 等。 COUNTIF 函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與 RANK 函數(shù)相同。 函數(shù) Excel 自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與 IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒有空缺的排名。以圖 1中 E E E4 單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔唧w做法是 :選中 E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊 Excel 工具欄中的 “ 降序排序 ”或 “ 升序排序 ” 按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。 字串 4 中國(guó)最大的管理資源中心