【正文】 用金給會計，用于緊急款項的支付，上班時須將此款項及時核對收回 (備用金的給付與收 回必須辦理交接手續(xù) )。 4. 支票由分公司財務部出納統(tǒng)一保管，需對外出具支票時，由出納填寫，須填寫開票日期、金額（大小寫）、收款單位，由會計復核并在票根簽字后，交分公司總經(jīng)理審核后用于支付 ,支票領用人領取支票時，須在支票根上簽字；已簽發(fā)的支票遺失，使用支票人必須在發(fā)現(xiàn)遺失的 1 小時內(nèi)報財務部出納，出納應立即向銀行掛失。由于使用中遺失支票而發(fā)生款項損失時，由使用支票人承擔全部經(jīng)濟損失。支票遺失由于采取措施果斷未造成損失時，也要對責任人處以至少 1000 元以下的罰款。 5. 財務收據(jù)及發(fā)票管理實行專人開票專人保管，發(fā)票丟失等由 責任人負全責。 ① 所購發(fā)票、收據(jù)由出納進行編號，領用登記，未使用和正在使用的由出納負責保管，設計 （分）部 領用的收據(jù)由設計 （分）部 經(jīng)理負責保管，使用完畢后交會計審核及保管。 ② 財務 收據(jù)及發(fā)票使用要一次性復寫，按順序填開，作廢票據(jù)全聯(lián)保存，禁止偽造，涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借、代開、挖補、跳號，單聯(lián)填開。 ③ 設置發(fā)票 /收據(jù)登記帳簿，及時記錄領、用、存數(shù)量，凡有存根聯(lián)的票據(jù)（發(fā)票、 9 收據(jù)等），由責任人保管、核對。使用完的票據(jù)經(jīng)出納、會計人員核對無誤后，每本票據(jù)應注明開票金額，票據(jù)存根聯(lián)應作為會計檔案進行歸類保管。 ④ 開具發(fā)票須根據(jù)簽 訂的 裝修 合同，屬于公司正常經(jīng)營業(yè)務的開具正式發(fā)票，屬于服務性代購業(yè)務的，須在保證收取管理費的情況下開具，除此之外不得開具。 6. 認真監(jiān)督、控制、核算每個工程的收入、成本費用支出，復核計劃助理交來的收付款控制表，嚴格按公司規(guī)定收取和撥付工費，保證按客戶單獨記帳，收支清楚。 7. 總部與各分公司、各分公司之間相互調(diào)撥物品、代付款項等往來費用，一律記入往來明細帳，如實核算費用支出，按月核對并及時將款項予以劃撥歸還，須及時清理往來明細帳，不得欠款造成長時間掛帳而形成壞帳?？铐梽潛艿你y行手續(xù)費均由匯款方支付，記入相應費用支出， 不得從匯款總額中支付。所有往來款項均須記入 《分公司往來明細表》 按月上報集團審計委。 第五章：財 產(chǎn) 管 理 10 一、財務部根據(jù)預算清單批復件（根據(jù)審批權限）和發(fā)票，進行款項支出，并登記入帳，按固定資產(chǎn)實物管理要求建立固定資產(chǎn)卡片帳，保證公司財產(chǎn)安全和核算準確。 二、 低值易耗品實行五五攤銷法，當?shù)椭狄缀钠吩谑褂眠^程中，由于磨損而喪失使用效能時，應按規(guī)定手續(xù)報請批準廢棄。由辦公室及時填制 《低值易耗品報廢單》 ，詳細填列報廢低值易耗品的數(shù)量、原價和使用單位，有殘值的應列明殘值的多少和 處理情況，以便進行相應會計處理。 三、 每月底財務部與行政辦公室共同進行物品清點，如有丟失、損壞，由相關責任人承擔相應損失。 四、 行政辦公室與財務部在同一辦公地點的分公司，所有物品出入庫必須財務聯(lián)簽。 財務部按月上報，包括各分公司與總部、各分公司之間的往來款項必須清楚，記錄準確，杜絕只有實物記錄而無帳務記錄的情況發(fā)生。 第六章：合同管理 （附： 裝修 合同管理流程） 11 一、 裝修 合同的保管： 1. 空白 裝修 合同統(tǒng)一由財務部進行登記管理，各 設計 （分）部 領用時必須填寫 《 裝修合同領用登記表》 ，并 在簽單后及時交回財務予以核銷；作廢的空白合同須及時交回，由財務部簽蓋“作廢”章，予以核銷。 2. 財務人員必須按月核對 設計 （分）部 當月領用的空白 裝修 合同，合同丟失必須及時上報集團審計委；設計 （分）部 經(jīng)理交接時財務人員必須在離職登記表上注明其領用的合同是否已全部交回（接）并簽字。 3. 財務部須嚴格管理由 分公司 總經(jīng)理、設計（分）部經(jīng)理領取的收據(jù)及空白 裝修 合同，并及時核查，避免出現(xiàn)管理漏洞。 4. 裝修 合同不允許隨意復印，特別是空白 裝修 合同，如客戶對合同條款有不清楚的，由設計師、設計 （分）部 經(jīng)理直至分公司總經(jīng)理在公司內(nèi)進行講解， 但不得讓客戶帶走。 二、 裝修 合同的審核： 1. 裝修 合同一式叁份，客戶、財務部和計劃助理各一份，財務部負責保管原始 裝修 合同一套，合同執(zhí)行過程中的所有檔案管理由計劃助理負責。 2. 裝修 合同填寫內(nèi)容的正確性和規(guī)范性由財務部負責審核， 特別是客戶必填項目的落實情況 ，發(fā)現(xiàn)問題及時要求設計（分）部修改，確認無誤且首期款全額收取后方可將合同下發(fā)。 ① 合同文本中必填項目必須填寫完整、正確，不得涂改，空白 處要劃掉 。 ② 合同金額大小寫填寫正確規(guī)范，不得涂改 。 ③ 如發(fā)生合同爭議，解決方式為法院 。 ④ 合同簽約代理人必須為設計 （分）部 經(jīng)理、分公司總經(jīng) 理。 3. 預算書三級審核制 —— 設計師負責工程量、單項計算；設計 （分）部 經(jīng)理負責單價、工藝材料做法；財務部負責小計、合計 [經(jīng)設計師、設計 （分）部 經(jīng)理審核簽字后的預算書 ]；外設分部預算書的審核一律由經(jīng)理負責審核并承擔相關責任，財務部在收到預算書后須及時予以復核，如有問題立即通知設計 （分）部 經(jīng)理。 4. 合同編號一律按合同簽定當日日期進行編寫，例如： 20**年 7 月 1 日簽定合同，則合同編號應按以下方式編寫： 20**0701A、 20**0701B、 20**0701C…… .以此類推。 如各分公司設有分部的，合同編號按以 下方式編寫： 第一分部： A20**0701A A20**0701B A20**0701C 第二分部： B20**0701A B20**0701B B20**0701C 12 第三分部： C20**0701A C20**0701B C20**0701C ……… .以此類推。 三、其他合同檔案： 1. 所有合同（除 裝修 合同、施工隊工程承包協(xié)議）、協(xié)議及其有效附件等在其執(zhí)行過程中原件需保存在財務部，并予以登記（具體見行政管理規(guī)定）。特別注意 《反賄賂協(xié)議》 、 《保密協(xié)議》 必須附在所有合同、協(xié)議原件后共同 登記、保管。 2. 合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后如實填寫 《合同存檔、交接明細表》 ，轉(zhuǎn)交行政辦公室存檔，合同交接手續(xù)須完備，存檔滿三年經(jīng)請示集團審計委批準方可銷毀。 四、 公司營業(yè)執(zhí)照等各種證照 等由行政辦公室統(tǒng)一保管，財務部配合行政辦公室進行各項年檢工作。 裝修 合同管理流程 要點： 合同一式叁份 強調(diào)“四個及時” 設計（分）部簽單后 及時 交財務部 財務部 及時 審查、下發(fā) 工程部 及時 審核、安排 設計（分）部 及時 整改 13 簽單第一時間交財務部 合同摘要 （服務管理流程） 合格 不合格 補 圖 “丟漏隱”申訴 修 改 預 算 合格 施工階段 (詳見工程管理規(guī)定 ) 第七章：收、付款規(guī)定 一、收款： 1. 所有款項的收付必須通過財務部，當日收款應當日存入銀行。 2. 出納休假等原因不能收取現(xiàn)金時，應由會計代收，并將所收現(xiàn)金和收據(jù)存入分公司計劃助理③ 客服部 選派工隊、監(jiān)察員 退回設計 (分 )部 預交底、圖紙審查 安排四方交底 設計 （分）部領用、登記 財務部① 客 戶② 立卷 ,復印 審查 ,存檔 工程部負責人 審核預算 /圖紙 14 總經(jīng)理室的“第二保險柜”。會計也未在時，必須由分公司總經(jīng)理親自收取并存 入分公司總經(jīng)理室的“第二保險柜”。會計、 分公司總經(jīng)理收取現(xiàn)金后均須在見到出納的第一時間將現(xiàn)金及收據(jù)向出納交帳入庫，以確保資金的安全性，財務人員必須及時催收分公司總經(jīng)理代收的所有款項。 3. 設計師與客戶談單時須講明：客戶可選擇兩種支付工程款 (首期及中期 )方式， ① 以存折形式交納 (可交于設計 （分）部 經(jīng)理，但不得告知密碼 )：要求 A、活期 B、 通存通兌 C、帶密碼 D、次日中午 12： 00 前客戶電話通知財務部密碼 。 ② 以現(xiàn)金形式交納：必須直接交于公司財務部，否則損失自負。 4. 設計（分）部經(jīng)理、分公司總經(jīng)理收取的客戶 存折，須于當天 (最遲于第二日中午 11：00 前 )交到財務部，非財務人員不得以任何形式經(jīng)手現(xiàn)金工程款，財務部必須第一時間與客戶聯(lián)系取得密碼并進行解付。 5. 財務部一律不得到客戶家中或工地現(xiàn)場收取工程款。 6. 員工用品及工隊用品一律現(xiàn)金購買，不得從工資及施工隊工費中扣除。購買時須持物品保管部門開具的 《出庫單》 到財務部交款，持收款收據(jù)領取所購物品，特殊情況不能遵守此規(guī)定時，必須先報集團審計委進行審批備案。 二、借款： 1. 所有借款必須嚴格遵守公司審批權限的規(guī)定 (具體見 《 **集審字 015 號（ 20**）各分公司費用支出審批權限明細 的調(diào)整（之六）》 分公司總經(jīng)理不得借支，只有審批權。員工因業(yè)務借支現(xiàn)金的， 100 元以下不予借支，部門負責人因業(yè)務借支現(xiàn)金的， 300元以下不予借支。 2. 借款單必須由借款人親自填寫，詳細注明借支理由及事項，如需上報總部各大中心批準的，須附相關批復文件，部門負責人簽字、分公司總經(jīng)理批準，主管會計審核后，出納予以支付，超出審批權限及批復范圍的，財務部予以拒付。 3. 所有借支須并在三日內(nèi)報（銷）帳清銷。特殊原因無法按時報賬的須由分公司總經(jīng)理簽字后方可掛帳。每月 8 日、 15 日前財務集中清理當月借款，無正當借支理由或沒有及時銷帳的 一律停止新的借支并從當月工資中予以扣除及至停發(fā)當月工資，嚴禁分公司司機借支固定備用金。 5. 對于可預見性的借款，經(jīng)辦人須提前填寫借款單，將批準后的借款單交財務部，如需上報總部批準的，須提前辦理審批手續(xù)并將批復文件附在借款單后交到財務部，以便財務部進行資金安排及備款。 6. 集團副總裁、總裁助理、各大中心總監(jiān) /副總監(jiān)、主任 /副主任、大區(qū)總裁嚴禁在分公司借款， 如確需借支款項， 必須事先請示集團審計委，批示后方可支付并注明借 15 支原因。所借款項必須在當月或約定時間內(nèi)歸還，分公司財務部負責人及時提醒相關領導及時清繳借款， 所有相關領 導的應收、應付款項必須在當月結清。 三、報銷： 1. 每周二為公司現(xiàn)金報銷日，其他時間不予受理。 2. 費用支出憑單必須由經(jīng)辦人填寫，詳細注明原因及用途，并附上所購單位的電話，以備查證。同時發(fā)票背后必須有經(jīng)手人簽字，兩人共同經(jīng)辦的，需由經(jīng)辦人共同簽字認可，交到財務部審核報銷票據(jù)的真實性和填寫的正確性，報分公司總經(jīng)理批準后，財務部予以報銷。對不符合要求的票據(jù)一律不予報銷。 ① 所有發(fā)票必須填寫日期、購貨單位、物品名稱、數(shù)量、單位、單價、金額，大小寫一致、正確，即填寫完整，不得涂改。 ② 固定面額發(fā)票，必須注明日期、實際發(fā)生金額。 ③ 印章清楚，發(fā)票為稅務部門發(fā)售的正式發(fā)票。 ④ 一次性購買數(shù)量較多的物品或材料 ,發(fā)票填寫不下的可附明細單，明細單須加蓋與發(fā)票一致的印章；物品購買還須附行政部門填寫的 《入庫單》 等有效附件。 ⑤ 如遇特殊情況發(fā)票金額大于實付金額的，則以實付金額為