第三章-會(huì)議溝通-文庫(kù)吧
2024-11-19 06:57 本頁(yè)面
【正文】 排。 會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參加對(duì)象。,?,資料：典型會(huì)議議程實(shí)例 M計(jì)算機(jī)公司 一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議 日期：2006年10月16日，星期一 時(shí)間；下午2：203：45 地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室 會(huì)議目的：研究一號(hào)項(xiàng)目進(jìn)展情況 議程： 公司第四季度銷(xiāo)售情況 杜民做關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告,?,陳漢做關(guān)于CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告 李強(qiáng)做關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告 附件： 軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào) CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào) 關(guān)于軟件問(wèn)題的短文,?,(四)準(zhǔn)備會(huì)議資料 為了幫助理解和日后的參考，會(huì)議要事先準(zhǔn)備一些相關(guān)的資料。 準(zhǔn)備資料時(shí)應(yīng)根據(jù)其用途，做到內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)樸、易懂。對(duì)需要一定時(shí)間理解的資料，盡可能在會(huì)前發(fā)，以保證與會(huì)人員有充分的時(shí)間來(lái)研究。分發(fā)的資料中，還要規(guī)定用后的處理辦法，特別是一些保密資料，應(yīng)特別規(guī)定。,?,(五)確定與會(huì)人員 確定與會(huì)人員，實(shí)質(zhì)上也就是要確定與會(huì)人員的結(jié)構(gòu)和規(guī)模。在人員結(jié)構(gòu)上，哪些人應(yīng)參加會(huì)議，取決于會(huì)議的性質(zhì)和目的。包括以下幾類(lèi)人： 對(duì)會(huì)議主題有深入研究或?qū)η闆r較熟悉的人 對(duì)會(huì)議目標(biāo)及成果起關(guān)鍵性作用的人 有權(quán)作出決策的人,?,在確定與會(huì)人員規(guī)模上，要本著精簡(jiǎn)高效的原則，一般企業(yè)控制在10人以?xún)?nèi)。事實(shí)上，與會(huì)者越多，能夠充分利用個(gè)人才智的可能性就越少，主持人也就越難有效的控制會(huì)議的進(jìn)程。,?,確定與會(huì)者規(guī)模,會(huì)議目的,參考與會(huì)人數(shù),決策制定和關(guān)鍵問(wèn)題解決,問(wèn)題識(shí)別或頭腦風(fēng)暴,研討會(huì)和培訓(xùn)班,信息研討會(huì),正式報(bào)告會(huì),5,10,30,不限,15,?,（六）安排會(huì)議時(shí)間 時(shí)間安排是成功會(huì)議的關(guān)鍵所在。安排會(huì)議時(shí)間包括，何時(shí)開(kāi)會(huì)，開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間，何時(shí)結(jié)束，以及如何按時(shí)開(kāi)始。,?,時(shí)間安排不當(dāng)，會(huì)使會(huì)議在很多方面出錯(cuò)，比如：會(huì)議太短，一半議題要留在以后討論；會(huì)議太長(zhǎng)，人們?cè)诙喑鰜?lái)的時(shí)間里無(wú)所事事；時(shí)間分配不平衡，在某些議題上花太長(zhǎng)時(shí)間，卻匆匆跳過(guò)其他一些議題，等等。 會(huì)議的時(shí)間安排必須按照實(shí)際情況來(lái)計(jì)劃、組織，以便會(huì)議順利進(jìn)行。,?,何時(shí)開(kāi)會(huì) 最合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間是所有必要出席的與會(huì)者都能出席的時(shí)間。 開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間 會(huì)議的起止時(shí)間要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)加以規(guī)定，不宜一概而論。 根據(jù)大腦生理學(xué)的理論，要召開(kāi)一個(gè)有效率的會(huì)議的最佳時(shí)限，包括中間休息，是三個(gè)小時(shí)，不休息兩個(gè)小時(shí)。國(guó)外有些公司甚至規(guī)定，最長(zhǎng)不能超過(guò)1小時(shí)，如果期間解決不了，只能認(rèn)為議題太大，必須
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