【正文】 1肯定性信函一般有什么樣的結(jié)構(gòu)？報告好消息，綜述要點；列出細節(jié)和背景資料；不避諱地說出可能的消極因素，只是盡量強調(diào)積極方面；闡明讀者的受益處；結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷、有遠見。1負面性信函一般有什么樣的結(jié)構(gòu)？緩沖語開頭（負面信息的緩沖語：表示同意、表示謝意、作出承諾、給予贊揚、合作意向、好消息、表示理解），令人信服的理由，明確而婉轉(zhuǎn)的陳述，有益的、友好的、積極的結(jié)尾。1成功報告要具備什么條件？報告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一；報告內(nèi)容應(yīng)該完整；所有的信息應(yīng)該準確；基于邏輯分析和材料分類的寫作；內(nèi)容表述方式應(yīng)使計劃清楚；報告寫作風格應(yīng)簡單精煉，便于閱讀；盡量使所有可能的讀者都易于了解。四、案例分析題缺料**邵麗是公司采購部的資深采購員，在公司工作了十多年，經(jīng)驗豐富，但脾氣很不好，常和同事發(fā)生磨擦，尤其是和計劃部關(guān)系惡劣。一次，計劃部因為缺料又和邵麗發(fā)生矛盾，計劃認為下周要生產(chǎn)的物料得兩周后才能到，不能接受，要求邵麗提前交期；邵麗表示交期無法提前。計劃不同意，要求物料一定要按時到，否則停產(chǎn)，計劃的強硬態(tài)度讓邵麗大發(fā)脾氣：停產(chǎn)是你計劃的事，跟我沒關(guān)系！計劃憤然離開，直接到采購部經(jīng)理辦公室投訴：我和你們部門的人沒法溝通！采購部廖經(jīng)理剛上任二周，對公司正處于熟悉狀態(tài)，得知自己部門的工作會影響到生產(chǎn)進度，他立即叫來邵麗：“怎么回事？！缺料停產(chǎn)這么大的事，你怎么不早來報告？”邵麗滿不在乎的說：“你剛來公司不久，對供應(yīng)商還不太熟。我已經(jīng)向王經(jīng)理報告了此事。“（王經(jīng)理是SCM部門經(jīng)理，也是廖經(jīng)理的頂頭上司）廖經(jīng)理怒道：“我才是你的上司，弄清楚自 己的位置在哪?！鄙埯惒蛔骰卮?。廖經(jīng)理：“現(xiàn)在缺料的狀態(tài)如何？”邵麗：“物料安排的是海運，現(xiàn)在還在海上漂呢。”廖經(jīng)理：“如此緊急的物料，你還安排走海運？你干什么吃的？！”邵麗：“是計劃突然提前了生產(chǎn)，不是我的錯！”說完轉(zhuǎn)身離開了經(jīng)理辦公室。問題：（1）邵麗和廖經(jīng)理的溝通都存在什么問題？（2）他們的溝通如何改進？（3）這一案例給我們什么啟示？海南旅游去年7月份我們公司為了獎勵銷售部門的良好業(yè)績，制定了一項海南旅游計劃，名額限定為10人。可是我們部門有12名員工，而且都想去。因此，我們部門要么舍去2個人，要我們部門項經(jīng)理區(qū)向公司再多爭取2個名額。最后項經(jīng)理為了大家的團結(jié)穩(wěn)定和工作積極性，決定還是去向上面爭取多2個名額。于是，禮拜一早上在公司中高級管理人碰頭會上，項經(jīng)理向上級領(lǐng)導(dǎo)朱總說：“朱總啊，我們部門今年業(yè)績這么好，可是怎么才給了10個旅游名額啊，還少了2個名額。這讓我怎么安排阿，安排了誰不去都不好辦啊，你看能不能再給我們2個名額?。糠凑糜钨M用又沒有多少”朱總一聽，頓時臉就拉長了，說：“公司有公司的安排，什么叫旅游費又沒有多少？作為經(jīng)理，這是你應(yīng)該自己解決的問題，別什么都往公司推’項經(jīng)理連忙說到：我已經(jīng)做過他們工作了，可他們誰都不愿意放棄這次機會啊，總不能我強行取消2個認得資格把朱總聽了臉拉得更長了:作為部門經(jīng)理，這點事情都解決不好，真不知道你怎么管理你的手下的。公司能拿出10個名額就花費不少了，你們怎么不多為公司考慮？你們呀，就是得寸進尺，不讓你們?nèi)ヂ糜尉秃昧?，誰也沒意見。我看這樣吧，你們就按業(yè)績排下來，最后2名就沒有旅游資格。這樣不就解決了嗎？”項經(jīng)理聽完后急忙道：可是朱總阿，我們部門今年工作熱情都很高，大家的業(yè)績都比去年高出了30%到40%阿，就這樣取消最后2名的資格，他們工作熱情和積極性都會受到極大打擊得阿。朱總聽完后，直接下結(jié)論了：不管你怎么說，公司是不會再給你們名額了。你想怎么解決就怎么解決巴。這個問題不用再討論了.“既然你朱總都這么說了，絲毫不考慮我們銷售員工工作積極性的重要性，那我也沒什么多說的了。就采取排位賽選把，反正我該說的都說了，該提的都提了” 問題：(1)項經(jīng)理為何沒有說服朱總？(2)如果你是項經(jīng)理，你會采用這樣的說話策略，請模擬出你與朱總的對話。答：缺料**（1）邵麗和廖經(jīng)理的溝通都存在什么問題？邵麗在缺料事件中存在幾點問題：在和計劃的溝通過程中，態(tài)度過于主觀、用語過于偏激?？绮块T溝通需要做到客觀、全面，實事求是的解決問題，心態(tài)平和，用詞中肯，處理問題要講究技巧。本案中所發(fā)生的缺料事情，一般公司都會發(fā)生。眾所周知，計劃不如變化。本案中，計劃部門物料需求時間提前。作為下流單位的采購部門在得知這一消息后，一方面要向其反映已訂貨的到貨情況；另一方面，應(yīng)通過其他方式盡力調(diào)貨，以滿足計劃需求。而邵麗態(tài)度過于偏激把責任全部歸于對方身上，是不妥的，這直接導(dǎo)致后面計劃的投訴；對新上任的經(jīng)理不夠尊重。盡管廖經(jīng)理是新上任的，可能對公司很多狀況都不熟悉，但他畢竟是邵麗的直接領(lǐng)導(dǎo)，工作上的事情理應(yīng)向他匯報。邵麗不僅沒有第一時間匯報缺料情況，反而越級向上匯報，不僅不尊重廖經(jīng)理，而且使廖經(jīng)理的工作陷入被動；邵麗沒有做到換位思考。沒有有效的識別經(jīng)理的心理需求――作為新上任的經(jīng)理，他是希望能得到下屬的尊重與認可的，所以當邵麗說已向廖經(jīng)理的頂頭上司報告過，廖經(jīng)理是惱怒的；邵麗言辭情緒化，不冷靜、客觀，而且態(tài)度不恭謙。這都是造成她與經(jīng)理溝通不暢的原因。廖經(jīng)理也有以下不足之處：對于缺料情況了解不全面，片面將責任歸到邵麗身上，這對邵麗是不公平的；與邵麗的溝通策略不對，廖經(jīng)理不應(yīng)該盲目的用命令和說服的語氣對待邵麗。邵麗是公司的老員工，經(jīng)驗豐富、能力強，廖經(jīng)理應(yīng)該引導(dǎo)邵麗積極參與到缺料的事情中，努力解決問題；對邵麗不夠尊重，傷害下屬的自尊。（2）他們的溝通如何改進？邵麗應(yīng)該在第一時間將缺料問題及時報告廖經(jīng)理，同時說明自己的理由和解決方法：“廖經(jīng)理，我負責采購的一批物料已經(jīng)安排海運了，要二周后到，但計劃突然提前到下周生產(chǎn)，海運的物料趕不上生產(chǎn)的需求。不過我已經(jīng)和供應(yīng)商溝通過了，他們還有庫存，如果安排空運，時間上是來得及的。不過空運費用較高，而且多采購一批物料，我們的庫存也有壓力。我把空運和海運的費用以及庫存的明細列出來了，您過目一下。我接下來應(yīng)該怎么做呢？”將決定權(quán)交給經(jīng)理，既尊重了經(jīng)理，又表現(xiàn)了自己的工作能力。這樣能給新經(jīng)理留下不錯的印象，為今后的工作開了一個好頭。（3）這一案例給我們什么啟示？職場關(guān)系錯綜復(fù)雜，不是光有工作能力就行了。作為公司的一員是無法獨立存在的，總會與上司或下屬有種種溝通與交流；與各部門有種種矛盾與配合?！叭绷?*”使我了解到：要弄清楚自己在公司的身份、地位；要弄清自己對問題看法的客觀程度、對目標問題考慮的深入程度和系統(tǒng)程度。良好的溝通技巧能起到事半功倍的效果。反之，不僅達不到目的，甚至?xí)璧K自己在公司的發(fā)展前景。海南旅游(2)項經(jīng)理為何沒有說服朱總？項經(jīng)理為何沒有說服朱總？項經(jīng)理沒有明確自己與朱總說話的目的，似乎不是為了到爭取名額，而是來回上司賭氣。項經(jīng)理說話只是以自我為中心，而不是從對方的立場考慮問題。項經(jīng)理語氣比較僵硬，缺少對上司的足夠的尊重。(2)如果你是項經(jīng)理，你會采用這樣的說話策略，請模擬出你與朱總的對話。項經(jīng)理：“朱總，大家今天聽說去旅游，非常高興，非常感興趣。覺得公司越來越重視 員工了。領(lǐng)導(dǎo)不忘員工，真是讓員工感動。朱總，這事是你們突然給大家的驚喜，不知當時你們?nèi)绾蜗氤龃嗣钜獾?？”朱總：“真的是想給大家一個驚喜，這一年公司效益不錯，是大家的功勞，考慮到大家辛苦一年。年終了，第一，是該輕松輕松了；第二，放松后