檔案實務(wù)操作ppt-文庫吧
2025-10-14 17:26 本頁面
【正文】 文在后； 文件處理單在前，正文在后；,① 按“件”裝訂,一般采取“保管期限—年度—組織機構(gòu)（問題）”的復(fù)式分類法。 即先將歸檔文件按保管期限分類， 每個保管期限下按年度分類， 再在年度下面按機構(gòu)（問題）分類。 采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進館、鑒定銷毀。,② 分類,按年度分類： （1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度 （2）跨年度形成文件的處理： 請示與批復(fù)，放在復(fù)文年； 規(guī)劃放在針對的第一年； 總結(jié)、決算、報表，放在針對的最后一年； 會議文件，放在開幕年； 兩個內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對的年度；,② 分類,按組織機構(gòu)分類： （1）按單位內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類，組織機構(gòu)按黨、政、工、團順序排列，綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后 （2）跨部門形成文件的處理： 業(yè)務(wù)部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門 聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門； 單位名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門； 參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門； 領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或企業(yè)；,② 分類,歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因素進行排列。,不同保管期限的文件，需分別排列。 不同機構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機構(gòu)（問題）序列排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列； 事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。 會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。 因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說明。,③ 排列,檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據(jù)排列順序逐件編號： 例如：按“保管期限年度”分類，其最低一級類目為“年度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號，形成一個流水號。（即每年3個流水號）,④ 編號（室編件號）,在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。,歸檔章,④ 編號（加蓋歸檔章）,歸檔章,檔案移交進館時填寫,機構(gòu)（問題） 按機構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡稱； （按問題分類的，用中文填寫類目名稱
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