【正文】 發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。例如，“益資發(fā)”，用“益資”做發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)代字“委”，“發(fā)”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，即“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會”，省略了文件類別代字。發(fā)文機(jī)關(guān)代字不能與同級機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字相同，例如，同級統(tǒng)戰(zhàn)部與統(tǒng)計(jì)局，不能都用“統(tǒng)”字做機(jī)關(guān)代字，應(yīng)分別用“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計(jì)”做機(jī)關(guān)代字。發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號分年度從1號起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。使用發(fā)文字號，應(yīng)注意3個(gè)問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，黨的機(jī)關(guān)的用4號仿宋體、行政機(jī)關(guān)的用3號仿宋體字標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。7．簽發(fā)人公文簽發(fā)人：簽發(fā)人在下行文和平行文的文面上一般看不到，上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。其書寫位置與發(fā)文字號在同一水平線。上報(bào)公文（主要指請示、報(bào)告）應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號仿宋體字標(biāo)注。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿宋體字標(biāo)注會簽人及其姓名。上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。標(biāo)注公文簽發(fā)人應(yīng)注意2個(gè)問題：一是聯(lián)合行文，有多個(gè)簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。8．標(biāo)題標(biāo)題：也就是公文的眉目，位于正文最上方的最醒目處，其作用是通過標(biāo)題可以概括的了解公文的性質(zhì)，要求和公文內(nèi)容所反映的主要問題，完整的標(biāo)題由發(fā)文單位（全稱或規(guī)范化簡稱），事由，和文種三部分組成。標(biāo)題，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號楷體字，居中排印。回行時(shí)應(yīng)做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。在處理公文標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意3個(gè)問題：一是聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中，應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。9．主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識方法同抄送。”普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，即一般情況下不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、通報(bào)人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。10．正文正文：也就是公文的主體，用四號宋體固定行距25磅，正文采用的格式可以是條款式，也可以是小標(biāo)題式，還可以是圖表式，無論什么樣式，都是為內(nèi)容服務(wù)。正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯(cuò)誤有：①第一層次用“（一）”；第三層次的“1.”寫成了“”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。11—12．附件及附件名稱附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行，左側(cè)空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字或“附”字，后面標(biāo)全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個(gè)附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。13．發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后的右下方。黨的機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時(shí)，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。14．成文日期成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩個(gè)字用3號仿宋體字排?。粚τ跊Q定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號用3號楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，對于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫“O”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個(gè)字排??；成文日期與正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。15．印章縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。在行政機(jī)關(guān)，公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時(shí)，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機(jī)關(guān)的單一機(jī)關(guān)行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，每行最多排3個(gè)印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文日期。當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決?？h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，對于不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。16．印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）公文的印發(fā)傳達(dá)范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。在黨的機(jī)關(guān)的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機(jī)關(guān)的公文，對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明；對于沒有主送機(jī)關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用，并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項(xiàng)?！罢埵尽惫模诖颂幾⒚髀?lián)系人姓名和電話號碼。印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對固定，做到規(guī)范化，以便準(zhǔn)確及時(shí)地確定公文的印發(fā)份數(shù)。17．主題詞黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個(gè)主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞用分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個(gè)主題詞。每個(gè)詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個(gè)字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。主題詞標(biāo)引實(shí)例 　　1．《中共中央國務(wù)院關(guān)于中央黨政機(jī)關(guān)干部教育工作的決定》 　　主題概念：干部教育工作黨政機(jī)關(guān) 決定 　　主 題 詞：干部教育 黨政機(jī)關(guān)決定 　　說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。 　　②直接轉(zhuǎn)換?！案刹拷逃ぷ鳌?、“黨政機(jī)關(guān)”、“決定”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部教育”、“黨政機(jī)關(guān)”和“決定”。 　?、壑黝}詞按反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。 　　2．《江澤民同志在中央計(jì)劃生育和環(huán)境保護(hù)工作座談會上的講話》(1997年3月8日) 　　主題概念：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會江澤民講話 1997年 　　主 題 詞：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作座談會 1997年 江澤民 講話 　　說 明：①多主題公文；概括標(biāo)引。 　?、谥苯愚D(zhuǎn)換?！坝?jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會”、“講話”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表中的正式主題詞“計(jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會”和“講話”。 　　③人物名稱和年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。 　　3．《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于做好1998年元旦、春節(jié)期間有關(guān)工作的通知》 　　主題概念：元旦、春節(jié)工作關(guān)心群眾生活 精簡會議制止鋪張浪費(fèi) 　　雙擁工作 1998年 通知 　　主 題 詞：元旦 春節(jié) 工作安排關(guān)心群眾生活精簡會議 制止 　　鋪張浪費(fèi) 雙擁工作 1998年 通知 　　說 明：①多主題公文；重點(diǎn)標(biāo)引。 　　②直接轉(zhuǎn)換?！霸?、春節(jié)工作”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡會議”、“雙擁工作”、“通知”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“元旦”、“春節(jié)”、“工作安排”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡會議”、“雙擁工作”和“通知”。 　?、坶g接轉(zhuǎn)換?！爸浦逛亸埨速M(fèi)”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“制止”和“鋪張浪費(fèi)”?！爸浦埂焙汀颁亸埨速M(fèi)”為概念限定組配。 　?、苣甏鳛樽杂稍~標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。18．抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。用特定版頭（報(bào)頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，