【正文】 讓你們充分交流，即使在你們不能見(jiàn)面時(shí)。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書(shū)面材料和整套身體語(yǔ)言。有多種類(lèi)型的會(huì)議正式的和非正式的，每一種類(lèi)型適合于一種特定的目的，因此在你開(kāi)始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類(lèi)型的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會(huì)議的類(lèi)型。小提示15：使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。一旦你已經(jīng)決定召開(kāi)一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須立即召開(kāi)？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中得到什么？牢記這些問(wèn)題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類(lèi)型。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交流想法是非常有益的。會(huì)議的目的會(huì)影響其理想的規(guī)模。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見(jiàn)，但是這些成員可能會(huì)分成派系；小群人一起行動(dòng)可能會(huì)更有效，但是思路比較狹窄。通常的會(huì)議有六至九人參加。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。這樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見(jiàn)能引起他與會(huì)者的注意。小提示16：在一個(gè)顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時(shí)間。目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類(lèi)型處理信息例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個(gè)人非正式的小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì)正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢(shì)正式的涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開(kāi)的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會(huì)解決問(wèn)題例如應(yīng)付不滿(mǎn)。僅涉及一人一對(duì)一需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入專(zhuān)門(mén)委員會(huì)涉及緊急問(wèn)題臨時(shí)的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng)需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題監(jiān)時(shí)的涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題正式的要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán)董事會(huì)要求公司的股東們授權(quán)年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì)激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風(fēng)暴需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備正式的會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會(huì)者可能帶有相互沖突的目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)間不夠。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。小提示18：會(huì)前爭(zhēng)取來(lái)自可能的同盟者的支持。會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。首先，傳閱一份清晰的議程。確保會(huì)議有充足的時(shí)間，避免匆匆掠過(guò)議程上的主要項(xiàng)目而結(jié)束會(huì)議。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。找出那些與你有同樣觀(guān)點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支持你的論點(diǎn)。通過(guò)良好的準(zhǔn)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。必須確保：● 研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料；● 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議；● 嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議；● 如果主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答；● 保證與會(huì)者充分了解已經(jīng)做出的決定。當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以”其他事宜”）開(kāi)始進(jìn)行時(shí)，與會(huì)者可能會(huì)在底下相互交談，提出一些小問(wèn)題。如果你主持會(huì)議，讓每個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。小提示19：確保在會(huì)議之前就會(huì)議目的取得一致。小提示20：當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。 積極的行為 消極的行為會(huì)議開(kāi)始一次討論議程上的問(wèn)題獲得關(guān)于每個(gè)問(wèn)題的意見(jiàn)果斷而積極地開(kāi)始與會(huì)者遲到把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)偏離議程的情況與會(huì)者有效地提出建議與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧找到可行的解決辦法各種意見(jiàn)都探討過(guò)概括要點(diǎn)并取得一致會(huì)議沒(méi)有結(jié)果允許其繼續(xù)爭(zhēng)吵爭(zhēng)吵以僵局告終商討折衷辦法轉(zhuǎn)入目標(biāo)做出決定結(jié)束會(huì)議第2章 準(zhǔn)備會(huì)議花費(fèi)在準(zhǔn)備會(huì)議上的時(shí)間很少會(huì)浪費(fèi)。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴厥獾囊庖?jiàn)，否則會(huì)議就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)間。小提示21：考慮與會(huì)者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。小提示22：排定會(huì)議時(shí)間表之前要考慮旅行時(shí)間。當(dāng)你考慮邀請(qǐng)誰(shuí)時(shí)，可能某些人是當(dāng)然的出席對(duì)象。例如，如果討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以提供專(zhuān)門(mén)的技巧或建議。邀請(qǐng)那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)議。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。若某些與會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，這樣可以節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)間，并使會(huì)議易于控制。 當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的貢獻(xiàn)：● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷(xiāo)售經(jīng)理報(bào)告客戶(hù)的反應(yīng)?！?他們能否提供特殊的意見(jiàn)或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理?！?他們的專(zhuān)業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師?！?他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門(mén)成員，例如生產(chǎn)或銷(xiāo)售部門(mén)成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門(mén)的進(jìn)展情況。提供意見(jiàn)：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)。 提供特殊的專(zhuān)長(zhǎng)：具有特殊技能的專(zhuān)家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。小提示24：議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合你的全體與會(huì)者。有時(shí)，確定會(huì)議時(shí)間的最簡(jiǎn)單的方法是。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否則電子郵件或電話(huà)要來(lái)來(lái)往往直到至確定會(huì)議日期。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會(huì)議，在重新安排會(huì)議時(shí)間之前，考慮下下如果沒(méi)有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。通常需要就會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)作書(shū)面的確認(rèn)。要點(diǎn)● 必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的目的?！?與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些貢獻(xiàn)?！?會(huì)前向全體與會(huì)者提供書(shū)面的背景材料。● 會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大小適宜。使與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的議程。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。小提示25：避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開(kāi)會(huì)，例如緊接在午餐之后。會(huì)議議程是需要提出度討論的問(wèn)題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。你會(huì)發(fā)現(xiàn)與其他會(huì)者商計(jì)是有用的。若有許多的問(wèn)題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會(huì)超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。在會(huì)前多久開(kāi)始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時(shí)間。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。在為類(lèi)似會(huì)議編寫(xiě)議程時(shí)，可把這份簡(jiǎn)單的議程作為模板。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開(kāi)始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。例如：委員會(huì)會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn)格林?德雷 飯店（議程開(kāi)頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)）⒈（11：00）任命一位會(huì)議主席⒉（11：10）為缺席致 ⒊（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄⒋（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)⒌（11：45）討論聯(lián)絡(luò)司宜(每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間)（12：00）會(huì)間休息⒍（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)⒎（12：45）特別事項(xiàng)⒏（13：00）其他動(dòng)議⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)（下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁(yè)紙要點(diǎn)● 議程包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)?！?議程中關(guān)于會(huì)議的主要目的應(yīng)盡量明確● 全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求● 分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序● 時(shí)間。無(wú)人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間是令人不快的。當(dāng)你撰寫(xiě)會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類(lèi)似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開(kāi)始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（若相關(guān)）備忘錄并聽(tīng)取前次會(huì)議上接受任務(wù)者的報(bào)告。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問(wèn)題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及銷(xiāo)售情況，進(jìn)行大量的討論。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。小提示29：早些討論最重要的問(wèn)題，此時(shí)與會(huì)者最有精神。一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會(huì)者的同意。與增加項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時(shí)事件而必須這樣做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的突然變化。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。⒈決定需要在會(huì)上提出的問(wèn)題。⒉將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。⒋重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè)舒適的問(wèn)題，而且要使與會(huì)者感覺(jué)到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。對(duì)所有會(huì)議都這們，無(wú)論小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。小提示30：為那些需作長(zhǎng)途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)間小提示31：為殘疾與會(huì)者提供必要的設(shè)備。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室如開(kāi)正式會(huì)議。對(duì)于你本部門(mén)的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問(wèn)題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。如果你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個(gè)折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會(huì)議場(chǎng)所對(duì)與會(huì)者吸引力較小，但如果會(huì)議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個(gè)城市的愉快舒適可能有助于吸引人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會(huì)議地點(diǎn)。根據(jù)法律，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì)—雖然有一些不道德的公司找一個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開(kāi)會(huì)議以通過(guò)不得人心的提議。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無(wú)法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。在任何會(huì)議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場(chǎng)合，注意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過(guò)分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對(duì)于維持一種活躍的氣氛是重要的。小提示32：確定電話(huà)已被移出會(huì)議室。會(huì)議場(chǎng)所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子?！?你的全部參考資料在手邊。● 你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。● 可能會(huì)有電話(huà)干擾，或者有人打擾。下級(jí)的辦公室一位下級(jí)的工作處?！?可能提高一位下級(jí)的地位和士氣● 如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方都感不適單位會(huì)議室供員工使用的公司會(huì)議室● 避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問(wèn)題● 處人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議外面的會(huì)議室在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)議室?！?保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)?！?如果保密是重要的，這類(lèi)會(huì)議室很有用?！?可能昂貴，并且每人個(gè)人都不熟悉。會(huì)議中心一個(gè)大的聚會(huì)場(chǎng)所，例如在一所大學(xué)里。具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備。需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)?？赡苋鄙俜钦降男∫?guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。城外的會(huì)議場(chǎng)所異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯店。如果與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。在某種場(chǎng)合增加幾分的力。旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。 有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)所選擇得不好。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見(jiàn)的陷阱：● 參加會(huì)議的人比預(yù)計(jì)的要多——房間不夠大，人們感到不舒服。● 出席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人 ?！?空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。● 會(huì)議室中的燈光開(kāi)關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題?！?會(huì)議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門(mén)，如咖啡廳或銀行。小提示33：把有潛在問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。要點(diǎn)● 會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少訪(fǎng)問(wèn)一次?！?房間最好有窗，可以打開(kāi)或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度?！?發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開(kāi)關(guān)的位置。● 洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明?！?椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。小提示34：要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r，時(shí)間表和季節(jié)性變化。隨著公司的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門(mén)與銷(xiāo)售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷(xiāo)售部門(mén)的房間里召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線(xiàn)，致使他們不能看到經(jīng)理。正在翻動(dòng)的圖表?？照{(diào)無(wú)效，窗也未開(kāi)，所以室內(nèi)悶熱；一扇門(mén)開(kāi)著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話(huà)叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來(lái)詢(xún)問(wèn)建議，但幾 沒(méi)有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系。在一個(gè)沒(méi)