【正文】 廠 長 業(yè)務(wù)部 財(cái)務(wù)部 加工生產(chǎn)車間 倉庫 分析實(shí)驗(yàn)室 人力資源部 圖 公司組織結(jié)構(gòu)圖 企業(yè)的信息化管理現(xiàn)狀 企業(yè)信息化現(xiàn)狀的描述與分析 XX 公司，不僅沒有自己的信息管理部門，更不用說統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)。公司信息化相當(dāng)落后，而且信息化投入和運(yùn)用的分布很不均衡。企業(yè)的管理層，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理；目前業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部每人都擁有一臺電腦，共 15 臺，但公司的工廠的信息化建設(shè)非常薄弱，僅有 4到 5臺用做日常的數(shù)據(jù)記錄，報(bào)表、發(fā)票的打??；另一方面企業(yè)的末梢，如生產(chǎn)車間、總務(wù)部等環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)基本上是空白，整個企業(yè)的信息化建設(shè)呈現(xiàn)出虎頭蛇尾的局面。另外，公司雖然建立了自己的網(wǎng)站，但其作用僅僅是 停留在媒體的簡單擴(kuò)充上，而且長期沒有更新，網(wǎng)頁的內(nèi)容少，在電子商務(wù)，網(wǎng)絡(luò)營銷方面運(yùn)用不足，整體上缺乏互動功能。 企業(yè)信息化的應(yīng)用相對比較落后，沒有一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)把公司的各個部門聯(lián)系起來。所以不同部門間的數(shù)據(jù)信息不能共享，計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售和財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)不能進(jìn)行交流，數(shù)據(jù)出現(xiàn)脫節(jié)。我實(shí)習(xí)所在的部門 倉庫，在信息管理方面就是最典型的落后例子，工廠倉庫的庫存信息只記錄在倉庫里的那幾臺計(jì)算機(jī)上，沒有與外部進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接，形成真正的“信息孤島”。公司只能通過前臺來綜合統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)。這種情況，使得公司信息重復(fù)多次的輸 入，存在大量的冗余信息，數(shù)據(jù)交流極其不便，也無法保證信息交流的一致性。 公司倉庫庫存管理還沒有建立完善的信息化系統(tǒng)，庫存管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作幾乎都以手工操作的方式完成，只利用計(jì)算機(jī)做簡單的單據(jù)記錄，這樣往往導(dǎo)致效率低而無法達(dá)到現(xiàn)代庫存管理目標(biāo)的要求。其中： 管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 4 （ 1） 在訂單處理方面 訂單利用 EXCEL 處理，數(shù)據(jù)沒法得到有效保存，由于訂單的內(nèi)容有許多不相同，每次打印訂單時都要修改相應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)；且在訂單出錯的情況下，需要翻閱原始單據(jù)來查證，速度慢、效率低。 （ 2） 統(tǒng)計(jì)工作方面 到了周末或者月末做統(tǒng)計(jì)工作時，需要翻閱大量原始單據(jù)憑 證，工作量很大，且易出錯。 （ 3） 在退貨處理方面 和訂單處理一樣，也用手工操作，物料退回來后，堆積在倉庫了，沒有得到有效的處理，且單據(jù)的統(tǒng)計(jì)也顯得困難；雖然說現(xiàn)在業(yè)務(wù)量還小，退貨不多；但隨著部門業(yè)務(wù)的拓展，退貨的機(jī)率必然會增大，這樣的情況下，沒有合適的信息系統(tǒng)管理的話，將變得寸步難行。 綜上所述， XX 公司實(shí)施開發(fā)庫存管理系統(tǒng)，用于管理倉庫的日常業(yè)務(wù)顯得非常必要，公司迫切地需要一套高效的庫存管理系統(tǒng)提高倉庫的管理效率，減少浪費(fèi)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。 管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 5 系統(tǒng)方 案 XX 公司庫存管理系統(tǒng)根據(jù)目前的管理及業(yè)務(wù)現(xiàn)狀而構(gòu)想出來的，主要想通過一個信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)整個倉庫庫存業(yè)務(wù)的信息管理。并且能通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)訂單的處理、庫存情況的分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表、優(yōu)化倉庫庫存管理；以達(dá)到提高經(jīng)營效益的目的。 系統(tǒng)基本情況描述 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會進(jìn)步，計(jì)算機(jī)迅速的發(fā)展 ,庫存管理的方法也日新月異 ,企業(yè)一直以來由人管理的方法現(xiàn)存在很多的缺點(diǎn)：管理效率低，勞動強(qiáng)度大，信息處理速度低而且準(zhǔn)確率也不夠令人滿意。為了提高庫存管理效率，減輕勞動強(qiáng)度提高，信息處理速度和準(zhǔn)確性；為 倉庫管理員提供更方便、科學(xué)的服務(wù)項(xiàng)目。為倉庫管理員提供的一種更先進(jìn)、科學(xué)的服務(wù)系統(tǒng)。于是我便選擇了由計(jì)算機(jī)來設(shè)計(jì)一個庫存管理系統(tǒng)的方案。讓計(jì)算機(jī)對倉庫庫存進(jìn)行自動管理，倉庫管理員可以直接在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)庫存的信息管理，并能在一定程度上實(shí)現(xiàn)自動化。我在調(diào)查完成企業(yè)庫存業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上提出了系統(tǒng)目標(biāo)，即系統(tǒng)建立后所要求達(dá)到的運(yùn)行指標(biāo)，這是系統(tǒng)開發(fā)和評價(jià)的依據(jù)。 本系統(tǒng)采用了結(jié)構(gòu)化生命周期法， 結(jié)構(gòu)化生命周期法是最常用的管理信息系統(tǒng)開發(fā)方法，分為四個步驟，即系統(tǒng)調(diào)研分析、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)、界面設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)功能 設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。 需求分析 系統(tǒng)總統(tǒng)需求 1）希望能實(shí)現(xiàn)入庫、出庫、庫存盤點(diǎn)、庫存數(shù)據(jù)等信息的查詢、修改； 2）希望省去手工實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)自動化，自動分析當(dāng)前庫存存貨情況； 3）希望能生產(chǎn)和打印各種報(bào)表；4）提高訂單的響應(yīng)速度，提高客戶滿意度，主要解決現(xiàn)在手工操作效率低的問題； 5）提高物料及貨物進(jìn)出倉庫的管理水平，主要解決現(xiàn)在出入庫混亂的問題。 系統(tǒng)軟件功能需求描述 系統(tǒng)管理可以對系統(tǒng)操作 員 的功能使用權(quán)限進(jìn)行 設(shè)置 ； 系統(tǒng)能夠錄入、打印出庫、入庫、盤點(diǎn)等單據(jù)并保存數(shù)據(jù)，錄入的時候盡 量減少人工錄入，且所有的操作都可以利用鍵盤進(jìn)行，界面要友好，錄入靈活。 設(shè)置入庫、出庫、庫存數(shù)據(jù)查詢模塊，能按供應(yīng)商、客戶、單據(jù)號、發(fā)生日期進(jìn)行查詢，且能將訂單的公共部分?jǐn)?shù)據(jù)與明細(xì)一起列出； 實(shí)現(xiàn)訂單記錄數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì)，對所有固定客戶在一定時期內(nèi)的發(fā)貨量進(jìn)行分析與評管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 6 價(jià)，并按從大到小的順序以圖表的形式顯示出來；統(tǒng)計(jì)庫存信息，向上級主管部門提供 各種數(shù)據(jù)和報(bào)表 ； 對一定時間段內(nèi)的銷售出庫情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時，要按條件的將貨物出庫情況與退貨情況連接起來并顯示，并計(jì)算出實(shí)際的發(fā)貨量；所謂按條件是指按管庫員、客戶、單據(jù)號和日期，對于不同條件的記錄不能將起其發(fā)貨和退貨記錄連接起來計(jì)算可以實(shí)現(xiàn)退貨單的登記和查詢，其要求與入庫單的登記一樣， 能對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動備份； 具有對打印報(bào)表格式設(shè)置的功能； 1. 應(yīng)用 系統(tǒng)應(yīng)該能 在 windows9 windows2020 或者 windowsXP 上運(yùn)行，且在 無重大改動的條件下正常運(yùn)行 3年以上。 系統(tǒng)的性能需求 系統(tǒng)模塊的處理時間和響應(yīng)時間不能超過 1 分鐘； 系統(tǒng)必須有一定的適應(yīng)性，如果用戶需求發(fā)生變化時，系統(tǒng)應(yīng)該能根據(jù)這些變化而作出合理的改變； 應(yīng)用 系統(tǒng) 的操作盡可能地簡單，并為用戶提供 良好的人機(jī)交互界面； 應(yīng)用 系統(tǒng)安全上要有一定的保障 ，為提高系統(tǒng)可靠性必須采用模塊化和結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，提高系統(tǒng)的容錯能力，并保障系統(tǒng)不會因?yàn)槿藶榈牟僮麇e誤而崩潰； 系統(tǒng)應(yīng)有較好的可維修性，以便在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能迅速恢復(fù)運(yùn)行。 可行性分析 開發(fā)及實(shí)施的技術(shù)可行性分析 庫存管理系統(tǒng)管理的對象是所有的庫存單據(jù)、庫存貨物的調(diào)度和日常業(yè)務(wù)情況。系統(tǒng)所要記錄的數(shù)據(jù)數(shù)量繁多，數(shù)據(jù)存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)頻繁，數(shù)據(jù)安全性要求高。因此，必須要有一個功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫提供支持。 SQL SERVER 2020 在穩(wěn)定性和安全性 方面表現(xiàn)出色，因此使用 SQL SERVER 2020 最合適不過。在數(shù)據(jù)庫開發(fā)軟件方面，由于管理區(qū)域范圍較廣，每天避免不了要做非常多的開單的記錄、查詢、統(tǒng)計(jì)等工作。 PowerBuilder 提供了管理系統(tǒng)經(jīng)常使用到的功能，如查詢，統(tǒng)計(jì)或者用更負(fù)責(zé)的公式進(jìn)行運(yùn)算等；同時，它還提供了友好、操作簡單的操作界面，還有非常豐富的對象和類，為開發(fā)強(qiáng)大而友好的系統(tǒng)提供了保證；而且 PowerBuilder 還提供方便、簡潔的數(shù)據(jù)連接，具有極高的開發(fā)效率。因此，PowerBuilder 功能強(qiáng)大簡單靈活非常適合本人開發(fā)庫存管理系統(tǒng)。 PowerBuilder + SQL SERVER2020 組合完全可以滿足管理信息系統(tǒng)開發(fā)的要求。此外，本人對 PowerBuilder 和SQL SERVER2020 也有 1 年多的使用經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用這兩個工具開發(fā)本系統(tǒng)完全可行。因此，本庫存管理系統(tǒng)開發(fā)在技術(shù)上是可行的。 管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 7 經(jīng)濟(jì)可行性分析 （ 1）基建投資 表 基建投資一覽表 序號 項(xiàng)目名稱或經(jīng)費(fèi)用途說明 經(jīng)費(fèi)核算 1 計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備的采購（ 1套） 0 萬（倉庫現(xiàn)有） 2 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)施 0 萬（無網(wǎng)絡(luò)要求） 3 軟件的開發(fā) 及維護(hù)費(fèi)用 萬 4 不可預(yù)見費(fèi) 萬 基建共計(jì)： 3萬 （ 2）其他一次性支出： Windows NT ： 0萬（企業(yè)現(xiàn)有） 人員培訓(xùn)費(fèi) ： 萬 人工費(fèi)： 2（月） *2 人 *（ 萬） = 萬 支出共計(jì)： 萬 /成本分析 目前企業(yè)倉庫中有 6個庫存管理員，主要職責(zé)是處理日常倉庫業(yè)務(wù)管理工作，其中包括入庫、出庫、庫存盤點(diǎn)、定期清理產(chǎn)品庫存，庫長則負(fù)責(zé)訂單報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作以及作為與供應(yīng)商或上層主管部門溝通的中介。由于對庫存產(chǎn)品的調(diào)度和管理沒有得到有效而系統(tǒng)的規(guī)范，致使發(fā)貨出庫速度慢，用戶 滿意度不高。而且?guī)扉L對訂單的統(tǒng)計(jì)工作也繁復(fù)而沒有效率。如果開發(fā)一個能方便日常單據(jù)和庫存物資管理的系統(tǒng)將很大程度上提高公司的倉庫庫存管理效率，進(jìn)而提高公司效益。 軟件開發(fā)成本上：對于這個規(guī)模不大，而且采用 C/S 的管理系統(tǒng)來說，開發(fā)成本很低； 硬件成本上：倉庫本來就配備硬件，在原有計(jì)算機(jī)上多運(yùn)行一個系統(tǒng)，工作人員在熟悉操作后，可對系統(tǒng)進(jìn)行日常管理和維護(hù)，基本上不花軟硬件成本和維護(hù)成本； 培訓(xùn)成本上：由于原有工作人員對于信息系統(tǒng)還沒有過使用的經(jīng)驗(yàn)，所以在系統(tǒng)投入使用后，需要對他們進(jìn)行培訓(xùn)。由于系統(tǒng)不復(fù)雜，而且用 PowerBuilder 開發(fā)出來的界面非常友好，且本系統(tǒng)附帶使用說明書，所以學(xué)習(xí)起來不用花太多的時間，費(fèi)用也不會高； 效益上：在系統(tǒng)開發(fā)完畢，投入使用后，倉庫庫存的管理水平和效率將得到一定（ 20%以上）程度上的提高，由此帶來的經(jīng)濟(jì)效益不可估量。在人員配置上至少可以減少員工 1人。 管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 8 企業(yè)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)后的經(jīng)常性收益計(jì)算： 減少員工 1人（ 1000 元 /人 .月）五年收益： 1000*（ +（ ） 2+（ ） 3+（ ） 4+（ ） 5） *2*12*5=6 萬 工作效率提高收益（工作效率提高 20%） 1*（ +（ ） 2+（ ） 3+（ ） 4+（ ） 5） *20%=1（萬） 經(jīng)常性收益共計(jì)： 7萬 收益共計(jì)： 7萬 投資收益比 =收益 /支出 =7/=% 綜上所述，系統(tǒng)的開發(fā)在經(jīng)濟(jì)上是可行的。 業(yè)務(wù)流程分析 倉庫庫存管理業(yè)務(wù)流程分析 我在企業(yè)倉庫實(shí)習(xí)期間發(fā)現(xiàn)倉庫庫存管理存在的一些比較嚴(yán)重的問題包括： （ 1）入庫時，沒有在原材料或產(chǎn)品上標(biāo)記入庫時間，且產(chǎn)品存放沒有嚴(yán)格按生產(chǎn)日期排列，當(dāng)原材料或產(chǎn)品出庫時，由于倉庫人員存在偷懶行為，往往會先出庫最外面的產(chǎn) 品，導(dǎo)致沒有實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品庫存先入先出的愿望。盡管公司會定期清理產(chǎn)品庫存，但若發(fā)生特殊情況，庫存長時間沒有清空，就會造成最產(chǎn)品存儲時間過長而導(dǎo)致產(chǎn)品變質(zhì)。這樣不僅會造成公司的損失而也給公司的形象帶來負(fù)面影響。所以，我認(rèn)為應(yīng)該在貨物入庫前給貨物標(biāo)記入庫日期，在貨物出庫前加上一道貨物入庫日期檢查業(yè)務(wù)，從而保證每次出庫的貨物為最早入庫貨物，實(shí)現(xiàn)貨物庫存先進(jìn)先出。 （ 2）公司采購入庫的原料以及加工制造出來的產(chǎn)成品沒有經(jīng)過專人進(jìn)行驗(yàn)收就直接入庫，這 樣容易造成入庫物品的數(shù)目不齊全，同時還會把變質(zhì)的原料或不合格的產(chǎn)品存入倉庫， 導(dǎo)致嚴(yán)重的貨物壞賬損失， 原料質(zhì)量不過關(guān)，直接造成產(chǎn)品質(zhì)量差、產(chǎn)品成本偏高等問題；生產(chǎn) 入庫產(chǎn)品 質(zhì)量不過關(guān)，造成大批量退貨； 所以應(yīng)該增加入庫前的驗(yàn)收這道工序，嚴(yán)把原料進(jìn)入關(guān) ， 嚴(yán)把生產(chǎn) 入庫 質(zhì)量關(guān) 。 （ 3）公司庫存盤點(diǎn)后沒有進(jìn)行科學(xué)的后續(xù)處理工作，例如盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入，庫存數(shù)據(jù)更新等。我認(rèn)為盤點(diǎn)后得到的數(shù)據(jù)才是真正庫存的數(shù)據(jù)，盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)該進(jìn)行盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入，強(qiáng)行更新庫存數(shù)據(jù)庫，生產(chǎn)盤點(diǎn)憑證以及盤盈盤虧報(bào)表。 基于以上公司倉庫庫存管理存在的三個問題，我針對性地對公司的庫存管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)： 改進(jìn)后的庫存管理業(yè)務(wù)流程如 圖 所示： 管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 9 業(yè) 務(wù) 處 理 判 斷文 檔終 始 符 圖 業(yè)務(wù)流程圖例說明 客 戶原 材 料 采 購 部 門 倉 庫 生 產(chǎn) 車 間 經(jīng) 理原 材 料 供 應(yīng) 商開 始原 材 料 采 購驗(yàn) 收退 貨原 材 料 入庫領(lǐng) 料出 庫領(lǐng) 料 單登 帳生 產(chǎn)出 庫 單驗(yàn) 收產(chǎn) 品入 庫繼 續(xù) 加 工登 帳庫 存 臺 帳盤 點(diǎn)統(tǒng) 計(jì)出 庫 單出 庫登 帳庫 存 臺 帳貨 物 訂 購驗(yàn) 收退 貨收 貨付 款審 查各 類 庫 存 報(bào) 表結(jié) 束接 收退 貨 入 庫不 合 格合 格不 合 格合格合格不合格缺 料 單半 成 品 入 庫入 庫 單入 庫 單盤 點(diǎn) 憑 證 、 盈 虧 報(bào) 表盤 點(diǎn) 數(shù) 據(jù) 錄 入更 新 庫 存 數(shù) 據(jù) 庫檢 查 圖 庫存管理業(yè)務(wù)流程圖 管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 10 庫存管理主要業(yè)務(wù)流程分析 庫存管理的主要業(yè)務(wù)流程包括：采購原材料入庫流程、生產(chǎn)入庫流程、退貨入庫流程、生產(chǎn)領(lǐng)料出庫流程、銷售出庫流程以及盤點(diǎn)流程。 （ 1）采購入庫的業(yè)務(wù)流程分析： 采 購 入 庫 流 程 圖供 應(yīng) 商 倉 庫采 購 部開 始充 足物 料 查 詢?nèi)?料 清 單編 制 采 購 訂 單采 購 訂 單發(fā) 貨充 足缺 貨 清 單檢 驗(yàn)入 庫 登 記合 格退 貨庫 長 審 核 入 庫更 新 庫 存 數(shù) 據(jù)退 貨 單無 需 采 購原 材 料結(jié) 束貨 物 查 詢是否是否否是 圖 采購 入庫業(yè)務(wù)流程圖 倉庫查詢物料庫存情況，若低于安全庫存的最小值，則編寫缺料單并發(fā)送給采購部。采購部編制采購單并發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行貨物查詢，若現(xiàn)有貨物充足，則進(jìn)行發(fā)貨，管理信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 11 不足則返回缺貨單。倉庫在原材料入庫前進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，不合格則退回。檢驗(yàn)合格后，登記入庫，接著庫長審核入庫，更新庫存數(shù)據(jù)，整個原材料入庫流程結(jié)束。 （ 2）生產(chǎn)入庫流程分析： 生 產(chǎn) 入 庫 流 程 圖倉 庫生 產(chǎn) 車 間產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 加 工開 始生 產(chǎn) 入 庫產(chǎn) 品 入 庫 單合 格入 庫 登 記庫 長 審 核 入 庫更 新 庫 存 數(shù) 據(jù)結(jié) 束繼 續(xù) 加 工檢 驗(yàn)是否 圖 生產(chǎn)入庫業(yè)務(wù)流程圖 生產(chǎn)入庫流程主要是生產(chǎn)加工車間對