【正文】 審核，總經理審批，否則視為私用公司財物，其形成費用不予報銷，在考核結果中對相關責任人進行處理。 第十一條 聲像檔案的整理和保管（見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則） 第四章 檔案查借閱管理制度 第十二條 公司員工可以根據公司確定的查閱權限，查閱有關文件。 第十三條 由辦公室秘書按相應的查閱權限原則上執(zhí)行，如需越權查閱，需上一級主管領導批準。 序號 職位 查 閱 權 限 （ A 級 — 絕密， B 級 — 機密， C 級 — 秘密， D 級 — 公開） 1 執(zhí)行董事、總經理 A、 B、 C、 D 級文件資料 2 公司高層管理人員 B 級（含）以下文件資料 3 部門經理 C 級（含）以下文件資料 4 一般員工 D 級文件資料 A 級文件 (絕密 )：指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料，包括：財務分析報告、工程決算材料；合同、協議文本；對高層管理者的考核報告、評議等；對工資分配方案及所屬文件；涉及項目成本、利潤的報告或論證材料；如投資計劃與分析、項目可研報告等；公司尚未實施或正在實施的經營戰(zhàn)略決策、公司檔案管理辦法 項目技術的核心資料 ；公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料及聲像材料。 B 級文件 (機密 )：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料，包括：公司注冊及相關文件；技術資料、工程建設的重要圖紙；立項報告、業(yè)務進度分析報告；各種末正式批復或采取的計劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，政府部門對公司的處罰決定等；公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料及聲像材料。如經濟糾紛、工程招投標文件等。 C 級文件 (秘密 )，包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料，如給領導的函件、 竣工圖、竣工資料等。 D 級文件 (普通 )：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料，包括： 平時各種工作條例、規(guī)章制度；一般業(yè)務工作來往文件 (不涉及絕密、機密的文件 )；各類一般性的請示、通知、會議紀要，簡報、情況反映等；行政管理工作的計劃、總結、報告；一般性的月、季工作計劃與總結報告；有關干部任免、調配、定級等的文件；財產、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證，其它。 查 (借 )閱檔案（包括資料、文件、光盤）必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可查（借）閱； 密級檔案在辦公室查閱，不能帶出，必須帶出辦公室查 閱的，需辦公室主任審核報總經理簽字才可。 第十四條 檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時間不超過十天，密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關手續(xù)（見 附表二 ）。 第十五條 借閱檔案的人必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉借或損壞。 第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件，須經辦公室主任批準并辦理相關手續(xù)。（見 附表四 ）并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術處理，保證復印件與原件有明顯的區(qū)別，并且只復印文件上相關的部分，其他與其查閱無關的內容在復印時必須進行遮蔽處理； 第十七條 借用的檔案，當事人必須在規(guī)定時間歸還辦公室；如確需延期，當事人必須提前一個工作日辦理續(xù)借手續(xù)（見 附表三 ）。否則視為無故不及時歸還，在考核結果中對責任人進行責任處理。 第十八條 借閱檔案交還時，必須當面點交清除，與發(fā)現遺失或損壞，應立即報告領導，并根據文件性質、損壞程度在考核結果 中對責任人進行處理。 第十九條 外部合作單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能查閱，但不能將檔案帶離辦公室。 第二十條 外部合作單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的資料要進行審查、簽章。 附件一、 部門檔案管理人員的職責 部門檔案管理人員要接受公司辦公室的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，學習公司的檔案管理制度，按公司檔案管理制度管理本部門的檔案資料，其主要職責如下： 一、對部門已結案工作所產生的文件及時收集、整理，按規(guī)定向辦公室移交 (各種資料、上級批文、圖紙、聲像資料等 )； 二、負責部門文件資料的 整理、統(tǒng)一編號及提供利用； 三、負責部門檔案資料的安全保密工作，每月進行安全保密檢查，向辦公室匯報工作，接受辦公室的監(jiān)督檢查，并定期（一般為三個月一次）和辦公室秘書進行清單核對； 四、根據檔案管理制度規(guī)定各部門要建立檔案登記本，嚴格規(guī)范檔案交接收發(fā)手續(xù)（見附表六、檔案交接清單 ）； 五、負責對部門的電子文件資料進行備份整理，保證各種文件的安全可靠； 六、負責本部門計算機的正常運行和使用，每周堅持殺病毒。 附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則 檔案資料立 卷歸檔規(guī)則 為了完整、準確、系統(tǒng)地保留公司生產活動中形成的具有保存價值的文件材料，保持文件之間的歷史聯系，便于查找和利用，依據有關國家標準和規(guī)范，結合公司具體情況，特制定本規(guī)則。 第一條、本規(guī)則規(guī)定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項目資料為例。 第二條 、 本規(guī)則依據國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)劃》，自治區(qū)檔案局《企業(yè)事業(yè)單位管理文件材料歸檔整理試行規(guī)劃》和國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》國家標準（ GB/T11822— 2000），結合公司具體情況制定。 第 三條 、 名詞 一、立卷 公司本部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的文件，對其中已形成結果齊全的文件、技術資料按歸檔的標準和要求，進行分類整理，裝訂成冊的工作過程，稱之為立卷。 二、移交 是指項目部在工程竣工后二個月內或公司本部各部門在每年 1 月底前將上年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。 三、歸檔 凡是反映本公司工作（含工程施工）生產活動，具有查考利用價值的文件材料，通過相關人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。 四、銷毀 是指由檔案部門負 責人和檔案管理人員根據檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒別、登記后，會同公司指定的監(jiān)審部門人員一道將保管到期的檔案進行處理（一般焚燒、粉碎處理）的工作過程。 第四條 、 文件材料整理排放的要求。 文件材料的整理以件為單位進行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按分類進行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、利用（參閱） 整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件。 第五條 、 文件、資料、圖表立卷、歸檔的要求 一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數為一份，有原件者應交原件，承包的工程如業(yè)主或甲方另有要求時，按其要求移交他們所需的份數 。 二、立卷的要求：文件、圖表必須書寫工整，字跡、線條清楚。圖面整潔，用墨汁或碳素墨水填寫，禁止用鉛筆、圓珠筆、水彩筆和其它易褪色的書寫工 具書寫、繪制和簽收。 竣工文件、圖表裝冊時，如果數量較多，可按順序排列（按斷面號或施工船位號），把相關的文件材料、圖表等分別組裝成數冊（件）。一個檔案盒可放兩件（或數件），每件都有“案內封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內備考表”。每件的頁號都是從 1至最后一頁（如第一件 1— 136，另一件 1— 120 頁），如果這個檔案盒內放有兩件時，則在“科技檔案卷內備考表”說明一欄中寫上：本卷合計： 136+120=256 頁（假設第一件為136 頁，第二件為 120 頁，見附表）。每個案卷不論裝幾件，其總厚度不得超過 6cm。 檔案盒封面不能粘貼紙。 檔案盒正面和側面的“案卷題名”要求內容一樣。 字體排列要求：正面橫寫，側面豎寫。 文件材料用紙一律采用 A4（ 297mm 210mm)，如其他往來單位采用 16K 紙時，則必須把原 16K 紙貼在 A4白紙上。 卷內文件材料排列順序： 管理文件按建設程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一般性文件在后，復文在前，來文在后，正文在前，原稿在后；項目技術文件按管理、依據、施工記錄、檢測、評定、證明順序排列；竣工圖按設計、施工 斷面或圖號排列；有文和圖時，則文字材料在前，圖在后。 整理時要求 裝訂時排放要求 文件正本與定稿為一件 正本在前，定稿在后 文件正文與附件為一件 正文 在前，附件在后 文件原件與復印件為一件 原件在前，復印件在后 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件 轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后 來文與復文為一件 復文在前，來文在后 報表、名冊、圖冊等 每冊（本