【正文】 內(nèi)容和要求 a) 機(jī)構(gòu)與部門(mén)職責(zé)?！按_定分工職責(zé)，使每 個(gè)部門(mén)各司其職，各盡其責(zé)”。 b) 秘書(shū)崗位責(zé)任制。必須與崗位目標(biāo)管理、考核制度、獎(jiǎng)懲制度科學(xué)結(jié)合起來(lái)，形成完整、有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，保證各項(xiàng)工作的高效率和高質(zhì)量。 c) 工作程序和方法。標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化、最后形成規(guī)章和制度。 45927fadf33dcb7e544d14a92afffadc 5 / 69 更多精品在大家 ！ 大家網(wǎng) ，大家的！ 聲明：本資料由 大家論壇公務(wù)員考試專(zhuān)區(qū) http://copsagom/forum66ml 收集整理，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出自 http://cluopsage.com 更多公務(wù)員考試信息，考試真題，模擬題： http://clopsage./forum66ml 大家論壇，全免費(fèi)公益性公務(wù)員論壇，等待您的光臨！ d) 信息系統(tǒng)，實(shí)施政務(wù)信息化、試行區(qū)域電子郵件網(wǎng)絡(luò)辦公，從收文、登記、擬辦、傳閱、批示、草擬到簽發(fā)，各個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)。 e) 辦公自動(dòng)化。涉及人、信息、科學(xué)的工作程序和先進(jìn)的辦公設(shè)備。 秘書(shū)人員的自我管理 工作管理（明確的工作計(jì)劃、區(qū)分輕重緩急決定工作次序、有條理進(jìn)行）、行為管理（謙虛謹(jǐn)慎 、言辭簡(jiǎn)要清晰、語(yǔ)氣溫和明朗）、時(shí)間管理和辦公環(huán)境管理。 三、秘書(shū)的社會(huì)活動(dòng)與人際關(guān)系 ? 秘書(shū)的社會(huì)活動(dòng) 特點(diǎn)： 以整個(gè)社會(huì)為背景，充分社會(huì)化，活動(dòng)的目的、方式明顯復(fù)雜化和多樣化。 社會(huì)活動(dòng)對(duì)秘書(shū)的要求 ：①被動(dòng)性 ,必須根據(jù)上司的指示進(jìn)行。②活動(dòng)方式、過(guò)程、結(jié)果 取決于秘書(shū)主觀能動(dòng)性。③要有開(kāi)放型、全方位活動(dòng)的心理準(zhǔn)備，更要有進(jìn)行各種性質(zhì)的社會(huì)活動(dòng)的能力。 ? 秘書(shū)的社會(huì)地位 社會(huì)地位分先賦地位和后成地位。 特點(diǎn) 是：秘書(shū)不構(gòu)成任何階級(jí)或階層；先賦地位明顯有依附性；承認(rèn)職業(yè)、職位的從屬性外，更要重視后成地位。 ? 秘書(shū) 的角色意識(shí) 共性和個(gè)性意識(shí)；角色組合；配角意識(shí)與主角意識(shí)（基本的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí)，關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向）。 ? 秘書(shū)人際關(guān)系的內(nèi)容與方式 涵義與內(nèi)容 。秘書(shū)人際關(guān)系涵義是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會(huì)活動(dòng)中所發(fā)生的交往關(guān)系，是一種社會(huì)性、職業(yè)性的關(guān)系，被稱(chēng)為“業(yè)緣關(guān)系”。內(nèi)容主要是通過(guò)人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中的行為交往、語(yǔ)言交流等方式，達(dá)到彼此了解、融洽，在各種社會(huì)活動(dòng)中互相合作、幫助和促進(jìn)。 影響因素 。距離的遠(yuǎn)近、交往的頻率、態(tài)度的相似性、需要的互補(bǔ)性、情景因素和中介因素。 障礙 。心理、語(yǔ)言、地位 、物理障礙。 方式 ：語(yǔ)言、體態(tài)或身勢(shì)、物質(zhì)（禮尚往來(lái)）。 自主性和適應(yīng)性 。 ? 秘書(shū)人際關(guān)系的準(zhǔn)則 尊重、禮貌和禮儀、樂(lè)于助人、贊美他人、寬容與體諒、公允 ? 秘書(shū)的公關(guān)禮儀 服裝整潔、修飾得體、表情自然、面帶真誠(chéng)微笑、舉止文雅；與人交談，用語(yǔ)得體、口齒清晰、語(yǔ)氣溫和；與客人見(jiàn)面應(yīng)搶上一步，頷首、微笑，主動(dòng)伸手、問(wèn)好，以示敬意，握手真誠(chéng)注視對(duì)方，稍稍用力，與異性握手不宜魯莽，應(yīng)讓對(duì)方主動(dòng)提出；送名片雙手遞上，文字正向?qū)Ψ?；自我介紹簡(jiǎn)明扼要，姓名、單位、職務(wù)即可；為別人介紹，先客人后主人，先女士后男士，先年齡、地位高 者后低者。 四、綜合管理的日常工作 ? 辦公室管理 辦公 室 的管理是指對(duì)辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計(jì)，組織和控制，使其達(dá)到最符合秘書(shū)工作的需要，進(jìn)而提高工作效率，完成組織欲達(dá)到的使命。 作用。 辦公室是指揮部、工作室、“窗口”。 堅(jiān)持以下的原則 ： 方便 ，即辦公室的布局應(yīng)該力求方便省時(shí)，如相關(guān)的部門(mén)及設(shè)備應(yīng)盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進(jìn)行；舒適整潔 ，即無(wú)論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無(wú)關(guān)的東西。6 / 69 45927fadf33dcb7e544d14a92afffadc 大家網(wǎng) ，大家的！ 更多精品在大家 ！ 辦公文具的擺放要井然有序。 和諧統(tǒng)一 ，即辦公桌椅，文件柜，辦公自動(dòng)化設(shè)備等 的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強(qiáng)化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境 。 安全 ，即布置辦公室時(shí)要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財(cái)物的安全條件；信息，如紙質(zhì)文件，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源，電線，器物的擺放是否對(duì)人員造成生理上的危害等。 布局與設(shè)置 小辦公室適用于分理制秘書(shū)機(jī)構(gòu)。現(xiàn)代企業(yè)多采用大辦公室，主管應(yīng)置于最后部，工作流程為“ I”、“ L”或“ O”型。接待室同時(shí)接待七、八位客人為宜，會(huì)議室以容納二三十人開(kāi)會(huì)為宜。 內(nèi)容與要求 整潔，安靜 ，光線、空氣與溫度（光亮適宜、空氣清新、溫度適宜）、色調(diào)與美化（色調(diào)單純?nèi)岷停?，設(shè)備與用品（負(fù)責(zé)保管，隨時(shí)登記） ? 公文管理 公文 是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的書(shū)面材料。公文的本質(zhì)屬性就是它的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性，亦即它的現(xiàn)行效用，又主要體現(xiàn)在公文具有針對(duì)性、政策性、指導(dǎo)性等方面。 公文處理特點(diǎn) ：政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性。 公文處理程序 是指在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的一系列環(huán)節(jié)。 包括發(fā)文、收文、管理和立卷歸檔。 發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、蓋印、登記、裝封、 發(fā)出、注辦、整理歸檔等。收文處理程序包括：文件的收進(jìn)、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等。 發(fā)文處理程序 ? 擬稿 。 擬稿是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬意見(jiàn)或批辦意見(jiàn)撰擬文稿的過(guò)程。擬稿一般分為以下步驟 1）交擬 2）擬議 3）撰寫(xiě) ? 審核 。 公文審核是指將文稿送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)前，對(duì)文稿進(jìn)行全面的檢查和修正。對(duì)公文進(jìn)行審核的意義 ： 1） 為領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)政 2） 是為了貫徹集中統(tǒng)一的原則 3） 是為了利于下級(jí)機(jī)關(guān)的貫徹執(zhí)行。文稿審核時(shí)應(yīng)著重注意以下方面： 1）是否需要行文，以什么名義行文。 2）無(wú)矛盾抵觸。 3）要求、措施是否明 確具體，切實(shí)可行。 4）處理程序是否完備。 5）文字表達(dá)。 6）文件體式。 ? 簽發(fā)、復(fù)核、繕校。 簽發(fā)是形成文件的最后一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，文件經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)即成為定稿， 可以據(jù)此打印正本。 簽發(fā)文件的原則：以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。復(fù)核應(yīng)重點(diǎn)檢查的內(nèi)容是：重點(diǎn)檢查一下文件審批、簽發(fā)的手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等?？樞Ｊ侵笇?duì)發(fā)文的繕印和校對(duì)工作 。 ? 用印、封發(fā)和傳遞。 印章是權(quán)力的象征 。 封發(fā)是文件形成的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是指文件的封裝和發(fā)送?，F(xiàn)行文件的傳遞途徑有：機(jī)要通信、專(zhuān)人遞送、文件交換、普通郵寄等途徑。 收文處理程序 ? 簽收和登記。 簽收是文件處理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是文件進(jìn)入必經(jīng)的 “ 關(guān)口 ” 簽收文件要注意“四查”：一查來(lái)文封套上所注的收文機(jī)關(guān)是否與本機(jī)關(guān)名稱(chēng)相符；二查來(lái)文封套有無(wú)拆封或破損現(xiàn)象；三查來(lái)文封號(hào)是否與遞送人簽收簿上所登記的封號(hào)相符；四查所列文件總件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。登記的主要作用是： 1）便于管理和保護(hù)文件， 45927fadf33dcb7e544d14a92afffadc 7 / 69 更多精品在大家 ！ 大家網(wǎng) ，大家的！ 聲明：本資料由 大家論壇公務(wù)員考試專(zhuān)區(qū) http://copsagom/forum66ml 收集整理，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出自 http://cluopsage.com 更多公務(wù)員考試信息，考試真題，模擬題： http://clopsage./forum66ml 大家論壇，全免費(fèi)公益性公務(wù)員論壇，等待您的光臨！ 防止積壓丟失。 2）便于查找和檢索文件。 3）便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作。 4） 作為核對(duì)與交接文件的依據(jù)。文件登記的方式有三種： 1）簿冊(cè)式登記。 2）片卡式登記 3）聯(lián)單式登記 。 ? 公文的擬定、傳閱和批辦。 擬辦是指對(duì)來(lái)文按照其內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求提出初步的處理意見(jiàn)。擬辦的作用： 1） 可以及時(shí)準(zhǔn)確地將收來(lái)文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員處理， 2） 提高辦文時(shí)效。 3） 對(duì)需要轉(zhuǎn)承和辦理的文件， 4） 供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時(shí)參考。傳閱是指對(duì)擬辦的需送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志和部門(mén)閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時(shí)處理，提高辦文效率。供傳閱的文件主要分兩種情況：一是閱知文件，另一種是需要辦理的文件。批辦是 對(duì)收文處理所作的批示。 批辦的作用： 1） 使機(jī)關(guān)或部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的文件， 2） 掌握有關(guān)的文件精神。 3） 便于加強(qiáng)對(duì)文書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)， 4） 便于向承辦人及時(shí)交代意圖和要求， 5） 合理分工， 6） 提高效率。 7） 是決定收文承辦責(zé)任、原則、方法的關(guān)鍵。 ? 承辦、催辦和注辦。 承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)根據(jù)擬辦和批辦的意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行具體的處理和辦理。 在具體承辦時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng) 1）收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。 2）緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)及時(shí)予以說(shuō)明。 3）對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦 理的公文，應(yīng)及時(shí)退回并說(shuō)明理由。 4）對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的文件，要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，嚴(yán)格按批示意見(jiàn)去辦，不能加進(jìn)自己的想法。 5）沒(méi)有具體批示的文件，要請(qǐng)示清楚，或先擬出計(jì)劃方案，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意后再辦。 6）對(duì)于聯(lián)合承辦的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)聯(lián)系協(xié)商。協(xié)商時(shí)要注意相互尊重，協(xié)辦部門(mén)也要積極配合，不能相互推諉。 7）作要分輕重緩急，急件先辦。 8）承辦工作結(jié)束或告一段落后，應(yīng)向原交辦的領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人匯報(bào)辦理結(jié)果。 9）承辦中，要遵守有關(guān)制度。催辦是指對(duì)那些需要辦復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限和要求，對(duì)承辦情況進(jìn)行 督促和檢查，防止文件積壓，從而加速文件的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。催辦分對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩個(gè)方面。催辦的方式主要有三種：電話催辦，當(dāng)面催辦，使用 “ 文件催辦單 ” 進(jìn)行催辦。注辦指的是對(duì)文件的承辦情況和承辦結(jié)果所作出的說(shuō)明。 公文管理 公 文應(yīng)當(dāng)發(fā)給組織，由秘書(shū)部門(mén)統(tǒng)一管理，一般不發(fā)給個(gè)人。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的管理工作，既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，下級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)如需變更，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。公開(kāi)發(fā)布黨的機(jī)關(guān)公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān) 正式印發(fā)的公文具有同等效力。復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)名稱(chēng)、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。匯編上級(jí)黨的機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。公文匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注并進(jìn)行管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由秘書(shū)部門(mén)指定專(zhuān)人管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對(duì)秘密公文進(jìn)行清理、清退和銷(xiāo)毀，并向主管機(jī)關(guān)報(bào)告公文管理情況。 銷(xiāo)毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保 證不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀公文。機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)時(shí)，需要?dú)w檔的公文立卷后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén)，其他公文按照有關(guān)規(guī)定登記銷(xiāo)毀。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。 歸檔文件整理 ? 歸檔文件整理定義： 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 歸檔文件的整理原則： 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間8 / 69 45927fadf33dcb7e544d14a92afffadc 大家網(wǎng) ，大家的！ 更多精品在大家 ！ 的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件定義：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔 案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件的范圍主要有四個(gè)部分： 1） 上級(jí)單位的文件材料； 2） 本單位的文件材料； 3） 同 級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料； 4）下級(jí)單位的文件材料。 ? 歸檔文件的整理單位和質(zhì)量要求。 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行文件級(jí)整理，件成為歸檔文件的基本整理單位。整理歸檔文件的質(zhì)量要求是：歸檔文件應(yīng)齊全完整。 ? 歸檔文件的整理方法。 1） 裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂，一方面從實(shí)體上最終確定以件為單位的形態(tài)，另一方面固定文件的頁(yè)次，有效地保護(hù)文