【正文】 不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。 十、附則 本制度自 2020 年 9 月 1 日生效。 本制度由集團行政人事部負責解釋。 各子公司應根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。 以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。 十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍 關于 管理部 文件管理規(guī)定 本制度適用于公司收、發(fā)文件，公司文件的保存、銷毀，以及公司文件的保密管理。 本制度中所指的文件包括公司內(nèi)部文件，上級主管部門下發(fā)的文件，業(yè)務往來產(chǎn)生的文件資料。 責任部門及領導 公司文件管理工作由公司辦公室統(tǒng)一歸口管理，受公司總經(jīng)理領導。 管理職能 文件 管理必須做到迅速、準確、保密，充分發(fā)揮指導工作、交流經(jīng)驗、上通下達的作用。 接收文件管理 凡外來行政公文、重要電文、刊物、傳真等文件，除要求公司領導親啟外，一律由公司辦公室簽收。 接到聯(lián)系公務的電話，一律詳細記錄電話內(nèi)容， 文件傳閱速度，從送出至收回，一般掌握在 24 小時以內(nèi)，至多不得超過兩天，如超過上述時間，從第三天起公司辦公室有權催辦，防止文件積壓在個人手中，貽誤全盤工作。 為保證工作落實，遇有任務緊急、時間性強的文件，可越級傳閱，即先送與落實文件指定任務的領導和部門然后送其 他領導傳閱。 收文處理程序 分類登記 文件收到后，由公司辦公室首先按既定要求進行分類并登記，分類要求為：中共中央及各部門、國務院各部委、省委各部門、省政府各部門、市委各部門、市政府各部門、市醫(yī)藥局、行業(yè)協(xié)會、兄弟單位、其他單位或部門、業(yè)務性傳真、信函等。登記后附上公司專用文件處理標簽，完整填寫有關內(nèi)容（內(nèi)容要求見專用標簽），交由公司辦公室經(jīng)理批轉(zhuǎn)。 批轉(zhuǎn) 由公司辦公室經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容確定公司對口主管領導或總經(jīng)理，簽寫批轉(zhuǎn)意見后返回辦公室。 呈送主管領導 由辦公室根據(jù)經(jīng)理批 示，將文件送交總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批示。 批示 由公司主管領導根據(jù)文件內(nèi)容確定處理意見，并在文件處理簽上明確表示后，返回辦公室。 登記批示內(nèi)容 由辦公室將主管領導批示內(nèi)容進行詳細、完整登記后，交承辦部門。 文件分類處理 由辦公室根據(jù)領導批示將文件分為三類：重要文件、一般文件、傳閱文件，然后進行相應文件處理程序。 重要文件處理程序 重要文件進入催辦、督辦程序，該程序按《催辦、督辦及結(jié)果報告制度》執(zhí)行。 一般文件處理程序 執(zhí)行 由辦公室 根據(jù)經(jīng)理批示，將文件送達有關承辦部門，承辦部門按文件內(nèi)容及主管領導批示組織人員執(zhí)行文件，在要求時限內(nèi)做出執(zhí)行結(jié)果返回辦公室，并由辦公室交總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理。 審查 由辦公室經(jīng)理對文件執(zhí)行結(jié)果進行審查，審查內(nèi)容為是否達到文件要求及主管領導批示要求。 存檔 由公司辦公室將文件及執(zhí)行結(jié)果按檔案管理要求存檔。檔案管理要求見《檔案管理制度》。 傳閱文件處理程序 送達傳閱 由辦公室將文件交由相應部門傳閱，傳閱結(jié)束后文件返還辦公室。 存檔 由公司辦公室將文件及傳閱結(jié)果按檔案管理要求存檔。檔案管理要求見《檔案管理制度》。 收文處理的要求 承辦部門或人員要依據(jù)領導指示和文件內(nèi)容、性質(zhì)，抓緊處理。 重要電文、傳真、急件必須當日閱辦，閱辦完畢后退公司辦公室存檔，業(yè)務性便函由承辦部門存查。 兩個或兩個以上部門閱辦的文件，要確定主辦部門，主辦部門接文后應主動與會辦部門協(xié)商，在限期內(nèi)擬辦處理，如主、會辦部門意見不一致時，應報告有關領導指示處理，不得拖延。 帶附件的公文辦完后，附 件應同原件一起退公司辦公室存檔，因工作需要附件時，應在“文件處理簽 ” 上注明附件暫存某部門。 閱辦后的公文，承辦人應在“文件處理簽 ” 上簽署承辦情況，限期上報的文件，應注明已于某年某月某日報出，然后退公司辦公室存檔。 公司各部門應備有收文登記本，收退文件時要嚴格簽字手續(xù)，防止丟失，若有短缺，須由當事者負責查找，并向部門主管領導報告，積極設法補救。 發(fā)文件管理 行文規(guī)則 以公司名義向上級機關的行文是上行文，向各部門的行文是下行文。各部門在各自的職權范圍內(nèi)，可 根據(jù)公司常務工作會議精神、公司領導授權或有關規(guī)定，向上、向下行文。 向上級機關行文，不可同時向公司內(nèi)各子公司、部門發(fā)送，向公司內(nèi)部門行文，可抄報直接上級機關。 發(fā)文處理程序 文件起草 由發(fā)文部門起草確定待發(fā)文稿，文稿要求包括： 全面、準確地反映客觀實際情況，符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法令。 完整、準確地體現(xiàn)領導意圖。 重點突出，觀點鮮明，結(jié)構嚴謹，條理清楚，文字簡明通暢，標點符號使用恰當，人名、地名、時間、數(shù)字準確 ，行文規(guī)范。文稿一律打印。 所有文件均應標明主題詞，主題詞由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，在主題詞后注明抄送范圍和印刷版記。 文稿簽字 由發(fā)文部門領導確認待發(fā)文稿并簽署同意意見。 文稿審核 由辦公室對待發(fā)文稿進行審核，審核內(nèi)容包括： 文稿內(nèi)容 文稿內(nèi)容是否達到本制度 條所列文稿起草的要求，如不達要求，需明確指出不適之處并退回發(fā)文部門修改直至符合要求。 文稿格式 正式文件格式主要包括：版頭、發(fā)文字號、印制順序號、秘密等 級、緩急時限、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、成文日期、印章、主題詞、抄送機關、印刷版記等，辦公室要對以上內(nèi)容認真審核，確保文稿格式符合要求。 文稿簽發(fā) 文稿審核無誤后由發(fā)文部門人員通過辦公室將文稿呈送主管領導，主管領導審閱同意后明確簽署發(fā)文意見。 辦理發(fā)文登記 公司辦公室根據(jù)公司領導同意發(fā)文的意見辦理發(fā)文登記，登記內(nèi)容見專用發(fā)文登記表。 編發(fā)文號 發(fā)文字號由部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，由公司辦公室統(tǒng)一編制。如財字（ 1999）第 8 號。 文稿簽打 由辦公室簽發(fā)文稿打、復印審批單，標明打、復印方式和份數(shù)。 文稿打、復印 由發(fā)文部門人員持經(jīng)簽字后的打、復印審批單，將待發(fā)文稿交打制成文件。 文件蓋章 由發(fā)文部門人員將印制好的文件交辦公室加蓋公章。 文件審閱下發(fā) 由辦公室經(jīng)理對待發(fā)文件進行最后審閱，確認無誤后下發(fā)。 5． 2． 11 文件存檔 由辦公室將文件底稿、發(fā)文稿紙、正式文件兩份按檔案管理制度歸整存檔。 5． 3 發(fā)文處理的要求 5． 3． 1 凡以公司名義發(fā)出的文件，均須履行審批手續(xù)。 5． 3． 2 各部門對內(nèi)、對外發(fā)出的各種經(jīng)驗、匯報、 會議等材料，可不編文號，但需履行審批手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理、黨委書記或主管副總經(jīng)理簽字。 暫存公文管理 6． 1 暫存公文定義 暫存公文指公司接收文件和上、下行文件在辦理結(jié)束之后，整理歸檔之前，在公司辦公室處暫時存放，存放時間為一年，在每年一月底之前，由辦公室整理、分類、登記后移交檔案室存檔或清退、銷毀。 6． 2 暫存公文處理程序 6． 2． 1 分類、排序、編目 暫存公文由公司辦公室根據(jù)本制度 4． 4． 1 條要求進行分類，并按時間先后進行排序，并在專用表格上進行檢索編目，編目內(nèi)容見暫存公文登記專用表格。整理結(jié)束后放入固定文 件夾內(nèi)。 6． 2． 2 年度歸檔或清退、銷毀 在每年一月份，由辦公室根據(jù)檔案管理制度對暫存公文進行整理，分為兩大類分別進行處理： 6． 2． 2． 1 存檔文件 由辦公室按要求整理造冊后移交公司檔案室存檔。整理造冊要求和移交手續(xù)見《檔案管理制度》。 6． 2． 2． 2 清退、銷毀文件 由辦公室按要求編制清退、銷毀文件清單，交由審核后進行清退和銷毀。 6． 3 暫存公文管理的要求 6． 3． 1 文件必須分類存放在文件柜內(nèi)，隨手上鎖，以便于查找并防止丟失、泄密。 6． 3． 2