【正文】 68010 三 、注意事項 （一） 跟據國家有關政策要求，本科期間學生只能享受一次非義務教育證明。 （二） 如所在地區(qū)銀行要求該證明加蓋學校公章，學生可持本證明、憑校印聯(lián)系單到 校長辦公室（ 中心校區(qū)行政樓 522 室） 辦理。 學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 8 關于辦理校外居住的說明 吉林大學在籍本 專 科 學 生入學后統(tǒng) 一安排集體住宿，如需要辦理校外居住，參照本說明執(zhí)行。 一、校外居住的條件 根據教育部有關政策要求，結合我校實際，原則上不允許 學生 在校外居住。對于滿足以下四種情況之一的，經批準方可校外居住： （一） 出國留學； （二） 外地實習； （三）校際交流； （四 ） 經醫(yī)院診斷，有特殊疾病不適合集體居?。? （五 ） 家庭居住地在長春市區(qū)，回家居住。 二、辦理時間 （一）網上 SAIS 系統(tǒng)申報開放時間： 12 月 3月初； 6月 9月初。 （二）學工部現(xiàn)場確認辦理 時間： 寒暑假放假前兩周或新學期開學前兩周 ，無特殊情況 其他時間不予辦理。 三、 辦理流程 （一）學生登錄 SAIS系統(tǒng)登記 （二 ） 下載打印 《吉林大學本科生校外居住申請表》 （以下簡稱《申請表》） 和 《吉林大學本科生校外居住協(xié)議書》 （以下簡稱《協(xié)議書》） 兩份材料； （三 ） 本人如實填寫個人信息并簽字； （四 ） 由辦理人家長填寫意見并簽字； 學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 9 （五 ） 辦理人持上述兩份材料送交學院審核，由學院相關負責人審核并簽字； （六 ） 《申請表》交 所在公寓管理員 審核 并簽字； （七 ） 《申請表》 和《協(xié)議書》 交 學生 工作部學生 事務管理辦公室審核存檔 ； 四、辦理地點 （一） 學生工作部學生事務管理辦公室 地址： 中心校區(qū) 田家炳活動中 心 B座二樓 201室 電話： 85168010 五、注意事項 具體詳細想要請仔細閱讀校內辦公網內校內通知 欄學工部發(fā)布的 《 關于進一步加強本?？茖W生校外居住管理工作的通知 》 ，相關辦理事宜可具體咨詢所在年級輔導員老師 。學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 10 關于辦理在讀證明的說明 “在讀證明”是學校權威證明材料，吉林大學在籍本?？茖W生均可申請辦理。 一、辦理流程 （一）核實本人的學號是否準確無誤； （二）持本人學生證到學生工作部學生管理科審核， 現(xiàn)場 通過審核后 直接 打印“在讀證明”； （三 ）因出國辦 理“在讀證明”的，需持學生工作部開具的“在讀證明”到校長辦公 室 打字室 辦理“吉林大學名頭”的中 英文對照版本。 二、辦理地點 （一）學生工作部學生管理科 地址：中心校區(qū)田家炳活動中心 B座 201室 電話： 85168010 （二 ）校長辦公室 打字室 地址：中心校區(qū)行政樓 517室 電話： 85166247學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 11 關于整理轉遞本專科畢業(yè)生檔案的安排意見 一、檔案材料 畢業(yè)生檔案由各學院負責整理并填寫相關資料，學生檔案一般應包括以下內容： （每學年一份） （此表最后一欄需由學院簽署意見并蓋 院章后以學院為單位到學生工作部加蓋公章） 二、檔案封裝 檔案整理、密封請使用學生工作部統(tǒng)一制作的檔案袋、封條。 檔案袋封裝時請在封口處粘貼封條并加蓋公章，機要郵寄的請在機要封套封口處再加貼一張封條（無需加蓋公章）。為保證檔案完整，學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 12 在粘貼封條前，請務必用膠水或膠棒將檔案袋或機要封套封口粘牢。 檔案袋封面已預留檔案明細標注位置，各學院在整理畢業(yè)生檔案的過程中可根據學院自身檔案建設情況及學生檔案材料明細制 作檔案明細單，并粘貼到檔案袋封面指定位置。 三、檔案轉遞方式選擇 畢業(yè)生檔案郵寄采用以機要郵寄為主、特快專遞為輔的郵寄形式。因 EMS 查詢信息保存時間較短（ 3個月），為了更加安全、穩(wěn)妥的完成檔案轉遞工作，如接收單位條件允許，首選機要郵寄。 國企、事業(yè)單位、省市人才、畢業(yè)生就業(yè)指導中心、高校等必須采用機要郵寄。如無特殊情況，長春市內單位 應 采用機要郵寄。 在學期間受過處分的，處分材料（解除處分材料）應真實完整地歸入檔案。受記過及以上處分的，檔案不得本人自帶，由學院交學生工作部轉遞。 SAIS系統(tǒng)信息正常填寫、審核。 國防定向畢業(yè)生檔案要單獨整理，整理完畢后所在學院負責轉遞到空軍、陸軍國防生選培辦公室。 考取本校研究生的學生檔案由所在學院負責轉遞 ，不予郵寄 。 派遣回原籍的學生檔案寄回所在省市畢業(yè)生接收機構， 接收 單位詳細情況 請咨詢輔導員或畢業(yè)生就業(yè)指導中心。 四、關于機要郵寄的說明 機要郵寄是 由國家機要部門通過機要交通或派專人送取的郵件傳輸形式之一。 其接收范圍一般為縣團級以上單位，其他單位如明確學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 13 要求機要郵寄的，也可以采用機要郵寄。機要郵寄流程如下： （一） 統(tǒng)計郵寄信息、打印機要交寄單 ，認真 做好畢業(yè)生檔案郵寄所需的單位名稱、單位地址、收件人姓名、收件人電話等信息的統(tǒng)計工作。 SAIS 系統(tǒng)，輔導員審核信息后生成機要交寄單報表，下載后打印。 市內 、 外分開 打印 。 （ A4 紙打印，并按照標示的邊框線剪裁好） ，一份學校留存，一份機要局留存。 （二） 封裝檔案及封套信息填寫 將檔案 用機要專用封套 封裝 （一檔一封，不合并郵寄），并 按機要文件交寄單上的號碼順序排列后捆綁 。在封套正面標注學生信息（學院、學號、姓名）以及收件單位名稱、單位所在地、單位地址等詳細 信息。為保證檔案轉遞過程中地址信息清晰，所有信息必須手寫，不得粘貼紙條。 （三）檔案收集及 郵寄 機要郵寄檔案由學工部到各校區(qū)集中收取并統(tǒng)一組織郵寄。請按照機要單信息順序將檔案分裝打捆，并將交寄單一式兩份附在上面。 （四） 查詢 檔案寄到指定地點需五個工作日左右，寄出 1個月后即可 憑機要編號和 機要郵寄時間 查詢。 該編號由機要局提供，在檔案郵寄后由學工部錄入 SAIS系統(tǒng)。輔導員可通過系統(tǒng)查詢。 學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 14 機要局查詢電話 043182757334。省內查詢周期為一周，省外為十天。 五、關于特快專遞郵寄的說明 符合機要郵寄要求的檔 案不能通過 EMS郵寄。 EMS郵寄流程如下： （一）統(tǒng)計郵寄信息 請各學院按照特快專遞的郵寄要求，認真做好畢業(yè)生檔案郵寄所需的郵編、郵寄地址、單位名稱、收件人姓名、收件人電話等信息的統(tǒng)計工作。 （二）打印“五聯(lián)單” 根據學院提交郵寄信息，學工部將統(tǒng)一組織打印 EMS“五聯(lián)單”?！拔迓?lián)單”發(fā)放具體時間另行通知?！拔迓?lián)單”包含學生學號、姓名等信息。 （三）封裝檔案 按 EMS 郵寄要求，將檔案用 EMS 專用封套封裝（一檔一封，不合并郵寄）。貼好“五聯(lián)單”后（正確粘貼位置為封套背面封口結合處），將“寄件人存”一聯(lián)抽出，由學 院自行保管、備查。 （ 四 ） 郵寄及查詢 EMS 郵寄檔案由郵政工作人員到各校區(qū)集中收取。 檔案寄到指定地點需 三 個工作日左右，寄出后即可 憑郵寄編號通過 EMS網站或服務電話 查詢。 學生工作部學生管理科日常事務工作相關解釋及說明 15 六、關于檔案留校的說明 按照有關規(guī)定，畢業(yè)生與校畢業(yè)生就業(yè)指導中心簽訂檔案留校協(xié)議后，可以將戶口、檔案暫時留在學校。有關注意事項說明如下： ，除按規(guī)定參加學校組織的就業(yè)市場等活動以及獲取相關就業(yè)信息外，不享有在籍學生的其他權利。 ，不予出具涉及人事關系的有關證明（如升學、出國等證明）。 、團關系按學校黨委組織部以及學校團委有關規(guī)定進行管理，由畢業(yè)生原所在基層黨支部和團委負責。 ，憑就業(yè)報到證、未派遣證明或用人單位調檔函辦理檔案轉出手續(xù)。 ,兩年后的收費標準，以學校發(fā)布的相關管理辦法為準。 七、關于畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的說明 畢業(yè)生檔案轉遞信息需錄入學生事務工作信息系統(tǒng)（ SAIS），詳細說明如下： （一）學生操作說明 “單位名稱”必須填寫；系統(tǒng)提供“單位所在地”單項錄入，在“詳細地址”一欄不必重復已 選擇省市名稱，地址應含單位街道、門牌；“單位收件人”必須填寫，如無具體姓名，請標注“負責人”“管理員”等明確信息 。聯(lián)系電