【正文】 直接以特快專遞形式寄回空調(diào)公司財務(wù)科。 31 特別提示： 1）、銀行票據(jù)不能與其他資料一起郵寄。 在票據(jù)寄出 3— 5 天，電匯匯出 5— 7 天后，如仍沒收到財務(wù)科回簽的票據(jù)傳遞跟蹤表，應(yīng)及時與財務(wù)科聯(lián)系。 為了有效控制區(qū)域中轉(zhuǎn)倉庫的 庫存，合理配置分公司存貨的品種、型號、數(shù)量，便利公司的資金調(diào)度和工廠生產(chǎn)排產(chǎn)，特制定本規(guī)定。 區(qū)域中轉(zhuǎn)倉庫的存貨出、入庫管理由公司駐外財務(wù)人員負(fù)責(zé)（在未派駐財務(wù)人員時由區(qū)域經(jīng)理負(fù)責(zé)）。 二、中轉(zhuǎn)倉存貨的入庫管理： 中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處在中轉(zhuǎn)倉庫存貨品種不全的情況下，根據(jù)本月 32 回款計劃 和本月需貨計劃，結(jié)合市場銷售情況向空調(diào)公司提出需貨申請，傳真至空調(diào)公司，經(jīng)審核后，通知工廠發(fā)貨。 中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處財務(wù)人員、未派駐財務(wù)人員的區(qū)域經(jīng)理（或其委托人），在存貨進(jìn)入中轉(zhuǎn)倉時需根據(jù)收貨確認(rèn)通知書，配合倉庫保管員進(jìn)行存貨實(shí)地清點(diǎn)，辦理驗收入庫手續(xù)，填寫“ *****公司入庫單“，入庫單必須同時具有倉庫保管員、會計、經(jīng)理或其委托人，倉庫主任的 親筆簽名，并蓋有倉儲單位業(yè)務(wù)公章。 附：存貨入庫管理流程圖： 需貨申請 審 核 發(fā) 貨 驗 收 信息反饋 分公司 /辦事處 空調(diào)公司 工 廠 倉庫、分公司 分 公 司 三、中轉(zhuǎn)倉存貨的出庫管理： 出庫依據(jù)： 中轉(zhuǎn)倉必須憑經(jīng)空調(diào)公司財務(wù)科科長或授權(quán)人簽名的《 *****產(chǎn)品出庫指令單》傳真件和分公司、辦事處財務(wù)人員（未派駐財務(wù)人員的區(qū)域經(jīng)理）開具的《 *****公司產(chǎn)品出庫單》倉庫聯(lián)的原件方可發(fā)貨，二者缺一不可，除此以外的 33 任何單據(jù)都不準(zhǔn)出庫。 發(fā)貨程序： 客戶前往中轉(zhuǎn)倉提貨時，財務(wù)人員或經(jīng)理必須確認(rèn)客戶提貨條件符合本制 度規(guī)定后，填寫 “ *****產(chǎn)品出庫指令單“傳真至空調(diào)公司，空調(diào)公司對發(fā)貨條件審核后簽署意見，傳真回分公司、辦事處，分公司、辦事處財務(wù)人員或經(jīng)理根據(jù)“ *****產(chǎn)品出庫指令單”，開具“ *****公司產(chǎn)品出庫單”（簡稱出庫單），出庫單上必須正確填上提貨客戶名稱、客戶代碼、發(fā)貨倉庫、指令單號、出庫日期、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、提貨金額以及總的提貨數(shù)量和提貨金額，同時，必須注明每次的提貨的依據(jù)，必須要有客戶收貨人的簽名、經(jīng)理、會計（或其委托人）簽名。 發(fā)貨原則： 必須堅持款到發(fā)貨的發(fā)貨原則。 四、銷貨退回的管理： 客戶若因人別機(jī)型滯銷或因質(zhì)量問題無法修復(fù)等需退回中轉(zhuǎn)倉，中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處必須通過“ *****產(chǎn)品出庫指令單”向空調(diào)公司申請，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，開具紅字“ *****公司產(chǎn) 品出庫單”，與出庫指令一起作為退貨依據(jù)， 34 組織驗收入庫。 中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處財務(wù)人員有責(zé)任嚴(yán)格按公司有關(guān)規(guī)定辦理客戶提貨，對先發(fā)貨、后收款的大型零售商，按合同、協(xié)議的回款期限，及時進(jìn)行跟蹤、對帳、清收，并對超過期限未回款的客戶的欠款資料有責(zé)任及時上報公司。 七、附則： 存貨管理是中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處財務(wù)管理的基 本環(huán)節(jié)，是中轉(zhuǎn)倉 35 所在分公司、辦事處會計核算的重點(diǎn)工作。 如此前的規(guī)定與此規(guī)定相抵觸，以本規(guī)定為準(zhǔn)。 九、費(fèi)用報銷管理制度 一、目的： 為控管空調(diào)公司資金支出，規(guī)范費(fèi)用報銷作業(yè)特制定本辦法。 三、審批權(quán)限： 根據(jù)公司銷售管理規(guī)范和空調(diào)公司財務(wù)部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特作如下規(guī) 定： 空調(diào)公司費(fèi)用額度以內(nèi)發(fā)生的費(fèi)用按費(fèi)用項目經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽批后報銷。 公司另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 五、報銷憑證： 外部憑證，凡需從財務(wù)科報銷，不論金額大小，均須取得合法的與經(jīng)濟(jì) 36 活動相符的外部憑證，若因故確實(shí)不能取得憑證，應(yīng)說明未取等到單據(jù)原因，幾種主要費(fèi)用的原始憑證具體要 求如下： 1）、 廣告費(fèi) a、 發(fā)票 b、媒體報價單 c、廣告合同 d、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e、項目審批表 2）、專賣店、展臺、燈箱、戶外廣告、條幅等制作費(fèi) a、 發(fā)票 b、 制作費(fèi)用預(yù)算單 c、 制作合同 d、 照片 e、 項目審批表 3)軟性新聞發(fā)布費(fèi) A、軟性報道： a)經(jīng)手人、部門主管、市場部部長等三人以上簽字證明的支付證明 b)電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 c)項目審批表 B、公關(guān)活動類： 參照廣告費(fèi)執(zhí)行 C、軟文硬操作 a)、發(fā)票 37 b)、 媒體報價單 c)、 廣告合同 d)、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e)、項目審批表 4）、倉租、房租 a）、 發(fā)票 b)、租賃合同 5）、其他費(fèi)用所需單據(jù)按國家及公司有關(guān)規(guī)定提供： 內(nèi)部憑證，報銷時，還須填制內(nèi)部憑證，具體為： 1）、報銷差旅費(fèi)，須填制格朗靈公司差旅費(fèi)報銷單，準(zhǔn)確、完整填寫出差事由等相關(guān)欄位，車資應(yīng)注明起訖地點(diǎn)；并將外部憑證工整地粘貼于格朗靈公司差旅費(fèi)報銷單背面。 憑證粘貼要求： 1）、從外部取得的原始單據(jù)除差旅費(fèi)單據(jù)采用“差旅費(fèi)報銷單”粘貼外，其余各項費(fèi)用采用“費(fèi)用報銷單”進(jìn)行分類粘貼。 3）、費(fèi)用單據(jù)粘貼時應(yīng)折疊整齊，錯落有序，便于單據(jù)的審核和裝訂、保管。 各部門主管對報銷事項審批時，須確認(rèn)該事項事先已報備，且支出真實(shí)合理，并對支出的真實(shí)合理性負(fù)責(zé)，若經(jīng)部門主管審批后的費(fèi)用支出不真實(shí)或不合理 ，一經(jīng)查實(shí)，將對經(jīng)辦人和部門主管分別處以不實(shí)金額的兩倍的罰款。 如審核合格即轉(zhuǎn)呈相應(yīng)權(quán)責(zé)主管審批；如財務(wù)科費(fèi)用審核主管認(rèn)為單據(jù)不合規(guī)范或超出報支范圍，有權(quán)要求報支人提供真實(shí)合理合法之憑證或拒絕付款。 出納人員支付款項，均須憑已經(jīng)相應(yīng)權(quán)責(zé)主管 核準(zhǔn)和財務(wù)科科長審核的憑證付款，不得擅付款項。 八、本辦法解釋權(quán)歸空調(diào)公司財務(wù)科，從公布之日起實(shí)施。限額內(nèi)費(fèi)用由空調(diào)公司承擔(dān)，限額外費(fèi)用由分公司（辦事處）主控費(fèi)用中扣回。 分公司（辦事處）主控費(fèi)用： 分公司（辦事處）主控費(fèi)用，由空調(diào)公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)芙o分公司（辦事處）使用，由分公司（辦事處）經(jīng)理根據(jù)空調(diào)公司有關(guān)規(guī)定在額度內(nèi)負(fù)責(zé)主要控制的費(fèi)用，分公司（辦事處）主控費(fèi)用超支由分公司（辦事處）經(jīng)理自行承擔(dān)，嚴(yán)禁坐支或挪用其他款項。 分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用： 分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用，由空調(diào)公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)苜M(fèi)用使用額度給分公司（辦事處），在額度內(nèi)由區(qū)域經(jīng)理根據(jù)需要并經(jīng)過相應(yīng)的審批程序，協(xié)助空調(diào)公司控制使用，該項費(fèi)用年終決算時不得超支，若有超支，空調(diào)公司有權(quán)給予有關(guān)分公司（辦事處）相應(yīng)懲處，若有節(jié)余，在基本完成銷售任務(wù)的前 提下，空調(diào)公司可給予相應(yīng)分公司（辦事處）一定的獎勵，具體辦法由空調(diào)公司另行制定。 2）、終端建設(shè)費(fèi)：含專柜展臺制作費(fèi)、場地費(fèi)等涉及終端建設(shè)的費(fèi)用。 二、費(fèi)用的定義和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)： 公司主控費(fèi)用： 1）、開辦 費(fèi)：分公司（辦事處）新設(shè)之初用于購置必要的辦公設(shè)施和資產(chǎn) 的一次性開辦支出費(fèi)用，主要包括傳真機(jī)、有線電話、辦公桌椅，床具及其他一些必要的日常生活用具，該項費(fèi)用按空調(diào)公司有關(guān)批文限額使用。 3）、空調(diào)公司統(tǒng)一安排實(shí)施的廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)：空調(diào)公司針對各分公司（辦事處）銷售市場實(shí)際情況，策劃實(shí)施的廣告活動費(fèi)用、宣傳費(fèi)用。 5）、倉租及長途運(yùn)輸費(fèi)：指公司在外租賃的中轉(zhuǎn)倉倉儲費(fèi)、由公司成品倉發(fā)送到中轉(zhuǎn)倉的運(yùn)輸費(fèi)，以及按公司規(guī)定由公司承擔(dān)的為客戶送貨上門的運(yùn)輸費(fèi)用。 6）、空調(diào)公司批準(zhǔn)承擔(dān)的其他費(fèi)用：該項費(fèi)用主要包括： ① 、公司總部統(tǒng)一組織的開會、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、旅游等 費(fèi)用； ② 、突發(fā)事故處理費(fèi)用； ③ 、財務(wù)人員外出對帳差旅費(fèi)； ④ 、空調(diào)公司統(tǒng)一制作的促銷禮品等。 2）、銷售管理費(fèi)：辦公、住宿用房房租、辦公費(fèi)、郵電費(fèi)、水電費(fèi)、財務(wù)費(fèi)用（財務(wù)人員的業(yè)務(wù)傳真費(fèi)、往返倉庫對帳的市內(nèi)交通費(fèi)）。 ② 、分公司 /辦事處包干費(fèi)：分公司（辦事處） 2021 年銷售年度費(fèi)用控制及薪資方案執(zhí)行。 三、分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用： 分公司（辦事處）組織實(shí)施的市場推廣費(fèi)：分公司（辦事處）組織實(shí)施的市場推廣費(fèi)按銷售凈回款的 2%計提，由空調(diào)公司市場 部主要控制，分公司（辦事處）在轄區(qū)內(nèi)按空調(diào)公司規(guī)定的審批程序批準(zhǔn)后，操作使用。年終決算，該項費(fèi)用不得超支，超支部分從分公司（辦事處）主控費(fèi)用來源或獎金中扣除；若有結(jié)余，在基本完成銷售任務(wù)的前提下，空調(diào)公司可給予相應(yīng)分公司（辦事處）一定的獎勵。分公司（辦事處）會計審核、經(jīng)理簽字證明，根據(jù)費(fèi)用原始單據(jù)填制費(fèi)用報銷單寄回空調(diào)公司，辦理報帳沖帳手續(xù)。該項費(fèi)用報銷時，憑核定的分公司（辦事處）倉租定額、項目審批書、租賃合同和原始發(fā)票連同費(fèi)用報銷單定期寄回空調(diào)公司進(jìn)行此項費(fèi)用的審核 、報銷（一般按月或季、半年進(jìn)行審核）。 4）、獎金：空調(diào)公司總部根據(jù)百分考核制度確定分公司（辦事處）獎金發(fā)放總額，分公司（辦事處）經(jīng)理擬定內(nèi)部獎金分配方案報總部審核、備案，由財務(wù)部發(fā)放。 附：公司主控費(fèi)用使用一般流程圖 費(fèi) 用 項 審 批 審 核 借支費(fèi) 目 申 請 備 案 用（用款） 分公司（辦事處） 空調(diào)公司 費(fèi)用項目經(jīng)手人 費(fèi)用報帳 付 款 或 審 核 傳遞表 費(fèi)用單據(jù)傳遞 單據(jù)轉(zhuǎn)移 收集費(fèi)用單據(jù)、填 轉(zhuǎn) 帳 跟蹤表 制費(fèi)用報銷單 空調(diào)公司財務(wù) 相關(guān)部門 分公司（辦事處）財務(wù) 費(fèi)用項目經(jīng)手人 分公司（辦事處）主控費(fèi)用： 費(fèi)用發(fā)生后，由經(jīng)辦人據(jù)實(shí)制單，會計審核、經(jīng)理審批。 附：分公司（辦事處）主控費(fèi)用使用一般流程圖 定期計算定額 款項劃撥 辦 事 處 匯款至分公司 帳 戶 公司財務(wù) 科 分公司（辦事處）財務(wù) 支 付 費(fèi) 報銷記帳 審批 審核 費(fèi)用發(fā)生 用 （經(jīng)手人制單） 分公司財務(wù) 分公司經(jīng)理 分公司財務(wù) 經(jīng)手人（普通員工） 分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用： 分公司（辦事處）組織實(shí)施的市場推廣費(fèi)用的申報、審批、用款下?lián)堋? 45 帳程序與空調(diào)公司統(tǒng)一安排實(shí)施的廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)程序相同。 廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)： ① 、媒體發(fā)布費(fèi)：具備廣告合同，相應(yīng)的電視、電臺節(jié)目播出單、報紙、報刊、雜志樣報和報價單以及項目審批表。 ③ 、廣告印刷品：具備廣告合同，公司廣告品管理人員簽收入庫單以及項目審批表。 ⑤ 、專柜展臺制作：具備廣告制作合同、費(fèi)用預(yù)（決）算表， *****專柜展臺設(shè)置申請表，專柜展臺現(xiàn)場照片以及項目審批表。 維修費(fèi)：（指分公司、辦事處） 維修費(fèi)用報帳時，按公司售后服務(wù)管理規(guī)定辦理。 六、費(fèi)用報銷原始單據(jù)的要求： 原則上所有費(fèi)用報銷單據(jù)應(yīng)符合《中華人民共和國發(fā) 票管理辦法》之要求，否則，地稅部門不給予進(jìn)入商品銷售費(fèi)用，不作為公司所得稅的計算扣除 46 數(shù)。目前，稅務(wù)部門認(rèn)可