【正文】 組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系。 　　 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。否則，突如其來(lái)的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門(mén)外！ 　　 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來(lái)訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 　　 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 　　 我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒(méi)有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。 　　 世界著名的音樂(lè)家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過(guò)世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來(lái)計(jì)算?？死势澆粼谵k公室里的每個(gè)早上都寫(xiě)10封信；杰出的演說(shuō)學(xué)家喬 　　 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過(guò)十幾天后，或許可再增加幾百字。 　　即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。面對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。 　　 下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項(xiàng)。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。 　　 接下來(lái)就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一些問(wèn)題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間的答案。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷(xiāo)售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。希望你按表一的要求類似地列出公務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)、家庭活動(dòng)與休閑及其它活動(dòng)等類30余項(xiàng)，但你的分類與活動(dòng)可能與效率先生很不一樣。 　　準(zhǔn)備一份的“一星期日志與簡(jiǎn)略分析表”（如表二），將表一中的活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在表二中。例如效率先生星期一上午7點(diǎn)到7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào)11記在星期一上午7點(diǎn)的空格里。現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)的次數(shù)。因此效率先生要在打電話這一欄的“時(shí)間小計(jì)”。 　　然后把表二中的“時(shí)間小計(jì)”填到表一的“每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間”上。如果是負(fù)數(shù)，表示你花費(fèi)在該活動(dòng)上的時(shí)間多于你的估計(jì)；如果是正數(shù)，則正好相反。168）100 　　檢查數(shù)目字。若有些微差異，不必?fù)?dān)心。 　　1再把每一類所有活動(dòng)的數(shù)目字相加，并分門(mén)別類制成一表，可對(duì)你如何使用時(shí)間有更明顯的印象。毫無(wú)疑問(wèn)地，你真的會(huì)有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清單以及你寫(xiě)下來(lái)的目標(biāo)，詳細(xì)考慮后，寫(xiě)出你對(duì)下列問(wèn)題的答案： 　　我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有何算途徑可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？ 　　我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰(shuí)的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？ 　　哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 　　別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有沒(méi)有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 　　我做的哪些事既重要又緊急？ 　　我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？ 　　我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒(méi)有，原因何在？如果有，是哪些事？ 　　 這些問(wèn)題的答案應(yīng)能提供許多使你將時(shí)間使用得更理想的構(gòu)想。你知道如何做，就不會(huì)感到吃驚。 　　 新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。約翰生所言：“習(xí)慣的束縛平常是感覺(jué)不出來(lái)的，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)又已經(jīng)變得難以破除了。第七章、如何制定計(jì)劃]在我們對(duì)自己時(shí)間使用的方式和狀況有了一個(gè)初步的了解后，就可以根據(jù)部門(mén)/個(gè)人的工作/生活目標(biāo)來(lái)制訂計(jì)劃了。戰(zhàn)略計(jì)劃趨向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標(biāo)；作業(yè)計(jì)劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，主要偏重于實(shí)現(xiàn)的方法。 具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃　　 具體的計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問(wèn)題；指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。顯然，指導(dǎo)性計(jì)劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計(jì)劃則更具有明確性。 　　 注意事項(xiàng) 　　事先的了解： 　　 1 、所在部門(mén)的業(yè)務(wù)定位 　　 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 　　 3 、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 　　 4 、上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求 　　 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 　　遵循5W2H原則 　　 Why: 為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持 　　 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo) 　　 When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行 　　 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn) 　　 Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé) 　　 How to： 用什么方法進(jìn)行 　　 How much：需要多少成本 　　設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）　　 在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。 　　 堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。 　　 利用計(jì)劃工具 　　 計(jì)劃管理－－WBS 　　定義 　　WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它是PERT、GANTT分層計(jì)劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 　　具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過(guò)計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 　?。?）WBS主要反映任務(wù)的層次。 　　步驟二：估計(jì)時(shí)間 　　v 工序時(shí)間=(a+4b+c)/6 　?。╝：最樂(lè)觀時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀時(shí)間） 　　v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 　　關(guān)鍵路徑是可以變化的 　　 計(jì)劃管理－－PERT 　　定義 　　PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 　　計(jì)劃要素 　?。?）PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 　　建議： 　?。?）先畫(huà)WBS,標(biāo)明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間） 　?。?）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 　?。?）再畫(huà)PERT 　　計(jì)劃要素 　　步驟一：先畫(huà)圖 　　首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 　　v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 　　步驟三：確定關(guān)鍵路徑 　　時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。 　　技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 　　某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 　　 對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來(lái)對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見(jiàn)。 　　 打電話的藝術(shù) 　　事先的約定與準(zhǔn)備 　　 打電話約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過(guò)約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無(wú)法提供，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。 　　 假如你正在將電話打給某人，不妨開(kāi)門(mén)見(jiàn)山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因?yàn)椤被颉澳愫?，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說(shuō)“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來(lái)我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？”或“好久沒(méi)有收到你的消息了，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要幫忙嗎？”等等。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話的時(shí)間并保持通話的主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問(wèn)題是什么呢？”、“你的重點(diǎn)是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？” 　　 雖然一次電話省下的時(shí)間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個(gè)電話來(lái)算，每個(gè)月你就可以省下7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就84~120個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！ 　　過(guò)濾電話 　　 你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要“過(guò)濾電話”了。 　　 當(dāng)你被打斷時(shí) 　　 在前面的“時(shí)間管理的誤區(qū)”中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？ 　　來(lái)自上司的打斷 　　 來(lái)自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急而重要的事情時(shí)。 　　來(lái)自下屬的打斷 　　 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項(xiàng)問(wèn)題： 　?。?）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ 　?。?）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一部分？ 　?。?）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦發(fā)覺(jué)某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見(jiàn)面較合適？ 　?。?）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問(wèn)題，而不必親自上門(mén)打擾你的工作？ 　?。?）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 　　來(lái)自同事的打擾 　　 在上司打擾的時(shí)候，你只能無(wú)奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點(diǎn)： 　?。?）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。 　　（2）不要隨意打擾對(duì)方。 　?。?）想想為什么你的中斷情形無(wú)法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來(lái)詢問(wèn)你的意見(jiàn)，使你覺(jué)得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來(lái)訪？你讓別人習(xí)慣于經(jīng)常咨詢你的意見(jiàn)？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 　　 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會(huì)一事無(wú)成。 省時(shí)之道 　　 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到這樣的說(shuō)詞：“等我有空再做”。但事實(shí)上，沒(méi)有所謂“空”的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂(lè)，但這絕不是“空”的時(shí)間。 　　 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來(lái)等待的，浪費(fèi)的時(shí)間可以用數(shù)以萬(wàn)計(jì)來(lái)說(shuō)明是并不過(guò)分的。 　　 等待的時(shí)候做什么 　　 在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。以下是如何利用無(wú)奈或無(wú)聊時(shí)間的些建議。一位參加某個(gè)研討會(huì)的公共關(guān)系主管告訴與會(huì)學(xué)員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對(duì)方接電話時(shí)便可以翻閱。只要能夠利用，任何時(shí)間都不要浪費(fèi)。美國(guó)人琳達(dá)自己開(kāi)了一家顧問(wèn)公司，一年約受理130個(gè)案子，她每年旅行各地，有很多時(shí)間是在飛機(jī)上度過(guò)的。她說(shuō)：“我已經(jīng)無(wú)法自撥了，這樣做讓我非常愉快?！绷者_(dá)回答：“我就是老板。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 　　帶本書(shū)看；寫(xiě)點(diǎn)東西；修改報(bào)告；檢查語(yǔ)音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。1980年，美國(guó)人肯這本書(shū)的要旨是：“遠(yuǎn)離高峰時(shí)刻，避免一窩蜂。 　　 逆勢(shì)操作者會(huì)在沒(méi)有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票、采購(gòu)，所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會(huì)在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì)選在晚上11點(diǎn)或早上7點(diǎn)逛逛24小時(shí)開(kāi)放的超市。 　　 在辦公室里，逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)，使用傳真或復(fù)印機(jī)。 　　 追求互賴模式 　　 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時(shí)間限定在60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對(duì)方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢(qián)。 　　1 為了說(shuō)明的方便，請(qǐng)你假設(shè)一開(kāi)始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速反應(yīng)，將你再度扳倒，而你基于以往的習(xí)慣全力抗拒。在60秒結(jié)束的那一刻，你們各賺了3塊錢(qián)，改寫(xiě)了只有一人能獲得1角錢(qián)的局面。 　　 大多數(shù)人習(xí)慣以輸或贏來(lái)判斷自己的處境，“贏”便是代表其他所有人都得輸，運(yùn)動(dòng)場(chǎng)上非贏即輸?shù)慕侵?、學(xué)習(xí)成績(jī)的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過(guò)這副非贏即輸?shù)难坨R看人生，倘若沒(méi)能喚醒內(nèi)在的知覺(jué)，只為了爭(zhēng)1角錢(qián)，一輩子拼個(gè)你死我活，卻從來(lái)不曾想過(guò)合作的手段，能為彼此賺更多錢(qián)。 　　 結(jié) 束 語(yǔ) 　　好了，我們的教學(xué)內(nèi)容到這里就結(jié)束了。 　　最后，我們希望您能通過(guò)一點(diǎn)一滴的改進(jìn)與積累，尋求合適的支點(diǎn)位置，不斷地?cái)U(kuò)大組織和個(gè)人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善，祝大家都有一個(gè)有意義、充滿快樂(lè)的人生！