【正文】 ............... 24 散客預(yù)訂 /接待實(shí)例集錦 ..................................................................................... 24 銷售散客預(yù)訂 ............................................................................................. 24 協(xié)議單位預(yù)訂 ............................................................................................. 25 一個(gè)散客預(yù)訂多間房（聯(lián)房實(shí)例） .............................................................. 28 散客接待 .................................................................................................... 30 團(tuán)隊(duì)預(yù)訂 /接待實(shí)例 ............................................................................................ 31 第三章 軟件操作注意事項(xiàng) ............................................................................................ 36 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 4 頁(yè)／共 38 頁(yè) 手 冊(cè) 使 用 約 定 本用戶手冊(cè)對(duì)一些格式、規(guī)范作了約定，操作者應(yīng)該熟悉以下約定，方便對(duì)手冊(cè)內(nèi)容的理解。 格式約定： 項(xiàng) 目 表述方式 實(shí) 例 系統(tǒng)名稱 金鑰匙酒店管理 系統(tǒng) KKS 2021 Q2 在后面的描述中，如沒(méi)有特別說(shuō)明，都以 KKS簡(jiǎn)稱代表。 窗 口 『』 『散客預(yù)訂』，表示散客預(yù)訂是一個(gè)窗口。 多級(jí)菜單 執(zhí)行 菜單名 1→ 菜單名 2，打開(kāi) 『』 執(zhí)行 前臺(tái)預(yù)訂 → 散客預(yù)訂 ，打開(kāi) 『散客預(yù)訂』窗口 ，表述的意思為單擊主菜單 前臺(tái)預(yù)訂 下的子菜單 散客預(yù)訂 。 注意信息 注意： 對(duì)于需要引起注意或補(bǔ)充的內(nèi)容加以說(shuō)明。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 5 頁(yè)／共 38 頁(yè) 第一章 系統(tǒng)基礎(chǔ) 第一節(jié) 公司介紹 金鑰匙軟件是四川金鑰匙信息技術(shù)有限公司嚴(yán)格遵照國(guó)家旅游管理局“旅游涉外飯店計(jì)算機(jī)信息管理、服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范”指示而研發(fā) .金鑰 匙公司是專業(yè)從事酒店管理系統(tǒng)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)為一體的著名 高新企業(yè)。 金鑰匙公司以電子科技大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院教研室為 契機(jī) ，融入了全國(guó)各地若干閱歷資深酒店行業(yè)管理專家、著名學(xué)者、國(guó)家星級(jí)評(píng)定檢查專家、四川省星級(jí)評(píng)定檢查員等多年高星級(jí)酒店現(xiàn)代化管理 理念 之精華，用自己人集體智慧研發(fā)成金鑰匙公司唯一擁有獨(dú)立知識(shí)產(chǎn)權(quán)的金鑰匙酒店管理系統(tǒng)。“天高任鳥(niǎo)飛、海闊憑魚(yú)躍”，金鑰匙人以“誠(chéng)信、務(wù)實(shí)、凝聚、創(chuàng)新”為企業(yè)文化，始終堅(jiān)持不懈的為樹(shù)立“金鑰匙”這一民族品牌，融入自己的青春與才華！ 第二節(jié) 系統(tǒng)介紹 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 是基于集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)，精品化管理，個(gè)性化服務(wù)思想 .汲取了國(guó)內(nèi)外知名酒店管理理驗(yàn)之精 華，采用先進(jìn)的國(guó)際通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，全力打造一套適合中國(guó)實(shí)際國(guó)情集智能管理、電子商務(wù)、個(gè)性化、專業(yè)化服務(wù)為一體精品酒店管理系統(tǒng) 。 強(qiáng)大的對(duì)客服務(wù)分析 易耗品主要為客人增加數(shù)量； 值得 關(guān)注的是在開(kāi)門服務(wù)上占 26%，其中因客人 未續(xù)房的占 14%，因房卡問(wèn)題占 12%；這不但增 加了服務(wù)工作量，也存在嚴(yán)重的安全隱患。其主要功能模塊主要?jiǎng)澐譃?接待 /預(yù)訂 、 餐娛 、 客戶管理 、 房管 、夜審 、 報(bào)表管理 、 系統(tǒng)設(shè)置 七個(gè)功能模塊組： 每一個(gè)功能模塊組里面都包含了很多子功能頁(yè)面，甚至包含多級(jí)子功能頁(yè)面。 第四節(jié) 基本概念 KKS 相關(guān)概念 概念 描述 部門 是員工所屬的最基本單位，員工按部門進(jìn)行劃分。 角色 即權(quán)限組。角色中定義了該角色包含那些可以使用的 功能和權(quán)限。 操作員 系統(tǒng)的使用者，每位操作員有以下屬性：姓名、登錄名、密碼、部門、角色。 登錄名：為員工工號(hào)，也可為簡(jiǎn)化名，可以 116 位中 /英 /數(shù)字組成。區(qū)分大小寫。如果忘記密碼，不可以修改，只能讓系統(tǒng)管理員幫你重新設(shè)定。 角 色：?jiǎn)T工隸屬的角色，對(duì)應(yīng)上面的角色 。 班次 班次為了方便財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)和結(jié)算。 客人賬號(hào) 客人在酒店消費(fèi)時(shí)，無(wú)論是什么情況，都會(huì)有一個(gè)對(duì)應(yīng)的、唯一的賬號(hào)。賬號(hào)類型為： 散客賬號(hào) 以 100000001 起 協(xié)議單位賬號(hào) 以 300000001 起 團(tuán)隊(duì)賬號(hào) 以 900000001 起 會(huì)員賬號(hào) 以 880000001 起 啞房賬號(hào) 以 600000001 起 注意：每次 有新的散 客 /團(tuán)隊(duì) /會(huì)員入 住時(shí)，都會(huì)由系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)新的賬號(hào)來(lái)記錄其間的消費(fèi)。每個(gè)類型中都可以使用協(xié)議單位、免費(fèi)房和鐘點(diǎn)房。 房?jī)r(jià) 房?jī)r(jià)分為臺(tái)面價(jià)和定價(jià)。這將保證每個(gè)房類至少都有一個(gè)價(jià)格。 協(xié)議房?jī)r(jià) 協(xié)議單位跟會(huì)員 可以設(shè)置協(xié)議房?jī)r(jià)，在會(huì)員中叫做優(yōu)惠房?jī)r(jià)，概念是相等的。 鐘點(diǎn)房?jī)r(jià) 可以為每個(gè)房類設(shè)置一套鐘點(diǎn)房?jī)r(jià)，但不是必須的，可以在使用時(shí)再進(jìn)行設(shè)置。 每一類鐘點(diǎn)房?jī)r(jià)可以設(shè)置 8 個(gè)不同的計(jì)費(fèi)公式對(duì)應(yīng) 8 個(gè)小時(shí)。即現(xiàn)實(shí)生活中是什么時(shí)間，系統(tǒng)中就是什么時(shí)間。 聯(lián)房 聯(lián)房主要用于散客和會(huì)員，會(huì)員其實(shí)等于 一種特殊的散客。同時(shí)聯(lián)房也將聯(lián)賬，賬務(wù)需要一起結(jié)算的房間可進(jìn)行聯(lián)房設(shè)置。同時(shí)也是財(cái)務(wù)中的基本單位。 消費(fèi)項(xiàng)目 類似于記賬代碼，一般在中餐廳和茶房中使用，并且消費(fèi)項(xiàng)目可以合計(jì)個(gè)數(shù)，例如：長(zhǎng) 城干紅、爆米花、魚(yú)香肉絲等。費(fèi)用為借方的，表示是客人產(chǎn)生的消費(fèi)，為貸方的，表示為酒店的收款。 轉(zhuǎn)賬 對(duì)客人的賬務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。 遲付賬 即應(yīng)收賬、 AR 賬。 客房概念 房態(tài) : V—空房 C—干凈 O—維修 D—臟房 VC OC VD VC—OC 接待入住操作； OC—VD 收銀結(jié)帳； VDVC 客房 OC 不可直接轉(zhuǎn)化為 VC； VD 有條件轉(zhuǎn)化為 OC； VC 可直接轉(zhuǎn)化為 VD； 客人狀態(tài)： R—預(yù)訂 I—入住 O—離店 第五節(jié) KKS 基本操作 進(jìn)入和退出 KKS 酒店管理系統(tǒng) 進(jìn)入 KKS 酒店管理系統(tǒng) 一般我們的工程在為客戶配置好系統(tǒng)后，會(huì)建立一到三個(gè) IE 的快捷方式在桌面上。適用于服務(wù)器與客戶端為同一臺(tái) PC，沒(méi)有連接到局域網(wǎng)也沒(méi)有連接到互聯(lián)網(wǎng)。服務(wù)器與客戶端為不同的 PC，酒店內(nèi)部搭建了局域網(wǎng)，其它客戶段通過(guò)局網(wǎng)訪問(wèn)位于服務(wù)器上的 KKS 酒店管理系統(tǒng)。服務(wù)器與客戶端在不同的地點(diǎn)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)。 雙擊桌面上的快捷方式，或者接打開(kāi) IE 瀏覽器，輸入 IP 地址（ IP 地址可以從系統(tǒng)管理員那里獲得），進(jìn)入系統(tǒng)登錄頁(yè)面，彈出如圖 所示的登錄頁(yè)面，操作員正確輸入 【 用戶名 】 、 【 密碼 】 、 【 班次號(hào) 】 、 【 驗(yàn)證碼 】 四項(xiàng)信息。若沒(méi)有工號(hào)，可以請(qǐng)電腦管理員設(shè)置。第一次使用時(shí)，密碼由系統(tǒng)維 護(hù)員告之，以后的使用中，操作員可以自己修改自己的密碼。 【驗(yàn)證碼】根據(jù)右邊的驗(yàn)證碼圖片輸入正確的數(shù)字。 注意 ：在輸入以上四項(xiàng)內(nèi)容時(shí)，可以使用回車或者鍵盤左上方的 TAB鍵來(lái)移動(dòng)光標(biāo)。進(jìn)入系統(tǒng)首頁(yè)。（左側(cè)菜單見(jiàn)圖） 使用導(dǎo)航功能菜單 在頁(yè)面的最左側(cè)，有一個(gè)隱藏的工具欄，類似于 的自動(dòng)隱藏，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊，其隱藏的選項(xiàng)卡就像抽屜一樣被拉出來(lái)。點(diǎn)擊菜單里的某一項(xiàng)可以進(jìn)入到相關(guān)的功能頁(yè)面進(jìn)行操作。 如何退出 KKS 酒店管理系統(tǒng) KKS酒店管理系統(tǒng)的退出按鈕同樣是在 左邊的菜單 的最下面，只需要單擊退可退出系統(tǒng)重新返回到登錄頁(yè)面 。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 17 頁(yè)／共 38 頁(yè) 圖 注意： 信息根據(jù)版本號(hào)和時(shí)間，可能有所變化。 基本概念 ● 房 區(qū) 一般酒店是由幾幢樓組成的，在本系統(tǒng)中，每幢樓則由“房區(qū)”來(lái)表示，每個(gè)房區(qū)由 1 – 50 個(gè)任意的字符組成。 ● 房 號(hào) 一般房間用四位數(shù)字表示，稱為房號(hào)。 KKS 系統(tǒng)中的房號(hào)一般與酒店實(shí)際房號(hào)匹配。 ● 預(yù) 留 房 反映酒店各種房類的訂房情況，預(yù)留房信息是酒店管理房間預(yù)訂情 況的一個(gè)重要手段。 ● 分 房 指的是在散客工作窗口的【房號(hào)】處輸入房間號(hào)碼。這些圖表包括：房間可用性表、客房出租情況表、同住關(guān)系表、實(shí)時(shí)房態(tài)盤等。 在 房間可用性表 中可以直到未來(lái)幾十天內(nèi)整個(gè)酒店的房 間的出租情況： 圖 實(shí)時(shí)房態(tài)盤 房態(tài)盤在預(yù)訂、接待和收銀頁(yè)面里均有（如圖 所示）。 實(shí)時(shí)房態(tài)盤也稱平面房態(tài)表，特點(diǎn)是全面地反映整個(gè)客房的使用情況，對(duì)操作員來(lái)說(shuō)，比較直觀易懂。團(tuán)隊(duì)成員在預(yù)訂登記之前必須做預(yù)留房。 第二節(jié) 前臺(tái)預(yù)訂 和接待 彈出左側(cè)菜單：執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 ? 預(yù)訂 ，進(jìn)入到預(yù)訂窗口。客人身份證號(hào)碼是 511303198208290039。 分 析： 根據(jù)已知的客人信息，在電腦登記單中分別找到相應(yīng)的位置，錄入基本信息。 操作步驟： （ 1）、執(zhí)行 散客預(yù)訂，打開(kāi)散客工作窗口； （ 2）、輸入客人【姓名】，張先生，回車；移動(dòng)光標(biāo)至【證件】處，此時(shí)【證件】是默認(rèn)選擇【身份證】的 ，此時(shí)將光標(biāo)轉(zhuǎn)移到后面一欄，輸入身份證號(hào)碼 511303198208290039，將焦點(diǎn)移出證件號(hào)碼輸入框。 （ 3）、輸入預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間， ，表示住三天 ， 當(dāng)選擇離開(kāi)的天數(shù)后， 系統(tǒng) 將根據(jù)【到達(dá)】日期 自動(dòng)更改【離日】日期； （ 4）、單擊【房類】， 在彈出窗口中選擇 【標(biāo) 間 】，【房類】顯示 。要修改房?jī)r(jià)，必須將房?jī)r(jià)代碼設(shè)置為【手工包房】，此時(shí)房?jī)r(jià)處于可編輯狀態(tài)， 在【房?jī)r(jià)】的第二個(gè)空格輸入 75（表示為原價(jià)的 75%） ， 單擊 【 優(yōu)惠原因 】，選擇 【 部門經(jīng)理優(yōu)惠】 。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個(gè)帳號(hào)，散客工作窗口如圖 所示，至此散客預(yù)訂成功。 散客工作窗口主要包含五部分的內(nèi)容（如圖 所示）：主單信息、其它信息、備注信息、預(yù)收款信息還有聯(lián)房信息。 【賬號(hào)】 ── 第一次保存客人資料時(shí)電腦自動(dòng)生成的客人流水號(hào)； 【姓名】 ──輸入 客人的姓名， 默認(rèn) 值為“新客人”； 【另名】 ── 即客人的其它稱呼。 【 證件 】── 輸入各類證件的代碼，如身份證、護(hù)照等， 默認(rèn) 為“身份證“。如果輸入的是正確的 18或 15位身份證及編 號(hào)，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示客人的籍貫、性別、生日、地址等各項(xiàng)內(nèi)容 。 【協(xié)議單位】 ──單擊可彈出協(xié)議單位選擇窗口，協(xié)議單位一般是由銷售部門預(yù)選加入好了的，選擇了協(xié)議單位，客人便可以使用協(xié)議房?jī)r(jià)。如果是一般散客，【團(tuán)隊(duì)】處默認(rèn)為空。 【會(huì)員 VIP】── KKS系統(tǒng) 可事先設(shè)置多種 VIP 類別，與協(xié)議單位一樣，選擇了 VIP，客人可以享受相應(yīng)的 VIP房?jī)r(jià)。 其它 信息 其它信息包含了一些客人次重要的信息，并且是選填信息 。 圖 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 23 頁(yè)／共 38 頁(yè) 備注 信息 備注信息為選填，包含了客人來(lái)自哪里，去往哪里，停留事由，航班，備用和備注信息 。 預(yù)收 預(yù)收中包含了客人在預(yù)訂或是入住時(shí)所 交的押金（預(yù)訂金） 等款項(xiàng)。 圖 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 24 頁(yè)／共 38 頁(yè) 也可以在 收銀 頁(yè)面對(duì)客人進(jìn)行預(yù)收款，但收前臺(tái)接待人員與收銀人員所涉及的權(quán)限和分工有可能不同，預(yù)收是前臺(tái)接待人員唯一能夠參與客人賬務(wù)操作的地方。一般來(lái)說(shuō)，聯(lián)房用于某位客人開(kāi)多間房并且所有房間的賬務(wù)統(tǒng)一由一間房來(lái)結(jié)算。 散客預(yù)訂 /接待 實(shí)例集錦 酒店業(yè)務(wù)中，散客預(yù)訂的情況多種多樣，其中最簡(jiǎn)單的預(yù)訂需要輸入這樣幾個(gè)客人信息：客人姓名和預(yù)訂房類（如果客人是預(yù)訂到房間的，則同時(shí)需要選擇房號(hào)），保存之后，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)帳號(hào)。預(yù)計(jì)今天到，住 5天。 分 析 ：本實(shí)例中需要注意一點(diǎn)： ● 張三是銷售員客人，因關(guān)系到銷售員 業(yè)績(jī)，所以要求前臺(tái)操作人員輸入銷售員。 （ 3）、輸入預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間， 【離開(kāi)】后輸入 5，表示住五天，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所輸日期自動(dòng)更改離店日期； （ 5 ）、 單 擊 【 房 類 】， 在 下 拉 列 表 中 選 擇 “ 總 套 ”，【 房 類 】 顯 示 。此時(shí) 【 房?jī)r(jià)】 顯示為灰色表示不可改，因?yàn)椤痉績(jī)r(jià)代碼】默認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)房?jī)r(jià)，將【房?jī)r(jià)代碼】更改為“手工包房”，此時(shí)可更改房?jī)r(jià)?！?優(yōu) 惠 原 因 】 中選擇 【銷 售 代表 優(yōu) 惠】 ：。 （ 7）、信息輸入完整后，單擊工具欄上的 〖保存〗 ，保存所輸信息。操作完成張三主單如圖 所示。 分 析 ：本實(shí)例中需要注意兩點(diǎn)： ● 標(biāo)準(zhǔn)間的原房 價(jià)是 258 元 /天， 由于使用了協(xié)議單位 ， 用戶需要享受到協(xié)議中規(guī)