【正文】 會(huì)議成本預(yù)算?！帮@性成本”指會(huì)議明顯的消費(fèi)；“隱性成本”是勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算的。會(huì)議文書有兩大類，一類是供會(huì)議學(xué)習(xí)參考的文件資料，這些資料一般在會(huì)議結(jié)束后要回收的，如上級(jí)有關(guān)方針政策、技術(shù)性資料等；另一類是會(huì)議產(chǎn)生的文件，供進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)貫徹用，如開幕詞、工作報(bào)告和會(huì)議紀(jì)要等。（2）文秘寫成初稿。（4）修改后再呈給領(lǐng)導(dǎo)。（6）將簽發(fā)文稿打印，裝訂成正式文件。會(huì)議場所的選擇要考慮交通方便，與會(huì)者能夠集中精力，以及費(fèi)用開支等。（2）要安排好出席者的位置。（4）會(huì)議用品和設(shè)施要準(zhǔn)備好，反復(fù)檢查、調(diào)試。（6）還有就餐、住宿、車輛和安全保衛(wèi)、保密措施等其他的準(zhǔn)備。這部分主要有兩大部分：會(huì)場的組織與服務(wù)。（2）會(huì)議材料的發(fā)放。（4）選舉事務(wù)。（2）內(nèi)外聯(lián)系，傳達(dá)信息。（4）服務(wù)工作。會(huì)議信息的收集與編發(fā)。含會(huì)議組織情況和會(huì)議內(nèi)容兩部分。一般由兩個(gè)秘書同時(shí)記錄，然后將兩份記錄對照，合成一份完整的會(huì)議記錄。會(huì)議信息的編發(fā)有三個(gè)步驟：（1）采用歸納法把共同的、有代表性的意見予以歸納、概括，用簡明的文字重新表達(dá)，或把重要發(fā)言原文原句摘錄。（2）會(huì)議信息處理有發(fā)給與會(huì)者和歸檔不用兩種。簡報(bào)由文秘人員撰寫，會(huì)議秘書處編印。這部分由五部分組成：會(huì)后事務(wù)處理。會(huì)議總結(jié)。會(huì)議催辦。答：第70頁“電子文件的整理、歸檔” 電子文件的管理包括整理與歸檔兩部分（一）電子文件的整理有2個(gè)層次分類與排列。這部分包括對電子文件進(jìn)行分類編號(hào)與對電子文件登記兩方面的工作。電子文件歸檔方式有邏輯歸檔和物理歸檔兩種。歸檔時(shí)間。歸檔要求。二是真實(shí)有效。歸檔手續(xù)。十、假如你是某物業(yè)公司的文秘管理人員，你所在的公司要進(jìn)行公司資質(zhì)升級(jí)評估，領(lǐng)導(dǎo)指示你收集相關(guān)信息，為迎評工作的開展提供輔助服務(wù)。信息的來源主要有五種：書面信息。聲像信息。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)。各種信息服務(wù)機(jī)構(gòu)。本單位、本部門和文秘人員通過各種渠道獲得的第一手資料。索??；剪貼和復(fù)制；摘記；標(biāo)記重點(diǎn)；說明和注釋；記錄；網(wǎng)上下載。請你就如何做好文件的保密工作給他提一些建議。由機(jī)要人員打印或?qū)ｉT印刷廠印刷，并及時(shí)銷毀文件校樣、廢頁、蠟紙、襯紙、膠版等。復(fù)印秘密文件必須履行審批、登記手續(xù)。文件的收發(fā)、傳閱、借閱都要有嚴(yán)格的登記手續(xù)。十二、王先生是公司的一位重要客戶，他在來訪前已經(jīng)和公司經(jīng)理約好了會(huì)談的時(shí)間。假如你作為這家公司文秘人員，此時(shí)，你會(huì)怎么辦？答：1．熱情友好地接待；2．解釋經(jīng)理不在的原因，并誠懇致謙；3．如果經(jīng)理馬上能回來，請他稍等片刻，在等候的過程中，送上茶水或飲料并送上報(bào)紙或雜志；4．如果經(jīng)理一時(shí)不能回來，與他再約一個(gè)時(shí)間；5．經(jīng)理回來后，立即報(bào)告；如果有必要，讓經(jīng)理與他直接聯(lián)系。該情景涉及到協(xié)調(diào)工作哪些方面的內(nèi)容？如果你是該公司辦公室主任，你將如何處理此事？答：1．這情景涉及到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)問題2．涉及秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)問題3．辦公室主任首先應(yīng)肯定張秘書的好意，并設(shè)法穩(wěn)定張秘書的情緒。4．告訴張秘書在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生爭執(zhí)、不夠冷靜的時(shí)候，文秘人員可采用請示工作、接電話等方式使雙方停止?fàn)巿?zhí)。文秘管理與寫作復(fù)習(xí)資料（三）一、請擬寫一篇XX集團(tuán)公司關(guān)于評選表彰優(yōu)秀員工的通知（提示：正文可寫入評選的范圍、辦法、條件、名額、時(shí)間以及報(bào)送辦法等事項(xiàng)）?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、評選范圍。二、評選辦法。； ；，按得票多少選出前20名作為優(yōu)秀員工。思想進(jìn)步、工作積極、業(yè)績顯著四、評選名額。 xmlnamespace prefix =“st1” ns =“urn:schemasmicrosoft:office:smarttags” /2005年3月10日至4月25日六、報(bào)送辦法。附件：優(yōu)秀員工評選表集團(tuán)公司（章）二OO五年三月一日二、閱讀下文，指出內(nèi)容、語言和格式上的毛病，并加以修改。為保證公司公文處理工作的正常進(jìn)行，決定購買佳能NP3300mp型復(fù)印機(jī)和聯(lián)想開天4820型微機(jī)（含配套裝置）各一臺(tái)（套），特此請示，請盡快答復(fù)。標(biāo)題中發(fā)文事由不夠簡潔，可改為“購買辦公設(shè)備”，前面再加上介詞“關(guān)于”。結(jié)束語不太禮貌，“盡快”兩字應(yīng)刪去。三、請根據(jù)下面一篇會(huì)議紀(jì)要，擬寫一份會(huì)議紀(jì)要。（一）關(guān)于下屆董事人數(shù)張XX：本屆董事共7人，近三年來，公司股本已擴(kuò)大近一倍，事業(yè)發(fā)展很快，需增加董事名額，我提議，下屆董事人數(shù)增加到12人。李XX：我不同意13人，我們公司是上市公司，與外商交往多，外商忌諱13，這是個(gè)不吉利的數(shù)字。嚴(yán)XX：我認(rèn)為定幾個(gè)人要從需要出發(fā)，不必考慮這個(gè)那個(gè)忌諱。陳XX、王X、肖XX的意見是下屆董事增加到12人。（二）關(guān)于下屆董事候選人名單張XX：我們按剛才議定的11人名額討論決定下屆董事候選人的名單。肖XX：我不同意華X總經(jīng)理為董事候選人，他原來所在的XXXX公司已有王X當(dāng)董事，如華X總經(jīng)理再進(jìn)來，該公司就有2名董事，該公司是第五大股東，不應(yīng)占2名董事，所以，我不同意華X總經(jīng)理為董事候選人。張XX：我同意溫XX的意見，現(xiàn)在表決。（三）關(guān)于下屆股東大會(huì)召開時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議程 對此議項(xiàng)，會(huì)議意見統(tǒng)一，通過決議：下屆股東大會(huì)于今年5月10日在XX市勝利賓館舉行。會(huì)議由張XX董事長主持，李XX、溫XX、陳XX、王X、肖XX、嚴(yán)XX出席了會(huì)議。會(huì)議討論決定：一、下屆董事人數(shù)為11人。本屆董事7名，第一、二大股東各增加1名，第八、九大股東各派出1名，共11名，為下屆董事候選人。董事會(huì)將向上屆股東大會(huì)提出上述11人名單，作為下屆董事候選人。會(huì)議議程為：（一）審議董事會(huì)《關(guān)于XXXX年年度經(jīng)營總結(jié)及XXXX年年度經(jīng)營計(jì)劃的報(bào)告》（二）修改公司章程。二OO五年四月六日四、總結(jié)并非是現(xiàn)象的羅列和過程的記錄，更重要的是要反映現(xiàn)實(shí)的本質(zhì)和規(guī)律，好的工作總結(jié)，總是能夠透過情況的回顧，找出規(guī)律，找出經(jīng)驗(yàn)，例如下文：XX縣XX鄉(xiāng)人民政府200X年工作總結(jié)（前言略）一、一年來，我們主要抓了如下幾項(xiàng)工作：（略）二、一年來，我們在工作中深刻體會(huì)到：（1）必須強(qiáng)化改革意識(shí)。（略）13（3）必須完善農(nóng)業(yè)社會(huì)化服務(wù)體系。主要是：（略）從全文結(jié)構(gòu)來看，正文的第二部分就屬于規(guī)律性認(rèn)識(shí)，用恰切、科學(xué)的觀點(diǎn)帶出經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，請參照此例文，選取一種工作經(jīng)驗(yàn)或?qū)W習(xí)經(jīng)驗(yàn)來寫一般規(guī)律性認(rèn)識(shí)，要求在事實(shí)材料的基礎(chǔ)上提煉出新鮮的、有見解的觀點(diǎn)。如《廣西支教工作階段工作總結(jié)》中有那么一段“二是思路明確，重點(diǎn)突出，真抓實(shí)干，務(wù)求實(shí)效。因此，幫助當(dāng)?shù)攸h委、政府切實(shí)抓好‘普六’，促進(jìn)‘普九’。‘五個(gè)好’就是：建設(shè)一個(gè)好的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子，特別是選準(zhǔn)配送一個(gè)好校長；建設(shè)好一支愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的教師隊(duì)伍；建設(shè)一所符合規(guī)范要求的好校園；健全一套科學(xué)的、符合實(shí)際的學(xué)校管理的好制度；培養(yǎng)一批德、智、體、美、勞全面發(fā)展的好人才。五、請擬寫一篇《XX公司差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定》 答：第170頁“規(guī)定”XX公司差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定第一條為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，特制定差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定。第三條本規(guī)定適用于本公司人員差旅過程中所發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用。第五條會(huì)計(jì)部門開具傳票時(shí)，應(yīng)先審核原始憑證是否符合稅務(wù)法令及公司規(guī)定的手續(xù)。二OO五年三月十八日 文秘管理與寫作復(fù)習(xí)資料（四）一、簡答題1．簡要說明文秘管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則。6．如何開展員工協(xié)調(diào)工作？7．會(huì)議計(jì)劃主要包括哪些內(nèi)容？8．什么是公文審核？公文審核的重點(diǎn)是什么？9．信息保密主要包括哪些方面？10．信息保密，如何做到“只聽不傳”？?！袄碛伞辈糠指髯砸獙懶┦裁?？“基本型”結(jié)構(gòu)？。（），應(yīng)將上司的辦公區(qū)置于辦公廳的中間。（），其美化設(shè)計(jì)應(yīng)該氣派豪華為主。（），可以發(fā)言，但沒有決議權(quán)。（），是文秘寫作的又一特征。（），沒有一份公文永遠(yuǎn)有效。（）“以上請示無不妥，請批準(zhǔn)”。三、單選題 1．忠于職守，（）是文秘管理人員首要的職業(yè)道德規(guī)范。A 從屬 B 領(lǐng)導(dǎo) C 權(quán)威 D 支配3．制定會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的（）。A 年齡大小 B 性別 C 職位高低 D 姓氏筆畫5．憑出席證或代表證報(bào)到適用于（）。A 2天 B 7天 C 5天 D 10天7．發(fā)文辦理的首要環(huán)節(jié)是（）。A 先簽后審 B 先核后簽 C 先核后簽再核 D 先簽后核再簽9．文書檔案的保管期限為永久、長期和短期三種，其中，長期為（）年。A 全面、及時(shí)、準(zhǔn)確 B 準(zhǔn)確、及時(shí)、適用C 迅速、準(zhǔn)確、保密 D 全面、迅速、適用，來自（）機(jī)關(guān)。A 公告 B 通告 C 通知 D 通報(bào)（）。A 計(jì)劃 B 總結(jié) C 講話稿 D 簡報(bào)“經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)”的事務(wù)文書是（）。A 決策性和超前性 B 經(jīng)驗(yàn)性和概括性C 行文口語化 D 簡明性和內(nèi)刊性（）的文字。A 感謝信 B 表揚(yáng)信 C 邀請函 D 賀信（）不是市場調(diào)查報(bào)告的寫作要領(lǐng)。A 了解產(chǎn)品，了解顧客 B 客觀介紹，實(shí)事求是C 藝術(shù)真實(shí)，虛實(shí)相兼 D 語言通俗，說得明白（）。四、填空題，即_______________。,它能給人秩序感和舒適感，使人的情緒安定而愉快，有助于提高工作效率。6．文秘人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通時(shí)，必須以黨的方針、政策為指導(dǎo)，以國家的法律、法規(guī)為準(zhǔn)繩，這是文秘協(xié)調(diào)溝通工作的_________原則。10．_________是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡短。12．會(huì)議主席臺(tái)席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員的_____________以及對會(huì)議的重要程度而定。14．國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的公章一律為_______形。16．文書檔案的保管期限為_________、長期和短期三種。17．信息收集的首要來源是______________。19．會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是反映會(huì)議召開的時(shí)間；二是指___________,即整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。，指的是會(huì)議從開始到結(jié)束期間文秘人員應(yīng)做的工作，包括會(huì)場的組織與服務(wù)、______________的收集與編發(fā)等事務(wù)。23．在___________________的前提下，要嚴(yán)格辦公用品的管理與控制。25．公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但若果出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章名稱，可加_____________。，即客觀地反映事物的本來面目，不允許隨意想 象、夸張，或者像寫小說故事那樣虛構(gòu)人物、情節(jié)。29．公文的_____________，是指對公文處理的時(shí)限要求，標(biāo)寫在文件頭的右上方，秘密等級(jí)下面。31．______________是將某項(xiàng)或某一階段的工作情況向上級(jí)機(jī)關(guān)如實(shí)匯報(bào)。33．規(guī)范的決定有決策性決定、獎(jiǎng)懲性決定和_________________三類。37．___________是社會(huì)組織經(jīng)特定程序制發(fā)的組織規(guī)程和行為準(zhǔn)則。、章程比起來，規(guī)定更具有___________________。41．________________，是由機(jī)關(guān)團(tuán)體或企事業(yè)按新聞的體裁寫的用于發(fā)布消息的材料。43．表示祝賀的公關(guān)禮儀專用書信稱之為_________。作為秘書你應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？2．一天，秘書小王剛上班，就接到總經(jīng)理從會(huì)議室打來的電話，說上午有位姓呂的客人要來，因他正開會(huì)，暫時(shí)不想見這位客人，必 要 時(shí) 可 以 讓 副 總 經(jīng) 理 見 一 下，并 讓 小 王 熱 情 接 待?？?人 說 自 己 是 總 經(jīng) 理 的 好 朋 友，有 急 事 要 見 總經(jīng)理 本 人。那 位 客 人 便 說 ：“ 我 知 道 你 總 經(jīng) 理 沒 有 外 出，他 剛 才 還 給 我 打 了 個(gè) 電 話 呢。A公司經(jīng)理辦公會(huì)議決定由辦公室組成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作?？?經(jīng) 理 辦 公 室 李 秘 書 想 方 設(shè) 法 在 他 們 之 間進(jìn) 行 協(xié) 調(diào)，但 收 效 甚 微，分 歧 和 矛 盾 依 然 存 在，雙 方 都 認(rèn) 為，是 對 方 故 意 給 自 己 過 不 去。一 天，總 經(jīng) 理 病 了，住 進(jìn) 了 醫(yī) 院，李 秘 書 到 醫(yī) 院 看 望，他把 帶 來 的 禮 品 放 到 床 頭，然 后 對 總 經(jīng) 理 說 ： “ 我 是 代 表 王 副 總 經(jīng) 理 來 的?！?張 總 聽 后 很 感 動(dòng)。張 總 要 我 轉(zhuǎn) 達(dá) 他 對 您 的 問 候，并 祝 您 早 日 恢 復(fù) 健 康，說 公 司 離 不 開 您！” 躺 在 病 床 上 的 王 總 聽 后 很感 動(dòng)，心 想 自 己 過 去 是 錯(cuò) 怪 張 總 了。經(jīng) 過 李 秘 書 從 中 協(xié) 調(diào)，縮 短 了 兩 位 經(jīng) 理 之 間 的 距 離，驅(qū) 散 了 籠 罩 在 他 們 心 頭 的 烏 云。請問：你怎樣看待李秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù)？從中你得到什么啟發(fā)？5．總公司為了加強(qiáng)和各地分公司的聯(lián)系，及時(shí)了解各地的經(jīng)營情況，決定召開一次各地分公司經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長等人員參加的辦公會(huì)議。假如你負(fù)責(zé)主席臺(tái)的布置，你會(huì)怎么布置？說說你布置方案。8．你所在的學(xué)校要進(jìn)行辦學(xué)水平評估，領(lǐng)導(dǎo)指示你收集相關(guān)信息，為工作的開展提供輔助服務(wù)。10．慶 宇 公 司 的 吳 秘 書 負(fù) 責(zé) 管 理 單 位公章。老 同 學(xué) 在 電 話 中 說，這件事 對 他 絕 不 會(huì) 造 成 任 何 “ 麻 煩 ”。而 且 公 章 姓 “ 公 ”，豈 能 改 姓 “ 私 ” ？ 請問 ： 吳 秘 書 應(yīng) 該 怎 么 辦 ？ 為什么？七、寫作題第九章 行政公文——通知 請示 函第十章 事務(wù)文書——計(jì)劃 總結(jié) 講話稿第十一章 管理規(guī)章——規(guī)定第十二章 傳播文書——消息第十三章 公關(guān)文書——簡介 啟事 / 聲明（二）寫作要求與規(guī)范要求符合文種的一般格式和寫法，具體如下：行政公文須體現(xiàn)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期，并注意各要素的書寫