秘書的日常事務(wù)工作講義-在線瀏覽
2024-09-12 21:40本頁面
【正文】 時間安排與計劃 秘書日常事務(wù)工作之一就是做好組織的時間安排，包括日程安排、約會安排和旅行安排，其中幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好時間就是本節(jié)要談的，主要內(nèi)容是就是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。 領(lǐng)導(dǎo)或組織日常工作安排一般涉及以下內(nèi)容： 1. 各種接待、約會。 2. 商務(wù)旅行活動。 3. 參加各類會議。 4. 到車間進行實際檢查或指導(dǎo)。 5. 組織的各類重大活動的安排。在西方國家，包括日本秘書一般都要對領(lǐng)導(dǎo)的私人生活進行安排。 二、日程安排的基本要求： 。 ，明確規(guī)定哪一類組織活動應(yīng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意性，注重實效，克服形式主義。日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。采用ABCD法則,對完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事，防止領(lǐng)導(dǎo)疲于奔命，力戒形式主義。 。 。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，給秘書科長和其他領(lǐng)導(dǎo)一份，再就是有關(guān)科室和司機一份。 7，事先同意。 二、日程安排的形式 領(lǐng)導(dǎo)的日程安排可以分為： 。 。 日程安排注意事項 、說明為主要表達方式，不加評論，不作過多分析，簡潔而且具體， 。因為環(huán)境隨時變化，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)不同的情況做出一定的改變，所以編寫要留有余地。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過打印成表并送給相關(guān)部門，同時要留有備份。 ，應(yīng)養(yǎng)成謙虛細心的習(xí)慣，事不論大小，都要認真去檢查核對。 ，一般應(yīng)注明結(jié)果，對沒處理的也一樣，這樣避免漏掉一些重要內(nèi)容，也幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時掌握信息。所謂橫，是指事務(wù)。 在日志上記錄事情的時候應(yīng)該注意的問題： ——尚未聯(lián)系妥當?shù)募s會可以先用鉛筆記載，待約定之后再用鋼筆描一遍； 、聯(lián)系人姓名、地點以及其它有關(guān)內(nèi)容，要盡可能簡單而全面； ，要注意招待會或酒會的時間——“18：30分動身赴19：00的酒會”——以及穿著方面的任何應(yīng)特別注意的情況； ，應(yīng)按時間先后記載； ，要先為當天的所有活動做好必要的準備工作，:如：為會議和約會準備好文件和檔案材料； ，要仔細檢查每個日志，看所有項目是否都已處理，所有約會是否都已赴約。 第三節(jié) 閱讀資料 閱讀資料一： 秘書在日常的接聽與拔打電話過程中，要養(yǎng)成記錄電話的好習(xí)慣，因為記憶力再好的秘書也不會把每天發(fā)生的各類事件都一一記清楚。 來電日期 年 月 日 時 分 來電單位或姓名 來電者單位 或姓名 通話人
環(huán)評公示相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1