【正文】 之內(nèi)匯報； 各部門須在每月 30 日前匯總本部門當月工作完成情況和下月工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年 1 月 20 日前制定管理處年度工作計劃。 適用范圍： ****管理處 職責： 信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。 人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部； 經(jīng)營管理類文件的報批部門為管理處經(jīng)理； 財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。 報批文件只能使用單一收件人（可抄送相關人員）。 文件須有簽署人。 信息傳遞管理制度 各部門人員應保持開放心態(tài)，及時、準確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應部門。 顧問書 7 各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實 的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任，嚴重者將移交司法機關處理。 各部門須在每月月末最后一天下班前（遇節(jié)假日向前順延）將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼；各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》，并于每日下班 前提交經(jīng)理審核、顧問審批后交信息管理員收檔；各部門應及時將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規(guī)定要求發(fā)送給相關領導或總公司相關部門，其中重大、突發(fā)事件，在事發(fā)生后 1 小時內(nèi)上報經(jīng)理或有關領導，所采取措施應在三天之內(nèi)上報。 各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網(wǎng)密碼應每月更換一次，如本部門有人員離職，應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。 不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規(guī)定的行為，公司將做嚴肅處理。 不得利用 INTERNET 從事私人工作，綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監(jiān)控、檢查。內(nèi)容包括：保安、保潔、綠化、設備設施、客戶服務等業(yè)務管理服務情況和財務情況； （詳見顧問書《客戶服務冊》、本冊提及即可） 通知、公告：在小區(qū)內(nèi)設置固定公告欄，以管理處正式發(fā)文形式對小區(qū)業(yè)主或相關人員進行的通知、公告。例如：在惡劣天氣時對業(yè)主進行的溫馨提示； 宣傳信息：例如：社區(qū)活動的宣傳資料或宣傳畫； 其他信息：業(yè)主具有知情權所需了解的其他相關物業(yè)管理服務信息。 五、 媒體接待交流程序 1．目的 避免各種媒體報道給管理處帶來負面影響，并對媒體加以引導，以維護并拓展管理處形象。 管理處媒體發(fā)言人負責與媒體接觸時的各種發(fā)言。 媒 體發(fā)言人由綜合管理部主管擔任。 綜合管理部須對與媒體的接觸、溝通情況進行記錄。 如播發(fā)的屬重大新聞，綜合管理部應組織全體員工或相關人員觀看。 若有關情況有可能給管理處帶來負面影響，由綜合管理部直接與媒 體接觸。 2．適用范圍 管理處各部門 3．職責 3． 1 經(jīng)理負責現(xiàn)場指揮抗災救援工作； 3． 2 監(jiān)控中心工作人員負責收集并及時向各部門發(fā)布相關已公布的預警信息，客戶服務部負責對客戶信息的發(fā)布； 3． 3 綜合管理部負責監(jiān)控預警信息傳播情況，協(xié)調(diào)監(jiān)督各部門應急措施的實施 顧問書 10 情況，協(xié)助救援工作。當媒體報道將有暴風雨及寒流等天氣以及河汛時，中心工作人員應馬上向氣象臺等部門進行電話咨詢，并將氣象臺等部門發(fā)布的預警信號向各部門通報，并每隔 2 小時通報一次最新情況 ,直至預警信號解除。 2 管理處每位員工從公共傳媒獲得自然災害、流行性疾病等預警信息后 ,須及時通知監(jiān)控中心值班人員，中心值班人員經(jīng)核實后，方可通報。通報過程中須記錄各部門接受信息人的姓名、接受時間。 4． 5 客戶服務部接到預警信號后，經(jīng)客服主管同意并指定專人將信息以最合適的形式向業(yè)主、用戶傳播，對傳播的信息必須進行登記，并通過出入口崗加快傳遞信息的速度和廣度。雷雨天氣時計算機終端要關閉。 4． 7． 1 組織搶險隊伍、準備搶險物資、安排相關專業(yè)技術人員檢查給排水、供配電等機電設備，切斷霓虹燈及有危險的室外電源，停止室外工程作業(yè)，加固戶外設施或拆除臨時設施。 4． 7． 3 溝、井、渠、管道、地漏由保潔主管安排人員檢查疏通，并做好防護措施。 附工作記錄表格： 《周信息報》 《月度工作計劃安排表》 《專項工作日報表》 《值班記錄表》 小區(qū)《通告》參考樣紙 顧問書 12 附 1： ****物業(yè)管理處 ****（部門）周信息報 200* 0* ** 起止日期： 200*.** .** —— 200*.** .** 本周工作精要 工作項目 負責 重要 時間進度 需要幫助 完成 時間 備注 人 程度 周 周一 周 周 周 周 周 日 二 三 四 五 六 ***** **** *** ** 內(nèi)部管理 人員變動情況 下周工作精要 工作項目 負責 重要 時間進度 需要幫助 完成 時間 備注 人 程度 周 周一 周 周 周 周 周 日 二 三 四 五 六 ***** **** 顧問書 13 *** ** 前期要情跟進及疑難問題 客戶投訴 突發(fā)事件及處理 培訓計劃 培訓內(nèi)容 培訓對象 師資 培訓方式 課時 培訓目標 備注 編 制 審 核 審 批 簽名： 簽名： 簽名： 日期： 日期： 日期： 顧問書 14 附 2： ****物業(yè)管理處 月度工作計劃安排表 部 門 時 間 序 號 項 目 負責人 計 劃 時 間 時間節(jié)點 完 成時 間 備注 本月重點工作 本月其他工作 編 制 審 核 審 批 簽名： 日期： 簽名： 日期： 簽名： 日期： 備 注 顧問書 15 附 3： ****物業(yè)管理處 專項工作日報表 專項 工作名稱 日期 報告人 本日工作信 息 本日工作難點 本日工作聯(lián)系 擬需求幫助 編制 審核 審批 簽名 日期： 簽名 日期： 簽名 日期： 顧問書 16 附 4： ****物業(yè)管理處 值 班 記 錄 表 序號： 年 月 日 星期 天氣 最高氣溫 最低氣溫 公共信息預警記錄： 記錄人： 處理結果： 監(jiān)督人： 當班人簽名 到達時間 離去時間 本 日 工 作 內(nèi) 容 完 成 情 況 注：本記錄不作為考勤依據(jù)。 張貼日期： 年 月 日至 年 月 日 顧問書 18 （二）文書檔案管理 文書檔案（簡稱“文檔”）作為物業(yè)管理處重要的信息資源，它具有記錄信息真實性、來源廣泛性、內(nèi)容豐富性等特點，形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等，是管理處信息管理的基礎和重要對象 。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下： 制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標準； 制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時間和保存期限； 收集、整理、保管、統(tǒng)計管理處文檔，鑒定和