【正文】 報董事會批復執(zhí)行。此會議將綜合各部門的意見進行磋商，并共同探討，對市場營銷部提交的營銷方案予以會審通過，然后提交各提交相關(guān)營業(yè)部門（房務(wù)部、飲食部、物業(yè)部）進行運營費用與成本的匡算，以及財務(wù)部進行利潤計劃等匡算。 2．第二輪進行的是總經(jīng)理主持之各部門會審。參加人員包括營銷總監(jiān)、總監(jiān)助理、資深銷售經(jīng)理、營運收益經(jīng)理。 （二） 根據(jù)上述預測，由市場營銷部及相關(guān)營業(yè)部門（房務(wù)部、飲食部、物業(yè)部）各自制定一份營業(yè)收入預算，然后召開各自的專題會議商討。 8 （七） 客戶協(xié)議書 紙質(zhì)原版 應(yīng)在市場營銷總監(jiān)審批通過后 24 小時內(nèi)以掛號信形式寄出，也可以根據(jù)客戶需要以傳真發(fā)送或由銷售人員親自送達。 （五） 根據(jù)市場營銷部和信息網(wǎng)絡(luò)部管理規(guī)定，所有涉及價格的輸入（含更改和取消），都應(yīng)由行政組人員根據(jù)市場營銷總監(jiān)批示獨立執(zhí)行，其他人 員無電腦授權(quán)。 （四） 獲審批通過的協(xié)議，將由銷售人員將除價格以外的客戶資料先行在 Samp。 （二） 客戶申請資料必須包括： 1．客戶的中文及英文名稱； 2．客戶（公司）主要經(jīng)營范圍； 3．客戶主要聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)絡(luò)方式； 4．客戶地址和郵寄編碼； 5．協(xié)議的建議折扣。 五 . 客戶協(xié)議審批和信息錄入制度 經(jīng)銷售人員與客戶洽談達成協(xié)作意向后，酒店市場銷售部準備接受客戶的協(xié)議申請，將依照本制度執(zhí)行。目的是將信息記錄，以便以后跟進和翻查。隨時留意其公 司發(fā)展及聽取其對酒店服務(wù)意見。同時還需要對客戶所處的行業(yè)及客戶在行業(yè)中的位置，在華業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢及相關(guān)聯(lián)系的客戶進行深一步的掌握。重要客戶拜訪或重要協(xié)議洽談將由銷售部經(jīng)理或市場營銷總監(jiān)參與。同時了解客戶對產(chǎn)品的意見、市場信息，以評估和預計客戶對酒店的重要性、為評估未來市場趨勢及了解酒店在競爭市場的位置作出依據(jù)。報告要求對銷售情況作大致的概括及陳述，供酒店當局作為日后經(jīng)營管理的重要參考依據(jù)。然后需要將該團體的入住房數(shù)、房間收入、餐飲收入等資料編入《每月特別團體統(tǒng)計表》中，以便月初提交報告。 （七） 會議團體到達和停留期間，會議統(tǒng)籌組要經(jīng)常與賓客和舉辦單位的具體負責人溝通，收集賓客意見并及時予以反饋。 （六） 客戶把協(xié)議書簽回后 ，會議統(tǒng)籌組應(yīng)提醒客戶以協(xié)議書規(guī)定的時間及金額數(shù)目交納訂金。 （四） 會議統(tǒng)籌組的項目負責人，要隨時與舉辦單位的具體負責人保持密切的聯(lián)系，以便根據(jù)客戶要求及時作出會議內(nèi)容的修改。C 電腦系統(tǒng)內(nèi)進行預留，并標注進展情況。 （五） 《行動計劃》的內(nèi)容主要有： 1. 簡述 2. 住宿安排 3. 入住安排 4. 會議安排 5. 餐飲安排 6. 交通安排 7. 禮品安排 8. 付款方式 9. 組委會負責人或被授權(quán)人 10. 酒店方面總指揮及聯(lián)絡(luò)人 5 三 . 會議團體的信息管理制度 （一） 經(jīng)與負責會議團體的客戶洽談協(xié)商達成共識，會議統(tǒng)籌組把協(xié)議書交對方簽署確認后，開設(shè)該次會議團 體的檔案。組委會任何方面 的信息，無論什么時候、什么方面，無論是由酒店那個業(yè)務(wù)部門接受到的，都應(yīng)第一時間被匯集至會議統(tǒng)籌組指定人員本人。一般情況下，由其負責擔任《行動計劃》的總指揮，各部門主管將擔任部門的聯(lián)絡(luò)人以及自己部門本次內(nèi)部運作的指揮，以便于加快信息的流通速度和保持信息傳遞的準確性。 （二） 如接待任務(wù)重 要，則需要提前更多的時間和多輪召開專門的業(yè)務(wù)溝通會，以便于各業(yè)務(wù)部門有針對性的充分準備。 6. 與客人道別，約定下次詳談時間 （ 1）參觀活動結(jié)束后與客人道別，并與客人約定下次詳談的時間未能回復客人的問題應(yīng)在 24 小時內(nèi)回復。 5. 帶領(lǐng)客人參觀，記錄客人意見 （ 1）根據(jù)參觀計劃引領(lǐng)客人參觀酒店設(shè)施，推銷 酒店產(chǎn)品，并向客人作相關(guān)的介紹，態(tài)度要熱情、周到、誠懇。 （ 2）接受對方的名片時，應(yīng)伸出雙手禮貌地接過來，看清名片的內(nèi)容后，應(yīng)親切地稱呼對方的姓氏和職務(wù)，并再次向客人問好。 客人 到步前 24 小時，視為急件；客人到步前 1 小時準備好。 如果客人是公司的總經(jīng)理及重要客人，要向營銷總監(jiān)匯報。 推廣后30 天內(nèi)負責人負責 （四） 帶客人參觀 酒店的設(shè)施設(shè)備 1．與客戶預約時間及了解客人所需要了解的資料 （ 1）電話預約的目的主要是令員工能有充分的時間提前做好參觀設(shè)施的預備工作及安排參觀酒店的計劃。 活動進行期間，負責人負責協(xié)調(diào)各部門的工作。由公關(guān)主任及負責人合作完成 推廣推出前 30 天協(xié)助市場部修改、確認有關(guān)宣傳資料的文字內(nèi)容。推廣進行前 40 天由市場調(diào)查員負責 填寫工作協(xié)助單，設(shè)計及制作與計劃有關(guān)的一切宣傳資料，如海報、上房信、市場調(diào) 查表、各類優(yōu)惠票券等。 （二） 市場推廣計劃的實施 市場推廣計劃方案經(jīng)行政領(lǐng)導批準后可以實施： 市場調(diào)查員協(xié)助由部門主管指定的具體負責人召集人召集有關(guān)部門召開溝通會，協(xié)助落實各項工作。 1. 市場推廣計劃的制定制度 （一） 制定市場推廣計劃 根據(jù)酒店領(lǐng)導或市場營銷總監(jiān)提出的設(shè)想，制定市場營銷推廣計劃方案一般于推廣前 45 天完成。方案應(yīng)具有以下特點 適應(yīng)市場形勢和季節(jié)特點； 滿足目標市場客人的實際需求； 能迅 速刺激客人的消費欲望； 新穎而有特色； 時效性強； 方案內(nèi)容詳細清晰； 對有關(guān)部門的工作上的操作性強，有指導性作用； 撰寫預算及計劃呈總經(jīng)理審批。會議要作出詳細記錄，包括工作內(nèi)容、負責部門、完成日期、各部門的劃賬形式以及總負責人姓名、分機電話號碼等。推廣前 30 天 由市場調(diào)查員負責 如需進行報紙、電臺廣播等宣傳，要編寫宣傳稿并與有關(guān)單位聯(lián)系。 2 推廣前 7 天向各部門派發(fā)推廣計劃實施細則，規(guī)范各部門的工作進展。 （三） 對市場推廣計劃的評估 收集活動期間客人的反應(yīng)、意見及營業(yè)數(shù)據(jù)，進行綜合的整理和分析，并向市場營業(yè)總監(jiān)提交分析報告，所有有關(guān)活動的資料需進行分類存檔。 （ 2）對客人所需了解的其他資料做好準備工作，以便能將酒店最新最準確的資訊介紹給客人。 2．知會有關(guān)部門對所需參觀的設(shè)施做好準備 （ 1）聯(lián)系各有關(guān)部門對所需參觀的設(shè)施做好準備，確保所需參觀 的設(shè)施處于正常狀態(tài)，盡量避免帶客人到正在裝修或執(zhí)整的房間或餐廳進行參觀，令客人對酒店留下不好的印象。 （ 1）等候前檢查儀容儀表 （ 2）檢查準備的資料 客人到步前 5 分鐘在約定地方等待客人 與客人見面，互換名片 3 （ 1）給對方遞名片時，應(yīng)作一個簡單的自我介紹，自我介紹時應(yīng)干脆利落，切忌繁瑣。接過的名片不能隨意放入口袋中，應(yīng)夾在預先準備的名片夾中。一般性參觀控制在 45~60 分鐘內(nèi)，其他的因要求而異。 二 . 大型經(jīng)營接待任務(wù)的組織制度 （一） 每逢酒店有大型經(jīng)營接待任務(wù)，應(yīng)由市場營銷部會議統(tǒng)籌組指定人員與組委會方面具體接洽，專門負責收集組委會舉辦活動的具體要求和被邀請嘉賓排房的具體資料，然后草擬《行動計劃》方案，并起碼提前一周召開各有關(guān)部門主管出席的業(yè)務(wù)溝通會。專門的業(yè)務(wù)溝通會的主持，將是酒店經(jīng)理或是具體分管某一方面的總經(jīng)理助理。 4 （三） 市場營銷部會議統(tǒng)籌人員，在該大型經(jīng)營接待任務(wù)中扮演協(xié)調(diào)、溝通和酒店信息發(fā)布唯一代表的角色，是該大型接待任務(wù)的酒店方信息中心，負責與組委會指定溝通人（或被授權(quán)人）進行最后的信息再確認。 （四） 當溝通出現(xiàn)問題，或操作層面不順暢的情況出現(xiàn)時，由各有關(guān)部門聯(lián)絡(luò)人或會議統(tǒng)籌組指定人員應(yīng)及時向《行動計劃》總指揮報告，要求協(xié)調(diào)解決。 （二） 在發(fā)出協(xié)議書當天，會議統(tǒng)籌組要將該會議團體的用房、用車和會議（宴會）場地在 OPERA 和 Samp。 （三） 從發(fā)出協(xié)議書當天起，會議統(tǒng)籌組要將該會議團體列入“會議團體計劃表”中，使其進入銷售盆存控制部門或人員的視野，如：營運收益經(jīng)理、宴會銷售經(jīng)理等。 （五） 如因場地或價格等問題導致流失的會議團體，應(yīng)列入每月的《生意流失統(tǒng)計表》中，呈交市場營銷總監(jiān)審閱。如定金交納后，應(yīng)將該財務(wù)信息傳遞給相關(guān)的營運部門。 （八） 會議團隊離店后一周內(nèi)，會議統(tǒng)籌組要將有關(guān)資料存檔備查，備查時間至少一年。 （九） 每月 10 日前，會議統(tǒng)籌組要制作《特別團體月度報告表》，將上一個月會議團隊入住房數(shù)、客房收入、餐飲收入、團隊資料、入住日期列 表，并計算每個特別團體的收入、房數(shù)，與去年同期及與今年預算比較。 6 四 . 銷售拜訪制度 （一） 銷售拜訪目的 銷售拜訪主要是認識客戶，了解客戶需求，并為客戶提供適合其需求的酒店產(chǎn)品。 （二） 參加銷售拜訪人員 一般性拜訪由銷售組的人員完成。 （三） 拜訪形式 電話、電子郵件、信件、 問候卡、面談、宴請等 （四） 銷售拜訪程序 預約 再次確認到訪時間 拜訪 跟進 做記錄 報告 （五） 拜訪原則 每個銷售人員應(yīng)對自己所掌握的客戶的規(guī)模，經(jīng)營行業(yè)，主要負責人，業(yè)務(wù)量，主要使用酒店的產(chǎn)品，是否使用其他競爭對手等信息有較全面的了解。銷售人員根據(jù)自己對客戶的了解情況和熟悉情況編排拜訪計劃，基本要求有生意之顧客每兩個月應(yīng)拜訪一次，而大客戶應(yīng)經(jīng)常性保持密切聯(lián)系。 （六） 拜訪報告 1． 拜訪應(yīng)在每星期五前對下一星期的時間做安排； 2． 需提前預約，重要客人如公司總負責人，應(yīng)提前一個星期與其預約； 3． 拜訪后應(yīng)在電腦系統(tǒng)中將所收集的信息錄入并制作成銷售報告（每星 7 期）。同時，也以便更換銷售人員，或別的同事跟進相關(guān)事項的時候能獲得相關(guān)資料 星期拜訪報告表應(yīng)在每星期一前提交。 （一） 銷售人員需要清晰填寫協(xié)議審批申 請表，并將各房間類型和價格標明，然后向行政組移交有關(guān)客戶申請資料。 （三） 市場營銷總監(jiān)對銷售人員的建議合約折扣價格應(yīng)在當天給予批示。C電腦系統(tǒng)內(nèi)開戶。 （六） 客戶 協(xié)議書紙質(zhì)原版一式兩份，經(jīng)市場營銷總監(jiān)簽發(fā)后向客戶發(fā)出，一般情況下要求客戶在七天內(nèi)簽回。 六 . 酒店年度經(jīng)營計劃的制定制度 （一） 在每年制定酒店年度經(jīng)營計劃及各相關(guān)預算前，都必須充分準備好以下資料： 1. 過往兩年的營業(yè)數(shù)據(jù)，包括：每個月的客房平均房價、客房出租率、客房總營業(yè)收入、餐廳用餐人數(shù)、餐廳用餐的平均消費額、宴會場次及每個細分市場的數(shù)據(jù)； 2. 過往兩年對營業(yè)收入產(chǎn) 生重要影響的特殊事件回顧； 3. 已經(jīng)掌握的未來一年影響營業(yè)收入的大事件展望； 4. 對未來一年經(jīng)濟形勢走向及對營業(yè)收入影響的判斷和預測。 1. 第一輪進行的是市場營銷部內(nèi)部審議。制定的內(nèi)容是，包括每個月、每個細分市場的客房平均房價、客房出租率、客房總營業(yè)收入、餐廳用餐人數(shù)、餐廳用餐的平均消費額、宴會場次及每個細分市場的數(shù)據(jù)。參加部門包括總經(jīng)理辦公室、市場營銷部、財務(wù)部、相關(guān)部門（房務(wù)部、飲食部、物業(yè)部）。 3. 第三輪進行的是酒店年度經(jīng)營計劃的會審，結(jié)合各相關(guān)營業(yè)部門（房務(wù)部、飲食部、物業(yè)部）的運營成本和費用匡算，以及全酒店的資本性采購計劃，