【正文】 單位的一般工作人員。 重要接待：指接地方黨政機關領導，重要業(yè)務關系單位領導或團隊，以及重要外賓和其他貴賓。 ▲對涉及較強業(yè)務性的接待事務，應按職責由相關部門負責牽頭對口接待，辦公室配合。 十二、接待管理辦法 ▲接待工作應堅持熱情周到、文明禮貌；對口接待、定點接待；厲行節(jié)約、限額控制；規(guī)范標準、講求實效的原則。計劃外會議，經(jīng)申報核準召開后，按規(guī)定程序辦理經(jīng)費審批手續(xù)。大型綜合性、專題性會議確需在外召開的，應盡量安排在系統(tǒng)內(nèi)酒店召開。 ▲會議經(jīng)費管理。紀要發(fā)放應填寫發(fā)放清單做好記錄，接收單位應指定專人接收、妥善保管，每半年由發(fā)放單位全部收回后保存或銷毀。 ▲會議期間分發(fā)的涉密文件資料，會議結束后應由主辦單位全部收回，任何個人不得將文件資料帶離會場。 ▲ 會前、會中和會后形成的各類文件資料、音像資料等，由會議牽頭組織部門進行統(tǒng)一匯總整理，并按照《公司檔案管理制度》有關規(guī)定，及時移交檔案管理部門立卷歸檔。 ▲其他類會議和臨時性會議，根據(jù)會議內(nèi)容由相關職能部門牽頭組織，必要時由辦公室等部門配合。 ▲周工作例會、總裁月度工作例會，由辦公室負責組織。 ▲專題性會議根據(jù)會議內(nèi)容由相關職能部門牽頭組織，必要時由辦公室等部門配合。 ▲集團公司年度、年中工作會議由集團公司辦公室負責組織，并應成立會議籌備領導小組和工作小組。 ▲集團公司股東會、董事會、監(jiān)事會按照《公司法》和《集團公司章程》有關規(guī)定召開，由董事會秘書負責組織。 ▲對各類會議的組織實施，應明確主辦或牽頭單位、協(xié)助或配合單位，明確職責分工。 ▲各單位應嚴格執(zhí)行集團公司審批下達的會議計劃。 ▲對大型會議實行計劃管理。 例行性會議包括：周工作例會、月度工作例會、經(jīng)營分析會。 綜合性會議包括：股東會、董事會、監(jiān)事會會議；年度、年中工作會議；黨委會及擴大會議；總裁辦公會。 ▲集團公司辦公室牽頭負責集團公司重要會議的管理、協(xié)調(diào)和組織工作。 如因工作需要，職工持因私護照出國執(zhí)行公務活動，須按集團公司因公出國管理規(guī)定辦理報批手續(xù)。 公司高管人員及有關財務、涉密等人員因私出國，須經(jīng)集團公司人力資源部提出意見并報集團公司領導審批。 ▲ 因私出國管理 因私出國是指職工出國定居、探親、訪友、繼承財產(chǎn)、留學、旅游以及從事其他非公務活動。團長要認真負責，嚴格管理，保證團組按批準的業(yè)務、期限、路線等完成任務。經(jīng)集團公司辦公室授權，各單位出國專責人可負責本單位組團的出國教育。對無實質(zhì)內(nèi)容及重復考察任務不予審批。 ▲ 加強因公出國全過程管理 加強審批管理。 ▲要嚴格遵守海關有關規(guī)定，嚴禁攜帶違禁物品或超量攜帶限量物品。在授權范圍之外個人不得作出任何決定、承諾或簽署任何協(xié)議等文件。 ▲不得利用工作之便謀求私利，不得背著組織與外國人私下交易，不得向接待單位或個人索討或變相索討禮品，不得向外國人借款或挪用公款私用，不得私自讓外國人邀請出訪或資助子女、親屬出國求學或謀求職業(yè)。 ▲出國人員要嚴守國家及企業(yè)的技術、商業(yè)秘密，嚴格遵守涉外保密規(guī)定。 ▲不得涉足違反我國法律法規(guī)的敵對和色情場所，不得參與各類敵對組織活動，更不準將有反動內(nèi)容的資料、音像制品帶回國內(nèi)。在境外執(zhí)行公務期間不得擅自離開駐地單獨活動，外出要 2人以上。 ▲團組領導要切實加強團組人員管理，以身作則，嚴格遵守組織原則和外事紀律。 ▲要加強出國人員選拔，切實選拔政治可靠、德才兼?zhèn)洹I(yè)務對口、有業(yè)務經(jīng)驗的人員。如有特殊情況，須報集團公司同意并經(jīng)原審批機關批準。 ▲不準參加出國旅游的團組或巧立名目公費參與出國旅游。 ▲牢固樹立外事無小事的思想，杜絕違反外事紀律現(xiàn)象。 ▲如護照丟失，應立即向集團公司辦公室和當?shù)毓矙C關報告掛失，所在單位應在兩日內(nèi)以書面形式報集團公司辦公室，以便轉(zhuǎn)報國家有關部門備案。 ▲持照人如需再次使用護照，須向集團公司辦公室提出申請并辦理手續(xù)。對過期護照在請示外事部門同意后，負責定期銷毀工作。持照人用中文在護照上相應位置簽名，否則仍屬無效。護照一經(jīng)簽發(fā)，即行生效。 ▲嚴格遵守財務紀律，出國費用執(zhí)行國家有關規(guī)定和標準，確因工作需要在境外發(fā)生接待等費用，應在出國前提出申請。 ▲對出國團組和人員進行必要的考核。 ▲對于長期在境外工作人員，要強化思想教育。 ▲出國人員出訪期間如發(fā)生意外情況，應及時向集團公司辦公室報告。 ▲加強出國團組的領導。 了解民俗民情，教育出國人員遵守當?shù)胤?、法?guī)，尊重所在國家風俗習慣。明確并嚴格遵守涉外人員守則以及外事、保密、財經(jīng)紀律等。每個出國人員明確出國的工作內(nèi)容、時間、要求及目標。 ▲集團公司人力資源部負責出國人員政審工作。 ▲各單位申報的出國團組中，如有跨單位的人員（包括翻譯人員），需由所在單位出具同意函，經(jīng)組團單位統(tǒng)一向集團公司申報。 ▲須公司派員參加的出國任務，由集團公司辦公室根據(jù)組團單位要求，提出建議方案，報總裁審批。要嚴格控制團組規(guī)模及在外時間，一般一事一辦，事畢即回國。申報文件包括： 出訪目的； 出訪國家及地區(qū)； 境外工作期限； 人員組成； 經(jīng)費來源； 境外單位邀請函； 出訪路線及活動日程； 出訪任務的支持性文件：合同、協(xié)議等。各公司對重要信息和重大事項，要根據(jù)情況及時向本公司領導或集團公司總值班人員報告；急情要務、安全事故等突發(fā)事件，必須及時向集團公司報告，并做好跟蹤、協(xié)調(diào)、落實、處理、反饋等工作。集團公司各部門、所屬公司主要負責人及辦公室負責人隨時保持通訊暢通。 ▲加強管理，確保值班電話暢通。 ▲有關單位對貫徹落實集團公司重要工作事項中難以協(xié)商解決的問題，可報集團公司辦公室協(xié)調(diào)。 ▲集團公司安排的重大事項，有關單位應于 15日內(nèi)將執(zhí)行情況反饋集團公司辦公室。 ▲有關單位對公司重要工作事項，必須認真貫徹落實。 ▲督察、督辦的主要任務是，督促有關單位按要求貫徹落實好重要工作事項；檢查了解重要工作事項的貫徹落實進展情況，為集團公司領導掌握信息、指導工作、完善決策提供依據(jù)；協(xié)助集團公司領導對有關問題進行協(xié)調(diào)。董事會決策的各類事項，由董事會秘書負責督察督辦。 ▲重要工作事項，由各部門、所屬公司按工作要求、職責分工貫徹落實。構成犯罪的，依法追究刑事責任。 ▲廢止印章由辦公室負責收回，并按有關規(guī)定登記備案后，指派專人監(jiān)督銷毀。確因工作需要攜帶外出使用時，須經(jīng)集團公司領導批準，由專人負責攜帶使用。 ▲除已經(jīng)公司領導簽署的發(fā)文、合同、協(xié)議等外，其他情況用印，須填寫《申請單》，按程序?qū)徟蠓娇捎糜　? ▲辦公室負責對各類印章的刻制、保管、使用、銷毀等進行指導和監(jiān)督檢查。 七、印章管理辦法 ▲印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權、明確各種權利義務關系的重要憑證和工具。 ▲ 檔案信息開發(fā)利用 檔案室要為檔案利用創(chuàng)造條件，提供方便，實現(xiàn)信息共享。 ▲ 電子檔案管理 具有檔案保存價值的電子公文、電子文獻資料等，必須歸檔保護，維護電子文件的原始性、真實性。 檔案更改：凡己歸檔的案卷原則上不允許修改。 檔案鑒定和銷毀：保管期限分為永久、長期、短期三個檔次。 ▲ 檔案管理 檔案保管：核對、接收、分類編號等。 ▲歸檔時間： 文件材料，應在次年 6月30日前，將應歸檔文件材料由各部門負責人審定后，移交檔案室歸檔；照片、聲像、實物檔案，應在活動結束一個月內(nèi)移交檔案室。 ▲照片檔案 (1)反映公司重要成果的照片； (2) 重要公務活動、重大事件、重大事故的照片。 ▲科技、工程類檔案 (1) 大修、技改和科技進步等檔案資料； (2) 各類投資項目前期綜合文件，工程初設、工程管理文件材料及圖紙； (3) 工程、物資設備招投標等文件資料。 ▲文書類檔案 （ 1）各類重要會議、重大活動等紀要及相關材料； （ 2）上級部門和有關單位制發(fā)的涉及公司的來文； （ 3）以集團公司、黨委等名義制發(fā)的正式文電； （ 4）各類章程、制度、辦法等文件材料； （ 5）各類工作匯報等重要材料； （ 6）與有關單位簽訂的合同、協(xié)議、會談紀要等； （ 7）重要公務活動中的領導講話等文件材料； （ 8）外事外訪、業(yè)務考察中形成的各類材料；