【正文】 成工作的動機不夠強？或者他尊重吉利能夠爭取時間用在更重要的事情上，吉利說了那些話讓巴先生產(chǎn)生這樣的感覺？練習四：生產(chǎn)力會議 何利仁正在閱讀一些往來文件，正好看到另一位部門主管李大德的開會通知，提醒他下周要開生產(chǎn)力會議。電話中，吉利感到巴先生有些苦惱和不耐煩。吉利接到電話有些驚訝，他以為巴先生知道他的工作進度，也就是本周要交這份建議案，下禮拜還要交出部門目標，同時他還要幫巴先生準備下周四經(jīng)營委員會上報告的內(nèi)容，再接下來的整個星期中，吉利得代表公司到外面參加專業(yè)協(xié)會的會議?？刹豢梢該`你幾分鐘，跟你請教一下？」史大山： 討論重點：1. 大山要如何來處理這兩件同時進行的事有人正在辦公室里老李打電話來？要想處理這個狀況，大山還可以有那些方法？2. 大山有沒有用平和的態(tài)度與對方商議事情的優(yōu)先緩急，而不是讓自己顯得受到壓力？舉例來說，他有沒有讓老李決定用二、三分鐘時間很快講一下，或是待會兒再詳談？3. 以上的角色扮演結(jié)果是雙贏或是一輸一贏？為什么這是一個重要的問題？練習三：一個研究項目 李吉利正在做一份周末前要交的建議案，這時電話響了。雖然你實在不喜歡回電時又找不到人，但是你也猜得到如果講下去，不是幾句話就可以結(jié)束的。早上他曾經(jīng)打來過一次，而你回電時，恰好老李又不在了。小 潔：「你有時間嗎？這件事很急！」李蓓蒂： 討論重點：1. 蓓蒂有沒有說「不行」，并且拒絕當時就來討論這件事？如果沒有，其原因為何？如果有，小潔是否有被壓抑或未被尊重和公平對待的感覺？2. 假使蓓蒂說「不，現(xiàn)在不方便」，她有沒有讓小潔有機會先說出她關(guān)心的問題是什么？這樣做的優(yōu)點在那里？而缺點又在那里？3. 當小潔離開蓓蒂辦公室時，她有沒有覺得剛才蓓蒂對她的態(tài)度是公平的？在小潔心中，蓓蒂對這個人事問題有沒有給予適當?shù)淖⒁猓克譃槭裁磿@樣認為？練習二：協(xié)助一件新的項目 史大山正要與一位部屬開會，討論幾件重要工作，這位部屬已經(jīng)從一大早等到現(xiàn)在。 就在全神貫注在趕報告的時候，蓓蒂聽到敲門聲。這位新人當初是由蓓蒂和小潔共同挑選的。 小潔的辦公室就在蓓蒂隔壁?，F(xiàn)在時間是1點半。隨時注意本身專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展，做必要的充電。避免耗損能量的批判與辯解，將這些能量用在有創(chuàng)意，有目的的工作上。溝通時務(wù)必要澄清目的，并且盡力求得對方的回饋，以避免因信息不足而造成時間的浪費。例如：將類似的活動合并在一起執(zhí)行，常?？梢怨?jié)省下時間。這樣的決定需要謹慎…放在心里多想一想，第二天再回來考量一番。7. 時常問自己這個問題「我正在做的那些事情是根本沒有必要的？」停止做這些不值得你花時間的事情。在授予責任時要能夠權(quán)衡它的優(yōu)缺點。6. 將工作授權(quán)給他人。包括長期與短期的項目活動，小組工作與個人工作。找出大段不受干擾的時間，但要注意避免安排過多工作，或毫無彈性，這兩者都是不切實際的。就工作的優(yōu)先級與時間的安排，如果能夠做連續(xù)不斷的評估，再評估，可以導致最佳的時間運用。按重要性與緊急性來評定不同工作的優(yōu)先級，接著再依序安排時間。用至少兩個禮拜的時間，記錄下每天時間的使用情形，再加以分析，并找出本身時間管理的傾向和模式?！酢酢酢?5. 創(chuàng)意性的工作，即使不是不可能，也相當難以管理。…………………………………………………□□□□13. 在著手工作之前，要花額外的時間來組織和設(shè)定優(yōu)先級，就意味著我們必須做得更辛苦，更努力才能做完每件事。完全不同意較為不同意較為同意完全同意11. 有許多項目或活動是可以留到明天再做的，也不會因此而造成任何效率上的損失?！酢酢酢?下面有一組練習，請分別就各項敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中?！酢酢酢?. 匆促的人事決定含有錯誤的危險，因此在日后反而可能造成時間的浪費?！酢酢酢?. 缺少良好的溝通是造成時間浪費的主因之一。因此，要做到有效時間管理應(yīng)避免類似委員會的組織。………□□□□4. 雖然許多管理者了解，有些時間是用在欠缺生產(chǎn)力和并無必要的事情上，但就是無法也不敢對它采取任何行動?！酢酢酢?. 要想有效率，管理者應(yīng)多使用大段的時間。完全不同意較為不同意較為同意完全同意1. 無論管理者如何努力運用時間管理，難免仍會感到要做的事和要見的人那么多，很難處理得全然滿意。四、 有關(guān)時間管理的幾點假設(shè)下面有一組練習，請分別就各項敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。在會議中適時的貢獻自己的意見，盡量做到兩者兼顧?！??！?，適時促成會議達到目的。假使在會議中進出對于你有困難，不但造成干擾，并且時間上也無法拿捏準確，可以征得主持者同意，將工作帶在身邊，并坐在后面。這樣做同時也可促使對方通盤想過。這樣的做法，雙方都不致于失面子。只要預(yù)先告訴主席你其它的要事。（比起將時間浪費在會議中，你總是有更重要的工作待辦。你必須要問。而且討論是否充分，要探討至何種地步，仍是不得而知。對于含混不清的會議目的要加以質(zhì)疑，例如「本會議中將就某一題目加以討論…或探討」?！?，務(wù)必清楚會議目的。 身為與會者，下面幾種方法可以幫助你確保會議時間的有效運用。除非實在重要，多干擾的地方。所以，請勿超用你的五分鐘，并在最后告訴對方：「我已經(jīng)用完了五分鐘，也得到了全部所需的資料，謝謝你。當你去做不速的拜訪時，也請記得做到以下事項：在一開頭時，先告訴對方「我知道你在忙，但我只須要你五分鐘時間，什么時候你會比較方便？」通常，他們很少會不請你進去。 通常，在開始談話時，先設(shè)下一些限制會是個好辦法。通常，最佳的方法便是做個結(jié)語：「好的，我們是不是已經(jīng)同意這樣做了？你負責…，我負責…，還有別的嗎？」 如果這樣的結(jié)論做完，仍然不行，只好接著說「真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做…（不管它是什么）。而如果事情真的急迫，你們之間的對話也會立刻進入正題。要做到這一點，最好的方法便是用這樣的方式回答對方：「現(xiàn)在時間真不巧，我正好要去做…（還記得嗎？永遠有更重要的事待辦…），你找我有什么事呢？」在對方回答后，你便可以決定到底要處理這件臨時狀況，或是另訂時間再談。在工作上你至少有一打的朋友，如果每天對每位只用上十分鐘，一天里你就用掉了二小時，或四分之一的工作時間，去滿足你自己或其它人的社交需求。二、 如何處理不速的拜訪「現(xiàn)在有空嗎？」我們是否常常在辦公室里、走廊上、員工餐廳中遇到這種情況？大部分的時候，它們都是出自其中一方一時的沖動，當然也有的時候是由于對方早有此需要，只是苦無機會逮到你罷了。主管：（打斷對方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們再等下去。這兩天妳什么時候比較方便？我想一方面妳需要時間構(gòu)思一下，一方面我們也應(yīng)該好好找個不被干擾的時間。有效的電話時間管理方法舉例說明，應(yīng)預(yù)先去電請對方安排下次通話的時間，并就談話內(nèi)容做準備。尤其是我因為常常不在座位上，你找我也不方便。這尤其會發(fā)生在較熟識的人身上，他們總喜歡找「上面的人」即使其它的員工也能夠處理這件事。希望夠我們講話。主管：美麗，很高興你打電話來。你現(xiàn)在有沒有空，或是你希望我在什么時候再打過來。這樣做很可能會影響他們下次打電話給你的方式。有效的電話時間管理方法舉例說明，在你打電話給他們時，不妨示范一下有效的電話使用法。秘書：我這樣告訴他，他是不是就會知道了呢？來電者：唔…也許不會。這一點須靠著一些堅持與技巧方能做到。至于會議，就我所知喬先生要去參加在臺南的另一個會，所以他不會去高雄。秘書：喬先生正在忙，不過王小姐也可以告訴您所要的資料。我想向老喬要這個月的費用數(shù)字。如此一來，既可培養(yǎng)他們的辦事能力，又可提供較好，適時的服務(wù)給來電者。不知道那時候回電對您較為方便。這些不得干擾的時段可用來做最優(yōu)先重要的工作，例如面談，完成重要建議案等。順便請妳把韋氏項目的檔案找出來給我。秘書：馬先生來電，問您有關(guān)韋氏項目的費用合計是多少。(2)有時間參考檔案、資料，以幫助自己的談話?；蛟S，并非每種方法都適用于你的工作，但是你應(yīng)找出二、三種可行的方法，并盡量去熟練它們。對于那些電話該接，那些可以暫緩，要學著去分辨。 聽任電話的主導，對有些工作而言是適當?shù)?，例如當你專事服?wù)類工作時（消防隊、警察等）。但是真正的問題是你要讓自己成為電話的奴仆或主人。一、 如何避免電話上的時間浪費 對于有效的時間管理而言，電話同時具有極大的幫助和破壞性。 最常見的時間浪費原因包括電話干擾，不速的拜訪，以及開會。因此本單元也將專注于成功的管理者，在日常工作上所運用有效時間管理的觀念與技巧。在一天中，他們重復(fù)的查檢「我是否將時間做了最有效的運用﹖這件事是否應(yīng)該由別人來做﹖有那些事是根本不必要的﹖有沒有更好的方法來做這件事﹖我是否仍能保持清新的頭腦，或是我已經(jīng)到了飽和而效率遞減的地步﹖」 許多管理者是「工作狂」，他們將時間管理解釋成在每一單位時間內(nèi)，完成更多工作的方法。它無法加以儲存或預(yù)為準備，暫時不用時便放在一旁。實事求是的果斷的起帶頭作用的結(jié)果導向的冷靜客觀的具競爭性的自信的積極的短視的求取個人地位的事必躬親的不思而行的缺少對人的信任跋扈的傲慢的缺乏耐性 時間管理與會議技巧 管理大師彼得杜拉克曾提醒我們，就如同管理者對組織而言是最重要的資源一樣，時間就是管理者最重要的資源。缺乏耐性。想要控制談話的進行。能抓住重點，也希望別人跟他一樣。在做決策或解決問題之前，想要知道每個人的感受。詢問他人現(xiàn)狀。有效的溝通者細心的審慎的權(quán)衡輕重的穩(wěn)定的冷靜客觀的理性的會分析的嘮叨的猶豫不決的小心過度的分析過度的呆板無趣的沒有活力的內(nèi)斂且愛控制的過分嚴肅僵硬的人際論○溫暖而友善，有時稍顯過份。以有序的，測量過的方式，逐項談事情，巨細靡遺。原創(chuàng)性的富想象力的有創(chuàng)造力的思緒寬廣的狂熱的理想主義的機智堅定的意識流的不實際的漫無邊際的充滿幻想的心思不集中的矯揉造作的與現(xiàn)實脫節(jié)的武斷的不切實際的分析論○“公事公辦”但卻缺少活力。比起執(zhí)行既定事物，較喜歡創(chuàng)造新的計劃。長于提出看法與意見。常會離題。分數(shù)典型行為他人認為有效率的特質(zhì)他人認為無效率的特質(zhì)直觀論○話多但冷漠。這四種風格深深地影響我們與他人的溝通、我們?nèi)绾沃X、我們?nèi)绾沃贫Q策及解決問題……簡而言之，我們的行為表現(xiàn)。個人風格坐標圖行動論直觀論30303020201010101020203030分析論人際論評量結(jié)果說明：四種行為模式卡爾計算您的得分：請?zhí)钊肽o各答案的分數(shù) 這是您的 風格類型題 號分數(shù)合計風格類型12345678910111213141516cabbbdcdabdacdaa分析型bbcadcdbddadbbdc直觀型dcddabacbcbbaacb行動型adaccabacaccdcbd人際型四項總分：分析論－分析的、理性的、有條理的、審慎的、客觀的直觀論－有創(chuàng)意的、原創(chuàng)的、富幻想的、有魅力的、理想的行動論－有活力的、行動導向的、武斷的、自信的、結(jié)果取向的人際論－友善的、自然不做作、能讓人傾訴心事、忠實的、有說服力的160←如果您的分數(shù)加總不是160，請重新計算。有些人四種風格平均，較容易隨時調(diào)適以配合他人。風格無所謂好或壞，而且每個人都具備四種風格。l 沒有所謂的“好牌”“壞牌”，重要的是我們?nèi)绾芜\用手中的牌。因此，最中性（客觀）的評估者，將會是手中沒有“王牌”的人。l 當自己在某種花色具有非常強的優(yōu)勢時，人們會有過度運用該優(yōu)勢花色的傾向，因為手上同花色的牌太多了。就讓我們檢視一下手上所擁有的牌的意涵，以及我們?nèi)绾卧诠ぷ髦羞\用它。沒有“王牌”的人并不常見。榮認為在遺傳及早期環(huán)境的影響下，我們的個人風格在學齡前便已建立。榮基于對行為模式的研究，在1920年出版了“Psychological Types”，介紹個人在面對情境與他