【正文】 整個數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容顯示給用戶，因此表單設(shè)計直接關(guān)系著數(shù)據(jù)庫設(shè)計的效果成敗。 發(fā)文管理界面(1)、表單設(shè)計 下面介紹發(fā)文管理中的表單設(shè)計。發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 該數(shù)據(jù)庫()是整個系統(tǒng)的核心之一，是整個系統(tǒng)設(shè)計的重中之重。收文中僅僅提供了收文登記、領(lǐng)導(dǎo)批示等操作。管理員通過對人員進行注冊，設(shè)定其權(quán)限，使不同的用戶在公文流轉(zhuǎn)中扮演不同的角色。在這個模塊中主要有收文管理和發(fā)文管理兩大部分。具體來說，LotusScript程序就是利用這些類及其方法來實現(xiàn)對ODBC數(shù)據(jù)源的訪問。LS：DO對ODBC數(shù)據(jù)源的訪問。LS：DO適合實際的小批量數(shù)據(jù)的傳輸和轉(zhuǎn)換。在處理部門報表數(shù)據(jù)的輸入及查詢時，采用LS：DO編程接口?；驹硎鞘紫确謩e在Notes應(yīng)用程序和SQL Server數(shù)據(jù)庫中建立要連接的表單，然后配置DECS服務(wù)選項，定義所要執(zhí)行的操作，最后通過ODBC在Notes應(yīng)用程序中就可以實現(xiàn)要進行的操作了。DECS是Domino內(nèi)嵌的一種與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫連接的接口服務(wù)，通過它可以方便地在Notes應(yīng)用程序中操作關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。各部門統(tǒng)計報表的輸入及查詢：現(xiàn)實應(yīng)用中，會有一些這樣的部門或科室：它們有大量的業(yè)務(wù)需要處理，會形成大量的報表，如各種月報表、季度報表、半年報表及年報表等，這些部門科室原來也都有自己的一些辦公系統(tǒng)，如FoxPro、Access等在進行這些工作，要做到既充分利用原來的系統(tǒng)，又能夠在Notes辦公軟件中反映出來各類報表結(jié)果以供分管領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)人員查詢，需要Notes辦公軟件同這些系統(tǒng)連接起來。 因此，本系統(tǒng)采取的方案是將Notes和關(guān)系數(shù)據(jù)庫集成到一起，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，增強系統(tǒng)功能，又能夠使系統(tǒng)充分利用原有軟件中的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的信息資源，從而有效保護己有的投資建立繼承系統(tǒng)。然而現(xiàn)實情況是：這些部門經(jīng)過調(diào)查一般都已經(jīng)有自己的系統(tǒng)在運行，而且大部分是上級部門配發(fā)的，少部分是由本部門自己開發(fā)的，這就是實際過程中經(jīng)常會遇到的難題之一。(2)、SQL Server數(shù)據(jù)庫設(shè)計SQL Server在辦公自動化系統(tǒng)中的功能：Lotus Notes/ Domino是一套通信集、文檔信息管理及開發(fā)、多媒體等功能于一體的群組工作軟件，其本質(zhì)上是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與基于事務(wù)處理模型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相比，二者各自的應(yīng)用側(cè)重點和解決問題的對象是不相同的[10]。一般在文檔結(jié)構(gòu)中被“*”號注明的域就是進行一致性檢測的關(guān)鍵域。數(shù)據(jù)庫文檔一致性[9]：Notes數(shù)據(jù)庫是一種典型的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它本身不提供像關(guān)系型數(shù)據(jù)庫那樣的一致性檢測功能，它提供的只是權(quán)限上的一致性檢測。用戶的郵件數(shù)據(jù)庫也應(yīng)該放在數(shù)據(jù)庫上(Data\Mail\User )，以便隨時都能被訪問。各種數(shù)據(jù)庫按照應(yīng)用情況的不同存放的位置也不同。另外還可以對數(shù)據(jù)庫進行全文索引，以加速對數(shù)據(jù)庫的搜索。從而提高了整個系統(tǒng)的靈活性和實用性。另外Notes文檔中還可以包含各種熱點文本，當(dāng)用戶單擊熱點文本時可以顯示出文本提示框或執(zhí)行預(yù)先指定的操作。只是在處理海量數(shù)據(jù)時，Notes會顯得捉襟見肘。像公文這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就可以利用RTF文本域存儲在文檔中。對公文等非結(jié)構(gòu)化信息的處理：公文內(nèi)容包括題頭、編號、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內(nèi)容，這是一般的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫很難處理的(它們主要面向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))。、 等數(shù)據(jù)庫，并在各個數(shù)據(jù)庫中設(shè)置相應(yīng)的必需的文檔、視圖、頁面、表單、域、文件夾以及導(dǎo)航器和各個頁面的大綱，其中各個數(shù)據(jù)庫中的頁面和表單是設(shè)計的重點。Lotus Domino/Notes中的數(shù)據(jù)庫與一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫是有區(qū)別的。一般來說，先由應(yīng)用程序開發(fā)設(shè)計人員設(shè)計文檔(如域，表單、試圖、文件夾、操作等等)，用戶則基于己有的設(shè)計創(chuàng)建文檔，并且按照定制的工作流程對文檔進行處理。Notes提供了一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(文檔數(shù)據(jù)庫是Notes實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息存儲管理的一大特點，形成在這方面對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢)。SQL Server數(shù)據(jù)庫存放檔案管理中的歸檔數(shù)據(jù)，視數(shù)據(jù)容量定期備份到光盤。數(shù)據(jù)庫設(shè)計系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)庫按操作平臺可分為兩類[6]：Domino/Notes數(shù)據(jù)庫和SQL server數(shù)據(jù)庫。關(guān)鍵字管理只能由系統(tǒng)管理員修改數(shù)據(jù)，其他人不能修改數(shù)據(jù)，只能引用數(shù)據(jù)。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護系統(tǒng)人員情況的信息庫。按Internet瀏覽可以快速啟動系統(tǒng)內(nèi)置的Internet Explorer，進行網(wǎng)上沖浪。當(dāng)員工因故沒有進行考勤登記時，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。工作計劃模塊用于員工在日常工作中對自己的工作進行安排，計算機會對工作安排進行協(xié)調(diào)，并監(jiān)控工作完成情況，如果在到指定完成時間時尚未完成工作安排，計算機會自動發(fā)出催辦信。(3)、個人辦公子系統(tǒng)個人辦公子系統(tǒng)主要包括電子郵件、工作安排、出勤補簽、個人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、Internet瀏覽。人員去向信息庫用于工作人員登記自己的去向和留言，方便聯(lián)系和前臺接待。公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務(wù)往來等關(guān)系的通訊方法。： 通用信息子系統(tǒng)操作界面討論中心為用戶提供了一個類似于INTERNET網(wǎng)BBS的功能。在文件存檔后，所有查閱將被自動記錄。檔案數(shù)據(jù)庫是一個非常重要的數(shù)據(jù)庫，它存儲了所有的發(fā)文文件和收文文件。報告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機性地起草一些報告，匯報送交指定的人員審批而設(shè)計的，主要功能包括起草報告、報告上送批閱、多級審批等。可以查看發(fā)文概況，了解發(fā)文的過程。5） 單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動把文件分發(fā)給主送部門、抄送部門。3）轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人核稿根據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉(zhuǎn)給本部門的負(fù)責(zé)人審核，并轉(zhuǎn)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。填寫完成后即可進入流轉(zhuǎn)過程。 根據(jù)對需求的分析。2)可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。用戶可根據(jù)實際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程?？梢圆榭词瘴母艣r，了解收文的過程。3）承辦部門簽收承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動進行簽收。登記后如果你認(rèn)為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。根據(jù)對需求的分析。3)對來文的處理全過程進行自動化管理和記錄。收文處理系統(tǒng)有以下需求：1)要求對所有的來文通過計算機進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web技術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。而且，流程不限制步驟。包括待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項、待辦時定義。： 系統(tǒng)功能模塊圖功能模塊設(shè)計(1)、公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的核心部分，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報告管理、文檔管理等模塊組成。事實上，它們在物理上可以通過一個Domino Server 來實現(xiàn)。典型的集成OA系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器(一般用戶)和Notes Client (系統(tǒng)管理員和檔案人員) 實現(xiàn)，后臺采用Lotus Domino Server (其自帶Notes Server，Web Server，Mail Server)和SQL Server實現(xiàn)。三、系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)結(jié)構(gòu)隨著Web技術(shù)的迅速普及，Intranet/ Internet以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計算機技術(shù)乃至整個人類社會帶來了新的革命，基于Web 的計算機應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)(如UNIX或PC，SMP或單CPU的服務(wù)器)，同時還可以利用Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。 (6)、適應(yīng)企業(yè)級、跨企業(yè)級的應(yīng)用?？梢垣@得廠商的豐富經(jīng)驗與支持。Notes/D0mino支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。 (5)、開放性。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。 (4)、保有費用低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。 (3)、管理容易、機制完整。這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、Internet信息等各個方面的信息。 (2)、集成性。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公管理應(yīng)用則可以利用Notes/Domino的快速開發(fā)、實施能力在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關(guān)鍵。 利用Domino/Notes建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過ODBC標(biāo)準(zhǔn)或Notes pump產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實施工具：Lotus Domino/ Notes提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。 3）交互式的Web服務(wù)器：Lotus Domino/ Notes完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或瀏覽Web信息。Notes的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲、管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點的群件應(yīng)用開發(fā)能力。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述為： 1）電子郵件與報文傳遞：Lotus Domino/Notes是客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報文傳遞系統(tǒng)。Lotus Notes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺。所以，建立一流的辦公自動化系統(tǒng)，需要先進、功能強大的應(yīng)用開發(fā)平臺，也就是說，所采用的應(yīng)用開發(fā)平臺應(yīng)該能夠適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢，有利于提高管理和辦公的效率，有利于促進各部門之間的協(xié)同工作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。： OA系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖結(jié)合對某公司辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認(rèn)為對OA系統(tǒng)作需求分析，、辦公應(yīng)用平臺以及事務(wù)處理平臺中滿足以下的要求：首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，從而解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(MIS)的信息交流，解決以往數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重復(fù)勞動。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動化中研究的內(nèi)容。同時，為了滿足各類辦公工作的需要，OA 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。OA系統(tǒng)的實施，需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員的共同參與；辦公自動化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作的自動化。事實上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項工作程序，辦公自動化也即管理自動化。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供Lotus Domino/Note 自身的7 層安全機制，包括身份驗證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。在文檔打印中，突破Notes 局限，實現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見即所得的打印技術(shù)。(4) 打印和查詢。(3) 表單定制。(2) 辦公流程。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份，動態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。 本論文的研究正是基于這一實際課題－辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)項目。 為了提高了公司整體辦公效率，需要具有先進水平的辦公與管理機制提供強有力的支持。但有限的技術(shù)能力，使這些面向各部門內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動化系統(tǒng)相互之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個基本要素。二、需求分析功能需求隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸“信息時代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。 辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。 (3)整合信息資源，實現(xiàn)知識管理打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導(dǎo)致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。 (2)規(guī)范工作管理，提高整體效率解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強組織協(xié)調(diào)能力，提高團隊協(xié)作能力。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯：一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯；二是上下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。辦公自動化