【正文】 統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。 （四）1 年以下暫時保存： 結案后無長期保存必要的文書。 （三）5 年保存： 員工工作計劃或非重要內部會議紀要等文件。法務審計文件等。 會計憑證。公司與國（境）外合作伙伴簽訂的協(xié)議書、合同及外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、考察報告、會議紀要、記錄、聲像材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；公司科研項目的調研、立項、研究、試驗、總結、鑒定、報獎、推廣運用等反映科學技術管理的專業(yè)文件材料。公司公務活動形成的重要信件、講話稿等材料；董事會、會議紀要、決議。公司頒發(fā)的（包括轉發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報、請示報告、重大事項說明及公司批復、決定等。 （一）永久保存： 公司成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及公司章程、營業(yè)執(zhí)照、生產經營許可證、法人代碼變更；直屬、控股、參股企業(yè)設立協(xié)議、公司章程、產權變動、股權證書、紅利（股）分配的決議、股東會決議、董事會紀要、年度審計報告以及公司對全資、控股企業(yè)的批復、決定等；直屬、控股、參股企業(yè)的終止、解散、撤并等清算、報告及終止解散協(xié)議等。（二）各部門資料檔案管理必須設兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。第四章 檔案保管權限范圍、保管期限第十一條 公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級。檔案信息要錄入電腦，并把紙質檔案掃描成電子版存檔，實施檔案的信息化管理。綜合部對上交給公司檔案室的檔案的安全性、完整性負責。第九條 實行維護檔案完整與安全的原則 各管理單位在經營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權歸公司所有。 綜合部負責統(tǒng)一指導、監(jiān)督此四類檔案管理單位的檔案管理，包括檔案的形成、積累、整理和遞交工作。（三） 財務部。第八條 綜合部根據公司范圍內的檔案性質劃分為以下幾個日常具體管理單位：佳燁投管30（一） 公司檔案室。 第三章 檔案管理機構的設置及基本要求 第七條 公司設立檔案室，隸屬于綜合部，并設置專職檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。（三）公司檔案員負責對公司各類文件材料的收集、整理，按照《公司檔案編號管理參照表》要求“對號入座”進行分類、編號、歸檔工作，各部門配合公司檔案管理工作。 第六條 檔案編號 （一）檔案分類各級名稱經確定后，應編制《公司檔案編號管理參照表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 （十三）信息宣傳類目：公司各種宣傳及印刷資料、影音文件、實物資料、市場調研資料、業(yè)務資訊、考察資料等，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 （十二）技術性資料。佳燁投管29 （十）法務審計類目：法務、風控、審計類文件。 （八）會計類目：各種財務憑證、報表、會計賬冊等。 （六）會議紀要類目：各項經營例會及其他重要會議的紀要等。 （四）合同類目：分內部管理合同和業(yè)務合同兩種。 （二）文件類目：董事會文件、外部來文（政府職能部門往來文件）和內部發(fā)文。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第三條 本制度適用于公司及全體員工。附件：佳燁投管24《印章、證照領用申請表》附件一：《印章、證照領用申請表》印章、證照領用申請表附件二：《印章使用申請表》部 門 申請人 印章名稱領用時間 歸還時間 證照名稱申請原因　 年 月 日部門負責人 綜合部負責人法定代表人 總經理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財務專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他佳燁投管25印章使用申請表廣州 XX 投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱使用部門 印章名稱使用用途 使用印章文件內容頁數 使用人使用日期領導審批備注申請原因 年 月 日部門負責人 綜合部負責人總經理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財務專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請原因 年 月 日部門負責人法定代表人佳燁投管26佳燁投管27檔案管理制度第一章 總 則XX 投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注佳燁投管28第一條 為做好廣州XX投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動，有效保護和利用檔案，促進檔案工作為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及檔案工作相關國家標準，結合公司實際情況特制定本管理制度。 第二十九條 本制度自頒布之日起開始實施。 第二十七條 因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應當將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷毀的處理意見，報經綜合部分管領導審批后執(zhí)行。為介紹信、便函、授權委托書加蓋印章，應當留有存根并在落款和騎縫處一并加蓋印章。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。遇有特殊情況須將公司公章、合同章帶出公司辦公地使用的，應當經總經理審批后，由印章管理員攜帶印章隨同經辦人員前往辦理，并及時歸還。印章管理員無權銷毀、刪改各種印章使用情況記錄。 第二十四條 加蓋公司董事長、總經理、副總經理等簽字章或者公司職能部門章的，印章管理員應當將印章使用情況記錄備查。印章管理員必須認真查對蓋章材料，對材料文本與申請批準單研究核對，并記錄于《蓋章登記表》 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應當在印章管理員處保留復印件備查。第六章 印章使用程序和要求 第二十二條 使用印章應當先由擬使用印章的部門或者人員填寫使用印章申請單，根據本規(guī)則第五章印章使用審批制度的規(guī)定報請審批，經審批獲準后方可使用。 第二十條 加蓋公司職能部門章應當經該職能部門負責人審批。第十七條 加蓋法人章經部門負責人批復后，綜合部負責人批復，由法人審批后，再交由總經理批復 第十八條 加蓋公司領導簽字章應當經所涉及部門領導及簽字章所有人同意及總經理審批或經總經理授權的其他人審批。（三）其他應當以公司職能部門名義實施的事項。 第十五條 下列事項可以使用公司職能部門章：（一）以部門名義簽署的向公司領導的請示報告以及其他文件資料。 第十四條 下列事項可以使用公司合同專用章：（一）以公司名義對外簽署的各類合同、協(xié)議。（二）公司對外簽署合同時需法定代表人簽字的情形。（四）其他應當以公司名義實施的事項。（二）以公司名義簽署的與公司經營有重大關系的文件資料。印章首次啟用應當注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實樣留存公司綜合部備案。 第十條 印章刻制完畢投入使用前應當辦理印章啟用手續(xù)。 第九條 設立在香港等境外的公司印章按照當地的相關規(guī)定執(zhí)行。經總經理總經理審批后，由公司綜合部安排刻制。 第七條 違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來損害的，應當視情節(jié)輕重，追究相關人員的責任。佳燁投管21 第六條 印章管理員和保管人員通稱為印章管理員。（三）公司職能部門章由各相應職能部門負責管理。 第五條 公司的印章管理實行下列分工制度：（一）公司公章、合同專用章、法人章由綜合部法務部門集中管理，董事長、總經理及其他相關領導簽字章交由財務部指定出納專人保管。公司各職能部門和相關人員管理印章的具體事務。（七）其他以公司或所屬公司名義使用的印章。（五）公司財務專用章。（三）公司合同專用章。 第三條 下列印章列入管理的范圍：（一） 公司公章。附件： 一、《紅頭文件》 　　　　　二、《內部通啟》　　　　 三、《會議紀要》 四、《工作報告》 佳燁投管13五、《總經理批示單》六、《文件閱辦單》附件一：《紅頭文頭》廣 州 XX管 理 投 資 有 限 公 司 XX 字〔2022〕第 號 (公司印章)主題詞：抄報：抄送：印發(fā)：綜合部 共印 份，發(fā) 份，存 份附件二：《內部通啟》內部通啟 XX 投管公司 致： 編號：通啟字〔2022〕第 號 由： 日期： 頁數： 簽發(fā)：佳燁投管14 主題： 抄報： 抄送：廣州 XX 投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件三：《會議紀要》XX 投管公司 會議紀要 會議時間： 年 月 日 會議地點：會議主持： 參會人員： 會議記錄：主 題： 佳燁投管15抄報： 抄送：廣州 XX 投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件四：《工作報告》廣州 XX 投資管理有限公司 管理工作 報周報時間： 年 月 日 匯報員工： 周報整理：佳燁投管16抄報： 抄送：廣州 XX 投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件五: 《總經理批示單》廣州 XX 投資管理有限公司請示 急 普通 秘密 機密 絕密文件性質 呈閱緊急程度密級審核人 校對人 擬稿人 文件名稱: 佳燁投管17 總 經 理 批 示 單附件六：《文件閱辦單》 廣州 XX 投資管理有限公司文件閱辦單擬辦：主管領導意見： 簽字： 年 月 日總經理批示:公文名稱 密級 收文 發(fā)文 擬辦 傳閱 審批 發(fā)起單位（部門）經辦人 填報時間佳燁投管18擬辦部門負責人意見： 簽名： 年 月 日相關部門負責人意見： 簽名： 年 月 日主管領導批示： 簽名： 年 月 日總經理批示： 簽名： 年 月 日 備 注佳燁投管19XX 投管第一部分 行 政 管 理 制 度印章管理制度主責部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日 備 注佳燁投管20印章管理制度 第一章 總則 第一條 為健全廣州XX投資管理有限公司(以下簡稱“公司”)印章管理制度，規(guī)范印章管理，統(tǒng)一印章刻制和用印程序，明確用印權責歸屬，控制經營風險，制定本制度。第十三條 本制度自頒布之日起開始實施。銷毀公文，應當進行登記，銷毀秘密公文由 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 （四） 公司人事檔案、財務檔案歸相關職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按《合同管理制度》規(guī)定保管。 （二） 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互關系、特征和保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。佳