【正文】 6. 安排資源，協調項目的工作，監(jiān)控 項目的實施進度 。 4. 審議并嚴格兌現 ERP 項目專項獎懲制度。 2. 審議確定 ERP 項目的整體需求、目標、范圍。 以下是 某公司 ERP 項目組 的角色和責任： ? 某公司 項目總監(jiān) 主要職責： 1. 審核項目總體計劃，對項目做宏觀控制。 若有加班調休情況，處理方式同上。 13 7. 時間管理制度 工作時間 參加 ERP 項目的所有人員 必須保證按 某公司 有限公司正常上下班時間工作的基本要求 ，即國家法定工作日的 8： 30—— 17： 30，其中 12： 00—— 13： 00為午休時間。 同時，項目經理必須審閱各小組周工作計劃，以確保在項目總體計劃日程內可以完成每一項工作。咨詢顧問每周 例會前提交周工作報告，并提交各模塊雙周滾動計劃，同時把雙周滾動計劃通知各小組的關鍵用戶。咨詢 顧問有義務維護此進度報告。 小組進度反饋 各小組 通過《周工作報告》和《兩周滾動計劃》來進行進度的匯報 每周各小組 咨詢顧問應 組織 某公司 小組成員共同 就計劃與實際進度編寫進度報告。 記錄各應交付文檔資料和實際完工日期。 編排應交付文檔資料和預期完工日期。內容如下： 檢查各應交付文檔資料的完成情況。 12 6. 項目進度 匯報機制 概述 項目進度報告的目的是為了建立一種機制，以便項目相關人員及時搜集，匯總，分享項目信息。 文檔名稱 規(guī)則 文檔名稱 規(guī)則 總體 按照“文檔類型” “提交日期” “ V 版本號”的規(guī)則進行編寫 ，例如： 《項目檢查策略 20200311V1》 詳細 的文檔類型名稱請參考文檔模板。 項目資料保管 項目實施過程中涉及到的各種資料由項目組的資料管理員統一管 理，所有項目資料未經許可不得打印和私自保存，嚴禁外傳所有項目資料。由小組長將文檔返回給作者，由作者對文檔資料進行相應修改。項目經理對文檔資料進行審閱。此過程可重復至雙方對文檔資料達成共識。如文檔資料需進一步修改，小 11 組長應提出改進意見，文檔作者對文檔資料進行相應修改。 （ 2）小組長審閱 當同事審閱結束后，文檔資料提交給作者所屬小組長進行審閱。如需要對 文檔資料進行修改，文檔作者應對文檔資料進行修改，并將新版提交對方 進行二次審閱。 關鍵用戶和實施顧問的文檔互相審閱 。同時，審閱者也 應對收集，處理信息的方法有效性及信息源進行檢查。 可交付文檔資料審閱步驟 每一個可交付文檔資料在最終確認之前，都要經過逐步審閱的過程。 內容 ： 可交付文檔資料的內容必須反映相應的目的與范圍。 格式 ： 所有可交付文檔資料必須符合標準的文檔格式。 Microsoft Project 2020 交付文檔資料標準 項目實施過程的文檔編制和管理嚴格按照規(guī)定的標準，各文檔交付標準參見文檔模板， 對于不符合標準的文檔，將不予接受。 Microsoft Office 2020（ word 、 excel 和 PowerPoint） 詳細內容請參考《問題跟蹤表》模板 上線后的問題 在項目上線以后所發(fā)生的各種項目問題， 通過《 ERP 運行 跟蹤表》（該表由某公司 ERP 支持小組在上線前編寫。以郵件和項目文件方式下達，項目總監(jiān) /項目經理在周會上解釋和重申。由項目經理監(jiān)控將問題錄入到“問題跟蹤表”中； ? 每階段總結：向項目總監(jiān)、方案評審小組匯 報各階段當中的項目問題 ，對于影響較大的問題應在會上討論 。 9 4. 問題反饋和決策 實施過程中的問題 在實施過程當中（上線之前）所發(fā)生的各種項目問題，采用以下制度進行匯報和解決： ? 小組總結：各小組每日或不定期進行總結，實施顧問或關鍵用戶在會上提出所負責的工作內容出現的問題并進行討論。每位最終用戶有兩次補考機會，兩次都不合格者調離原工作崗位或建議人力資源部解除其勞動合同。 ? 考核和評估 ： 培訓后要進行考試，考試由筆試和操作兩種方式相結合。 ? 培訓記錄。項目實施過程的培訓教材必須解釋培訓中遇到的概念性的問題，比如什么叫 ERP、 MRP、庫存管理等等，簡潔的文字描述能讓用戶有一個初步的了解，培訓教材中也應該包括圖形化的流程說明（即流程圖），簡 要介紹整個操作過程和步驟。計劃通過項目小組討論，并經過項目經理審查批準。 培訓計劃及考核 ? 培訓計劃。 ? 任何人不得在培訓中途無故離開。 ? 在培訓室進行 ERP培訓時，保持安靜，禁止喧嘩；愛護培訓室內相關設施，保持整潔，離開座位時請將個人物品帶走并將座椅復位 ,下班時請管理員將電腦關閉。培訓的內容包括規(guī)章制度的宣導、 ERP理念的學習和 ERP操作的指導培訓，可以說培訓貫穿 ERP實施的整個過程。 11. 所有會議都要有會議紀要，由會議負責 人指定人員記錄。 ? 會議結束一個工作日內將完成會議紀要，會議紀要將按會議紀要模板完成。 ? 重申已決定的下一步工作計劃及相應負責人和到期時間。 8. 安排隨后會議日程 對未能達到會議目標的研討會，會議主持人應列出下一次會議的時間及參加人員。 7. 總結會議成果 待會議各項議題討論完畢，會議主持人應對會議結果進行總結，并強調各關鍵點。如產生與議題無關的爭論，會議主持人可將該事項暫時列在黑板上，待以后討論。 6. 按議題展開研討 一旦上述步驟完成，會議將按既定的會議日程安排進行。 5. 準備好的 可交付文檔資料 被演示的文檔應包括文檔資料結構及內容。會議主持人同時應告知與會者大致會議時間。 3. 會議的議程安排 一旦會議議題被確認，會議主持人將會議的時間安排拿出來確認。讓與會者做到有備而來，同時會議通知也應考慮通知相關部門領導，讓領導對會議的議程有所了解，并安排相關人員出席。所有會議都按以下結構安排：會議通知、介紹會議議題、介紹會議的議程安排、介紹新的概念及專用名詞、演示準備好的可交付文檔資料、按議題展開研討、總結會議成果，如需要 ，安排隨后會議日程和結束。 6 會議要求 所有會議都應有相應的主持人，由主持人控制整個會議的進程。 項目總監(jiān) /項目經理/小組組長 相關人員 根據需要進行。會議紀要應在會后 1個工作日內發(fā)給項目經理。以便小組長及時更新工作計劃，生成進度報告。會議紀要應在會后 1個工作日內發(fā)給相關人員。會議紀要由項目組成員負責。 項目經理 項目實施小組成員；實施商項目經理、咨詢顧問，關鍵用戶。會議紀要應在會后 1個工作日內發(fā)給相關人員。 項目協調會議 解決實施過程中碰到的問題。 項目總監(jiān) /項目經理 咨詢公司 項目經理、咨詢顧問、 某公司 小組負責人 、關鍵用戶 每一個階段開始前必須召開。 類 型 內 容 負責人 參加者 要求 階段性開始會議 明確即將開始階段的工作計劃，目標及可交付文檔資料。 5 2. 會議制度 會議形式 為確保項目進展情況的充分交流及有效控制項目進度，項目組應定期或不定期組織召開會議。各部門在 ERP實施過程中制定的實施操作細則須報企業(yè)發(fā)展部批準，不得與本制度相抵觸。 iii 目錄 文檔控制 ..........................................................................................................................................ii .............................................................................................................................................. 4 概述 .....................