【正文】 在許多報告中，常用表格的形式來表達某一事物，如班級的考試成績，職工的工資表等，它具有清晰直觀信息量大的特點。 單擊 “ 打印 ” 框中的 “ 奇數(shù)頁 ” 或 “ 偶數(shù)頁 ” 。 （如果單擊 “ 頁碼范圍 ” 選項，則應(yīng)該鍵入頁碼或頁碼范圍，或同時鍵入頁碼和頁碼范圍。 打印若干頁： 單擊 “ 文件 ” 菜單上的 “ 打印 ” 命令。 文檔預(yù)覽窗口中有一預(yù)覽工具欄。 四．文檔的打印 Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 23 頁 共 100 頁 當(dāng)文檔編輯，排版完成之后，就可以打印輸出了，但是，為了節(jié)省紙張， Word 提供了打印預(yù)覽功能，使我們在打印前先查看一下排版是否理想。當(dāng)您與一組可靠的同事共同處理文檔時，使用 “ 保護文檔 ” 功能是理想的選擇。在顯示的對話框中，可以應(yīng)用一個密碼，以使收到您的文檔的用戶必須輸入您所創(chuàng)建的密碼才能取消對文檔的保護。 d)應(yīng)用密碼 如果想讓其他用戶知曉并輸入密碼以便關(guān)閉文檔保護，可以設(shè)置一個密碼。 指定允許其處理文檔 的組或個人。 注意 當(dāng)您應(yīng)用格式設(shè)置限制時，對于所有可以對您的文檔進行更改的用戶，這些限制都有效。 在 “ 格式設(shè)置限制 ” 對話框中，可以選擇要允許其他用戶使用的樣式。實際上，當(dāng)這種限制生效時，大多數(shù)格式設(shè)置 工具（如 “ 格式 ” 工具欄上的工具）都可用，并且 “ 樣式和格式 ” 任務(wù)窗格中將僅顯示您已經(jīng)批準(zhǔn)的樣式。在 “ 保護文檔 ” 任務(wù)窗格中，在 “ 格式設(shè)置限制 ” 下，選中 “ 限制對選定的樣式設(shè)置格式 ” 復(fù)選框，然后單擊 “ 設(shè)置 ” 。 注意 為您方便起見，您可以通過單擊任務(wù)窗格底部的 “ 限制權(quán)限 ” （在 “ 請參閱 ”下）指定能夠訪問您的文檔的人員，此操作將打開 IRM“ 權(quán)限 ” 對話框。在對話框中，指定一個密碼以開始保護。Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 21 頁 共 100 頁 其他用戶無法關(guān)閉修訂，也無法接受或拒絕修訂。 如果您想讓用戶留下批注但不能進行其他更改，請選擇 “ 批注 ” 。選擇此 選項以使文檔成為只讀文檔時，將顯示一個 “ 例外項 ” 區(qū)域，您可以在此選擇允許其對文檔進行處理的用戶。單擊下拉箭頭時，可以選擇要設(shè)置的編輯限制的類型，具體由您保護文檔的方式?jīng)Q定。實際上，我們下面將從選項 2 開始。 在任務(wù)窗格中，選項被分別編號為 2 和 3。 在 “ 工具 ” 菜單上，單擊 “ 保護文檔 ” 。 “ 保護文檔 ” 任務(wù)窗格可以幫助您實現(xiàn)這一級別的文檔控制。 使用 “ 保護文檔 ” 任務(wù)窗格，可以保護文檔免受意外或未經(jīng)授權(quán)的更改，包括修訂（顯示文檔中被修訂的地方的可視標(biāo)記）和批注。 文檔的保護： 如果所編輯的文檔是一份機密文件，不希望無關(guān)人員查看 此文檔，則可以給文檔設(shè)置密碼。包括行，段，頁數(shù)等。用 “ 格式 ” 下拉菜單中 “ 首字下沉 ” 命令來設(shè)置和取消首字下沉。 注意：只有在頁面視圖和打印預(yù)覽下，才能顯示分欄效果。分欄： “ 格式 ” — “ 分欄 ” 。 第二節(jié) 高級格式設(shè)置 一．注釋設(shè)置 二．格式設(shè)置 三．檢查，校對及保護 四．文檔的打印預(yù)覽 一．注釋設(shè)置 在編寫文章的時候，常常需要對一些名詞或事件加注釋。有時候為了將文檔的某一部分內(nèi)容單獨形成一 頁，那么可以插入分頁符人工分頁。 三．插入頁碼 步驟如下： “ 插入 ” 菜單 — “ 頁碼 ” ，在 “ 位置 ” 選擇頁碼位置，設(shè)置 “ 對齊方式 ” ， “ 格式 ”項設(shè)置頁碼格式。 請確保對于文檔中的每個節(jié)都選擇正確的頁碼編排選項。您可以使用 “ 顯示前一項 ” 和 “ 顯示下一項 ” 按鈕在文檔不同節(jié)中的頁眉和頁腳之間迅速移動。 要記住的重要一點是：必須分別斷開頁眉和頁腳鏈接。 注意 僅在將文檔劃分為多個節(jié)時， “ 鏈接到前一節(jié) ” 按鈕才可用。 您之所以能夠知道該鏈接是 “ 打開 ” 還是 “ 關(guān)閉 ” 的， 是因為頁眉或頁腳區(qū)可以方便地告訴您這一點。這個按鈕的名稱很讓人迷惑：您不僅可以單擊該按鈕使一個節(jié)與上一個節(jié)相同，還可以單擊它使一個節(jié)與上一個節(jié) “ 不 ” 同。 若要做到這一點，請使用 “ 頁眉和頁腳 ” 工具欄上的 “ 鏈接到前一節(jié) ” 按鈕 。 盡管您已經(jīng)將文檔分為多個節(jié)，但頁眉和頁腳仍然都相同。 在將文檔劃分為多個節(jié)之后，就可以繼續(xù)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳了。 Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 17 頁 共 100 頁 “ 鏈接到前一節(jié) ” 按鈕。所以每個節(jié)都將設(shè)置奇數(shù)頁和偶數(shù)頁頁眉和頁腳。需要從 “ 插入 ” 菜單（ “ 分隔符 ” 命令）完成此操作。節(jié)是文檔的獨特部分，包含一組唯一的格式屬性（它們不僅用于頁眉和頁腳）。在不同節(jié)中使用不同的頁眉和頁腳不僅漂亮，而且還使讀者可以更輕松地瀏覽文檔。 長文檔常常要求在文檔的不同部分使用不同的頁眉和頁腳。 但奇數(shù)頁和偶數(shù)頁頁眉和頁腳適用于整個文檔，那么如果您具有不同的章節(jié)或節(jié)，將會怎樣？請繼續(xù)閱讀以便找到答案。 提示 Word 會在頁眉區(qū)或頁腳區(qū)上方添加文字，以表明您是位于奇數(shù)頁還是位于偶數(shù)頁。 您將再次使用 “ 頁面設(shè)置 ” 按鈕。 對于一些文檔，使奇數(shù)頁和偶數(shù)頁具有不同的頁眉和頁腳非常好。既然首頁具有不同的頁眉和頁腳，您可以繼續(xù)為該頁創(chuàng)建一些特殊的內(nèi)容。）現(xiàn)在您只需鍵入首頁頁眉或頁腳。 文檔的首頁頁眉區(qū)和頁腳區(qū)現(xiàn)在將包含下列文字： “ 首頁頁眉 ” 和 “ 首頁頁腳 ” 。 這完全可以使用 “ 頁眉和頁腳 ” 工具欄做到。 （ 5）提高：創(chuàng)建精致頁眉頁腳 1） 在首頁上放置不同的頁眉或頁腳，或不放置頁眉或頁腳 您可以通過設(shè)計令人印象深刻的、帶有不同頁眉和頁腳（或根本不帶頁眉和頁腳）的標(biāo)題頁，使文檔具備專業(yè)水準(zhǔn)。在 “ 頁面設(shè)置 ” 對話框的 “ 版式 ” 選項卡上，可以調(diào)整頁眉和頁腳與頁面邊緣之間的距離。 您還可以改變頁眉區(qū)和頁腳區(qū)的位置。 刪除信息同樣簡單。 在設(shè)置好頁眉和頁腳以后，它們并不是一成不變的：您始終可以通過打開 “ 頁眉和Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 15 頁 共 100 頁 頁腳 ” 工具欄來對其進行更改。 b)單擊 “ 視圖 ” — “ 頁眉和頁腳 ” 命令，進入 “ 頁眉與頁腳 ” 編輯區(qū) （ 3）頁眉頁腳的刪除 “ 視圖 ” — “ 頁眉和頁腳 ” 命令，進入頁眉頁腳編輯狀態(tài)，按 Del 刪除。頁眉和頁腳只能在頁面視圖和打印預(yù)覽方式下可以看見。在頁腳中，可以設(shè)置作者的日期、姓名等。它不是隨著文本輸入的，而是通過命令設(shè)置的。 在 “ 文件 ” 的 “ 頁面設(shè)置 ” 下可以選擇紙張大小和方向的選擇 、紙張頁邊距的設(shè)置等。因為頁面紙 張的大小、頁邊距的寬窄、以及版面的設(shè)置都會直接地影響到文檔外觀和打印結(jié)果。 “ 前導(dǎo)符 ” 下，單擊所需前導(dǎo)符選項，然后單擊 “ 設(shè)置 ” 。）的現(xiàn)有制表位。 用前導(dǎo)符字符設(shè)置制表符： “ 格式 ” 菜單上，單擊 “ 制表位 ” 。 1. 單擊水平標(biāo)尺最左端的 “ 左對 齊式制表符 ” ，直到它更改為所需制表符類型：“ 左對齊式制表符 ” 、 “ 右對齊式制表符 ” 、 “ 居中式制表符 ” 、 “ 小數(shù)點對齊式制表符 ” 或 “ 豎線對齊式制表符 ” 。簡單的方法是按 Tab 鍵來移動插入點到下一個制表位，這樣很容易做到各行文本的對齊。 六．制表位的設(shè)定 制表位的設(shè)定初學(xué)者往往用插入空格的辦法來達到各行文本之間的列對齊。 注意：項目符號，編號中 的 “ 自定義 ” ，可以更改項目符號或編號的樣式。 五．設(shè)置項目符號和編號 編排文檔的時候，在某些段落前加上編號或某種特殊符號，這樣會使用文章層次分明、容易閱讀，可以提高文檔的可讀性，手工輸入段落編號或項目符號不僅效率不高，而且在增加，刪除段落時還需要修改編號順序，容易出錯。在 “ 設(shè)置 ” 中選擇樣式，在 “ 線型 ” “ 顏色 ”“ 寬度 ” 中選擇線型，顏色，寬度 。 四． 給段落添加邊框和底紋 有時，對文章的某些重要段落或文字加上邊框和底紋，使其更為突出和醒目。 段間距：段和段的距離，一般要不行間距要大。可以適當(dāng)減少行距。 行間距：一般情況下，對段落內(nèi)的行距， Word 會根據(jù)用戶設(shè)置的字體大小自動調(diào)整行高的。顯然這是一種不得已的辦法。 方法 “ 格式 ” —— “ 段落 ” ：左縮進，右縮進，首行縮進，懸掛縮進 方法 使用標(biāo)尺上 的按鈕：有首行縮進，懸掛縮進，左縮進，右縮進。 一．段落的左右邊界的設(shè)置 首先選定要設(shè)置段落左右邊界的段落。 （ 1）格式的復(fù)制 1）選定已設(shè)置格式的文本 2）雙擊工具欄上的 “ 格式刷 ” 3）將鼠標(biāo)指針移到要復(fù)制格式的文本開始處，拖動鼠標(biāo)。設(shè)置好的格式，如果覺得不滿意，那么也可以清除它。 三．改變字間距，文字效果 使用 “ 格式 ” —— “ 字體 ” ：使用第二個和第三個選項 卡，設(shè)置 “ 字符間距 ” ， “ 字的縮放 ” ， “ 字的位置 ” ， “ 文字效果 ” 。邊框底紋：只能加黑色邊框和灰色底紋。 使用格式工具欄：設(shè)置 “ 字體 ”“ 字號 ” ， “ 加粗 ” 快捷鍵 Ctrl+B ,“ 傾斜 ” 快捷鍵 “Ctrl+I” 。此外還可以給文字設(shè)置顏色、邊框、加下劃、邊框和底紋等。 西文為：Times New Roman ,五號。我們主要介紹文字格式的設(shè)置，段落的排版，頁面設(shè)置等。 附加： Office XP 的打開方式：以只讀或副本方式打開 五． 窗口的拆分技術(shù) 第 2 講文本基本編輯 教學(xué)目標(biāo)： 掌握文字格式的設(shè)置，段落的排版，項目符號和標(biāo)號。 用另一文檔名保存文檔：單擊 “ 文件 ” — “ 另存為?? ” 命令把一個文件以另一個不同的文字保存在同一文件夾下，或同保存到不同的文件夾中去。此時不再出現(xiàn) “ 另存為 ” 對話框 。 打開文檔： “ 文件 ” 菜單 — “ 打開 ” 命令 工具欄上的 “ 打開 ” 按鈕 快捷鍵：Ctrl+O ， 打開文檔后，如果對文檔進行了修改，則需要再保存一次。把資源還給操作系統(tǒng)。 2）新建文檔 Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 9 頁 共 100 頁 當(dāng)我們需要做一個新文件，我們就需要新建一個文檔。 “ 文件 ” 菜單 — “ 保存 ” 命令，或工具欄上的 “ 保存 ” 按鈕，或直接按快捷鍵 “Ctrl +S” 當(dāng)對新建的文檔第一次進行 “ 保存 ” 操作時，此時的 “ 保存 ” 命令相當(dāng)于 “ 另存為?? ” “ 另存為 ” 對話框 .依次設(shè)置保存位置，文件名 “ 保存位置 ” 列表框：選定所要保存文檔的文件夾，在 “ 文件名 ” 列表框中鍵入具體的文件名，然后單擊 “ 保存 ” 按鈕，執(zhí)行保存操作。為了永久保存所建立的文檔，在退出 Word 前應(yīng)將它作 為磁盤文件保存起來。步驟如下： “ 編輯 ” 菜單中，選擇 “ 查找 ” 或 “ 替換 ” 命令，在 “ 查找內(nèi)容 ”框輸入想要查找的文字，在 “ 替換為 ” 文本框中輸入要替換的文字。直接拖動是移動，按住 Ctrl鍵拖動是復(fù)制（一般用于文檔內(nèi)部）。將插入點移到文本要復(fù)制到新位置，單擊 “ 粘貼 ” 按鈕。 復(fù)制： 三種方法：選定要復(fù)制（移動）的內(nèi)容 1．通過 “ 常用 ” 工具欄上的 “ 復(fù)制 ” 和 “ 粘貼 ” 按鈕來實現(xiàn)文本的復(fù)制。 格式工具欄：設(shè)置字體，字號，對齊方式，顏色，加粗，傾斜 刪除文字，撤消操作（ Ctrl+Z） ,取消撤消操作（ Ctrl+Y）改變顯示比例 (3)復(fù)制與移動操作 在輸入文本和編輯文檔的時候，常常會重復(fù)輸入一些前面已經(jīng)輸入過的文本，使用復(fù)制操作可以減 少鍵入錯誤提高效率。 F．選定不連續(xù)區(qū)域：按 Ctrl。 D．選定整個文檔：將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到的文檔左側(cè)的選定區(qū)，連續(xù)快速三擊 或快捷鍵 Ctrl+A E．選定連續(xù)區(qū)域：按 Shift。 B．選定一行：將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到這一行左端的選定區(qū)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成向右上方指的箭頭時，單擊一下就可以選定一行文本了。 選定文字： A．用鼠標(biāo)選定文本：首先將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到所要選頂文本區(qū)的開始處，然后拖動鼠標(biāo)直到所選定文本區(qū)的最后一個文字并松開鼠標(biāo)右鍵。 輸入特殊符號：有時候需要輸入一些鍵盤上沒有的符號：如算術(shù)符號，版權(quán)號等。輸入文字：輸入法切換 :Ctrl+Shift。 打印預(yù)覽 —— 顯示一張（多張）打印頁面的圖像，并允許調(diào)整頁面設(shè)置。 ? 大綱視圖 —— 顯示文檔的組織結(jié)構(gòu)，可以看到不同級別的詳細(xì)內(nèi)容。 ? Web 版式 —— 顯示文本，不顯