【正文】 重要部門的房間要設(shè)置防盜門窗，辦公室無人時(shí)要關(guān)好門窗和電燈及所有辦公設(shè)備的電源。 . 行政 辦公室 應(yīng)將防災(zāi)應(yīng)急電話告知公司每位員工，并與所在地派出所、集團(tuán)保安部保持密切聯(lián)系。 . 根據(jù)實(shí)際需要， 行政辦公室 經(jīng)理兼職安全保衛(wèi)干事，負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，切實(shí)負(fù)起安全保衛(wèi)責(zé)任?？偨?jīng)理是公司安全保衛(wèi)的第一責(zé)任人，應(yīng)把安全保衛(wèi)工作切實(shí)提上議事日程，進(jìn)行研究、部署，對本公司的安全保衛(wèi)工作負(fù)全責(zé)。 14. 職責(zé)：安全保衛(wèi)工作由公司 行政辦公室 負(fù)責(zé)管理。 39 北京拱辰建業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 文件編號(hào) BJGCJYXZ8 保密等級 秘密 安全保衛(wèi) 管理 制度 版 / 次 A/0 生效日期 202061 第 8章 安全保衛(wèi) 管理 制度 12. 目的：為維護(hù)正常的工作秩序，確保公司財(cái)產(chǎn)安全，特制訂本制度。 . 凡發(fā)往本公司以外 的傳真，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字后才能發(fā)出。 . 外來人員到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，均應(yīng)到會(huì)議室商談工作，不得隨意進(jìn)入辦公區(qū)域。 . 公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)。不得在與外來人員交談或交往中泄露公司商業(yè)機(jī)密。如有遺失，必須立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。非接觸公司 機(jī) 密的員工，不準(zhǔn)打聽公 司 的機(jī) 密。 . 公司 的機(jī) 密應(yīng)根據(jù)需要 ， 限于一定范圍的員工接觸。凡秘密以上的 文件、資料，應(yīng)標(biāo)明 密級（密級由公司總經(jīng)理確定） ，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管 。 . 公司內(nèi)部的文件、資料、管理規(guī)定、發(fā)展動(dòng)態(tài)、重要合同 、財(cái)務(wù)情況、銀行賬戶賬號(hào)、重要商業(yè)活動(dòng)日期、重要客人來訪、人事變動(dòng)、工資福利等均屬于商業(yè)機(jī)密，未經(jīng)允許，一律不得向外界和公司其他員工透露。 . 做好安全保密工作是公司員工義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，各部門負(fù)責(zé)人對本部門的保密工作負(fù)直接責(zé)任。 9. 適用范圍：適用本公司范圍內(nèi)的所有安全保密工作。 . 加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。 . 保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。 7. 檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求 . 為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。 . 銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時(shí)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。 . 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。 . 行政檔案視可利用價(jià)值定期銷毀。 . 財(cái)務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財(cái)務(wù)副總同意后，由財(cái)務(wù)部指定專人陪同查閱，財(cái)務(wù)賬目不予復(fù)制， 財(cái)務(wù)憑證如確實(shí)需要復(fù)制，必須在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。 . 職工臨時(shí)離開公司（出國、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等）、調(diào)動(dòng)工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時(shí)通知檔案部門，經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。 . 借出或歸還檔案時(shí)，檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷 的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。涉及密級內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當(dāng)事人責(zé)任。 . 借閱檔案要注意愛護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時(shí) 催還，借閱人不得拒還。 . 本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。 . 本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。 . 根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷； . 根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值，進(jìn)行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明 確切，便于保管和利用。 . 凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各 部門 二級 檔案員 按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。 . 各類 證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、 IC 卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等）及各類財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均 由財(cái)務(wù) 管理 部負(fù)責(zé)歸檔。 . 工程進(jìn)度計(jì)劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料、會(huì)議記錄， 工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖 等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。 . 各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期 技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時(shí)向 檔案室 移交。 4. 歸檔 . 各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時(shí)移交， 集中管理，任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。 . 各部門應(yīng)明確規(guī)定 檔案責(zé)任人（檔案員）。 . 各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作 ， 并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由 行政辦公室檔案員 負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。 3. 職責(zé) . 檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員 ， 隸屬 行政辦公室 ，對 公司 內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案 員 ，由 行政辦公室 檔案 員 組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。 附件 11. 會(huì)議議程 會(huì)議議程 時(shí)間： 地點(diǎn)： 會(huì)議名稱： 與會(huì)單位及人員： 1 2 會(huì)議議程： 檢討上一次會(huì)議 通知人： 日 期： 附件 12. 會(huì) 議 紀(jì) 要 會(huì) 議 紀(jì) 要 時(shí) 間： 地 點(diǎn)： 主 持 人： 參加人員： 1. 2. 會(huì)議名稱： 會(huì)議內(nèi)容： 主送： 抄送： 存檔：一份 北京拱辰建業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有 限公司 文件編號(hào) BJGCJYXZ06 保密等級 秘密 檔案管理制度 版 / 次 A/0 生效日期 202061 第 6章 檔案管理制度 1. 目的：為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。 記錄 人員 會(huì)后 當(dāng)天 要整理 、送會(huì)議主持人審核簽字，并在公司網(wǎng)站上發(fā)送。 . 會(huì)議的原始記錄與紀(jì)要 . 各 部門召開的會(huì)議，由 各 部門指定專人做好會(huì)議記錄 并歸檔。 . 會(huì)議主持人要注意掌握會(huì)議時(shí)間。必要時(shí)主持人可限定發(fā)言時(shí) 間。 . 與會(huì)人員要在會(huì)上發(fā)言或提出問題，應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備，列好發(fā)言提綱。中途因事需離開會(huì)場，要征得會(huì)議主持人的同意。 . 會(huì)議紀(jì)律 . 與會(huì)人員要按時(shí)參加會(huì)議，不遲到、不早退、不擅離會(huì)場。如需要視頻設(shè)備，應(yīng)及時(shí)通知 行政辦公室 準(zhǔn)備。 4. 工作內(nèi)容 . 會(huì)議準(zhǔn)備工作 . 會(huì)議 主辦 方應(yīng) 提前將會(huì)議 議程 通知 各 與會(huì)者， 讓大家 做好與會(huì)準(zhǔn)備。 3. 職責(zé) . 公司會(huì)議的安排與協(xié)調(diào)統(tǒng)一歸口 行政辦公室 管理，為各部門組織召開的有關(guān)會(huì)議做好后勤協(xié)助工作。為嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定會(huì)議管理制度。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向 行政辦公室 說明原因。 . 外來文件由 行政辦公室行政主管 負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。秘密 以上 文件由專人按核定的范圍報(bào)送。 . 公司的文件由 行政辦公室 負(fù)責(zé)報(bào)送。 . 已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號(hào)后，按文印規(guī) 定處理。 . 屬于秘密 以上 的文件 ，核稿 人應(yīng)注 明文件密級 ，并確定報(bào)送范圍。 . 公司文件由 行政辦公室 擬稿 ， 文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā) 。 3. 職責(zé)：文件收發(fā)管理由 行政辦公室 統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 附件 7. 辦公用品購買申請表 附件 8. 辦公用品領(lǐng)用登記表 附件 9. 辦公用品庫存表 辦公用品購買申請表 序號(hào) 所要購買辦公用品名稱 數(shù)量 申請日期 申請人簽字 辦公用品領(lǐng)用登記表 序號(hào) 領(lǐng)用日期 辦公用品名稱 數(shù)量 領(lǐng)用人簽字 備注 辦公用品庫存表 序號(hào) 辦公用品名稱 購進(jìn)日期 數(shù)量 領(lǐng)用日期 剩余量 北京拱辰建業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 文件編號(hào) BJGCJYXZ04 保密等級 秘密 文件收發(fā) 管理 制度 版 / 次 A/0 生效日期 202061 第 4章 文件收發(fā) 管理 制度 1. 目的： 為完善公司 文件收發(fā) 管 理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 . 公司配置的各類辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。復(fù)印公司內(nèi)部資料時(shí)，應(yīng)提倡節(jié)約，使用二手紙。 . 各部門辦公用品由專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用及發(fā)放，做好領(lǐng)用明細(xì)及庫存。 . 辦公用品購買后，需到庫房辦理入庫等相關(guān)手續(xù)，由辦公室通知各部門統(tǒng)一領(lǐng)取。 . 辦公用品的領(lǐng)用： . 公司 行政辦公室 定期對辦公用品的消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以做出下一階段的購置計(jì)劃和預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后 轉(zhuǎn)交采購部購買 。 公司給各部門配置的文件柜、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，及公司為各部門購置的書和雜志等資料。 3. 職責(zé)：辦公用品由 行政辦公室 管理，負(fù)責(zé)計(jì)劃 匯總 、申請 、 登記、分發(fā)等工作。 北京拱辰建業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 文件編號(hào) BJGCJYXZ03 保密等級 秘密 辦公用品 管理 制度 版 / 次 A/0 生效日期 202061 第 3章 辦公用品 管理 制度 1. 目的： 為使辦公用品管理合理化，滿足工作需求又杜絕浪費(fèi)，特制訂本規(guī)定。 . 意外事故、不可抗拒原因造成的車輛事故由公司酌情研究處理。 . 行政辦公室 應(yīng)按時(shí)辦好車輛保險(xiǎn)、養(yǎng)路費(fèi)繳納等各項(xiàng)手續(xù)，車輛有關(guān) 隨車工具、證件及資料由駕駛員妥善保管。 . 車輛在定點(diǎn)油站外加油須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不予報(bào)銷。 . 駕駛員應(yīng)提高節(jié)油意識(shí)，將油耗控制在正常耗油指標(biāo)以內(nèi)。 . 行政辦公室 專職司機(jī)須自覺建立車輛公里用油臺(tái)帳，每月報(bào) 行政辦公室 核算一次。 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，私自修車的，費(fèi)用自理。 . 車輛在下班后或節(jié)假日必須停放在公司指定地點(diǎn)，并采取必要的防盜措施。 . 車輛駕駛實(shí)行專人專車，專車專管。 . 車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般；先滿足工作任務(wù)及接待任務(wù)，后其他事務(wù)的原則安排。 3. 職責(zé)： 行政辦公室 統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司車輛的購置、管理、調(diào)度、年審等事宜。 附件 1. 資產(chǎn)登記表 資產(chǎn)登記表 序號(hào) 名 稱 規(guī)格 型號(hào) 購置 日期 使用 單位 數(shù)量 購置金額 （元） 資產(chǎn)管理 責(zé)任人 1 2 3