【正文】 30 檔案安全保密制度 根據(jù)《檔案法 》和《保密法》及上級(jí)有關(guān)文件要求，為正確處理利用保密之間的關(guān)系，結(jié)合公司具體情況，制。 5 檔案室每年末應(yīng)按國家檔案行政部門要求填報(bào)檔案綜合統(tǒng)計(jì)分析匯總（包括庫存各類檔案的數(shù)量、利用情況、保管狀態(tài)等），同時(shí)抄報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)并及時(shí)歸檔。 3 統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)要以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。 1 為了給分析、研究工作積累數(shù)據(jù)，以便改進(jìn)工作，不斷提高管理水平，檔案部門要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。 7 根據(jù)需要，由檔案部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，定期進(jìn)行檔案銷毀工作。銷毀人及監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上注明“已銷”字樣和銷毀日期，并簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。 6 銷毀檔案由檔案部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。 5 經(jīng)鑒定，對(duì)已確定失去保存價(jià)值的檔案剔出銷毀。 4 檔案鑒定采用直接鑒定法，即直接對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行具體分析和詳細(xì)檢查，逐卷、逐件地評(píng)定其價(jià)值。 2 公司檔案鑒定小組由主管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部主任、熟悉檔案內(nèi)容的專業(yè)技術(shù)干部和檔案部門人員組成。 28 檔案鑒定、銷毀制度 為加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作，使庫存檔案具有保存價(jià)值，更加精煉有效，充分發(fā)揮其作用，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。 6 如遇檔案遺失或損壞 ,直接責(zé)任人或保管人需及時(shí)寫出書面情況報(bào)告 ,按《檔案法》有關(guān)規(guī)定 ,根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行處理 ,未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員不得將有關(guān)案卷目 錄擅自注銷。 4 檔案調(diào)閱完畢 ,必須及時(shí)入庫，歸檔時(shí)要仔細(xì)核對(duì)檔案柜標(biāo)識(shí)號(hào)和檔案號(hào)是否一致 ,避免人為的差錯(cuò)。 3 各門類檔案入庫時(shí)應(yīng)檢查賬、物是否相符。 1 必須建立各類檔案案卷目錄、案卷目錄登記簿、案卷數(shù)統(tǒng)計(jì)簿等賬冊(cè) ,定期進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì) ,做好記錄 ,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。 如因制作或施工的需要而補(bǔ)充編制的新圖，圖號(hào)的編制必須與原來成套圖紙的圖號(hào)相一致。 修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，并注明所代替圖紙的圖號(hào)，原圖說明作廢。 修改補(bǔ)充已歸檔的圖紙時(shí)，必須持所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“圖紙修改補(bǔ)充通知單”，修改人只能按通知單所列修改范圍進(jìn)行修改。 5 檔案經(jīng)修改補(bǔ)充后，將修改內(nèi)容填寫在卷內(nèi)備考表中，及時(shí)交回綜合檔案館，檔案人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并做好 記錄。 3 檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容涉及多個(gè)專業(yè)或部門時(shí)，應(yīng)由修改補(bǔ)充內(nèi)容較多的部門主持，會(huì)同有關(guān)部門協(xié)商并會(huì)簽。 26 檔案修改補(bǔ)充制度 1 對(duì)已歸檔的各類檔案，凡與實(shí)際不相符合，認(rèn)為有必要進(jìn)行修改補(bǔ)充的，均應(yīng)進(jìn)行修改補(bǔ)充。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。備考表應(yīng)置 檔案盒 尾。 7 聲 像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。 6 永久、長期和短期 檔案 必須按規(guī)定的格式逐件填寫 歸檔 文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更 改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。 科技文件材料排列要求文字在前，圖紙?jiān)诤?，各類藍(lán)圖要疊成“手風(fēng)琴”式，圖幅為四號(hào)圖，盡寸（ 210X297MM） C邊為 5毫米， D邊為 25毫米，標(biāo)題欄露右下角。 4 歸檔 文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。 2 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一 歸檔 。 25 檔案整理制度 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利 用。 研究生畢業(yè)論文在答辯后 移交 。 聲像檔案 次年二 月底前 移交 （錄音、錄像、題辭、照片）。 會(huì)計(jì)檔案每年十月底以前 移交 （保存兩年后）。 基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后 歸檔。 7 注意對(duì)檔案材料的審核 主要審核兩個(gè)方面：即檔案材料的真實(shí)性和檔案材料的完整性。交接文據(jù)各自保留一份。 4 各職能部門專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)各部門檔案資料的收集和整理，并按規(guī)定移交綜合檔案室歸 檔。 2 檔案接收工作由 經(jīng)理工作部檔案室 負(fù)責(zé)，做好檔案接收前的調(diào)查了解指導(dǎo)檢查工作。尺寸單位： mm 表 A 歸檔文件目錄 件 號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 頁數(shù) 備注 22 表 B 23 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 整理人 檢查人 24 年 月 日 檔案接收制度 在 公司經(jīng)營管理 活動(dòng)中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按 相關(guān)的檔案歸檔 范 圍 和其它檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 本制度的檢查結(jié)果按《員工履職考核辦法》及《公司崗位動(dòng)態(tài)管理辦法》進(jìn)行考核與獎(jiǎng)懲。 銷毀時(shí)，在指定地點(diǎn)，并派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。如鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，具體時(shí)間視實(shí)際需要而定。 凡 是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。 凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)長期保存。 檔案保管期限分為：永久、長期、短期三種。 各部門（個(gè)人）借閱檔案必須按此規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對(duì)不按此規(guī)定借閱檔案者，檔案人員有權(quán)拒絕借閱檔案，否則追究檔 案管理人員責(zé)任。 借閱檔案時(shí)，應(yīng)清查卷、份、頁數(shù)，歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，經(jīng)查無誤后才能簽收。 借閱人員必須嚴(yán) 格執(zhí)行《保密制度》，不得將檔案帶回家或轉(zhuǎn)借，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)印或摘抄機(jī)密檔案。 檔案是反映公司歷史面貌的原始依據(jù)，各單位、個(gè)人在借閱檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，保護(hù)檔案的完整與卷面整潔，不得任意涂改或拆裝。 檔案的利用 工作人員因工作需要借閱時(shí)，須辦理借閱手續(xù)，方可借閱與業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案材料。 檔案的管理 存放檔案的庫房門窗應(yīng)牢固，室內(nèi)整潔，在保管中應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防潮、 防塵、防光、防高溫，室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃物品。 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，若無情 20 況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。 歸檔文件目錄的打印裝訂。件號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排弄順序從“ 1”開始標(biāo)注。 不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的 ，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針 對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議形成的文件材料歸在會(huì)議閉幕；跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料歸在結(jié)案年；其他文件材料的立卷按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議為一件，也可一本（冊(cè)）為一件。簡報(bào)一期一件或幾期一件。 歸檔文件以“件”為基本整理單位。 歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與 附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一卷，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。 歸檔原則 總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。 4 管理內(nèi)容與要求 歸檔范圍 凡我公司在工作活動(dòng)中形成的文書材料，包括收文、發(fā)文、收電、發(fā)電、底稿、內(nèi)部文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要會(huì)議記錄、各種合同、協(xié)議、出版物原稿等，均由各部門統(tǒng)一收集歸檔。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。 2 規(guī)范性引用文件 下列文件中 的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。 0 黨群工作綜合 01 黨群工作綜合 02 黨務(wù)工作綜合 020 黨委工作計(jì)劃、總結(jié) 021 黨委會(huì)、 民主生活會(huì)、政工會(huì)議記錄、報(bào)告 含黨委學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)記錄 022 黨員大會(huì)、黨員代表大會(huì)文件 023 黨委指示范決定、報(bào)告、通知 024 黨委調(diào)查研究形成的材料 025 黨委專題總結(jié)、報(bào)告在 如清查、核查、兩清工作 026 爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)和表彰先進(jìn) 027 機(jī)要、保密工作 028 信訪工作材料 029 黨務(wù)工作大事記 03 組織工作 030 組織工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等 031 組織設(shè)置 機(jī)構(gòu) 級(jí)別、待遇、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系變動(dòng)、啟用印信等 032 黨員管理 組織生活、組織關(guān)系介紹信及存根、黨籍 、黨齡 033 整黨建黨 思想、組織、作風(fēng)整頓 , 黨員入黨、轉(zhuǎn)正 034 干部管理 黨內(nèi)干部任免、選舉、審查、考核、考績、黨委領(lǐng)導(dǎo)分工 035 黨費(fèi)管理 039 統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、黨員名冊(cè) 將要求填寫報(bào)表的通知和說明等入 此，并 根據(jù)不同保管期限 組 卷。 3．引用標(biāo)準(zhǔn)或政策規(guī)定 國檔發(fā) [1987]42 號(hào)《文書檔案保管期限表》 序 號(hào) 項(xiàng) 目 名 稱 1 黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)會(huì)議文件 會(huì)議議程、參加會(huì)議人員名單、報(bào)告、決議、紀(jì)要、選 舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、提案、大會(huì)發(fā)言、討論通過的文件、重要的照片、錄音帶等文件材料（ 永久 ） 、討論未通過的文件、賀電、賀信、小組討論記錄（ 長期 ） 參考文件、為會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等（ 短期 ） 2 黨委會(huì)議記錄、經(jīng)理辦公會(huì)議記錄（ 永久 ） 3 公司召開的工作會(huì)議、董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)會(huì)議文件和有關(guān)材料 會(huì)議的報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的照片、錄音帶等（ 永久 ） 會(huì)議通知、典型材料、發(fā)言稿、討論文件（ 長期 ） 會(huì)議的參考材料、小組記錄（ 短期 ） 4 上級(jí)電力部門召開會(huì)議的文件材料 本公司領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要發(fā)言材料（ 永久 ） 會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件（ 長期 ） 簡報(bào)、參考材料（ 短期 ） 5 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的決議、決定、指示、命令、景例、規(guī)定、批轉(zhuǎn)和通報(bào)等文件 針對(duì)本公司的（ 永久 ） 屬于普發(fā)的并需要貫徹執(zhí)行的 重要的（ 長期 ） 一般的（ 短期 ） 6 上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃、任務(wù)（長遠(yuǎn)計(jì)劃、年度計(jì)劃和控制數(shù)字）（ 長期 ） 7 上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)本公司及本公司對(duì)基層部門工作檢查形成的文件 重 要的（ 永久 ） 一般的（ 長期 ） 8 本公司頒發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）決定、決議、條例、規(guī)定、通報(bào)、通知等文件 8 政策性的、重大問題的、有歷史意義的（ 永久 ） 一般業(yè)務(wù)問題的（ 長期 ） 9 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、基層部門的請(qǐng)示與本公司的批復(fù) 、重大問題的、有歷史意義的（ 永久 ） 一般業(yè)務(wù)問題的（ 長期 ） 10 本公司制成并反映主要職能活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告、工作安排 重要的（年度、典型的）（ 永久 ） 一般的（ 長期 ） 11 本公司調(diào) 查研究形成的文件材料 重要的（典型的、系統(tǒng)的）（ 永久 ） （ 長期 ）