會(huì)議接待及注意事項(xiàng)(參考版)
2024-11-15 01:46本頁(yè)面
【正文】 與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)要神態(tài)專(zhuān)注表情自然表達(dá)得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。行走步伐有力步幅適當(dāng)節(jié)奏適宜。接待時(shí)注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無(wú)疲勞狀、憂(yōu)郁狀和不滿(mǎn)狀。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化裝。上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌男職工胡須應(yīng)修剪整潔頭發(fā)長(zhǎng)不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應(yīng)完好、無(wú)污漬扣子齊全不漏扣、錯(cuò)扣。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場(chǎng)會(huì)與會(huì)人員留下良好的印象。④主卷歸檔。②整理會(huì)議紀(jì)要?！袼蛣e根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具使其愉快、及時(shí)地踏上歸程?！窠M織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。另外會(huì)后的用車(chē)也應(yīng)在會(huì)議結(jié) 束前妥善安排。會(huì)議進(jìn)行之中就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ) 分散與會(huì)者注意力。為使會(huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來(lái)進(jìn)行模擬訓(xùn)練避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)混亂。這是音響應(yīng)立即播放出國(guó)歌。這就要求各個(gè)工作 人員“嚴(yán)陣以待”做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如果操作不慎出了差錯(cuò)應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理不能驚 動(dòng)其他人不能慌慌張張來(lái)回奔跑將與會(huì)者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。一般是 左手拿開(kāi)背蓋右手吃水戶(hù)將熱開(kāi)水準(zhǔn)確倒入杯里不能讓茶水見(jiàn)到桌面上或與會(huì)者身上。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。會(huì)議中的服務(wù)禮儀會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。③接待。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。②引座。向客人遞鋼筆時(shí)應(yīng)脫下筆套筆尖對(duì)自己發(fā)放資料應(yīng)禮貌地雙手遞上。設(shè)一張簽字臺(tái)配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)。一般的接待工 作分以下幾個(gè)崗位?！裉崆斑M(jìn)入接待崗位。這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。會(huì)議前的接待禮儀。●準(zhǔn)備會(huì)議資料。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議這 時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。②口字型。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對(duì)面做來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門(mén)的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。另外與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見(jiàn)。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。桌面上如需擺放茶杯、飲料應(yīng)擦洗干凈?dāng)[放美觀、統(tǒng)一。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處會(huì)才能開(kāi)得成。第四要有停車(chē)場(chǎng)。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò) 音、錄音等進(jìn)行檢查不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的沒(méi)出什么問(wèn)題”就草率地認(rèn)為 “這回也會(huì)同樣順利”。超過(guò)一天的會(huì)議應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些免得與會(huì)者來(lái)回 奔波?！钡诙暗攸c(diǎn)要合理。會(huì)場(chǎng)太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會(huì)者一種 不景氣的感覺(jué)會(huì)場(chǎng)太小人數(shù)過(guò)多?dāng)D在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根本無(wú)法把會(huì)開(kāi)好。選擇會(huì)場(chǎng)要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以?xún)?nèi)每一天的具體安排它是人們了解會(huì)議情況的重要依 據(jù)。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還 要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及 會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容?！窀鶕?jù)會(huì)議規(guī)模確定接待規(guī)格。會(huì)議接待禮儀根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同 對(duì)會(huì)議的組織方法禮儀要求也不同。8會(huì)議娛樂(lè)及活動(dòng)協(xié)助會(huì)議期間的各項(xiàng)娛樂(lè)活動(dòng)回答客戶(hù)的咨詢(xún)并提供實(shí)惠選擇的建議9會(huì)議禮品向開(kāi)會(huì)客戶(hù)調(diào)配優(yōu)秀國(guó)語(yǔ)導(dǎo)游或優(yōu)秀外語(yǔ)導(dǎo)游、翻譯等做好會(huì)議禮品 的解說(shuō)與建議工作。6會(huì)議票務(wù)免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票代訂返程火車(chē)臥鋪票。4會(huì)議用車(chē)范圍豐田面包車(chē)、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國(guó)現(xiàn)代 等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車(chē)任你們選擇。三、【會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)參考】1會(huì)議酒店范圍二星級(jí)酒店★★ 三星級(jí)酒店★★★四星級(jí)酒店★ ★★★,五星級(jí)酒店★★★★★2會(huì)議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。對(duì)外公布的接待方案一般不 寫(xiě)這一部分的內(nèi)容。7接待經(jīng)費(fèi)。寫(xiě)明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門(mén)及人員的具體職責(zé)。寫(xiě)明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂(lè)、票務(wù)、返離送別等方面。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、
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