【正文】 因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。 許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習(xí)慣。 充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備和應(yīng)用程來(lái)完成工作任務(wù)，這樣會(huì)減少手工操作，使你獲得更多的時(shí)間。例如，一臺(tái)性能強(qiáng)大的電腦可以使你更快地進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)搜索或是同時(shí)運(yùn)行多個(gè)應(yīng)用程序。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務(wù)。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間。下班一小時(shí)前才將電話鈴聲調(diào)響在工作時(shí)完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的，因此要對(duì)付帳單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進(jìn)行統(tǒng)籌安排。不要在工作時(shí)間干私事在一個(gè)星期內(nèi)強(qiáng)迫自己早點(diǎn)開(kāi)始工作，早一點(diǎn)離開(kāi)。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語(yǔ)音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開(kāi)。和你一樣，同事也希望對(duì)每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個(gè)小時(shí)才把任務(wù)分派給同事，同事會(huì)不高興的，因?yàn)槟阌锌赡艽騺y了他們的計(jì)劃。分派任務(wù)在寫出了任務(wù)清單后，認(rèn)真考慮一下，哪些任務(wù)是可以分派給團(tuán)隊(duì)中的別的成員的。這樣你就會(huì)精確地找到需要優(yōu)先處理的問(wèn)題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。每天都以計(jì)劃開(kāi)始在核對(duì)電子郵件或語(yǔ)音郵件之前，每個(gè)工作日的頭15分鐘用于寫下任務(wù)清單。為了在工作和私 人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開(kāi)辦公桌。四、10種良好的工作習(xí)慣一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來(lái)說(shuō)，答案是“永遠(yuǎn)沒(méi)完”。 Services），員工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文件進(jìn)行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開(kāi)討論會(huì)。例如，利用微軟公司“bCentral”提供的“共享觀點(diǎn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)”（SharePoint快速、便宜的溝通交流即時(shí)訊息工具使員工能夠通過(guò)英特網(wǎng)彼此進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，不受地域限制，而不會(huì)帶來(lái)高額的費(fèi)用。通過(guò)將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。例如，利用在線日程安排，項(xiàng)目經(jīng)理可以很快看到團(tuán)隊(duì)中每位成員的時(shí)間表，找到合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間，然后利用在線日程安排程序?qū)㈤_(kāi)會(huì)通知發(fā)給每位與會(huì)者。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負(fù)擔(dān)。改進(jìn)公司范圍內(nèi)的信息共享電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來(lái)向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開(kāi)會(huì)更為快捷也更為經(jīng)濟(jì)。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時(shí)間，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公司事務(wù)上。三、利用科技改善工作流程從自動(dòng)化表格處理到即時(shí)訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進(jìn)行工作。如果擔(dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來(lái)。如果桌上要擺傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等多種辦公設(shè)備，可以考慮購(gòu)買一臺(tái)多功能一體機(jī)。充分利用辦公空間如果辦公場(chǎng)所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間。 　　注意你的電腦顯示器在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時(shí)，要釋放更多的空間是比較困難的。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。給文件柜“瘦身”——對(duì)過(guò)期文件加以清理存放。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法書(shū)本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人……如果你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善 一下辦公室的管理了。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過(guò)道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備?；靵y會(huì)造成干擾，降低工作效率?；靵y將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版——這樣搜索起來(lái)就非常方便快捷。也就是說(shuō)不訂那些沒(méi)人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。 依靠不可靠或是過(guò)時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書(shū)或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源如果確實(shí)需要開(kāi)會(huì)，要限制時(shí)間，用議事日程使會(huì)議不要跑題。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：?jiǎn)T工們被如集起來(lái)開(kāi)會(huì)討論某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)期拖得過(guò)長(zhǎng)，決定未能作出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問(wèn)題。只將電子郵件地址或是移動(dòng)電話號(hào)碼告訴相關(guān)的人。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過(guò)濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開(kāi)。這些外來(lái)因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。最后，可以將不常用的文件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。 要解決這一問(wèn)題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。 要解決這些問(wèn)題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書(shū)本從桌面上移開(kāi)或是多拉一根電話線這樣簡(jiǎn)單。 花上幾天時(shí)間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問(wèn)題。工作空間安排不合理 怎樣判斷