【正文】 接下來用數(shù)據(jù)流圖、ER 圖、數(shù)據(jù)字典、程序流程圖，詳細描述了公文流轉(zhuǎn)流程設定的分析和設計部分。公文在流轉(zhuǎn)軟件中流動，可以理解為某一流轉(zhuǎn)過程（案例）的一個具體實例。因此公文流轉(zhuǎn)流程設定，實際上也是案例設定的過程，亦可稱為案例的設定。本文參考工作流的概念，將公文流轉(zhuǎn)的基本要素定義為案例、任務、過程三個：案例定義了一類公文的處理過程、活動、各個步驟、環(huán)節(jié)的處理操作和處理規(guī)則；任務是案例的一個具體應用，對應一筆具體的業(yè)務；過程是任務在流轉(zhuǎn)中一系列處理的描述。本文將定義公文流轉(zhuǎn)的處理過程、流轉(zhuǎn)規(guī)則、執(zhí)行條件、處理規(guī)則的工作合并起來，稱為公文流轉(zhuǎn)流程設定，也就是定義工作流的過程。如何將這些控制方法應用到公文流轉(zhuǎn)軟件中呢？如何定義公文流轉(zhuǎn)的時間要求、處理規(guī)則呢？這就是下文公文流轉(zhuǎn)流程設定所要解決的問題。本軟件在使用中，可以任選上述諸方法中的某一種方法對公文流轉(zhuǎn)加以控制，也可以選擇多種方法相結(jié)合對公文流轉(zhuǎn)進行控制。圖中直觀的顯示出：公文的開始時間和最后時限、各個環(huán)節(jié)的開始時間和最后時限，己經(jīng)完成了哪些流程或環(huán)節(jié)具體的開始、結(jié)束的時間是什么，哪些公文已經(jīng)開始或上一環(huán)節(jié)已經(jīng)結(jié)束而下一環(huán)節(jié)沒有開始，哪些公文或者環(huán)節(jié)已經(jīng)超過預先警告時間等等。 4．人工控制法人工控制法，是具有相應權限的用戶通過催辦、跳轉(zhuǎn)、代理等手段控制公文流轉(zhuǎn)的方法。如果催辦沒有結(jié)果，還要按照系統(tǒng)的設定進行跳轉(zhuǎn)或代理。3．自動控制法系統(tǒng)根據(jù)指定的時限自動對公文進行控制，進行催辦、跳轉(zhuǎn)、代理等操作。預先警告時間為一個節(jié)點或整個流程當前所用的時間己經(jīng)超過了所能用的時間的 80％的時間。這個時間用來控制整個流程的緊湊程度。除了每一個具體步驟辦理的時間需要設定外，還要設定其他相關的時間：如單個環(huán)節(jié)接受任務時間，整個流程接受任務時間，預先警告時間等等。由此抽象出四種方法來推動和控制公文流轉(zhuǎn)。方便用戶按照特急、加急、普通的順序來處理公文。當用戶登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)顯示該用戶可以處理的公文列表，列表的排列順序以公文的級別的為依據(jù)。這三類公文的處理時間為固定值，根據(jù)用戶業(yè)務的具體需求而定，有別于后文的時間控制法。公文同樣如此。根據(jù)上述公文流轉(zhuǎn)業(yè)務的實際要求，本文采取了公文分類法和時間控制法來對公文的流轉(zhuǎn)加以控制。在公文流轉(zhuǎn)業(yè)務中，有些公文是按等級劃分的，比如普通公文、加急公文、特級公文等，不同等級的公文有各自處理的時間要求；有些公文對于處理時間提出了具體的要求，比如說某公文的整個處理流程要在 30 個工作日完成；有些公文，不但公文整體處理有時間上的要求，還對各個處理環(huán)節(jié)、步驟提出了具體時間要求，比如某公文的處理流程為四個環(huán)節(jié)，分別是：發(fā)文、核實、審批、歸檔，要求該公文的整個處理流程要在 30 個工作日完成，并且要求發(fā)文 3 個工作日完成，核實 8 個工作日完成，審批 8 個工作日完成。通訊錄：記錄流程中相關人員通訊記錄，支持發(fā)送即時消息、電子郵件。系統(tǒng)維護：包括日志管理、組織管理、角色管理、用戶管理、功能管理、資源管理。公文業(yè)務受理：實現(xiàn)包括公文的編輯、審批處理和針對某一具體任務的催辦業(yè)務、跳轉(zhuǎn)處理、代理處理等功能。公文發(fā)送：實現(xiàn)公文發(fā)送的功能。各模塊實現(xiàn)的功能描述如下：公文流轉(zhuǎn)控制：定義公文流轉(zhuǎn)的處理結(jié)構、描繪處理過程，確定公文流轉(zhuǎn)的活動和任務組成；確定公文流轉(zhuǎn)中各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行條件、處理規(guī)則；完成公文流轉(zhuǎn)中用戶權限的設定。 模塊分析根據(jù)公文流轉(zhuǎn)軟件實現(xiàn)的功能，將軟件分為：公文流轉(zhuǎn)控制、公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控、公文發(fā)送、公文接收、公文業(yè)務處理、歸檔/銷毀、系統(tǒng)維護、查詢統(tǒng)計、通訊錄等主要模塊。根據(jù)以上需要和功能的描述，繪制公文流轉(zhuǎn)軟件主體設計用例圖。公文跳轉(zhuǎn)指讓公文跳過流程中的某一環(huán)節(jié)流入下一個環(huán)節(jié)辦理。辦理是流轉(zhuǎn)過程的核心，辦理過程對公文進行審核、批復、回答、退簽等，還可以對公文正文進行修改。 主要的功能模型公文流轉(zhuǎn)實現(xiàn)公文的創(chuàng)建、查詢、辦理、催辦、跳轉(zhuǎn)、歸檔和銷毀等功能。公文再次進入流轉(zhuǎn)流程開始流轉(zhuǎn)、處理，直到公文沒有被任何環(huán)節(jié)加簽，此時檢查是否完成了全部處理流程，若沒有完成全部處理流程則進入流轉(zhuǎn)流程繼續(xù)處理；若完成了全部流程，則結(jié)束在流轉(zhuǎn)流程中的處理。圖 軟件主要業(yè)務處理流程示意圖Figure software main operation flow sketch chart公文流轉(zhuǎn)的主要業(yè)務處理流程的說明：首先，用戶登入辦公自動化系統(tǒng)，根據(jù)權限起草公文，當公文起草完成后，即可選擇上Destroy documentDraft documentRelease documentEnter flowDeal with documentLabelAchieve YNYN傳文件或者在線編輯的方式發(fā)布公文。主要特點：1．業(yè)務處理能力強、運行效率高、可移植性強；2．使用 Java 技術實現(xiàn)了工作流引擎；3．資源配置靈活，功能豐富；4．使用操作簡單，人性化程度高；5．升級、維護簡單安全；6．高度安全性支持電子簽章、數(shù)字簽名與傳輸加密技術、身份驗證技術。提出系統(tǒng)的基本建設原則如下：運用 Java 技術手段，建立一個 B/S 結(jié)構，基于 Inter、以通用瀏覽器為前端、完全 Web 化的靈活辦公自動化系統(tǒng)。Java 具有很強的數(shù)據(jù)處理功能和穩(wěn)定性，在大規(guī)模數(shù)據(jù)處理和安全性方面占有優(yōu)勢，適合開發(fā)瀏覽器形式的應用系統(tǒng)，J2EE 的開發(fā)模式適合工作流性質(zhì)軟件的開發(fā)，有比較強的靈活性，在開發(fā)模式上與 ASP 相似，并且 Java 技術發(fā)展迅速，周邊產(chǎn)品眾多。 框架具有很強的靈活性和擴展性，能夠與操作系統(tǒng)平臺進行良好的結(jié)合，與各類應用程序可進行數(shù)據(jù)傳遞，其系統(tǒng)同時可應用 B/S 和 C/S 兩種模式，在外在表現(xiàn)形式上十分靈活，開發(fā)難度和成本低，能夠方便地使用各類中間件。但 Lotus Notes 的靈活性較差，外在表現(xiàn)形式單一，開發(fā)成本高。Lotus Notes 被視為最成熟的辦公自動化系統(tǒng)平臺，由于其本身具有強大的工作流（Workflow）設計能力，與公文流轉(zhuǎn)復雜的工作流相適應，因而成為了大型公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)開發(fā)的首選技術手段?，F(xiàn)在市場上的主流群件軟件有兩種?？梢哉f C/S 和 B/S 兩種模式各有特點，那么究竟選擇哪種模式作為本軟件的系統(tǒng)結(jié)構呢？考慮到本軟件的用戶群大多是不具備計算機專業(yè)知識的用戶，C/S 結(jié)構客戶端軟件在使用上具有一定難度，而 B/S 結(jié)構本身就具有操作簡單、快捷，尤其在網(wǎng)絡迅猛發(fā)展的今天，幾乎人人都要使用瀏覽器進行網(wǎng)上沖浪；C/S 結(jié)構客戶端軟件存在升級更新的問題，在客戶端眾多的情況下也是一件頭痛的事情，而 B/S 結(jié)構升級維護相當?shù)谋憷?，只需要調(diào)整服務器程序即可；從本軟件使用的維護角度上考慮，B/S 結(jié)構也可以節(jié)省大量的維護費用，因此本軟件最終決定采用 B/S 結(jié)構。第三章 軟件概論 軟件結(jié)構和技術手段B/S 結(jié)構的系統(tǒng)以服務器為核心，程序處理和數(shù)據(jù)存儲基本上都在服務器端完成，用戶無須安裝專門的客戶端軟件，只要通過網(wǎng)絡中的計算機連接服務器，使用瀏覽器就可以進行事務處理。 6） 管理及監(jiān)控工具：其功能是對 WfMS 中過程實例的狀態(tài)進行監(jiān)控與管理，如用戶管理、角色管理、審計管理、資源控制等。 5） 被調(diào)應用程序：指工作流執(zhí)行服務在過程實例的運行過程中，調(diào)用的、用以對應用數(shù)據(jù)進行處理的程序。每一個這樣的任務就被稱為一個工作項。 3） 其他工作流執(zhí)行服務：在大型的 WfMS 中，工作流可能需要多個工作流機共同完成，甚至需要其他異質(zhì)的工作流執(zhí)行服務來輔助來完成，這涉及到 WfMS 系統(tǒng)之間的互聯(lián)。其基本的模塊功能如下：1） 過程定義工具：為用戶提供一種對實際業(yè)務過程進行分析、建模的手段，并生成業(yè)務過程的可被計算機處理的形式化描述。同時 Inter 的發(fā)展及單位 Intra 的構建為人們提供一個理想的協(xié)同工作環(huán)境，也使基于 Web 的工作流管理系統(tǒng)成為可能。這種產(chǎn)品都實現(xiàn)了一種或多種電子郵件系統(tǒng)的集成。這種類型的產(chǎn)品是產(chǎn)生最早、發(fā)展最成熟、最具多樣性的，通常包含有 Client/Server 模式的圖像、文檔與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。其中活動指的是工作流中的一個邏輯步驟；工作流實例指的是工作流的一次執(zhí)行過程；工作流機是一個為工作流實例的執(zhí)行提供運行服務環(huán)境的軟件或“引擎” ，它是工作流執(zhí)行服務的核心，負責對解釋過程定義、控制過程實例的執(zhí)行、控制工作流中各個活動的執(zhí)行順序、并完成與其它工作流機的交互與通訊。工作流的過程定義是指對業(yè)務過程的形式化表示，它定義了過程運行中的活動和所涉及到的各種信息。此種軟件系統(tǒng)為工作流管理系統(tǒng)（Workflow Management System,WfMS） 。工作流的目的是通過將工作分解成定義良好的任務、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務并對它們進行監(jiān)控，達到提高辦事效率、實現(xiàn)辦公自動化。 工作流概述工作流的概念起源于生產(chǎn)制造業(yè)與辦公自動化領域。系統(tǒng)可擴展性的程度，直接影響到系統(tǒng)的生命周期。力求以最少的人力資源和技術要求，就能夠很好地維護和管理系統(tǒng)的正常運行。日常辦公無需長時間的訓練和磨合，在相當短的周期內(nèi)就可以完成從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公向全面的無紙化辦公方式遷移。因而，本辦公自動化系統(tǒng)的界面并不一定如商業(yè)網(wǎng)站那樣華麗，其首要的要求應是簡單實用，而不是華而不實。另外，對于一套部署范圍比較廣的系統(tǒng)，其培訓成本和維護成本在整個系統(tǒng)成本中占有非常大的比重，針對這一特點，我們使用了 B/S 模式的模式來設計系統(tǒng)，降低用戶的操作難度，也為降低系統(tǒng)維護和升級的成本打下很好的基礎。完善而標準的擴展接口：滿足日后增加的需求，使系統(tǒng)具有良好的二次開發(fā)接口。在本系統(tǒng)中，體現(xiàn)了以下一些結(jié)構特點：框架結(jié)構：保證系統(tǒng)各個模塊在用戶權限管理和界面整合的一致性。從以往的經(jīng)驗可以看出，系統(tǒng)結(jié)構的不合理，正是導致出現(xiàn)所謂“信息孤島”現(xiàn)象的關鍵。根據(jù)我們以往的項目經(jīng)驗，一般一套龐大的系統(tǒng)不可能是在一段短時間內(nèi)就能開發(fā)完善的，它往往必須通過一段時間的“使用—修改”過程才能夠比較好的滿足用戶的需要。在本系統(tǒng)中，我們使用了比較成熟而又有發(fā)展前途的先進技術，保證整套系統(tǒng)在一段時間內(nèi)的整體技術領先。本系統(tǒng)采用業(yè)界公認先進的和標準的軟件技術，符合信息技術發(fā)展的趨勢，保證系統(tǒng)在可預見的階段內(nèi)有相當強大的生命力。Accord with user’s needgoodbadFlexible struture Fix strutureMaintenace costHilowFlexible struture Fix struture 先進性作為支撐日常辦公的辦公自動化系統(tǒng)，該系統(tǒng)除了必須滿足當前的應用要求，在整套系統(tǒng)的設計過程中，還必須強調(diào)先進性。在加密、防黑客、防病毒等信息安全技術還沒有應用之前，政府內(nèi)部的局域網(wǎng)不應該傳輸涉密文件，辦公系統(tǒng)就不應該接入互聯(lián)網(wǎng)。國務院規(guī)定，安全保密技術與信息技術發(fā)展同步——也就是同步發(fā)展、同步規(guī)劃。在本軟件的設計規(guī)劃階段，根據(jù)系統(tǒng)的特點和業(yè)務的要求，我們將遵循以下設計原則：安全性、先進性、實用性、易用性、可擴展性。 總結(jié)現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的優(yōu)缺點，我們對辦公平臺進行了設計。而且不同用戶的需求不盡相同，往往不能復用，使得開發(fā)成本大大增加，或者根本不能完成產(chǎn)品化工作。圖 基于群件的產(chǎn)品和基于數(shù)據(jù)產(chǎn)品之間的比較Figure Compare product based on groupware with based on DB 固定結(jié)構辦公自動化系統(tǒng)固定結(jié)構辦公自動化系統(tǒng)往往是用戶根據(jù)自身情況度身訂造的辦公自動化系統(tǒng)，但由于需求的不斷變化，往往最終不能完全滿足用戶的要求。Lotus Notes 和 Domino 未來遠景將允許客戶利用新的 IBM Workplace功能和 IBM DB2 集成，提供關系型數(shù)據(jù)庫的支持。但它的缺點也是顯而易見的：其標準相對封閉而且通用性較差，日后的數(shù)據(jù)整理挖掘、再次利用時都會出現(xiàn)很多問題。圖 B/S 辦公產(chǎn)品和 C/S 辦公產(chǎn)品之間的比較Figure Compare B/S structure product with C/S structure product 基于群件的辦公自動化系統(tǒng)基于群件的辦公自動化系統(tǒng)曾經(jīng)一度占領辦公系統(tǒng)市場的大半河山。此時 OA 的架設也多在 C/S 下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公，同時當用戶達到一定程度時部署和管理難度將大大提高。它起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了工作流程的自動化和文檔的電子化管理。可以說， “辦公系統(tǒng)平臺+應用自定義”基本上科學的地化解了具體需求不斷變化和軟件生命周期之間長期存在的矛盾。而實際的工作流方式可以由用戶根據(jù)本單位的實際應用自行定義的。通過這個平臺實現(xiàn)現(xiàn)實辦公中存在的直流、橫流、分流、環(huán)流、子流等等工作流的信息流動方式。基于上述思路，我們在與清華同方的技術人員的討論中完善了思路，在與多個使用者的交流中成熟了設計，解決了種種問題，推出能自定義工作流程的辦公自動化平臺。打個比方說，就是建立一個集交通網(wǎng)絡和交通控制的交通平臺，至于在這個交通平臺上跑公共汽車、卡車還是小汽車，那就讓用戶來決定。而在本單位的組織結(jié)構、辦公方式或者流程變化以后，只要根據(jù)新的情況對原來的定制規(guī)則做簡單的適應性修改就能夠滿足新的應用。尋找一套適應需求不斷變化和組織不確定性的辦公自動化解決方式，建立一套能夠根據(jù)實際組織結(jié)構和應用需求定制系統(tǒng)實際功能的智能化辦公自動化系統(tǒng)平臺，成為我國辦公自動化建設的唯一出路。 靈活結(jié)構辦公自動化的探索辦公自動化的核心就是工作流的電子化實現(xiàn)，而現(xiàn)實工作流的多樣性和不確定性又是辦公自動化實現(xiàn)的最大障礙。因此，歸結(jié)起來，軟件對實際辦