【正文】 辦公系統(tǒng)由于保存了企業(yè)大量的管理信。 圖 10 慧點(diǎn)科技的知識管理體系 從上圖中我們可以看出，在知識管理的每一個環(huán)節(jié)慧點(diǎn)都有相應(yīng)的產(chǎn)品、集成的第三方產(chǎn)品或解決方案與之對應(yīng)，這些產(chǎn)品和方案均可以與知識管理平臺集成，形成對其有益的補(bǔ)充，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求選擇所需要的功能進(jìn)行實(shí)施應(yīng)用。 從“廣度”拓展，就是要將更多的知識管理工具集成進(jìn)知識管理平臺，以提供更大范圍、更豐富的知識管理功能。新的做法是基于知識推送理念，讓知識主動去“找”需要的人。 這種加強(qiáng)還體現(xiàn)在提高知識管理的主動性方面。 舉例來說，辦公系統(tǒng)中有許多存放文檔的文檔庫，過去如果要在這些庫中搜索文檔，必須到每個文檔庫中輸入搜索條件依次進(jìn)行搜索。 首先，知識管理平臺中提供了文 檔管理的功能模板，用戶可以根據(jù)自己的工作需要和業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立自己的文檔庫。 慧點(diǎn)科技提供的辦公系統(tǒng)將依托知識管理平臺，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識管理的功能。知識管理只能被看做是辦公自動化系統(tǒng)中的一種通用機(jī)制，我們把這種機(jī)制就定義為知識管理平臺。 知識管理作為一種管理思想得到了企業(yè)廣泛的認(rèn)可，這表明現(xiàn)代企業(yè)對知識管 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 27 理的需求越來越迫切，同時也表明知識管理與辦公自動化系統(tǒng)相結(jié)合是一種成功的模式。 知識管理平臺 知識管理平臺是辦公系統(tǒng)的一個重要組成。當(dāng)有員工不在線時，其他員工可以給其留言、發(fā)短信。 即時消息平臺 平臺支持采用 與即時通訊平臺集成實(shí)現(xiàn) 統(tǒng)一消息平臺，用于公司內(nèi)部員工之間在線的交流。 在辦公系統(tǒng)中，我們可以根據(jù)用戶的實(shí)際情況利用工作流平臺定義多個流程，用戶在處理某項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)時，可以自行選擇所用的流程。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 運(yùn)行控制功能 （ Run－ time control function）：提供工作流流程的管理，并根據(jù)流程定義控制活動的執(zhí)行次序。流程定義工具中提供了會簽、流程嵌套、多選一流程等功能的支持，可以根據(jù)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)模塊中對流程的要求，定義出應(yīng)用到業(yè)務(wù)中的工作流。 在辦公系統(tǒng)中我們提供兩種流程定義工具。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 慧點(diǎn)科技辦公系統(tǒng)中工作流平臺 的核心部分是工作 流引擎， 工作流 引擎是驅(qū)動流程流動的主要部件，它負(fù)責(zé)解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實(shí)例，控制流程流動的路徑，記錄流程運(yùn)行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運(yùn)行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。 簡單來說， 工作流是一個動態(tài)過程 ； 工作流管理是對工作流優(yōu)化的思想和技術(shù)；而工作流 平臺就 是支持工作流管理的 功能集合。 工作流管理： 提供一整套功能使得用戶可以自 動地并且動態(tài)地定義、驗(yàn)證、執(zhí)行、管理和評價他們的業(yè)務(wù)過程 ， 協(xié)調(diào)用戶和系統(tǒng)參與者，集中可被系統(tǒng)直接訪問或非在線訪問的相應(yīng)數(shù)據(jù)資源，以完成設(shè)有最終期限的規(guī)定目標(biāo)。一項(xiàng)工作，經(jīng)過一個步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱之為“工作流”。例如發(fā)文管理需要利用工作流平臺實(shí)現(xiàn)文件的審批流程；利用即時消息平臺實(shí)現(xiàn)審批消息的傳遞、提醒和溝通；利用知識管理平臺實(shí)現(xiàn)文件進(jìn)入企業(yè)知識庫供查詢利用；利用安全平臺實(shí)現(xiàn)文件處理的安全、可信。關(guān)于第一個方面，這不是個技術(shù)問題，而是個方法論的問題，它需要通過用戶的使用來檢驗(yàn)，在此我們不做過多的分析。采用這種方式，可以降低業(yè)務(wù)模塊和平臺之間的耦合度，從而使系統(tǒng)在基礎(chǔ)穩(wěn)定的前提下，具有了良好的擴(kuò)展性。在模型中，辦公系統(tǒng)的底層由四大平臺組成，這些平臺負(fù)責(zé)為上層的業(yè)務(wù)模塊提供工作流引擎、消息傳遞、數(shù)據(jù)庫訪問、知識管理工具、安全控制等服務(wù)。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。這就是我們前面提到的“四平臺”，即工作流平臺、即時消息平臺、知識管理平臺和安全管理平臺。將這些功能中相似或共用的部分集合起來進(jìn)行分類，可以分為四類：工作流、即時消息、知識管理和安全管理。 通過這種整合“六要素”的方法，已經(jīng)能夠比以往更加全面、準(zhǔn)確的把握每一項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的功能，接下來的問題就是如何將這些功能組合在一起形成一套完整的辦公系統(tǒng)，也就是前面所說的“重新整合”的過程。 企業(yè)辦公業(yè)務(wù)中的所有工作都由這六個要素的全 部或部分組成。 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 21 第 2章 辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)模型 根據(jù) XXX 的信息化建設(shè)的要求和初步交流的情況，并結(jié)合慧 點(diǎn)多年來的辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，在本項(xiàng)目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起 XXX辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)模型，即“六要素四平臺”模型。 在本設(shè)計(jì)方案中，由于采用了綜合信息門戶的技術(shù)，初步解決了結(jié)果展示的問題；而對于數(shù)據(jù)的獲取方面，我們提供了多種手段，從基本的報(bào)表處理工具，到功能更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)交換平臺，都可以提升 XXX 辦公自動化系統(tǒng) 在數(shù)據(jù)獲取、處理與展示方面的能力。 決策流程的改進(jìn) XXX 辦公自動化系統(tǒng) 對于 XXX 來說，并不僅僅意味著日常業(yè)務(wù)處理的電子化，信息系統(tǒng)更應(yīng)該為提升企業(yè)的科學(xué)決策水平提供有益的幫助。在這一意義上，工作流引擎的設(shè)計(jì)是業(yè)務(wù)流程重組 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。究其原因，就是缺少一個統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作調(diào)度系統(tǒng)。 然而如果我們脫離開單一應(yīng)用的模式，在更大的背景下看工作流引擎，就必然會對工作流引擎提出更高的要求 。在 XXX 辦公自動化系統(tǒng) 的設(shè)計(jì)中，我們采用的工作流引擎，不僅僅是簡單的工作流定制與處理的工具，同時還提供了對工作流監(jiān)控的功能。 在這樣的大背景下， XXX 辦公自動化系統(tǒng) 尤其是協(xié)同辦公系統(tǒng)，不能夠僅僅從滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的角度出發(fā)，而應(yīng)在更大背景下進(jìn)行設(shè)計(jì)?，F(xiàn)代企業(yè)管理的核心就是企業(yè)管理制度，各種各樣的制度的核心大多體現(xiàn)了制度化、流程化的管理要求，建立 辦公自動化系統(tǒng) ，首先可以通過系統(tǒng)中提供的各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程，將企業(yè)管理制度以實(shí)體的形式固化下來，建立并鞏固現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，提升企業(yè)管理制度的剛性 ，規(guī)范企業(yè)員工的行為，防止人為因素導(dǎo)致的企業(yè)管理不 規(guī)范；同樣隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷深入，企業(yè)管理流程必然會進(jìn)行一定的 調(diào)整，而信息系統(tǒng)在使用過程中，以其特有的安全保證措施，可以大幅度簡化事務(wù)處理流程，減少人為記錄、確認(rèn)等環(huán)節(jié)，提高辦公效率，優(yōu)化企業(yè)事務(wù)處理流程以及各項(xiàng)管理制度。 ? 企業(yè)中不同的“人”具有不同的管理權(quán)限、從屬于不同的管理業(yè)務(wù)，因此系統(tǒng)必須提供個性化的處理功能，以滿足不同人的使用要求。 ? 信息系統(tǒng)應(yīng)遵從“人”的使用習(xí)慣，難以被使用者接受的系統(tǒng)自然不會成功。 圖 5 “以人為本”的設(shè)計(jì)思想 在上述設(shè)計(jì)思路中，突出了信息系統(tǒng)中的四個關(guān)鍵因素，即人的因素、業(yè)務(wù)流程因素、信息因素和應(yīng)用因素，其中將人的因素放在最重要的位置，充分體現(xiàn)了以人為本的設(shè)計(jì)思想。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 下圖顯示了應(yīng)用拆分后的效果： 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 17 圖 4 應(yīng)用拆分后的辦公系統(tǒng) 綜上所述，慧點(diǎn)科技提供的辦公自動化系統(tǒng)可適應(yīng)大型企業(yè)如下的要求： ? 多應(yīng)用、多服務(wù)器框架，適應(yīng)復(fù)雜的大型組織機(jī)構(gòu)要求； ? 從業(yè)務(wù)量的角度考慮，對部門、人員按應(yīng)用和服務(wù)器來部署，減輕單一服務(wù)器的壓力； ? 區(qū)分企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和辦公自動化系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系，靈活地拆分或整合下屬機(jī)構(gòu)的子系統(tǒng)，使整個辦公自動化系統(tǒng)具有良好的可伸縮性； ? 可以將企業(yè)部門或下屬公司定義為管理節(jié)點(diǎn)，把用戶管理、應(yīng)用管理權(quán)限等管理功能下放； ? 利用“消息引擎”機(jī)制，使得企業(yè)與下屬 機(jī)構(gòu)、下屬機(jī)構(gòu)與下屬機(jī)構(gòu)之間順利地實(shí)現(xiàn)信息傳遞，業(yè)務(wù)暢通。此時，就可以將 D 公司的辦公自動化系統(tǒng)從服務(wù)器 C 上拆分出來，部署在一臺新的服務(wù)器上。 圖 3 應(yīng)用拆分前的辦公系統(tǒng) 在某集團(tuán)型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的部署過程中，由于其 下屬公司較多，因此，起初由 A、 B、 C 三臺服務(wù)器分別運(yùn)行集團(tuán)總部及其下屬公司的辦公自動化系統(tǒng)，其中在服務(wù)器 C 上運(yùn)行有三個下屬公司的辦公自動化系統(tǒng)?；埸c(diǎn)科技依賴于經(jīng)過多年調(diào)研與實(shí)踐開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，針對公司用戶的特點(diǎn)研發(fā)完成基于多服務(wù)器、多應(yīng)用的體系架構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)，解決了大型企業(yè)在實(shí)施辦公自動化系統(tǒng)時經(jīng)常遇到的如下問題： 問題 解決方法 公司組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，部門與人員可能經(jīng)常發(fā)生變動 采用多應(yīng)用、 多服務(wù)器框架 用戶量大，且集中并發(fā)用戶數(shù)較大 將部門應(yīng)用和注冊人員部署在不同的服務(wù)器上，減輕單個服務(wù)器的壓力 公司下屬機(jī)構(gòu)地域分布較廣 利用公司組織結(jié)構(gòu)與辦公應(yīng)用的對應(yīng)關(guān)系，靈活地拆分或整合下屬機(jī)構(gòu)成為單獨(dú)的辦公應(yīng)用集合，使整個系統(tǒng)具有良好的可伸縮性 下屬機(jī)構(gòu)具有一定的系統(tǒng)管理能力，可以承擔(dān)部分系統(tǒng)維護(hù)任務(wù) 將與該下屬機(jī)構(gòu)相關(guān)的用戶管理、應(yīng)用管理等權(quán)限下放到下屬機(jī)構(gòu)，由其自己來維護(hù) 上級和下級部門間存在遠(yuǎn)程公文流轉(zhuǎn)或其它信息交流，但即時性要求不高 利用 “ 消息引擎 ” 機(jī)制，使得分布在不同地域的公司總 部與下屬機(jī)構(gòu)順利地實(shí)現(xiàn)信息上傳下達(dá)，業(yè)務(wù)暢通 因?yàn)榛埸c(diǎn)科技的辦公自動化系統(tǒng)解決了以上的問題，具有支持多服務(wù)器、多應(yīng)用的體系構(gòu)架，從而具有了更加靈活的應(yīng)用分布方式。通過服務(wù)器集群，系統(tǒng)規(guī)模還可以成倍的擴(kuò)大，完全滿足企業(yè)大型使用等較大規(guī) 模應(yīng)用需求。 ? 擴(kuò)展 能力 分布式系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的擴(kuò)充能力，模塊化的結(jié)構(gòu)增強(qiáng)了系統(tǒng)的靈活配置性。 ? 集中式的 IM 管理方案 支持 LDAP 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，可實(shí)現(xiàn)用戶目錄的同步管理；可針對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行控制；支持遠(yuǎn)程管理；支持對短信功能的權(quán)限管理和費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。 ? 豐富的通訊方式 查看聯(lián)系人的在線狀態(tài)信息；即時消息的發(fā)送和接收；點(diǎn)對點(diǎn)的視音頻對話；群發(fā)廣播消息；文件和圖片的收發(fā)；支持截圖功能；支持遠(yuǎn)程控制；支持群發(fā)文件功能；群組討論等。 一和整合，提供給用戶從即時通信、軟件系統(tǒng)集成、融合信息、統(tǒng)一資源等全方位的服務(wù)，為客戶打造全新的網(wǎng)絡(luò)溝通方式。 GoCom 充分考慮了系統(tǒng)的擴(kuò)展性和未來功能的延伸能力，為用戶提供一個統(tǒng)一的、完整的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、通訊應(yīng)用解決方案。 通軟聯(lián)合 Go 統(tǒng)一通訊 信息服務(wù) 平臺 GoCom 是一種靈活的融合信息服務(wù)的解決方案，可以提供更有效的數(shù)據(jù)服務(wù)的創(chuàng)建、部署及管理途徑。而且，即使針對客戶的實(shí)際需求進(jìn)行了部分產(chǎn)品模塊的修訂和新功能模塊的開發(fā)，由于系統(tǒng)本身將依據(jù)良好的產(chǎn)品框架和組件接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)開發(fā)，因此也將保持良好的系統(tǒng)統(tǒng)一性和移植性。 ? 性能穩(wěn)定 在慧點(diǎn)科技產(chǎn)品研發(fā)中心的不斷努力下，對 辦公自動化系統(tǒng)在瀏覽器訪問環(huán)境下的性能進(jìn)行了不斷的優(yōu)化，在宣化鋼鐵、五礦集團(tuán)以及濟(jì)南鋼鐵等大型企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中均取得了超過 2020 名注冊用戶， 800 名同時在線訪問的優(yōu)異性能指標(biāo)。 ? 屢獲殊榮 辦公自動化系統(tǒng)在 2020 年、 2020 年和 2020 年連續(xù)三年獲得 IBM 公司頒發(fā)的年度 “IBM Lotus 最佳應(yīng)用獎 ”， 2020 年度 IBM 培根獎 “最佳行業(yè)解決方案 ”和 “最佳地區(qū)貢獻(xiàn) ”兩項(xiàng)提名， 2020 年度 IBM 培根獎 “亞太地區(qū)突出貢獻(xiàn) ”獎，這樣的 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 13 成績在國內(nèi)只有慧點(diǎn)科技一家具備。 基于以上理由，我們認(rèn)為采用 Lotus Domino/Notes 構(gòu)建 XXX 辦公系統(tǒng)平臺的一個比較理想的軟件平臺。在此基礎(chǔ)上，可以采用 Domino 開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)， Domino 提供了開放的接口，支持行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并且可以通過一系列的工具快速的和其他系統(tǒng)整和，為用戶提供一個完整而統(tǒng)一的解決方案。 此外， Domino 從 R6 已經(jīng)全面支持 J2EE 和 RDB 集成。 支持海量數(shù)據(jù)存儲 在 Windows 操作系統(tǒng)上單個數(shù)據(jù)庫最大支持存儲數(shù)據(jù)量為 64G， unix 操作系統(tǒng)上最大支持存儲數(shù)據(jù)量為 32G?？梢耘c桌面應(yīng)用軟件、關(guān)系數(shù)據(jù)庫、傳真機(jī)上的信息以及其它郵件系統(tǒng)集成。 數(shù)據(jù)聯(lián)接和訪問中心 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)平臺 Lotus Domino/Notes 提供了一整套面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。 交互式的 Web 服務(wù)器 Lotus Domino/Notes 完全支持 Inter 標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽 Web 信息。 工作流自動化的實(shí)現(xiàn)工具 Lotus Notes 實(shí)現(xiàn)工作流自動化具有比較強(qiáng)大的功能。 文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) Lotus Domino/Notes 是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。 Lotus Domino/Notes 是一個典型的群件和交互式的 Web 服務(wù)器。 通過以上完整的支 撐架構(gòu)，形成了協(xié)同辦公系統(tǒng)統(tǒng)一應(yīng)用平臺，各種分布式應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源就被完整地組織在一起，起到了相互數(shù)據(jù)溝通、相互服務(wù)調(diào)用、相互業(yè)務(wù)協(xié)同的無縫結(jié)合。為了使系統(tǒng)管理的效率更高、更方便，在方案中將系統(tǒng)管理的內(nèi)容分為兩個方面：一方面，對于系統(tǒng)初始信息設(shè)置、系統(tǒng)日常維護(hù)等管理內(nèi)容，系統(tǒng)將提供專門的管理工具供系統(tǒng)管理人員使用；另一方面，對于人員權(quán)限設(shè)置、人員部門劃分等與實(shí)際業(yè)務(wù)緊密相連的管理內(nèi)容，則交給各部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員來控制。綜合運(yùn)用以上所提 出的安全管理手段，可以充分的保障應(yīng)用系統(tǒng)在其整個生命周期中的安全。 ? 安全管理