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系統管理及總帳培訓教案(參考版)

2025-04-20 08:24本頁面
  

【正文】 11 / 11。本月還有未記賬憑證時,則本月不能結賬。上月未結賬,則本月不能結賬。因為總賬系統是最后一個結賬,所以若與其他系統集成使用,需要其他系統先結賬,否則會出現”沒有通過工作性檢查”,導致總賬系統不能結賬。查看工作報告后,用鼠標單擊〖下一步〗,屏幕顯示結賬向導四──完成結賬。按〖對賬〗按鈕,系統對要結賬的月份進行賬賬核對,在對賬過程中,可按〖停止〗按鈕中止對賬,對賬完成后,單擊〖下一步〗,屏幕顯示結賬向導三──月度工作報告。用鼠標點擊要結賬月份。結賬只能每月進行一次。由于轉賬是按照已記賬憑證的數據進行計算的,所以在進行月末轉賬工作之前,請先將所有未記賬憑證記賬,否則,生成的轉賬憑證數據可能有誤。若損益科目結轉表的每一行中的損益科目與本年利潤科目都有輔助核算,則輔助賬類必須相同。如果您希望某損益科目參與期間損益的結轉,則應在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應的本年利潤科目,若不填本年利潤科目,則將不轉此損益科目的余額。在下面的對應結轉表中錄入明細級的本年利潤科目。表格上方的本年利潤科目是本年利潤的入賬科目,可單擊或按[F2]參照錄入。主要是對于管理費用、銷售費用、財務費用、銷售收入、營業(yè)外收支等科目的結轉。對由系統編號時,刪除憑證后系統提示您是否整理空號憑證,若選取“是”,則將作廢憑證刪除并重新排憑證編號。注意: 若本月已有憑證已記賬,那么,本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理,只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。選擇要整理的月份,按〖確定〗后,屏幕顯示作廢憑證整理選擇窗。有些作廢憑證不想保留,可以通過憑證整理功能將這些憑證徹底刪除,并對未記賬憑證重新編號。在賬簿查詢時,也查不到作廢憑證的數據。作廢憑證不能修改,不能審核。刪除憑證 進入填制憑證后,通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗鍵翻頁查找或按〖查詢〗按鈕查找輸入條件,找要作廢的憑證。)退出返回到主菜單 橫欄”憑證”下拉菜單”恢復記賬前狀態(tài)”,選擇” 月初狀態(tài)”確定,此操作必須由主管人員完成。、出納簽字后未記賬前,發(fā)現憑證有誤,先由出納取消簽字,由審核人取消審核,再返回”填制憑證”處修改憑證。七、記賬憑證必須經過審核后,才可記賬。憑證一經簽字,就不能被修改、刪除,只有被取消簽字后才可以進行修改或刪除。(6)、若想對已簽字的憑證取消簽字,可用鼠標單擊〖取消〗取消簽字。(4)、當屏幕顯示待簽字憑證時,您可進行簽字,通過菜單【查看】下的【科目轉換】可切換顯示科目編碼和科目名稱,用↑或↓鍵在分錄中移動時,憑證下將顯示當前分錄的輔助信息。(2)、輸入出納憑證的條件后,屏幕顯示憑證一覽表。 *已標錯的憑證不能被審核,若想審核,需先按〖取消〗取消標錯后才能審核。 *采用手工制單的用戶,在憑單上審核完后還須對錄入機器中的憑證進行審核。 *憑證一經審核,就不能被修改、刪除,只有被取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。審核人除了要具有審核權外,還需要有對待審核憑證制單人所制憑證的審核權,這個權限可在“明細權限”中設置。 (6)、若審核人員發(fā)現該憑證有錯誤,可按〖標錯〗按鈕,對憑證進行標錯,以便制單人可以對其進行修改。 (4)、當屏幕顯示待審核憑證時,您可進行審核,通過菜單【查看】下的【科目轉換】可切換顯示科目編碼和科目名稱,用↑或↓鍵在分錄中移動時,憑證下將顯示當前分錄的輔助信息。(2)、輸入審核憑證的條件后,屏幕顯示憑證一覽表。科目、客戶、供應商、往來個人、部門、項目可在制單時隨時通過參照界面中的〖編輯〗按鈕進行增加及修改。 如果您的修改影響了原來外幣、匯率、金額三方的平衡關系,也就是說,外幣折算誤差(即外幣、匯率按折算公式計算出的本幣金額與實際上輸入的本幣金額之間的誤差)超過您在“外幣及匯率”中定義的折算誤差,系統將會提示您,如果您希望重新計算,那么您在要重算的地方按[F11]鍵,系統將按折算公式重新計算。提高錄入效率和準確度。例如:填制某張憑證時,前兩筆分為借100,借200,在錄入第三筆分錄的金額時,將光標移到貸方,按下“=”鍵,系統自動填寫300。 對于一些常用的摘要, 如“提現金”、“報差旅費”等, 可在主菜單【憑證】中的【常用摘要】里預先定義好這些常用摘要, 再在【填制憑證】中的摘要處調用,以便加快錄入速度。若要修改,只能刪除憑證。但您也可解除這種限制,即在【選項】中, 將其中的賬套參數“制單序時”取消。若想放棄當前未完成的分錄的輸入,可按〖刪行〗按鈕或[Ctrl+D]鍵刪除當前分錄即可當一批憑證填完后, 用鼠標單擊〖退出〗或通過菜單【文件】下的【退出】退出制單功能。按下快捷鍵[Ctrl+L]可顯示/隱藏數據位線(除千分線外)當憑證全部錄入完畢后,按〖保存〗按鈕或[F6]鍵保存這張憑證,按〖放棄〗按鈕放棄當前增加的憑證。⑷ 金額: 即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額,金額不能為零,但可以是紅字, 紅字金額以負數形式輸入。 對于要使用“支票登記簿”功能的用戶,若希望在制單時也可進行支票登記,則應在“選項”中設置“支票控制”選項,那么在制單時,如果所輸的結算方式應使用支票登記簿, 在輸入支票號后,系統則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票,并將報銷日期填上制單日期,所以在支票領用時, 最好在支票登記簿中予以登記, 以便系統能自動勾銷未報的支票。H、 若科目為銀行科目,那么,屏幕提示您輸入“結算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。匯率=本幣的公式折算本幣金額。如果在“選項”中沒有設置數據小數位,系統自動取整。按按鈕,可參照或輸入各日的匯率。匯率:系統將自動顯示在“外幣及匯率”所錄的匯率,若在“選項”中將“匯率方式”選項設為固定匯率,則顯示當月的月初匯率,若“匯率方式”選項設為浮動匯率,則顯示當日的浮動匯率,若當日未錄入當日匯率,則顯示已錄入匯率的日子中最近一日的匯率。G、 如果該科目要進行外幣核算,系統自動將憑證格式改為外幣式,如果系統有其他輔助核算,則先輸入其他輔助核算
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