【正文】 附錄十檔案移交登記表移交日期移交內(nèi)容移交人簽字檔案管理員簽字備注附錄十一：查閱檔案登記表查閱日期查閱人姓名查閱內(nèi)容歸還日期備注37 / 37。 軟盤(pán)形式的會(huì)計(jì)檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會(huì)計(jì)科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。磁盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)外借使用時(shí)，只能使用備份軟盤(pán)的付本，硬盤(pán)和正式備份軟盤(pán)不得外借使用。 對(duì)于硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不得直接進(jìn)行非會(huì)計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作。 各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，必須填寫(xiě)《檔案移交登記表》（見(jiàn)附錄十），以明確責(zé)任。帶有“查詢”字樣的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)帳簿待會(huì)計(jì)核算資料不能做為正式的書(shū)面檔案資料保存。雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管。備份次數(shù)由每月不得少于一次。 磁盤(pán)數(shù)據(jù)的收集和整理存貯在硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤(pán)備份。 數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔資料的收集和整理保管。在檢查無(wú)誤后，按時(shí)間順序加封面后裝訂成冊(cè)。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》的規(guī)定，由報(bào)表管理與檔案管理的人員統(tǒng)一收集，整理和保存。卷脊上必須寫(xiě)上“***年度****帳”，以便保存利用。會(huì)計(jì)帳簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫(xiě)全。檢查打印的會(huì)計(jì)帳簿是否按序號(hào)打印，是否有殘缺，有遺漏。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》保管。年度和月份要寫(xiě)全，匯總本號(hào)要寫(xiě)清從第***號(hào)至第***號(hào)；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號(hào)都要填寫(xiě)清楚。為克服憑證過(guò)多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。 首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集完全，按憑證順序序號(hào)和本號(hào)檢查是否有短缺，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和不必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。二、檔案管理制度的內(nèi)容： 會(huì)計(jì)憑證的收集和整理： 會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的書(shū)面證明，是會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)。所以加強(qiáng)數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。系統(tǒng)維護(hù)登記表時(shí)間報(bào)請(qǐng)人審批人維護(hù)人維護(hù)類(lèi)型一、維護(hù)原因：二、維護(hù)操作：三、結(jié)果：四、備注：數(shù)字化管理檔案管理制度數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤(pán)（硬盤(pán)和軟盤(pán)）或其它存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。三、軟件系統(tǒng)的安全與保護(hù)◆ 操作人員運(yùn)行的會(huì)計(jì)軟件必須是經(jīng)過(guò)編譯的程序；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。 會(huì)計(jì)軟件的管理：◆ 財(cái)務(wù)部門(mén)在獲得會(huì)計(jì)軟件后必須做好多套軟盤(pán)備份，并分別存放在檔案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。確需增刪改的，需報(bào)批準(zhǔn)，并做相應(yīng)的并帳、分 帳、撤帳等處理。A、 數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序B、 系統(tǒng)管理員對(duì)維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求；C、 系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會(huì)計(jì)人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；D、 系統(tǒng)管理員對(duì)檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無(wú)誤后通知操作使用人員。 ◆由于憑證填制或錄入錯(cuò)誤而導(dǎo)致會(huì)計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤只能通過(guò)憑 證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，不得通過(guò)維護(hù)操作給予修正。 ◆軟件維護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正與恢復(fù)必須作好詳細(xì)記錄。一） 會(huì)計(jì)軟件配置情況 按照分步實(shí)施的方針，財(cái)務(wù)部配備了天心軟件。 上機(jī)必須遵照以下順序：首先開(kāi)UPS電源，其次開(kāi)打印機(jī)、第三開(kāi)顯示器、第四開(kāi)主機(jī)；下機(jī)順序相反。 操作人員離開(kāi)機(jī)房時(shí)應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。 機(jī)房?jī)?nèi)的一切電器設(shè)備必須經(jīng)過(guò)用電技術(shù)管理部門(mén)同意后能安裝。 機(jī)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕一切火源。四） 硬件系統(tǒng)的安全與保護(hù) 組織操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)，鍵盤(pán)和打印定期進(jìn)行全面的檢查，清洗計(jì)算機(jī)和打印機(jī)。三） 硬件設(shè)備的維護(hù)會(huì)計(jì)電算硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，一般維護(hù)人員工作需登記《系統(tǒng)維護(hù)登記表》即可，大的硬件維護(hù)需做系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)管理員。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤(pán)必須進(jìn)行病毒檢測(cè)，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。會(huì)計(jì)電算硬件設(shè)備專門(mén)用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，報(bào)表處理系統(tǒng)及其他會(huì)計(jì)事務(wù)處理軟件。一） 硬件設(shè)備配置數(shù)字化管理設(shè)備是指專門(mén)用于計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等。一、系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)： 實(shí)施對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行； 在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，及時(shí)排除故障和恢復(fù)運(yùn)行； 根據(jù)數(shù)字化工作實(shí)際需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)行，報(bào)財(cái)務(wù)主管； 在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常； 在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應(yīng)性的維護(hù)工作；二、人員配備： 配系統(tǒng)維護(hù)員一名，完成以上工作；三、系統(tǒng)維護(hù)人員的權(quán)限： 系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不能實(shí)施； 必須按規(guī)定的程序進(jìn)行軟件的修改操作； 不得進(jìn)行任何未作登記的軟硬件維護(hù)操作； 維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。附錄七：會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖填制記帳憑證 錄入記帳（記帳憑證） 帳中取數(shù)取損益表的數(shù)據(jù)填制轉(zhuǎn)帳憑證 錄入記帳（轉(zhuǎn)帳憑證） 帳中取數(shù)資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)負(fù)債表（續(xù)） 應(yīng)上交及應(yīng)彌補(bǔ)表 表中取數(shù)財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表工業(yè)企業(yè)指標(biāo)表附錄八：備份數(shù)據(jù)登記簿備份日期備份內(nèi)容備份盤(pán)序號(hào)和盤(pán)數(shù)備份狀態(tài)操作員ERP系統(tǒng)的維護(hù)制度目前ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題，滿足財(cái)務(wù)管理適應(yīng)工作的變動(dòng)，進(jìn)一步增進(jìn)系統(tǒng)的功能等，必須加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)。七、每月的會(huì)計(jì)報(bào)表必須以書(shū)面的形式打印出來(lái)統(tǒng)一整理，并經(jīng)會(huì)計(jì)主管 領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。備份次每月不得少 于一次。軟盤(pán)報(bào)表和書(shū)面報(bào)表 的數(shù)據(jù)必須一致。四、內(nèi)部基層單位上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行 匯總，保證表與表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。三、根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確填制或由機(jī)器自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。二、內(nèi)部管理的會(huì)計(jì)報(bào)表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會(huì)計(jì)審核設(shè)定。銀行存款： 錄入銀行對(duì)帳單，隨時(shí)錄入銀行對(duì)帳單； 審核銀行帳，審核未記帳銀行明細(xì)帳，（根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款的標(biāo)準(zhǔn)摘要）； 打帳要求月清，月結(jié)，月打帳； 對(duì)帳，要求根據(jù)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對(duì)帳單進(jìn)行對(duì)帳，對(duì)帳后打印出余額調(diào)節(jié)表及單位未達(dá)帳和銀行未達(dá)帳； 銀行帳業(yè)務(wù)分析，對(duì)于單位未達(dá)帳要求按部門(mén)，經(jīng)辦人等明細(xì)打印，送交各部門(mén)催辦，銀行未達(dá)帳，送開(kāi)戶銀行辦理；產(chǎn)品銷(xiāo)售收入： 根據(jù)已制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要制票； 每月登記銷(xiāo)售收入明細(xì)帳；