【正文】 3．預(yù)算的執(zhí)行： 。 2．預(yù)算報批程序： 2． 1 各部門應(yīng)于每月二十日前將本部門行政類預(yù)算報至綜合部采購員處匯總；采購員應(yīng)于每月二十三日前將匯總完畢的公司行政類預(yù)算報至財務(wù)部審核；財務(wù)部應(yīng)于每月二十六日前將行政類預(yù)算匯總?cè)牍究傮w費用預(yù)算上報總經(jīng)理審批。 第六節(jié) 行政類預(yù)算管理暫行辦法 1．行政類預(yù)算項目及要求 1． 1 行政類預(yù)算僅包括各部門預(yù)計支出的差旅費、餐費及雜費。 5．采購申請的審核 各部門提交的采購申請應(yīng)先報采購員處審核，采購員根據(jù)預(yù)算及庫房盤點月報 表審核無誤后上報總經(jīng)理。 4． 3 采購員根據(jù)實際需要安排結(jié)帳，原則上規(guī)定結(jié)帳日期為驗收入庫后一個月。 3． 3 逾期不報或因故推遲采購的項目，采購員可根據(jù)實際情況處理。 3．預(yù)算的執(zhí)行 3． 1 預(yù)算下達至各部門后，各部門應(yīng)根據(jù)預(yù)算中列出的項目執(zhí)行日期及時填報相應(yīng)采購申請，并提前執(zhí)行日期一周報至采購員處。 2．預(yù)算報批程序： 2． 1 各部門應(yīng)于每月二十日前將本部門采購類預(yù)算報至綜合部采購員處匯總；采購員應(yīng)于每月二 十三日前將匯總完畢的物業(yè)公司采購類預(yù)算報至財務(wù)部審核；財務(wù)部應(yīng)于每月二十六日前將采購類預(yù)算匯總?cè)胛飿I(yè)公司總體費用預(yù)算上報總經(jīng)理審批。 第五節(jié) 采購及預(yù)算管理辦法 1．采購類預(yù)算項目及要求 1． 1 采購類預(yù)算僅包括各部門預(yù)計采購支出的所有項目。 7．對講機使用過程中出現(xiàn)故障應(yīng)及時報綜合部，由綜合部負責與聯(lián)系專業(yè)維修廠家進行修理。 5．員工在使用過程中，注意做好防潮、防熱、防磁、防震等項保護工作，要嚴格按照使用說明書進行操作，嚴禁在對講機上刻劃或貼蓋任何標記、彎折天線、折卸按鈕、機身或私自更換零件、拆換配件等。為保證對講機的正常使用及延長對講機的使用壽命，充電時間必須滿 15 小時，并且要認真填寫充電記錄。嚴禁利用對講機信道干擾其他正常通訊信號，以及用對講機聊、處理私人事件。 第四節(jié) 對講機使用及管理辦法 1．對講機作為公司為各部門配 備的辦公通訊設(shè)備，必須記入領(lǐng)用人的物品臺帳，對講機僅限于工作時間在工作范圍內(nèi)使用，未經(jīng)允許不得私自帶出小區(qū)，各部門應(yīng)妥善使用及保管。 6．使用洗衣機時應(yīng)注意保持環(huán)境衛(wèi)生，節(jié)約用水，保持地面干燥，使用后拔掉電源。 5．使用洗衣機時應(yīng)嚴格按使用說明進行操作，小心使用。鑰匙借出后，如有遺失，由借用人負責由此造成的經(jīng)濟損失。 2．員工一律不得在當班時間使用洗衣機。 9．因工作需要套配鑰匙時，必須經(jīng)總經(jīng)理批準后報綜合部、保衛(wèi)部備案。 7．嚴禁私自套配鑰匙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。 5．鑰匙交還時，鑰匙保管人員應(yīng)仔細核對，并每日認真清對借出的鑰匙及查核所有管理的鑰匙。 3．如確因工作需借用鑰匙，應(yīng)到綜合部辦理鑰匙借用手續(xù)，填寫鑰匙使用登記表。 綜合部：檔案盒、手電電池、磁盤 財務(wù)部：檔案盒、磁盤 管業(yè)部：檔案盒、手電電池、磁盤 保衛(wèi)部：檔案盒、手電電池 工程部：檔案盒、手電電池 第二節(jié) 辦公區(qū)域備用鑰匙管理辦法 為了加強物業(yè)公司辦公區(qū)域備用鑰匙的管理力度，確保物業(yè)公司財產(chǎn)安全，特制定如下管理辦法： 1．物業(yè)公司辦公區(qū)域所有房門鑰匙除上報保衛(wèi)部留存消防備用鑰匙外，由綜合部專職人員統(tǒng)一負責管理。 物業(yè)公司各級別員工月度配發(fā)個人辦公用品金額標準： NO. 職務(wù) 配發(fā)標準 備注 1 部門經(jīng)理級 20 元以下 2 經(jīng)理助理級 20 元以下 3 主任級 15 元以下 4 主管級 15 元以下 5 領(lǐng)班級、助理 10 元以下 6 文秘 10 元以下 7 技工 5 元以下 物業(yè)公司各部門辦公設(shè)備耗材配發(fā)金額標準： NO 部門 打印機墨盒 復(fù)印紙 （打印紙） 復(fù)印機 墨盒 傳真紙 1 綜合部 2 財務(wù)部 3 管業(yè)部 4 保衛(wèi)部 5 工程部 1以下物資由各部門物品保管員負責管理，并記入保管員物資專用臺帳。 屬一次性配發(fā)辦公用品：電話、計算器、文件架、打孔器、訂書機、文具盒、尺子、各專業(yè)技術(shù)類辦公用具、讀寫架、磁盤盒、膠條座、剪子等 屬易耗辦公用品：筆類、本類、文件袋（皮）、鋼筆水、膠水、膠條、涂改液、電池（ 5）、曲別針等 員工離職時，部門物品保管員必須按員工的個人物品臺帳與其辦理物品退庫手續(xù)，屬一次性配發(fā)的辦公用品如遺失、損壞應(yīng)按規(guī)定進行賠償。 為有效控制預(yù)算內(nèi)支出，各部門因上報計劃不充足私自發(fā)生的辦公用品費用，物業(yè)公司將不予報銷，費用由經(jīng)理負擔，并記入當 月部門工作考核。漏填品種及數(shù)量，公司均不再進行當月補充。 各部門上報辦公用品計劃必須按下月度實際需要填寫，并嚴格按批準的數(shù)量領(lǐng)用。 辦公用品采購申請批復(fù)后 ，采購員按批示進貨，由庫房按有關(guān)驗收管理辦法及程序進行驗收 驗收通過后庫房出具驗收單，并根據(jù)各部門上報計劃批準數(shù)量進行發(fā)放。 庫房審核后根據(jù)庫存數(shù)量填寫采購申請單，當日報采購員填寫價格。 綜合部庫房對各部門上報辦公用品計劃進行審核。 承辦部門：綜合部庫管員 負責工作：給新員工配發(fā)工服、辦公用品或工具 承辦部門：綜合部秘書 負責工作：給新員工錄制指紋 承辦部門：綜合部秘書 負責工作：帶領(lǐng)新員工到所在部門報到 承辦部門：所在部門 負責工作：帶領(lǐng)新員工熟悉工作環(huán)境并及其他部門 承辦部門：各部門經(jīng)理 負責工作：在新員工《報到手續(xù)》上簽名 承辦部 門：所在部門經(jīng)理 負責工作： 給新員工介紹本部門工作內(nèi)容及程序 給新員工安排工作 第七章 規(guī)章制度 第一節(jié) 辦公用品管理辦法 為規(guī)范物業(yè)公司辦公用品的管理，在保障正常辦公的前提下，降低成本節(jié)約開支。 第二節(jié) 員工轉(zhuǎn)正工作流程 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負責工作： 統(tǒng)計各部門即將轉(zhuǎn)正員工名單 通知即將轉(zhuǎn)正員工本人 將《試用期鑒定表》交其部門經(jīng)理 承辦部門：轉(zhuǎn)正員工所在部門 負責工作： 員工寫試用期工作總結(jié) 部門經(jīng)理填寫轉(zhuǎn)正員工《試用期鑒定表》 報物業(yè)公司綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負責工作：將員工作總結(jié)及部門經(jīng)理填寫的《試用期鑒定表》匯總上報物業(yè)公司總經(jīng)理 承辦部門：物業(yè)公司總經(jīng)理 負責工作：在員工《試用期鑒定表》上簽署意見，返回綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負責工作：將由物業(yè)公司總經(jīng)理簽署意見后的員工《試用期鑒定表》及所附材料存檔并通知員工本人到綜合部辦理相應(yīng)手續(xù)。 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負責工作： 將總經(jīng)理審批通過的人員材料存檔并負責通知已同意錄用人員上崗并辦理報到手續(xù)。 第六章 部門內(nèi)部工作程序 第一節(jié) 招聘人員工作流程 應(yīng)聘人員 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負責工作： 應(yīng)聘人員填寫《應(yīng)聘人員登記表》 執(zhí)行、進行登記 通知相關(guān)部門進行一次面試 承辦部門：相關(guān)部門 負責工作： 一次面試，評分 返回物業(yè)公司綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負責工作： 一次面試通過：進行二次面試； 一次面試不合格，將應(yīng)聘登記表存檔 。 第三節(jié) 采購員崗位職責 職 位：采購員 直接上級：綜合部經(jīng)理 崗位描述： 1．采購：根據(jù)計劃及采購申請及時按期、保質(zhì) ,按量采購物資，材料等物品； 2．價格控制：根據(jù)市場行情合理控制進貨價格，減少資金浪費； 3．材料目錄：進貨品種，規(guī)格，價格，定期匯總上報； 4．廠商名錄：搜集市場價格資料，供貨商名錄，定期上報； 5．帳務(wù)：記錄現(xiàn)金登記簿、支票領(lǐng)用登記簿，各部門采購用款支出帳，綜合部采購用款支出帳； 6．編制《帳務(wù)小結(jié)月報表》； 7．采購工作檔案整理，歸檔工作，包括原始資料、采購申請、驗收記錄、結(jié)款記錄； 8．負責大廈保險理賠工作。 三、物資管理工作 1．物資采購工作 2．采購檔案管理工作 3．物資保管工作 4．物資驗收入庫、發(fā)放出庫管理工作 5．物資帳務(wù)工作 四、后勤保障工作 1．勞保物資的管理工作 2．工作餐管理工作 3．洗衣票的管理工作 第三章 服務(wù)宗旨 及時、準確、快速、全面、周到、有原則 第四章 綜合部組織機構(gòu) 總編制： 5 人 第五章 綜合部崗位職責 第一節(jié) 綜合部經(jīng)理 職 位：綜合部經(jīng)理 直接上級：總經(jīng)理 直接下級：行政主管 崗位描述： 1．負責協(xié)助總經(jīng)理對公司進行人事、行政及物資采購等方面的管理工作； 2．按照國家有關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定，制訂公司相應(yīng)的人事、物資、行政規(guī)章制度，組織運作及監(jiān)督檢查； 3．及時準確地掌握有關(guān)人員情況及物資采購，行政管理的種種數(shù)據(jù)，定期制訂報表并及時上報公司，保證公司并隨時掌握人員情況，物資采購以及行政工作情況； 4． 1)負責辦理人員面試、考核、鑒定、培訓及簽訂勞動合同等各項工作； 2)負責辦理人員辭退、辭職、退休、培訓及簽訂勞動合同等各項工作； 3)制定員工培訓計劃，組織員工上崗及在崗培訓； 5．物資工作： 1)監(jiān)督庫房建立健全材料目錄，材料臺帳、領(lǐng)用臺帳等帳目及其它相應(yīng)單據(jù)表格，確保記錄的及時性、準確性、全面性； 2)根據(jù)各部門計劃核實月度、年度采購計劃，并負責監(jiān)督實施； 3)負責監(jiān)督設(shè)備材料，工具用品的采購和管理，控制發(fā)放及維修開支； 4)負責監(jiān)督庫房在庫設(shè)備材料管理方面是否及時保養(yǎng)，維護，保證合理儲備； 5)負責監(jiān)督執(zhí)行材料金額，控制成本支出； 6)及時將有關(guān)物資及采購工作情 況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報； 6．行政工作 1)按公司領(lǐng)導(dǎo)要求草擬和制訂有關(guān)文件、公文； 2)負責公司后勤保障工作； 3)制訂工作紀律，督促員工遵守執(zhí)行； 7．準確無誤高效完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。保證公司的物資后備充足，避免物資流失，做好一線部門的后勤保障工作，確保物業(yè)公司日常工作正常有序的開展。 建立并完善各項人事工作規(guī)章制度，做好公司的人員招聘、培訓和文件檔案管理工作，充分利用人力資源，為企業(yè)發(fā)展培養(yǎng)出一支優(yōu)秀的員工隊伍。 工作計劃完成情況核查結(jié)果列入部門考核項目中，具體評分辦法參見《部門考核辦法》。 2． 7 總公司綜合部還負責重點核查公司下達的年度、季度、月度計劃中相關(guān)工作任務(wù)的完成情況。 2． 5 屬服務(wù)、清潔、綠化、車輛等物業(yè)方面內(nèi)容，由綜合部負責核查。 2． 3 工程維修改造運行方面內(nèi)容，由綜合部負責核查。 2． 1 工作計劃及工作計劃完成情況報表上報是否及時，報表填寫是否規(guī)范、精確、完整，由總公司綜合部負責核查。 六、工作計劃完成情況的監(jiān)督 總公司負責檢查和抽查各分公司年度、季度、 月度工作計劃完成情況，核實分公司上報的所完成工作計劃的質(zhì)量、數(shù)量、時限的真實性和準確性。 工作計劃完成情況報表中工作內(nèi)容、工作性質(zhì)、計劃完成時間、執(zhí)行部門、配合部門與工作計劃表相應(yīng)欄目應(yīng)完全一致。 作計劃變更后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門計劃變更情況。 四、工作計劃變更 工作計劃一經(jīng)批準后原則上即不可更改。 工作計劃填寫要求語言準確簡潔，工作內(nèi)容、負責部門、協(xié)助部門、完成期限、完成質(zhì)量、數(shù)量均明確，不得用大約、基本等含糊語句。 5．同一項工作任務(wù)在年度、季度、月度、周計劃內(nèi)寫法應(yīng)一致，如出現(xiàn)跨時間段，分階段完成情況，可在其后加括弧，括弧內(nèi)寫明階段性目標 或該階段完成百分比。 3．分公司工作計劃應(yīng)在總公司下達的工作計劃框架內(nèi)制訂，部門工作計劃應(yīng)在分公司下達工作計劃框架內(nèi)制訂。 三、工作計劃的審核要求 1．各分公司工作計劃由分公司綜合部編制，分公司負責人簽字后報總公司 綜合部核定，總公司總經(jīng)理簽字認可后執(zhí)行。 4． 季度工作計劃 季度工作計劃分由各分公司上報與由各部門上報兩類，其填寫要求同月度工作計劃，但周期為季度。 部門周工作計劃由各部門制訂，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后報分公司綜合部匯總，經(jīng)分公司負責人審核簽字后報總公司備案。 3． 2． 3 需跨周完成工作任務(wù)應(yīng)按階段段或百分比分解到各周計劃中。 3． 2 部門上報內(nèi)容 3． 2． 1 月度計劃內(nèi)容 將在部門月度計劃中列出的項目，根據(jù)實際情況分解到每周工作中，并在“工作性質(zhì)”欄中注明部門月度工作計劃中該項目序號。 3． 1． 3 對于需跨周完成的工作任務(wù)應(yīng)按階段或百分比分解到各周計劃中，對于確實無法確定完成時間的工作，如一些報告、方