20xx年公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度(參考版)
2025-01-25 05:32本頁面
【正文】
十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實施。
離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。
所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管
批準。
部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。
本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準。
七、 為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，及時更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，
具體時限要求如下：
新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；
組織機構(gòu)變動、培訓(xùn)管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；
社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
六、程序
新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。
績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
五、檔案管理內(nèi)容
員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身
份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級表、離職證明、各類合同及協(xié)議。
三、職 責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。
八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
五、檔案一般不借出查閱。
三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
第八條 人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并編制銷毀清冊。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
(十)、學(xué)歷和評定的技能等材料。
(八)、處分、取消處分的材料。
(六)、獎勵(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進事跡材料。
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