【正文】 9． 5． 3． 4． 4下次會議前，會議記錄者應(yīng)將上次會議記錄及決議事項執(zhí)行情形，呈送主席預(yù)做了解。 d 公司內(nèi)部跨部門會議：由專責(zé)單位建檔管理。 (決議事項分辦執(zhí)行報告表 )填寫完 成，交由負責(zé)人員收整，并影印數(shù)份匯整給下次會議主席。 f 提報下次會議報告。 b 決議事項經(jīng)主席核示。 √跨部：由處指定的人員監(jiān)督。 口各部：由各部指定專人監(jiān)督。 C 對未出席會議或已出席會議者，必要時仍應(yīng)分送會議摘錄的內(nèi)容，供作業(yè)時的參考。 c．延長會議時間所支出的成本 。 D 將結(jié)論或表決的過程忠實地記錄下來，于執(zhí)行決議事項面臨困擾時， 方能回頭探究當(dāng)時下決定的相關(guān)因素。 9． 5． 2． 4 會議記錄應(yīng)注意事項 有會議就應(yīng)有會議記錄，以便于查閱了解當(dāng)時的會議狀況。 F 會議中，應(yīng)遵守開會規(guī)定，勿吸煙、睡覺或做其他事。 ． B 會議中討論、報告、提議應(yīng)不脫離既定的會議主題，除非是臨時動議。 同時，并不是任何人皆可擔(dān)任主持，而須選定適合各種會議的主持，如果選錯，可能產(chǎn)生相反的效果，例如干部會議若由董事長當(dāng)主持，則一切依照事長的意見進行，其結(jié)果變成其訓(xùn)話的會議，以致整個會議，只聽到董事長的訓(xùn)示，完全達不到預(yù)期的效果。 確立決議事項后，主席應(yīng)請記錄者立即將決議事項記錄下來，并記錄負責(zé)完成的人員與完成期限。若會議討論事項或內(nèi)容過于冗長，主席應(yīng)視與會人員精神狀況及會議氣氛，稍做休息。每位與會者充分 表達自己的意見后，主席應(yīng)對每個人所言做歸納整理，引導(dǎo)大家討論或做 }十 {決定。 B 準(zhǔn)備會議所投人的人力成本。 B 餐費、交通費、住宿費。但年齡較大的人冬天稍為暖和一點為佳。 F 衛(wèi)生間檢查是否清潔。 C 麥克風(fēng)及報告用的器材測試是否正常。例如在那一 個適當(dāng)?shù)臅r候請指出問題點等，也就是事前準(zhǔn)備安排之類的事情。 C 若使用投影片或幻燈片等輔助設(shè)備，最好能將報告內(nèi)容重點劃出，或以顏色區(qū)分，以突出報告的重點所在。 9． 5． 1． 6． 2 會議資料如屬于簡報資料，確認(rèn)人員也應(yīng)于會前向負責(zé)人員確認(rèn)是否已完成，并確認(rèn)報告時所用的輔助器材、設(shè)備名稱，以便提前準(zhǔn)備。如果主要人物當(dāng)天會缺席時，會議就失去意義，所以可改變開會時間。 C 當(dāng)日會議室可用的設(shè)備、輔助器材。不要在開會中有離席去拿東西的情形發(fā)生。 C 會議的起迄時間及地點 (含結(jié)束時間 )。如有臨時變更應(yīng)事先以書面通知場地負責(zé)單位。同時，事前通知議案乃是要求參加者養(yǎng)成事前作充分之知識及準(zhǔn)備的習(xí)慣。 9． 5 會議作業(yè)程序 9． 5． 1 會議前準(zhǔn)備 9． 5． 1． 1 開會時日的事前通知 開會時日最遲要在一周前通知有關(guān)人員。 9． 4． 2． 11 不要盡談些期待性的預(yù)測。 9． 4． 2． 6 會議中不得接聽電話。 9． 4． 2． 4 應(yīng)按會議時間作息 A不得遲到、早退。 H 因開會而喪失獲利機會的成本。 D 講義資料費。 F 會場應(yīng)有必要的燈光、音響等輔助設(shè)施。 B 會場大小要合宜。 C 有脅調(diào)、決定的關(guān)鍵性人員。 9． 4． 1． 5 會議人選 為了在最少的時問內(nèi)得到最有效的結(jié)論，因此于會議之先，應(yīng)該仔細考慮與會人員的適合與否。 9． 4． 1． 2 日期的選擇 選擇不影響工作進度的日期做為舉行會議的時間 9． 4． 1． 3 時段的選擇 須考慮各區(qū)域總部及 門店能配合的時段。 D 會議等級的分類。 9． 3． 3． 4 會議體系管理單位 (管理部 ) 針對公司的會議體系運作狀況進行控制及管理。 9． 3． 3 權(quán)責(zé)單位及權(quán)責(zé)的確立 9． 3． 3． 1 會議主辦單位 負責(zé)會議前的 準(zhǔn)備、會議中的控制、會議后的整理及執(zhí)行。 9． 3． 2． 3 會議的推廣方法 會議是否能達成目的，與會議推廣有密切的關(guān)系。兇此，有關(guān)公司內(nèi)部的會議實況，應(yīng)在一定期間內(nèi)作通盤調(diào)查，并分別進行檢討。 9． 1． 8鞏固主管地位 經(jīng) 理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一 些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。 9． 1． 5開展有效的溝通的會議 會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。 (點明困難，發(fā)現(xiàn)問題并尋找辦法，衡量問題的重要性，想出新辦法，評議新辦 法，確定行動綱領(lǐng) ) 9． 1． 3整合意見的會議 公司內(nèi)組織間意見及各承辦單位意見相左時，各部門有關(guān)人員的意見必須整 合，否則將無法期待能順利進行運作，針對所整合問題，各當(dāng)事者間相對提出意 見，建立共識，當(dāng)事者雖各執(zhí)己見，但仍要確認(rèn)最終目的，若意見不合，會議主持人發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)御能力來整和意見，并確認(rèn)方案達成的目的。通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。 H 主動邀請媒體采訪提供事件始末及其過程，期間公半客觀報導(dǎo)促進大眾對事件的了解，并消除誤解。 D 保持與媒體密切聯(lián)系，主動提供處理過程，尋求公半解決方法。 H 發(fā)表企業(yè)適應(yīng)改變的成果，展現(xiàn)企業(yè)形象及經(jīng)營實力。 D 對該媒體拘不合作時，秉持和氣為貴，長遠關(guān)系為維持原則，采取適當(dāng)措施。通過這些努力，公眾就會以客觀公正的眼光看待組織，從而理解、支持組織，為組織樹立良好形象打下基礎(chǔ)，創(chuàng)造 條件。 （ 1） 濃墨重彩加以描繪； （ 2） 要擬定宣傳報道計劃，選擇和確定傳播媒介； （ 3） 要與新聞界取得聯(lián)系，邀請新聞界人士參加活動并現(xiàn)場接受采訪或提供準(zhǔn)備好的有關(guān)專門活動的情況介紹； （ 4） 如新聞人士未能參加活動，則要主動向新聞單位提供有關(guān)專門活動的文字和資料，最好是寫好新聞稿或編好專題片供新聞單位選用。專門活動與本組織的日常工作要合理安排，特別是在人力、場地、設(shè)施上要統(tǒng)籌考慮，并盡量照顧專門活動的需要。只要我們建立起一支精干高效、具有開拓精神和活動能力的隊伍，卓有成效地開展工作，就能讓公眾感到身手不凡，獨具特色， 從活動中體現(xiàn)組織的實力、魅力和潛力，顯示組織內(nèi)人才濟濟，員工素質(zhì)較高，從而更好地樹立組織的形象。由于隊伍是新組建的，必須明確分工，各負其責(zé)。這樣，就將我們的目標(biāo)對準(zhǔn)與專門活動關(guān)系密切的人，盡最大努力去影響他們，而將其他公眾視為一般影響的對象。 （ 2） 專門活動的主題要鮮明，要有個性，要新穎獨特，辭句要有感染力、號召力。主題設(shè)計是否準(zhǔn)確、新穎，對專門活動的效果有舉足輕重的影響。應(yīng)從預(yù)算中列出應(yīng)變費用這一項，以便應(yīng)急。 B 公共關(guān)系廣告、宣傳費用。該法的優(yōu)點是彈性好、計劃性強，但需要做比較細致認(rèn)真的預(yù)測工作，否則要么經(jīng)費超支、緊缺，要么造成浪費，加之此法的主觀性較強，往往使預(yù)算發(fā)生偏差。 6=20 天。 時間估算的方法是：根據(jù)對完成某一工作過程所需要時間的樂觀的、悲觀的和最可能的這三種判斷，用公式推算出比較準(zhǔn)確的用時量。 公共關(guān)系時間預(yù)算 時間預(yù)算是指根據(jù)公共關(guān)系目標(biāo)，對各項活動所需時間進行估算，以便合理安排整體工作進程。 二是倒樹形法。因此正常的經(jīng)費預(yù)算能從物力、財力、人力上保證公共關(guān)系工作的正常開展，使公共關(guān)系活動計劃更具體化，并便于檢查監(jiān)督經(jīng)費使用情況，也有助于公共活動的成本核算、效益評估。在此基礎(chǔ)上，公關(guān)人員就可以制定長期公共關(guān)系活動計劃、年度公共關(guān)系活動計劃和專項公共關(guān)系活動計劃。計劃方案的草案制定后，一般都要形成文字書面材料。這樣就可以通過一項具體指標(biāo)的實現(xiàn)，而最終達到實現(xiàn)總統(tǒng)目標(biāo)。公共關(guān)系的工作主題是對公共關(guān)系目標(biāo)的一種精煉的表述，對整個公共關(guān)系 工作起著一種提綱挈領(lǐng)的作用。因此，在擬定具體方案時，要考慮到各方案間的間接性、連續(xù)性， 切忌瞻前不顧后、有頭無尾。當(dāng)然，在制定計劃時更應(yīng)從長計議，要充分考慮到事物的相互轉(zhuǎn)化。例如企業(yè)生產(chǎn)出新產(chǎn)品使用新技術(shù)、推出新的服務(wù)項目等，要抓住這些有利時機，制定行之有效的公共計劃，開展公關(guān)活動。 要爭取各層領(lǐng)導(dǎo)人的同意支持 由于決定公共關(guān)系政策是組織內(nèi)高層管理者的職 能，所以如果計劃未經(jīng)高層領(lǐng)導(dǎo)者批準(zhǔn)和支持，那么公共關(guān)系工作就難以在組織決策中被通盤考慮進去，公共關(guān)系計劃也會與組織管理方針脫節(jié)，在實施中處處落空。 要進行廣泛咨詢 如果能在擬定計劃之前向組織內(nèi)外公眾 廣泛地征求意見，則可望取得更好的效果。 要防止計劃范圍漫無邊際 人們對公共關(guān)系期望過高是常見的現(xiàn)象，在缺乏經(jīng)驗的人手中，計劃內(nèi)容往往像上百種雜亂意見的集合地。 要避免目標(biāo)模糊不清 有一家專門制造搪瓷漆料的公司是這樣提出公共關(guān)系目標(biāo)的：“本計劃的目標(biāo) — 使公司的名譽更為響亮及增進產(chǎn)品的推銷。沒有這樣一套系統(tǒng)而科學(xué)的工作計劃，頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，雜亂無章，公共關(guān)系就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，甚至?xí)翢o效果。公共關(guān)系的“橋”和“船”就是公共關(guān)系的工作方式。 B 適合企業(yè)：百貨公司、報社、出版社、電視公司、電腦、金融機構(gòu)。 B 適合企業(yè)：食品、事務(wù)機器、高科技商品、服務(wù)業(yè)。 活動的利用 每一種活動都各有其特色及效果，因此利用到活動的時候，企業(yè)應(yīng)該考慮到這些特色及效果，是否適合公司的 理念及目標(biāo)，下面簡單列舉各種活動特色和適合做活動的企業(yè)。 音樂活動 A 差額負擔(dān)，冠名（經(jīng)費大部分負擔(dān)） B 招待（企業(yè)主辦）、招待（媒體主辦）、歌唱比賽、音樂比賽。 活動的種類 雖然活動的種類很多，分類的方式不一定相同，但是我們可以把較為企業(yè)接受的活動分為四大類，再把每類以其目標(biāo)及施行方式分為小類如下： 運動活動 A 公開參觀：電視、電臺、轉(zhuǎn)播、一般人參加比賽、主婦參加比賽、兒童參加比賽。 A 成本預(yù)算控制 活動的成本預(yù)算以其所增加毛利＞成本為原則。 B 隨時注意社會的脈動與趨勢，掌握話題，充分運用新聞事件的沖擊力，提高 公眾認(rèn)知度。 公關(guān)活動 公關(guān)活動千創(chuàng)意的產(chǎn)生不斷使得活動更為多樣有趣，然而一個有創(chuàng) 意的活動仍必須具有一定效果，因此，為了使活動有創(chuàng)意也有效果，完整與周延的活動計劃就成為相當(dāng)重要的課題。 G 開辟報紙專欄。 C 參加社會性比賽活動。 L 舉辦慈善義賣、義演活動等。 H 貴賓卡、優(yōu)待卡。 D 配合政府活動。 E 舉辦展店說明會。 同業(yè)的公關(guān) A 新知研討會或經(jīng)營管理， KNOWHOW發(fā)表，如：連鎖經(jīng)營發(fā)表會、服務(wù)業(yè)人力資源管理發(fā)表會等。 L 成立員工輔導(dǎo)中心。 H 企業(yè)員工運動會。 D 員工創(chuàng)業(yè)加盟。 C 年節(jié)贈送紀(jì)念品。 H 印制小卡片，日常生活資訊提供。 D 有加入會員者，生日寄卡片。 E 經(jīng)營輔導(dǎo)講座。 供應(yīng)商公關(guān) A 舉辦說明會，企業(yè)開幕前。 J 新產(chǎn)品發(fā)表或推介。 F 主動發(fā)布新聞稿，如有活動或貴賓來訪時，或新產(chǎn)品推出，新店開幕等。 B 建立完整的媒體資料，包括各專業(yè)的雜志、報紙、刊物等。絕對避免會措意、搪塞、推委及隱瞞事實。 記者會時須準(zhǔn)備分發(fā)的資料有 A 公司概要 B 做為新聞發(fā)布內(nèi)容的資料 C 公司方面出席者的名單簡介 D 有關(guān)發(fā)表事項的照片 E 主要發(fā)表者的 簡歷及照片等 記者會場必須與主辦單位確認(rèn) A 懸掛背景板 B 公司方面出席名牌及麥克風(fēng) C 入座順序 D 記者席飲料 E 詢問者所用的麥克風(fēng)等 記者招待會當(dāng)天程序 A 所有成員在一小時前集合 B 確認(rèn)服務(wù)臺、新聞稿，最后確認(rèn)會場內(nèi)布置、名牌 C 記者席序單，將需要分發(fā)擺放在記者席 D 服務(wù)臺人員在記者到達時，收取名片并將他帶至座位（自由入座） E 公司方面出席者在三分鐘前入席（有時在記者會開始前拍紀(jì)念照） F 企業(yè)宣傳人員擔(dān) 任司儀。如果已經(jīng)決定記者招待會的時間、場所后，就要通知有關(guān)記者。發(fā)言人在召開時首要重視的是發(fā)表內(nèi)容明確化，承辦人員再根據(jù)發(fā)表內(nèi)容招待記者、公司方面出席者、發(fā)表日期及地點。 新聞內(nèi)容發(fā)布須獲得主管的認(rèn)可，發(fā)布的內(nèi)容也得經(jīng)過主管的同意，內(nèi)容的造詞造句相當(dāng)重要，不可寫錯。 C 開頭即寫結(jié)論、結(jié)果 D 文章要簡潔，并以專門性用語附說明 。 A 以直接方式表現(xiàn)發(fā)表內(nèi)容的標(biāo)題。 制定主題 資料的準(zhǔn)備，有關(guān)公司提示主題的詳細答案及業(yè)界動向等以及媒體可能關(guān)心的事項回答。 D 社區(qū)活動： 企業(yè)觀摩會、公司設(shè)施的公開，運動、聚會的召開，員工的集體活動，贊助各種區(qū)活動及文化活動。 可做為宣傳素材的公司內(nèi)資訊 為積極想媒體提供報導(dǎo)素材與資訊，公司應(yīng)舉辦記者招待會、新聞發(fā)表，對記者發(fā)表工作簡報、新技術(shù)、新產(chǎn)品的介紹會等。 有關(guān)媒體刊載企業(yè)消息，可期望的效果 A 借著向社會剖析公司的經(jīng)營方針、動向及事業(yè)活動，得以公開經(jīng)營的形象。 公關(guān)的單位須與媒體及業(yè)界圈保持良好關(guān)系。 公關(guān)單位要積極采取行動，想企