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【正文】 楚、圖樣清晰，便于長久保存。 (四 )歸檔時間：各醫(yī)藥管理單位的文書檔案、財 務(wù) 檔案，應(yīng)當在次年 6 月底以前歸檔?？蒲许椖考凹夹g(shù)工作完成后兩 個月內(nèi)歸檔。歸檔范圍及管理期限的規(guī)定另發(fā)。 (五 )一般檔案歸檔一份，重要檔案除正本外，應(yīng)當將副本一份組卷歸檔備用。幾個單位協(xié)作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案正本之外，應(yīng)當將復制本送交主辦單位歸檔保存。 (六 )醫(yī)藥管理單位從事公務(wù)活動形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本 單位 檔案室歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。對于個人在非公務(wù)活動中形成的重要文件材料，檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行收集。個人向檔案部門捐贈檔案的，醫(yī)藥管理單位應(yīng)當予以獎勵。 五 ．檔案 管理與庫房設(shè)備 44 (一 )對接收的檔案，按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定，對保管期限、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案提出建議，報本部門主管檔案工作的領(lǐng)導批準后實施，并實行監(jiān)銷制。 (二 )建立歸檔、保密、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等系統(tǒng)管理制度。按照有關(guān)規(guī)定定期向所在地區(qū)檔案行政管理部門和上一級主管部門報送檔案工作基本情況和統(tǒng)計報表。 (二 )重視檔案保護技術(shù)的研究，最大限度地延長檔案壽命。 (三 )保管 要 有足夠面積的檔案庫房，庫房門窗堅固，庫內(nèi)保持適當?shù)臐穸取囟?，有防盜、防火、防光、防塵、防有害生物污染等安全 措施，對存放聲象等特殊載體的檔案必須配備恒溫、恒濕設(shè)備，以保證檔案的安全和工作的正常運行。 (四 )有計劃地為檔案機構(gòu)配備檔案裝具及必要的溫濕度計、吸塵器、去濕機、空調(diào)機等裝備和復印、錄音、照像、錄像、計算機等器材，結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作和現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 六 ． 利用 (一 )凡持有合法證明的單位、個人在寫明符合國家政策要求的利用目的和范圍后，均可查閱屬于開放范圍的檔案。 (二 )查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負責人批準，涉及未公開的技術(shù)問題，需經(jīng)該技術(shù)部門負責人批 準，查閱機密檔案應(yīng)當按《保密法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 (三 )各醫(yī)藥管理單位的綜合檔案機構(gòu)保存的檔案，主要供本部門 45 利用，其他部門查閱需持單位介紹信，經(jīng)綜合性檔案機構(gòu)或分管檔案工作的領(lǐng)導批準后方可查閱。 46 醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法 一． 目的 為了加強 醫(yī)療設(shè)備檔案管理， 《國有企業(yè) 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動 檔案 處置暫行辦法 》 特制定本辦法。 二． 適用范圍 本辦法適用于集團各單位醫(yī)療 設(shè)備檔案的管理。 三． 定義 設(shè)備檔案 指在機械設(shè)備管理過程中形成的具有保存和查考價值的文件及隨機械設(shè)備攜帶的全套資料 。 四． 管理職責 （一） 各單位檔案室負責對本單位設(shè)備檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查。 （二）醫(yī)療 設(shè)備檔案的管理由設(shè)備使用部門負責。應(yīng)設(shè)專人 (專、兼職檔案員 )負責資料的收集、整理、歸檔工作以及日常管理和提供利用。并接受檔案室的監(jiān)督、指導、檢查。 五． 歸檔要求及歸檔范圍 （一） 歸檔要求 1． 設(shè)備驗收完畢和進口設(shè)備索賠期滿后，設(shè)備文件材料形成部門的檔案員應(yīng)及時將形成的設(shè)備文件材料整理歸檔。 2． 根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和檔案載體形式等實際情況，在堅持文件之間的有機聯(lián)系和便于查找的 原則下進行歸檔。 47 （二） 歸檔范圍 機械設(shè)備歸檔范圍主要是有關(guān)機械設(shè)備的綜合管理、依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等。具體包括：上級和本單位關(guān)于機械設(shè)備的法規(guī)、規(guī)定和業(yè)務(wù)管理辦法；機械設(shè)備工作的計劃、報告、總結(jié)和其他有關(guān)管理工作如監(jiān)督、檢查使用情況的文件材料；機械設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案；機械設(shè)備操作及安全技術(shù)、維修保養(yǎng)規(guī)程； 機械設(shè)備購置、開箱驗收、隨機文件；機械設(shè)備在安裝調(diào)試、使用維修、技術(shù)改造、事故處理、商檢、索賠、報廢及轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊等活動中形成的文件材料；機械設(shè) 備年度統(tǒng)計表；全套隨機技術(shù)資料。 六． 管理 、難收、整理、編目、保管、歸檔、轉(zhuǎn)讓、保管期限、銷毀 （一） 設(shè)備檔案應(yīng)設(shè)有專門的保管柜。 （二） 設(shè)備進場應(yīng)由專 (兼 )職檔案員參與開箱驗收并在驗收單上簽字。 （三） 整理 1． 設(shè)備文件材料按單機組卷。包括：機械設(shè)備的購置、安裝調(diào)試、運行、維修和設(shè)備管理等。 2． 設(shè)備檔案的整理應(yīng)將每項設(shè)備的文件材料進行系統(tǒng)整理，組成一盒或數(shù)盒。 3． 將最能反映機械設(shè)備購置概況的文件材料，如申購報告、批復、論證、投資、訂購合同、驗收報告、索賠材料等排在前面，其余設(shè)備 48 的技術(shù)文件材料應(yīng)按設(shè)備的 工作程序及重要程度，依次排列。 4． 引進設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀。 5 ． 具 體 組 卷 執(zhí) 行 《 科 學 技 術(shù) 檔 案 案 卷 構(gòu) 成 一 般 要 求 》（ GB/T118222021） （四） 編目 1． 采用按大類流水分屬類的排列方法，即在一級類目內(nèi)順序編號； 2． 當年的管理性文件排列在前，順序編寫案卷號。 3．填寫 設(shè)備檔案移交（表 1）、 卷內(nèi)文件目錄 （表 2） 和案卷目錄（表 3） 。 （ 年度）設(shè)備檔案移交表 表 1 卷內(nèi)目錄 表 2 檔號 件號 設(shè)備型號 /名稱 生產(chǎn)廠家 /供應(yīng) 驗 頁數(shù) 備 49 商 收時間 注 案卷目錄 表 3 柜號 所在科室 分類號 案卷號 設(shè)備型號 /名稱 生產(chǎn)廠家 /供應(yīng)商 驗收時間 頁數(shù) 購貨價格 備注 （五） 保管 。 設(shè)備文件采取檔案盒方式保管；引進設(shè)備文件用檔案盒有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。 （六） 歸檔時間 1． 設(shè)備管理綜合性文件于次年 3 月底前歸檔。 2． 設(shè)備驗收完畢投入使用后 2 個月；引進設(shè)備為索賠期滿后 2 個月。 （七） 轉(zhuǎn)讓?！秶衅髽I(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處 置暫行辦法》當設(shè)備 轉(zhuǎn)讓、賣出時，隨機檔案同時轉(zhuǎn)出，并寫出書面說明，進行備案。 （八） 保管期限 。 執(zhí)行集團 171。檔案分類、歸檔范圍與保管期限表 187。 （九） 銷毀 。 設(shè)備檔案隨設(shè)備報廢后銷毀。 （十） 統(tǒng)計 。 設(shè)備檔案保管部門應(yīng)將年度內(nèi)形成的設(shè)備檔案目錄報本單位檔案室，確保企業(yè)檔案統(tǒng)計工作的準確性。 醫(yī)藥 科技 檔案管理 辦法 一．目的 加強對醫(yī)藥科技檔 案的管理，充分發(fā)揮醫(yī)藥科技檔案在 中國遠大 50 集團公司 中的作用，特制定本辦法。 二．適用范圍 本辦法適用于中國遠大集團公司各單位醫(yī)藥科技檔案的管理。 三 ．定義 （一） 醫(yī)藥科技檔案 是指國家機關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位、團體和個人在從事醫(yī)藥科研、設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、教學、情報、外事等工作中形成的具有歸檔保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。 （二） 醫(yī)藥科技檔案 是國家科技檔案的一個重要組成部分，是國家的寶貴財富。醫(yī)藥科技檔案的管理工作是一門專業(yè)性的技術(shù)管理工作，是生 產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各科研、設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、教學、情報、外事等單位（以下簡稱各單位）。都應(yīng)當把科技檔案工作納入有關(guān)管理工作之中，切實加強領(lǐng)導。 各單位都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則，采取有效措施。集中統(tǒng)一管理本單位的科技檔案，以維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全及有效的開發(fā)利用。 四 ．管理職能 中國遠大集團公司 下設(shè)檔案處。國家醫(yī)藥局檔案處是醫(yī)藥科技檔案的業(yè)務(wù)主管部門。在業(yè)務(wù)上接受國家檔案局的指導。其主要任務(wù)是： （一） 貫徹執(zhí) 行國家有關(guān)科技檔案工作的各項方針、政策和法規(guī)，制定醫(yī)藥專業(yè)系統(tǒng)科技檔案工作制度、辦法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢 51 查各單位貫徹執(zhí)行情況。 （二） 對 中國遠大集團公司 各直屬單位的科技檔案工作進行經(jīng)常地監(jiān)督、指導和檢查。 （三） 負責 集團公司 科技檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作 ；督促、協(xié)助、指導本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門進行立卷歸檔工作 ； 負責組織鑒定科技檔案和剔除已失去保存價值的科技檔案的處理工作 ； 做好需要向上級醫(yī)藥科技檔案管理部門移交科技檔案的各項準備工作 ； 凡有條件的應(yīng)結(jié)合工作實際，開展科技檔案的信息加工工作，編撰簡介、文摘、 匯編、手冊及進行有關(guān)科技史料的編研工作。 五． 資料 形成和歸檔 要求 （一）資料形成條件 、積累、整理、歸檔制度，并列入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責范圍，要做到每項科研、生產(chǎn)等活動都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔。 、生產(chǎn)或設(shè)計工程項目進行評議、鑒定、貴重儀器設(shè)備開箱驗收、基建工程竣工驗收時，要有科技檔案部門參加，對應(yīng)當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸案的項目，不能驗收。 、生產(chǎn)產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目，在完成或告一段落后，都必須將所形成的科技文件材料，按其自然形成規(guī)律，按歸檔具體要求加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明 52 密級，由項目負責人審查簽字后向檔案部門歸檔。 ，都應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，宜用藍黑墨水、碳素墨水書寫， 禁用鉛筆書寫，以利長期保存。 。重要項目的科技文件材料應(yīng)復制二份至三份配套歸檔。 （二）歸檔要求 ，以一項科研成果鑒定、產(chǎn)品正 式投產(chǎn)、儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)、基建工程竣工驗收后及時整 理，隨時歸檔。綜合科技計劃、報表以年度為單位，在年終匯總后歸檔 ，由主辦單位歸檔保存一整套完整的科技檔案。參加協(xié)作單位除保存本單位承擔任務(wù)部分的檔案正本外，應(yīng)將復制本送主辦單位保存。 斷的研制任務(wù)，項目（課題）負責人必須將該項目的技術(shù)文件材料及時整理歸檔。 （三）歸檔 內(nèi)容 藥政管理類、藥學教育類、醫(yī)藥技術(shù)情報類、醫(yī)藥科研類、醫(yī)藥設(shè)計類、藥品生產(chǎn)類、醫(yī)療設(shè)備器械生產(chǎn)類、醫(yī)藥科技出版物類、儀器設(shè)備類。 六． 管理 （一） 科技文件材料歸檔后要及時進行分類、編目、登帳、統(tǒng)計和必要的加工整理，編制檢索工具和參考資料，為科研、生產(chǎn)、基建、 53 教學等各項工作積極提供利用?！秶裔t(yī)藥管理局科技檔案分類法》是醫(yī)藥科技檔案分類的依據(jù)，供本 集團公司 分類科技檔案應(yīng)用。 （二） 科技檔案的密級劃定、升、降，由業(yè)務(wù)主管部門、鑒定小組根據(jù)有關(guān)規(guī)定確定和調(diào)整。密級分為：絕密、機密、秘密三種?？萍紮n案部門必須建立保密制度，注意在不失密的情況下擴大利用范圍。 （三） 科技檔案的保管期限分永 久、長期（ 15 年以上）、短期（ 15年以下）三種。各單 位根據(jù) 國家醫(yī)藥管理局科技檔案保管期限表結(jié)合本單位具體情況制定本單位的科技檔案具體保管期限。 （四） 各單位的科技檔案部門，要做好科技檔案的鑒定工作，在總工程師或技術(shù)負責人的領(lǐng)導下，由科技領(lǐng)導干部、熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)的科技人員和科技檔案人員組成鑒定小組。鑒定的方法為直接鑒定法。即直接對每一案卷檔案的內(nèi)容、完整情況等進行慎重地詳細審查，對案卷的密別、保管期限進行嚴格的審核和調(diào)整。凡沒有劃定保管期限的，應(yīng)確定其保管期限；對已失去保存價值的，應(yīng)及時進行剔除處理；凡屬需要銷毀的，應(yīng)提出銷毀意見，并寫出銷毀報告、編造清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導 審定，并報上級主管機關(guān)備案。 （五） 銷毀檔案時，應(yīng)與本單位的保密、保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，并指定銷毀地點和監(jiān)銷人，防止失密。 （六） 各單位應(yīng)建立和健全對已歸檔的科技文件材料的補充修改制度，在得到業(yè)務(wù)負責人的審批后方可進行補充、修改。 （七） 管理科技檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)保持適當?shù)臏?、?54 度，并應(yīng)有防火、防蟲、防鼠、防曬等措施，搞好技術(shù)保護工作。檔案部門應(yīng)經(jīng)常地對科技檔案進行保管狀況的檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本單位的保密、保衛(wèi)部門及單位領(lǐng)導外，應(yīng)采取補救措施，以減少檔案的損失。 （八） 各單位的科技檔案部門應(yīng)建立 登記 統(tǒng)計制度，對科技檔案的接收、借閱、利用效果等方面進行登記和統(tǒng)計 （九） 單位撤銷或變動，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時，應(yīng)將其檔案收集 、 齊全，妥善整理，經(jīng)上級主管單位批準后，向接受單位辦理交接手續(xù)。重要設(shè)備、儀器報廢后，其檔案仍由檔案部門存查。 科研檔案管理辦法 一． 目的 為 加強 科 技 檔案的管理， 提升科學技術(shù)研究工作水平，根據(jù)《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 (GB/T118222021)， 更好地服務(wù)于企業(yè)各項工作， 特制定本 辦法 。 二． 適用范圍 本辦法適用于集 團各單位科研檔案的管理。