【正文】 自覺地、心甘情愿地當好助手和配角。但是也有某些秘書人員擔任著某種領導職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個組織的總目標、總任務，服從上緩期領導的指揮。又要充分地發(fā)揮主觀能動性，規(guī)劃自己的職責范圍內的工作，實事求是的精神秘書寫作的要求：善于組織、指導自己的下屬去完成各自的任務。秘書不能因甘當配角而事事被動，而要在實踐中和領導的授權之下學會掌握分寸，什么情況下自己應該是配角，什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個稱職的秘書必須具有基本的配角意識和有條件的主角意識，其關鍵是自己的價值取向，不應該追求表面的地位和榮譽，而應以自己工作的實際價值和社會貢獻為滿足。只有這樣清醒、全面的認識，秘書才能經常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。接待工作應遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點：文明禮貌負責與人方便講求時效按制度辦事遵守紀律面對突發(fā)事件，秘書應如何行動？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強組織領導，堅持實行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負責。突發(fā)事件的處理工作包括兩個方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施。另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好各項預防、準備性工作，設立自己的住處情報網絡，建立預警系統(tǒng)。秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：有思想準備和心理準備。做好通訊準備。問清詳細情況。采取應急措施。及時向領導、上司和上級匯報、請示。根據(jù)領導指示及時處理。如果屬于刑事案件，必須及時撥打110，并把事件移交司法、公安部門處理。十一、調查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點。答：調查分為以下幾種類型：普遍調查。主要是對總體對象中每個具體的單位無一例外地進行調查，用于生大的基本情況調查，普查得來的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動性、具體性。典型調查。就是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表性的單位進行調查，適用于經驗性調查。因為它的對象少，便于集中、深入地進行調查，得來的材料生動而具體，但是調查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯了對象便可能前功盡棄。個案調查。就是對個別的對象進行調查，有明顯的針對性，但個案調查又往往不局限于當?shù)?、當事人本身，常常涉及歷史背景、社會環(huán)境及其他種種因素，因些調查時應充分加以注意，不能就事論事。重點調查。就是對調查對象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調查，再將其結果推論至其他一般單位。它與典型調查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。抽樣調查。就是從總體中抽取部分樣本進行調查，將其結果推斷總體?？梢哉f它是典型調查與重點調查的放大，是普遍調查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點，在現(xiàn)代社會使用最為普遍。調查的方法又分為以下幾種：觀察法。就是調查者對調查 對象（人、事、物、環(huán)境、場所等）的狀態(tài)、變化進行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。觀察法側重于了解調查對象的外觀、形態(tài)、動作或變化的特征及過程。訪問法。比觀察法更進一層，除了看之外還可以問。通過與對象的交流、討論，了解更深層的內容。想要取得預期的效果，調查者就要取得被訪問斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。文獻法。是指調查者查閱有關的局面資料（包括報刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等），以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點是資料豐富，時間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)萬里，搜集觀察中受制約少，花費也低。缺點是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，也往往缺乏生動性、具體性。問卷法。就是調查者把需要了解的情況設計成不同類型的題目并組合成書面問卷，由被調查者做書面答案。問卷法又有兩種類型，一種是開放式問卷，另一種是封閉式問卷。開放式問卷便于答卷人各抒已見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個性。缺點是無法用計算機統(tǒng)計，只能由人工閱卷。封閉式問卷的優(yōu)點在于用數(shù)字或符號表示答案，便于計算機統(tǒng)計。缺點是答案有限定，只有幾種大體類型，無法調查特殊及深層的情況。秘書人員作調查時，應把調查目的、課題、項目和調查類型、調查方法結合起來，根據(jù)調查目的、課題、內容、性質、范圍、對象以及項目等確定調查類型，再由調查類型選用調查方法。十二、秘書寫作有哪些原則和要求？ 答：秘書寫作必須堅持遵循三大原則：符合方針、政策、法令、法規(guī)忠于機關制文意圖堅持信息量大，措施具體，指示性強內容高度概括，語言表達實用、精確用材精要，語言深入淺出，主題富有個性講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？ 答：收文辦理程序：簽收、拆封和登記分辦和傳閱擬辦和批辦承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：擬稿、審核與簽發(fā)繕印與校對用印、登記與封發(fā)十四、情景題秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？ 答: 一般情況處理：看見客人來了，對電話里說：“請稍等一下。”然后捂住話筒，問客人貴姓、身份、有什么事，簡單的就回答，需要時間處理的說請坐下稍候，然后回到電話，這時總經理呼喚的話，如果電話已經說的差不多了，就在3分鐘內結束電話，如果還沒有說完，就請對方諒解，說這時有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個招呼，去見總經理，如果訪客就是找總經理的，可以在見總經理同時請示一下。特殊情況處理：電話的對方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對訪客做個坐下等待的手勢。然后總經理呼喚了，暫停一下電話，跟總經理解釋稍等片刻。總之，處理原則是盡快結束電話，然后看總經理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請示總經理，剛好可以一塊辦。周五下午3時，H公司總經理將來你公司就技術合作一事進行商談，請制訂出接待方案。答：⑴安排好會談等有關事宜如下：①搞清楚來賓的情況和來意；②根據(jù)來賓意圖及本機關實際情況安排好商談日程； ③安排領導會見來賓； ④安排雙方商談；⑤安排來賓考察、參觀； ⑥做好安全保衛(wèi)工作；⑦準備好送給來賓的紀念品； ⑧準備好新聞報道工作。（2）安排好生活接待工作： ①安排好食與宿； ②安排好車輛使用；③辦好返程車、船、機票預定工作； ④安排好就醫(yī)保健工作； ⑤安排好來賓業(yè)余活動。市制藥廠劉廠長明天來訪，領導指示王秘書把接待室整理一下，請描述王秘書完成這項工作的程序及內容？答:(1)注意光線。應以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強或過弱。如陽光直射，則可設置百葉窗或窗簾予是調節(jié)。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。(2)注意色彩。應當布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設的色彩，有意識地控制在一兩種之內，最好不要令其超過三種。(3)注意溫度。室溫以攝氏24℃左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點”，令人最為舒適。室溫低于攝氏18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏30℃，則又可能會令人燥熱不堪。(4)注意濕度。一般認為，相對濕度為50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得干燥不堪，易生靜電。(5)注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關門開門時噪音不絕于耳。(6)注意衛(wèi)生。在待客的房間之內，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。(7)注意陳設。主要務求實用。一般來講，在待客的房間之內放置必要的桌椅和音響設備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。公司準備召開一次科技成果匯報會，參加會議的有各分公司主管科技工作的負責人以及科技人員，約30人，會期三天。請按制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案。答：(1)會場預約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。(2)會場的布局，設備安裝調試根據(jù)會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)；根據(jù)需要準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。(3)印刷材料的設計制作根據(jù)會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。(4)參會者的接送根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛。三是自己立即緊急處理，然后再向領導匯報。謝秘書采取了第三種辦法。他先給出事現(xiàn)場附近的直屬單位—工商所打電話，請他們派人去保護現(xiàn)場，并妥善保護好傷員；接著給縣醫(yī)院打電話，請他們立即派救護車去現(xiàn)場搶救傷員，并請外科住院部做好搶救傷員的準備；然后又給縣交警隊打電話，請他們立即派人去現(xiàn)場處理這一事故；最后，又打電話給縣領導匯報了上去情況。謝秘書自以為事情已經辦好，他看了一下表已經六點多了。于是，他輕松地下班回家了。要求：運用相應的理論進行分析。結合案例內容分析600字以內。(5)參會者的餐飲根據(jù)參會人員的喜好，預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。(6)參會者業(yè)余時間的安排根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設計專門的旅游線路(7)統(tǒng)籌安排安全、保衛(wèi)、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬無一失國外某電子企業(yè)總經理一行3人前來我國某企業(yè)參觀訪問，從迎送規(guī)格方面考慮，李秘書在安排迎送工作時，將目前兩國間關系狀況和客人的背景資料以及接待要求交給接待組，隨后按以上資料和要求，接待組較好地完成了迎送工作。請答出李秘書所提供的資料和要求的內容。答：提供的資料內容主要有以下方面：來訪外賓或代表團的基本情況。例如，來訪人員的職務、性別、年齡、禮賓次序，來意，要求等情況，還應注意國籍、飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時，還可向對方索要來訪者的血型資料。對方抵離的日期和時間、交通工具和施行路線。預訂食宿的規(guī)格標準，宴請方式等，要讓來賓產生“賓至如歸”的感覺。還是日程活動的安排，正式會議的日程表與參觀活動的日程表等，另外還要準備禮品，社品的選擇要突出紀念性，講究“禮輕情義重”，不宜贈送過于貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現(xiàn)民族和地方特色。最后要以歡迎來賓相應規(guī)格及儀式歡送賓客，然后做書面小面，立卷存檔備查。某報社記者在結束對你公司總經理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求）。答：如客人提出告辭時，秘書人員要等客人起身后再站起來相送，切忌沒等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉到客人身上，更是不禮貌的行為?！俺鲇剑硭推卟健笔怯唾e客最基本的禮儀。因此，每次見面結束，都要以將再次見面的心情來恭送對方回去。通常當客人起身告辭時，秘書人員應馬上站起來，主動為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來等禮貌用語。尤其對初次來訪的客人更應熱情、周到、細致。當客人帶有較多或較重的物品，送客時應幫客人代提重物。與客人在門口、電梯口或汽車旁告別時，要與客人握手，目送客人上車或離開，要以恭敬真誠的態(tài)度，笑容可掬地送客，不要急于返回，應鞠躬揮手致意，待客人移出視線后，才可結束告別儀式。十五、案例分析題1．閱讀下面的案例并進行分析。吳小姐是一家外資公司的首席秘書。一天，吳小姐所在的公司的經理突然收到一封非常無禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經理怒氣沖沖地把吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信。然后，經理讓吳小姐立即將信打印寄走。當天下班的時候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經理，“經理，可以將信寄走么？”這封充滿火藥味的信自然沒有發(fā)走，因為吳小姐的聰明，使公司挽回了一個潛在的客戶。答:吳小姐正確的處理自己與上司的關系,發(fā)現(xiàn)上司做出明顯錯誤的決定時,并沒有立即正面提出意見，而是采用委婉、含蓄的提示、提醒方式，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。這樣就照顧到上司的自尊心，上司也容易接受和理解秘書提出的不同意見，從而做出更好、更有利的決定與決策。2．試分析下面案例中秘書對緊急情況處理的三種方案哪一種最好，并說明為什么。你從中獲得了什么啟示？謝秘書對一起交通事故的處理某縣工商局辦公室謝秘書星期天值班，下午5時，接了一個緊急電話。電話的內容是：局里的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機及車內三人重傷，車損嚴重，不能開動，特請求局里急速處理。秘書做好了電話記錄后，思考出了三種處理辦法：一是等到第二天上班時，向領導匯報后，再按照領導指示去辦； 二是立即向主管領導匯報，請領導親自到現(xiàn)場處理；答：對謝秘書做法的分析：1．謝秘書在緊急情況下采取第三種辦法解決問題，是正確的。2．謝秘書的做法初看上去已無可挑剔，但仍有不足之處：（1）謝秘書對這一起交通事故是遙控處理。在未得到任何信息反饋的情況下就下了班，顯然是不妥的；應該就近組織人力搶救并部署人員保護好現(xiàn)場。要有遇事不慌、臨危不懼、冷靜處理。（2）謝秘書對事故的處理是草率的。他采取的幾項措施是否落實，并沒有任何督詢措施，只是開了個頭，離真正處理好還有相當?shù)木嚯x；應該每項措施都要落實到個人，哪些人員護送傷員到醫(yī)院，哪些人員保護現(xiàn)場等待交警隊的同志來處理，并做好跟蹤回報，隨時了解事態(tài)的發(fā)展進程。這些緊急措施可在未得到領導的指示時就采取，爭取時間。（3）事情正在處理過程中，而面包車又是工商局的，更何況又是車損人傷呢！如此處理實在是避重就輕。怎么能