文件控制制度-資料下載頁(yè)
2025-11-07 08:09本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向。理部，由辦公室主任報(bào)總經(jīng)理審批后，安排人員予以發(fā)放。門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。在場(chǎng)人員簽名代收。管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。頁(yè)情況送原文件發(fā)放人，所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使。用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。保存期限為三年。否則，對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。
【正文】 印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。 （ 4）所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理 員必須在 “作廢文件 ”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。（ 5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。 （ 6）文件發(fā)放人必須將已使用的 “文件發(fā)放回收登記表 ”按季度裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。 任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。 否則 ，對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。
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