【正文】 出整改措施；此外，管理層還要向各部門通報(bào)組織所取得的環(huán)境績(jī)效以及內(nèi)審和管理評(píng)審的結(jié)果； 8. ——組織的各個(gè)職能部門之間要保持良好的信息溝通，了解本部門與相關(guān)部門之間的工作銜接，明確各自職責(zé)，共同協(xié)調(diào)，相互配合做好環(huán)境管理工作。 2023/1/31 72 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 。 ——組織應(yīng)采取積極姿態(tài)向外部展示其環(huán)境方針的承諾，接受公眾和社會(huì)輿論的監(jiān)督，應(yīng)展示環(huán)境績(jī)效方面所取得的成果，以此作為組織的形象工程，取得外界的認(rèn)同和支持，并獲得有利的競(jìng)爭(zhēng)地位； ——應(yīng)定期向環(huán)保主管部門匯報(bào)組織的遵守法律法規(guī)的情況，并了解環(huán)境法律法規(guī)及其他要求的變化情況； ——應(yīng)向組織的供應(yīng)方、合同方等相關(guān)方及時(shí)通報(bào)有關(guān)組織環(huán)境管理體系的要求； ——應(yīng)就組織的緊急情況和突發(fā)事故與外部消防、救助部門取得聯(lián)絡(luò)，并保持良好溝通。 2023/1/31 73 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 3. 信息交流的方式 4. 組織的內(nèi)部信息交流通?？刹捎脙?nèi)刊、板報(bào)、張貼公告和宣傳畫、職工建議箱、各種會(huì)議、電子郵件或內(nèi)部培訓(xùn)以及環(huán)保小組活動(dòng)等形式；外部交流可采用年度報(bào)告、法規(guī)要求的呈文、產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)出版物、傳媒和商業(yè)廣告等形式，也可通過參加相關(guān)團(tuán)體的活動(dòng)、設(shè)立開放接待日或公布投訴和咨詢電話等方式開展外部信息交流。無論是內(nèi)部信息交流或是外部信息交流，都應(yīng)注意確保所有的信息都清楚、簡(jiǎn)明和準(zhǔn)確。 4. 外部信息交流機(jī)制 5. 標(biāo)準(zhǔn)特別強(qiáng)調(diào)組織應(yīng)建立與外部相關(guān)方信息交流的雙向機(jī)制，對(duì)外部信息的接收、記錄、傳遞、調(diào)查研究、處理和答復(fù)的全過程要形成文件化的管理程序，明確相應(yīng)職責(zé)。通常，來自外部的信息包括：上級(jí)政府部門和行政主管部門的要求、來自客戶關(guān)于提供產(chǎn)品或服務(wù)的環(huán)境要求和詢問、來自當(dāng)?shù)鼐用窕蛑苓吷鐓^(qū)的咨詢、投訴、意見和抱怨、廢棄物處置處理的相關(guān)信息以及市場(chǎng)環(huán)境需求的變化等等。組織應(yīng)設(shè)專門部門或人員負(fù)責(zé)管理此項(xiàng)事務(wù)。特別是對(duì)于外部相關(guān)方的抱怨或投訴要高度重視，應(yīng)將其作為管理評(píng)審的主要內(nèi)容和制定和修改文件、目標(biāo)和指標(biāo)的重要依據(jù)。 2023/1/31 74 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 環(huán)境管理體系文件 組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息： a. 對(duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述； b. 查詢相關(guān)文件的途徑。 c. 理解要點(diǎn)： d. 在各類管理體系和管理模式的實(shí)際運(yùn)用中，有一句話廣為流傳：“寫你想做的、做你所寫的、記錄下你做的”。這句話反映了“寫”、“做”、和“記”三者的關(guān)系。在 EMS中，寫和記的作用是如何發(fā)揮的呢？這就是文件化，體系文件使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，體系的建立首先是以文件的形式固定下來的。所以，文件質(zhì)量的好壞直接影響著體系運(yùn)行的效果，實(shí)際上，組織的環(huán)境管理體系文件應(yīng)該是依據(jù) ISO14001環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款的要求，并結(jié)合組織活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)、規(guī)模、慣例和人員素質(zhì)等基本情況而編制出來的以文件支持的管理制度和管理辦法。體系文件一經(jīng)發(fā)布，就成為組織內(nèi)部的法規(guī)性文件，全體員工必須遵照?qǐng)?zhí)行。 2023/1/31 75 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 ? 環(huán)境管理體系文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu) 環(huán)境管理體系文件是保證環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)足夠詳盡，應(yīng)充分描述環(huán)境管理體系的 17個(gè)核心要素的實(shí)施要求、實(shí)施程序和他們之間相互作用的關(guān)系。 關(guān)于環(huán)境管理體系的結(jié)構(gòu)在標(biāo)準(zhǔn)中并未提出具體要求，組織可根據(jù)自身實(shí)際情況和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解程度，選擇其認(rèn)為比較合適、適用的文件結(jié)構(gòu)和形式。目前，引用 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)中所使用的文件結(jié)構(gòu)的情況比較多見。下頁圖給出了典型的環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)。其中，環(huán)境管理手冊(cè)是闡述組織環(huán)境方針并描述環(huán)境管理體系要素的指導(dǎo)性和綱領(lǐng)性文件，其主要內(nèi)容應(yīng)包括： 1. 環(huán)境方針、組織情況介紹、機(jī)構(gòu)設(shè)置和環(huán)境管理職責(zé)； 2. 環(huán)境因素和重要環(huán)境因素； 3. 適用的法律法規(guī)清單； 4. 環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)和環(huán)境管理方案； 5. 環(huán)境管理體系要素描述； 6. 關(guān)于手冊(cè)的編制、修改和發(fā)放的管理規(guī)定； 7. 與主要運(yùn)行控制程序的關(guān)系和查詢相關(guān)文件的途徑。 2023/1/31 76 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 手冊(cè) 程序文件 其它環(huán)境文件、表格、 報(bào)告表、作業(yè)指導(dǎo)書 環(huán)境記錄 附件、法律法規(guī)、排污許可證、初始環(huán)評(píng) A層次 描述 17要素及相互關(guān)系 B層次 描述實(shí)施體系要素所涉及的控制活動(dòng) C層次 詳細(xì)作業(yè)文件和操作規(guī)程 2023/1/31 77 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 8. 附件材料（組織地下管網(wǎng)圖、三同時(shí)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、 環(huán)評(píng)報(bào)告、排污許可證等） 9. 環(huán)境管理程序文件是描述為實(shí)施環(huán)境管理體系文件諸要素所涉及到的各個(gè)職能部門的活動(dòng)的文件，包括系統(tǒng)性程序文件和運(yùn)行操作性程序文件，它是手冊(cè)的支持性文件，可被視為組織內(nèi)部強(qiáng)制執(zhí)行的法規(guī)性文件。其內(nèi)容、數(shù)量、表達(dá)方法和格式可由組織自行確定，但一般程序文件都不涉及純技術(shù)細(xì)節(jié)，而且同一個(gè)組織的所有程序文件通常應(yīng)采用同一種結(jié)構(gòu)和編排格式。從內(nèi)容上講，程序文件可以涉及體系的一個(gè)要素或要素中的一部分，也可以是幾個(gè)要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)，其基本內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)的目的和范圍、活動(dòng)的相關(guān)職責(zé)、何時(shí)、何地做什么，如何做、采用何種材料、設(shè)備和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。程序文件應(yīng)確保組織的環(huán)境管理活動(dòng)始終處于程序化和文件化的受控狀態(tài)。 2023/1/31 78 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 作業(yè)指導(dǎo)書或操作規(guī)程是組織針對(duì)全過程中每一項(xiàng)活動(dòng)或每一道工序而制定的控制性文件，它側(cè)重于操作崗位或某一局部活動(dòng)，是對(duì)程序文件的細(xì)化、補(bǔ)充和展開，相當(dāng)于程序文件的實(shí)施細(xì)則。通常一個(gè)程序文件可由若干個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書或操作規(guī)程來支持，作業(yè)指導(dǎo)書主要應(yīng)包括的內(nèi)容有工藝流程、操作步驟、技術(shù)要求細(xì)節(jié)和檢驗(yàn)規(guī)定等。 環(huán)境管理體系的第四層文件是記錄。它為環(huán)境管理體系的實(shí)施和運(yùn)行提供了見證和可追溯性，同時(shí)也是組織實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的重要依據(jù)。 環(huán)境管理各層次文件之間應(yīng)當(dāng)作到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序和不存在矛盾。由于各層次文件存在相互支援、相互引用和互為補(bǔ)充的關(guān)系，因此，組織在編制體系文件時(shí)應(yīng)提供查詢相關(guān)文件的途徑，以便于查找標(biāo)準(zhǔn)中各項(xiàng)要求的落腳點(diǎn)。所謂查詢途徑實(shí)際上就相當(dāng)于體系文件的索引和按標(biāo)準(zhǔn)要求查找相關(guān)文件的路線圖。但環(huán)境管理體系文件與其他體系文件交叉時(shí)，也應(yīng)提供其他文件的查詢方法。 2023/1/31 79 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 ? 各體系文件的一體化問題 環(huán)境管理體系文件是組織全面管理體系的一個(gè)組成部分，因而，環(huán)境管理體系文件應(yīng)與組織的其他管理體系文件相協(xié)調(diào)，可根據(jù)組織的具體情況將環(huán)境管理體系文件納入到其他體系文件中去，也可引用其他體系文件作為環(huán)境管理體系文件的內(nèi)容。由于各管理體系要素的兼容性特點(diǎn)，將來體系文件的整合是必然趨勢(shì)，這樣做的好處在于文件管理統(tǒng)一，減少不必要的重復(fù)工作。另外，標(biāo)準(zhǔn)并未強(qiáng)求組織編制專門的環(huán)境管理手冊(cè)，而且我們也始終提倡應(yīng)建立一個(gè)簡(jiǎn)潔、實(shí)用而科學(xué)合理的體系文件系統(tǒng)，所以，過分追求繁瑣和復(fù)雜的文件系統(tǒng)的做法是不可取的。文件的最根本要求應(yīng)該是具有符合性、可操作性和相容性。 ? 文件載體的形式 文件可采用書面或電子的形式，或兩者并用，可視組織的實(shí)際條件和需要而定。采用電子媒體的特點(diǎn)是節(jié)約資源、容易更新、發(fā)布迅速且便于發(fā)放控制，但需注意防磁、防丟失和防病毒。 2023/1/31 80 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 文件控制 組織應(yīng)建立并保持一套程序，以控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件，從而確保： a. 文件便于查找； b. 對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性； c. 凡對(duì)環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本； d. 迅速將失效文件從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回、或采取其它措施防止誤用； e. 對(duì)出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標(biāo)識(shí)。 f. 所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識(shí)明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立和修改各種類型文件的程序和職責(zé)。 2023/1/31 81 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 理解要點(diǎn)： ? 文件控制的含義 文件控制是指對(duì)文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、報(bào)廢和回收等一系列管理工作，組織應(yīng)對(duì)此建立和執(zhí)行文件化的程序。 ? 文件控制的目的 環(huán)境管理體系文件是組織環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的依據(jù)，主要包括環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范等體系相關(guān)文件，同時(shí)還包括適用于組織活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的環(huán)保法律法規(guī)及其他要求，文件是行動(dòng)的指針，因此，文件的控制和管理工作對(duì)體系運(yùn)行至關(guān)重要。如果文件的使用和管理工作失控，將對(duì)組織的環(huán)境管理工作帶來重大影響。組織應(yīng)對(duì)其環(huán)境管理體系文件進(jìn)行系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理，以保證文件的適用性、完整性和協(xié)調(diào)性，保證與環(huán)境管理體系運(yùn)作有關(guān)的所有人員在履行其職責(zé)時(shí)都能獲得正確的、現(xiàn)行有效的信息，作到有章可循。需要注意的是，組織體系的成功運(yùn)行并不等于一定要擁有一個(gè)繁瑣的文件控制系統(tǒng)。組織應(yīng)緊密圍繞 EMS的有效實(shí)施和環(huán)境表現(xiàn)的持續(xù)改進(jìn)這一目的，來建立一套簡(jiǎn)潔、方面、快捷、準(zhǔn)確、實(shí)用而又有效的文件控制機(jī)制。 2023/1/31 82 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 ? 對(duì)文件控制的要求 1. 文件發(fā)放前應(yīng)由授權(quán)人審核并確認(rèn)其適宜性，批準(zhǔn)后按照文件控制程序進(jìn)行發(fā)放，并做好登記和注冊(cè)。 2. 文件容易查找。明確文件的存取位置和簡(jiǎn)便的文件查找方法，編制文件目錄并對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)。 3. 確保關(guān)鍵崗位能得到現(xiàn)行有效的文件。文件管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)允許，不得隨意翻印、復(fù)制和外借，以免丟失或損壞。 4. 定期評(píng)審和修訂，以確認(rèn)其適宜性和有效性。修訂文件之前應(yīng)由授權(quán)人進(jìn)行審批。 5. 文件失效后應(yīng)及時(shí)從所有曾經(jīng)發(fā)放的部門和使用場(chǎng)所收回，避免繼續(xù)使用或誤用。 6. 法律要求有些文件失效后還應(yīng)繼續(xù)保留，以備必要時(shí)查詢所需信息，或出于保留知識(shí)和信息的需要不能銷毀，對(duì)這些文件應(yīng)有明顯區(qū)別于有效文件的適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 ? 對(duì)文件本身的要求 EMS體系文件應(yīng)當(dāng)字跡清楚，注明批準(zhǔn)頒布日期和修訂日期，應(yīng)作到標(biāo)識(shí)明確，易于查找。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立、評(píng)審和修訂各種類型文件的程序和職責(zé)，并在規(guī)定的期間內(nèi)對(duì)文件予以保存。 2023/1/31 83 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 運(yùn)行控制 組織應(yīng)根據(jù)其方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確定與所標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行與活動(dòng)。應(yīng)針對(duì)這些活動(dòng)（包括維護(hù)工作）制定計(jì)劃，確保它們?cè)诔绦蛞?guī)定的條件下進(jìn)行。程序的建立應(yīng)符合下述要求： a. 對(duì)于缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離環(huán)境方針和目標(biāo)與指標(biāo)的運(yùn)行，應(yīng)建立并保持一套以文件支持的程序； b. 在程序中對(duì)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)定； c. 對(duì)于組織所使用的產(chǎn)品和服務(wù)中可標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素，應(yīng)建立并保持一套管理程序，并將有關(guān)的程序與要求通報(bào)供方和承包方。 2023/1/31 84 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 理解要點(diǎn)： ? 組織應(yīng)根據(jù)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確認(rèn)與重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行和活動(dòng)。這些運(yùn)行和活動(dòng)通常包括：產(chǎn)品的開發(fā)與設(shè)計(jì)：原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、加工和生產(chǎn)；技術(shù)方案的選擇：設(shè)備、工藝流程和技術(shù)參數(shù)的確定；產(chǎn)品的生產(chǎn)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、銷售、使用、維護(hù)和回收利用：營(yíng)銷和廣告活動(dòng)以及用戶服務(wù)等。確定這些重要的和運(yùn)行活動(dòng)時(shí)應(yīng)充分考慮過去、現(xiàn)在和將來潛在的環(huán)境影響，同時(shí)也要注意正常、異常和緊急等不同狀態(tài)。 ? 運(yùn)行控制的實(shí)質(zhì)就是對(duì)組織活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)中造成環(huán)境影響的點(diǎn)進(jìn)行控制，使組織的環(huán)境行為始終處于受控狀態(tài)。因此，組織應(yīng)針對(duì)已經(jīng)確定的運(yùn)行和活動(dòng)建立并保持文件化的控制程序，確保重要環(huán)境因素得到有效控制，以最終實(shí)現(xiàn)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)的要求。通常，不同類型、性質(zhì)和規(guī)模的組織所要求的運(yùn)行控制程序有較大差別，但他們多直接從標(biāo)準(zhǔn) ，而且是落實(shí)具體運(yùn)行控制要求的一個(gè)程序組。常見的運(yùn)行控制程序有大氣污染控制程序、污水排放控制程序、噪聲排放控制程序、固體廢棄物處置程序、能源資源控制程序、新建擴(kuò)建項(xiàng)目管理程序、分承包方環(huán)境行為控制程序等，組織還可根據(jù)活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)制定相應(yīng)的運(yùn)行控制程序。需要特別注意的是，對(duì)環(huán)保設(shè)施和主要生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)和預(yù)防性保養(yǎng)，應(yīng)作為組織運(yùn)行控制的重點(diǎn)內(nèi)容，因?yàn)榄h(huán)保設(shè)備失靈往往是造成潛在事故和緊急情況的根源，而這方面的運(yùn)行控制工作又常常被企業(yè)所忽視。 2023/1/31 85 湖南省長(zhǎng)沙市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)曼樂企業(yè)管理顧問有限公司 ? 組織在制定運(yùn)行控制程序時(shí)應(yīng)考慮以下方面的問題： ——并非對(duì)所有的活動(dòng)都建立程序，而是針對(duì)那些能產(chǎn)生重大環(huán)境影響的關(guān)鍵活動(dòng)。尤其對(duì)于那些因缺乏程序指導(dǎo)會(huì)導(dǎo)致偏離環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)的活動(dòng)，應(yīng)制定相應(yīng)的文件化程序。 ——