單證計劃調(diào)度崗位工作流程分析-資料下載頁
2025-08-03 01:32本頁面
【正文】 中我們也需要有這樣的思維理念。我們需要要求我們的工作人員在遇到問題的時候批量處理，由于問題同質(zhì)化頻率很高，那么在處理的時候需要集中處理，各個擊破。不能分別攻占，強行突破。也就是說工作人員在處理訂單的過程中需要按照一個流程走完后再去走另一個流程，不能流程沒有走完就因為某些特殊原因制約了流程的進一步發(fā)展，造成對后期工作的延誤。通俗點說就是當(dāng)個人在處理訂單的時候我們要求她第一步先核實簽名情況，蓋章情況，將有問題的先挑出來放一邊，沒問題開始做下一步，直到所有的問題都被找出來后，先將問題告知業(yè)務(wù)員，通知完后則做無問題的計劃單，避免同一份訂單因為各項原因多次通知。 一個人處理流程起來可能會比較耗時耗力，這時候我們也可以協(xié)調(diào)各組成成員配合與合作，將問題找出來后，則一個人負責(zé)通知對口業(yè)務(wù)人員，而另一個人則負責(zé)開始做計劃單安排車位。 在計算車位的時候我們又發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)人員由于不清楚具體車位的配置情況以及贈品的車位測算情況，使得做回來的計劃單不是略超過整車車位數(shù)就是少于車位數(shù)，而這時候單證計劃科科員又需要通知業(yè)務(wù)人員加單或減單，又需要提供前面我們所提到的相關(guān)手續(xù)，又是一個周期的循環(huán)，使得原本可以發(fā)運的訂單又得延誤。針對這一現(xiàn)象建議對業(yè)務(wù)人員進行車位的換算的方式的培訓(xùn)，并提供各地區(qū)運輸車隊整車裝運數(shù)據(jù)給各營銷中心。 最后由于所有的流程跟蹤在前端的處理上是很關(guān)鍵的，俗話說的是好的開端是成功的一半，如果業(yè)務(wù)人員在前期的準備上積極努力的配合，那么我們就可以節(jié)省很多時間，避免后期的重復(fù)性工作。因此在這一點上務(wù)必要求各條線部長要求業(yè)務(wù)人員在貨源的跟進，車位的測算以及贈品的搭配上都需要做好準備，也就是說在訂單回傳公司之前，要求業(yè)務(wù)人員將車位配置，貨款的保證，特殊政策的報告申請上都要準備充足后，那么在接下來的訂單處理上我們就節(jié)省了大量的時間，大大提高我們的工作效率。流程圖明細如下：業(yè)務(wù)員打報告申請?zhí)厥鈨r格欠款發(fā)貨，提供“欠款發(fā)貨保證書”給內(nèi)務(wù)工作室報集團公司領(lǐng)導(dǎo)批示報告申請營銷中心促銷臨時贈品測算車位，搭配臨時贈品配置，并在訂單右上方標注車位數(shù)根據(jù)公司提供的貨源清單，制作訂貨單業(yè)務(wù)員做訂貨單，并在訂貨單上注明贈品情況，特殊價格情況，車位數(shù)，以及配套贈品情況單計劃科科員一接受訂單，核實財務(wù)帳面欠款數(shù)據(jù)，整理相關(guān)票據(jù)資料，保證書資料等。簽收票據(jù)原件，并轉(zhuǎn)財務(wù)科單證計劃科科員二核實單價，整理相關(guān)特殊申請報告，并與計劃單附在一起。及時通知業(yè)務(wù)員訂單問題，貨源變化情況等單證計劃科科員三核實車位，分配貨源，并將做好的計劃單輸入EXCEL表格，自動扣減庫存數(shù)，動態(tài)把握庫存情況。核實無誤，通知運輸車位次日提貨單證計劃科科員一將做好的計劃單送財務(wù)單證科打單，并由財務(wù)單證科打單后交財務(wù)審核科蓋章確認，交計劃調(diào)度員。車隊提貨 業(yè)務(wù)管理科 胡嫻 二00四年十月十九
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