公文寫作與檔案管理-資料下載頁
2025-06-19 12:36本頁面
【正文】 檔案管理中需要注意的事項 (2)編輯 : (3)咨詢 : ? : (1)清點 (2)移轉(zhuǎn) (3)移交 (4)銷毀 A存廢標(biāo)準(zhǔn) : 永久保存 —法令規(guī)章 、組織沿革 定期保存 —有效期限 B銷毀的資料要蓋 銷毀 二字備查 (5)縮影 : 檔案管理中需要注意的事項 三 .公司文件管理規(guī)程 ?(一 )組織圖管理標(biāo)準(zhǔn) ? : 公司級組織圖 。事業(yè)部級組織圖 。課或 G級組織圖 ? : 公司級組織圖之作成以課或 G級為最低階提出 事業(yè)部級之作成以區(qū)或組級為最低階提出 課或 G級之作成以班 (線 )為最低階提出 組織圖上之“ ”表示部門 ,人名或職資不列入其內(nèi) 組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員 (含 )以上職位 ,并列出其職位別 組織圖不用注明每人擔(dān)當(dāng)之具體工作與職責(zé) 組織圖上之副職均用“ *”表示 組織圖之生效實施日期須標(biāo)注在“右上角” ? : 公司級 :總經(jīng)理作成 董事長承認 事業(yè)部級 :事業(yè)部主管 (副總 、廠長、部門長、經(jīng)理 )作成 總經(jīng)理承認 課、 G級 :課長 (G主管 )作成 副理 (經(jīng)理 ) 檢印 廠長 (經(jīng)理、部長 )承認 ? 公司級和事業(yè)部級由人事課負責(zé)配布所屬部門 。 課 、 G級由各部門自行發(fā)行給相關(guān)部門 ,并配布給人事課保存?zhèn)洳?。 印章使用 :須加蓋 紅色印章 于“承認”欄前 。 各級組織圖之配布均須在 文件配布及回收一覽表 簽收 . 對于異動 ,應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖 。 公司級 、事業(yè)部級 組織圖原稿由人事部門長期保管備查 。 課 、 G級組織圖 原稿由各部門自行長期保管備查 . ?(二 )文件分類與編號 ? ?集團公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類 : 1? ? ?全般、人事、總務(wù)、環(huán)境 2? ? ?會計 3? ? ?生產(chǎn) 4? ? ?品質(zhì) 5? ? ?技術(shù) 6? ? ?設(shè)備 7? ? ?貿(mào)易、采購 ? ?公司文件之編號是依據(jù)文件類別與文件層次相結(jié)合方式進行 。 ?文件編號采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進行 : 例 : 41 411 4111 文件層次 : 例 : ?手冊 51 ?規(guī)程 511 ?標(biāo)準(zhǔn) 5111 ?文件編號與類別之對應(yīng) : 編號 類 別 編 號 大分類 1 全般 11 全般 人事 12 人事 總務(wù) 13 總務(wù) 14 環(huán)境 2 會計 21 會計 3 生 產(chǎn) 31 生產(chǎn) 32 I E 33 物流 34 其它 4 品 管 41 方針 ,系統(tǒng) 42 檢驗與測試 43 測試管理 44 品質(zhì)管理 45 品質(zhì)工程 46 商品情報 47 其 他 編號 類別 編號 大分類 5 51 制品技術(shù) 52 生產(chǎn)技術(shù) 53 其 他 6 設(shè)備 61 7 貿(mào)易 采購 71 輸入 72 輸出 73 采購 74 報關(guān)保稅 75 其他 ?文件編號后字母的含義 : ? S:表示集團公司 ? SC:表示光學(xué)組件事業(yè)部 ? SJ:表示光學(xué)鏡片加工事業(yè)部 ? SP:表示精密組件事業(yè)部 ? ST:表示映像事業(yè)部 ? SL:表示特殊光學(xué)材料事業(yè)部 (L事業(yè)部 ) ? SY:表示營業(yè)本部 ? SS:表示賓得信泰光學(xué)器材有限公司 ? SX:表示事務(wù)及行銷部 ? SR:表示中央研究所影像技術(shù)中心 ? SK:表示投影機事業(yè)部 (深圳東洋光學(xué)有限公司 ) ? T:表示文件只適用于泰聯(lián) (三 )規(guī)程集及其文件保管標(biāo)準(zhǔn) ?有關(guān)說明 : ? 、規(guī)程及管理標(biāo)準(zhǔn)皆列入指定 30孔文件夾內(nèi)保管乊 ,文件集均稱為規(guī)程集 . ? ,并注明有 “ 規(guī)程集 ” 字樣 ,其他文件的制作不可與其相同或雷同 . ? : ① 全般、人事、總務(wù) ②會計、生產(chǎn) ③品質(zhì)、技術(shù) ④設(shè)備、采購、貿(mào)易 ?文件之保管 ? 。 ? ,亦不可遺失 。 ? 。 ? 。 ? 。 ? ,紙可循環(huán)使用 。 ? ,不可隨意跳躍使用 。 ? . 成功六訣竅 ? 計劃與掌握未來 你的人生目標(biāo)是什么 ?你知道嗎 ? ? 效益與效率 你注意你的工作技巧嗎 ? ? 達成雙贏 你真的那樣去做了嗎 ? ? 不同的角度 ,不同的收獲 釋放自我、從他人他地的角度你思考過嗎 ? ? 開發(fā) ,開朗 謙虛謹慎、你愿意與別人一起分享嗎 ? ? 個人的成長 你在不斷地的學(xué)習(xí)嗎 ? 秘書 放心 優(yōu)心 舒心 靜心 省心 “五心 ” “ 五星 ” 是 心 與 心 的交流 是 心 與 星 的升華 祝各位工作快樂 ,事業(yè)成功 !!!!
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