【導(dǎo)讀】論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要。能否通過(guò)其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問(wèn)題更有。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期。其次，議定事項(xiàng)的催辦與反饋。和注意事項(xiàng)通知有關(guān)單位和個(gè)人使有關(guān)的單位和個(gè)人及早作好準(zhǔn)備。的會(huì)議還要進(jìn)行代表資格審查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取措施妥善安排。

　　

【正文】 間、地點(diǎn)等 。其次是明確會(huì)議目的，讓參會(huì)者知道自己參會(huì)的價(jià)值，我們?yōu)槭裁撮_會(huì) ?開會(huì)要處理那些問(wèn)題 ?然后是詳細(xì)的與會(huì)人員名單，明確哪些人必須參加，哪些可以選擇性參加。往往有些管理者會(huì)認(rèn)為，讓一些與會(huì)議不相干的人旁聽對(duì)其來(lái)說(shuō)也是一種教育和訓(xùn)練，但這種情況只能采取自愿，如果強(qiáng)制參加，往往是人坐在那里，心卻到了別的地方，有的時(shí)候還會(huì)引起員工的反感情緒。最后需要明確會(huì)議的議程，讓與會(huì)者知道自己什么時(shí)候發(fā)言，順序是怎樣的。另外需要寫明會(huì)議聯(lián)系人是誰(shuí)，聯(lián)系方式，給參會(huì)者一個(gè)信息反饋和 溝通的接口。 另外需要提前下發(fā)會(huì)議準(zhǔn)備材料，讓參會(huì)者了解會(huì)議的背景和主要議題，讓參會(huì)者明確哪些是需要自己了解的，哪些是需要自己提供信息的，哪些是需要自己發(fā)表意見的，哪些是需要自己拍板的。 “組織紀(jì)律”丸 原料：會(huì)議主持 。會(huì)議議程 。決策流程。 服用時(shí)間：會(huì)議通知，會(huì)議開始 主治癥狀：急躁、上火、失聲 主要原理：和諧的會(huì)議要讓大家能夠暢所欲言，積極討論，但這不等于說(shuō)會(huì)議皆可以“有組織，無(wú)紀(jì)律”。與其他的業(yè)務(wù)工作一樣，會(huì)議的和諧同樣需要流程和制度來(lái)保障。首先要設(shè)立會(huì)議主持，其主要職責(zé)是：確保議程按時(shí)按 序進(jìn)行，把握會(huì)議主題，積極啟發(fā)、引導(dǎo)，把握討論方向，在出現(xiàn)超時(shí)、跑題的情況及時(shí)終止，化解會(huì)議中的沖突，激發(fā)創(chuàng)意。但是一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議主持不會(huì)是所有參會(huì)人員中的最高領(lǐng)導(dǎo)，在權(quán)威性上可能不足，因此在會(huì)議中的開始可以有一個(gè)明確會(huì)議紀(jì)律的程序，并給主持人充分的授權(quán)。 時(shí)間是會(huì)議議程控制最主要的問(wèn)題。因此，會(huì)議議程需要按“分”為單位劃分清楚，讓主持人嚴(yán)格控制時(shí)間，并在會(huì)議室的墻上、桌面上等顯要位置張貼有關(guān)會(huì)議時(shí)間控制的宣傳畫，從多個(gè)角度來(lái)提醒發(fā)言者 。在討論階段不分職位高低讓大家暢所欲言，但必須規(guī)定討論階段每次發(fā)言的最長(zhǎng) 時(shí)間。 有些問(wèn)題的確是不能有一個(gè)明確的最優(yōu)方案的，也不可能所有的決議都能達(dá)成一致，為了防止“議而不決，決而不斷”的情況發(fā)生，必須有一個(gè)能夠承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任的決策者，如果發(fā)生意見無(wú)法統(tǒng)一的情況由決策人拍板，打消大家的顧慮，只有這樣，有效的會(huì)議決策才能形成和推動(dòng)。 “安神補(bǔ)腦”液 原料：會(huì)議決議，會(huì)議記錄，執(zhí)行看板。 服用時(shí)間：會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議結(jié)束后二天。 主治癥狀：健忘。 主要原理：會(huì)議中形成的決議由于是在短時(shí)間內(nèi)形成的，對(duì)與會(huì)者的影響可能不會(huì)很深刻，如果沒有進(jìn)行及時(shí)地提醒和跟蹤，很有可能被忽略。因此必 須將在會(huì)議上形成的決議快速地記錄下來(lái)。例如：形成了哪些代辦事項(xiàng)，分別由誰(shuí)、在何時(shí)完成，提出的行動(dòng)計(jì)劃等。然后在會(huì)議結(jié)束之前，將會(huì)議決議立即復(fù)印分發(fā)給與會(huì)的每一個(gè)人，并與其當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)討論的內(nèi)容。會(huì)議結(jié)束兩天之內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給每位與會(huì)人員，對(duì)與會(huì)者進(jìn)行有效的提醒。另外會(huì)議中大家提到和主題無(wú)關(guān)的議題也應(yīng)該記錄，留做以后會(huì)議的參考。此外會(huì)議結(jié)束后，要設(shè)立專人對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行的情況進(jìn)行跟蹤，并形成“執(zhí)行看板” (可以周為單位 )，包括會(huì)議決議進(jìn)展情況，近期的計(jì)劃以及需要其他部門配合的事項(xiàng)和若不按計(jì)劃執(zhí)行可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)等，以 此對(duì)所有參與人進(jìn)行有效的鞭策和鼓勵(lì)。 一方面，開一個(gè)和諧的會(huì)議實(shí)屬不易，任何一個(gè)小的細(xì)節(jié)都會(huì)影響到會(huì)議形成的決議。一個(gè)不成熟的、不完善地行動(dòng)計(jì)劃如果推進(jìn)下去將會(huì)產(chǎn)生更多、更大的負(fù)面影響，導(dǎo)致需要開更多的會(huì)來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)和補(bǔ)救，這樣就會(huì)形成一個(gè)惡性循環(huán)。另一方面，和諧會(huì)議離我們也并非那么遙遠(yuǎn)，雖然有些問(wèn)題的解決不能一蹴而就，但可以通過(guò)相應(yīng)的機(jī)制來(lái)弱化其負(fù)面的影響，并逐步的向“和諧”過(guò)渡。“三大猛藥”只是一個(gè)簡(jiǎn)單的開始，希望有更多的“猛藥”出來(lái)，徹底解決企業(yè)的“七傷”。 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的控制 做好會(huì)議的準(zhǔn)備之后，會(huì)議主持 者可以開始會(huì)議。在會(huì)議過(guò)程中，每個(gè)人都希望會(huì)議能順利地進(jìn)行，但是也經(jīng)常會(huì)有一些意想不到的問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)，這就需要會(huì)議主持者有效地控制會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)。 會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，當(dāng)會(huì)議主持者提出一些問(wèn)題時(shí)，存在沒有任何人回答的可能，在這種情況下，會(huì)議主持者應(yīng)該怎么辦呢？沒有人應(yīng)答的場(chǎng)面會(huì)對(duì)整個(gè)會(huì)議目標(biāo)最終的達(dá)成產(chǎn)生負(fù)面影響，因?yàn)榈貌坏椒答?。?huì)議主持者就一定要想辦法鼓勵(lì)參會(huì)者說(shuō)出自己的意見和建議。 當(dāng)遇到這一問(wèn)題時(shí)，會(huì)議主持人就應(yīng)該使用一些技巧來(lái)鼓勵(lì)參會(huì)者的發(fā)言。最簡(jiǎn)單的辦法就是點(diǎn)出參會(huì)者的名字，這樣冷場(chǎng)的局面就很 容易打破。此外，會(huì)議主持者還可以通過(guò)運(yùn)用眼神來(lái)鼓勵(lì)參會(huì)者發(fā)言。 實(shí)際上，會(huì)議主持者點(diǎn)到一個(gè)人名字時(shí)，這個(gè)人會(huì)特別集中精力、特別認(rèn)真地去思考問(wèn)題。而且往往在第一個(gè)參會(huì)者發(fā)言之后，其他參會(huì)者就會(huì)開始活躍起來(lái)，踴躍地發(fā)言。實(shí)際上，這跟人與人之間的破冰有關(guān)，會(huì)議主持者應(yīng)打破沉默的堅(jiān)冰，開好會(huì)議的頭，不將沉默帶到會(huì)議的過(guò)程中。 【自檢】 請(qǐng)你判斷以下會(huì)議中出現(xiàn)了什么問(wèn)題，并說(shuō)明你對(duì)主管的解決方案的看法。 場(chǎng)景：小型會(huì)議現(xiàn)場(chǎng) 主管：今天的第二個(gè)問(wèn)題呢，是要討論一下在拜訪客戶時(shí)遇到的主要異議和如何克服。 銷售們：（你看我 ，我看你，都低頭不語(yǔ)） 主管：看來(lái)大家沒有遇到什么異議，我們進(jìn)行下一個(gè)問(wèn)題。 @___________________________________________________________ 與冷場(chǎng)相反，個(gè)別參會(huì)者有時(shí)不停地高談闊論，也會(huì)造成尷尬的局面。會(huì)議的大部分時(shí)間被個(gè)別的同事獨(dú)自占去了，會(huì)議儼然成了他的個(gè)人專場(chǎng)，作為會(huì)議的主持人又應(yīng)該怎么辦呢？ ◆直接打斷，回避這個(gè)問(wèn)題，進(jìn)行下面的議題 作為會(huì)議主持人，有推進(jìn)會(huì)議議程的職責(zé)。于是很多會(huì)議主持者就會(huì)直截了當(dāng)?shù)卮驍?，?避問(wèn)題，直接轉(zhuǎn)到下面的議題。實(shí)際上，這種做法是錯(cuò)誤的，這是主持人不能控制局面的典型表現(xiàn)?；乇苓@個(gè)問(wèn)題，會(huì)造成不好的結(jié)果。如果議題還沒有討論，只有一個(gè)人在沒完沒了的發(fā)言，而會(huì)議主持者就當(dāng)作討論完了，這是主持者不能掌控局面的一個(gè)最典型的表現(xiàn)。 ◆讓員工充分發(fā)表意見，并試圖參與討論 基于民主的想法，很多會(huì)議主持者會(huì)采用“讓員工們充分發(fā)表意見，并試圖參與討論”的方法來(lái)解決個(gè)別參會(huì)者大發(fā)議論的問(wèn)題。這種做法也是錯(cuò)誤的，如果每提出一個(gè)問(wèn)題都如此進(jìn)行，會(huì)議將占據(jù)工作的全部時(shí)間。因?yàn)槿绻麊T工提出一個(gè)問(wèn)題就進(jìn)行討論，參與者將 輪流成為主持人，那么所有的時(shí)間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問(wèn)題所占去了。 ◆打斷，并要求大家先集中問(wèn)題，再有針對(duì)性地解決 最后一個(gè)方法是“打斷，并且要求大家先集中問(wèn)題”，如果問(wèn)題是共性的，那么有針對(duì)性的解決；如果問(wèn)題不是共性的，則可以略過(guò)，與員工在會(huì)后單獨(dú)地解決。解決主要問(wèn)題是提高會(huì)議效率的好方法。在有人不停地大發(fā)議論時(shí)，會(huì)議主持者要打斷，征求大家的意見，然后繼續(xù)推動(dòng)會(huì)議的議程。此外，會(huì)議主持者還可以通過(guò)限制發(fā)言時(shí)間的辦法制止個(gè)別人不停地大發(fā)議論。 【自檢】 請(qǐng)你判斷以下會(huì)議中出現(xiàn)了什么問(wèn)題，并提出你的解決方案。 場(chǎng)景：小型會(huì)議現(xiàn)場(chǎng) 主管：今天的第二個(gè)問(wèn)題呢，是要討論一下在拜訪客戶時(shí)遇到的主要異議和如何克服。 銷售甲：我這兒有個(gè)問(wèn)題，客戶一定要試用一個(gè)月后才能作最后的決定，而且他要求試用的是我們的正版而不是試用版。 銷售乙：這個(gè)問(wèn)題我也遇到過(guò)，這并不稀奇，上次我遇到這種問(wèn)題時(shí)，（他不停的說(shuō)，別人都聽不進(jìn)去，主管也沒辦法打斷）其實(shí)，除了這個(gè)辦法還有就是（開始不停地說(shuō)） 主管：苦苦的表情 @___________________________________________________________ 范圍的討論 在經(jīng)理或主管的心目中，可能會(huì)有個(gè)別重點(diǎn)員工，該重點(diǎn)員工可能是經(jīng)理培養(yǎng)發(fā)展的對(duì)象，也可能是能帶來(lái)最好業(yè)績(jī)的員工。通常在這種情況下，一旦他們提出問(wèn)題，主管或經(jīng)理在作為會(huì)議主持時(shí)，就愿意多跟他們進(jìn)行溝通，結(jié)果可能就會(huì)使其他的員工感覺受到冷落。那么，會(huì)議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情況的發(fā)生呢？ ◆對(duì)參會(huì)者提出的問(wèn)題置之不理，進(jìn)行下面的議題 對(duì)參會(huì)者提出的問(wèn)題置之不理，是會(huì)議主持者最容易也直接想到的辦法。但是這種做法是錯(cuò)誤的，鼓勵(lì)參會(huì)者提出問(wèn)題是會(huì)議主持者的職責(zé)，如果對(duì)參會(huì)者提出的問(wèn)題置之不理，不僅會(huì)直 接打擊參會(huì)者的積極性，更重要的是對(duì)于解決問(wèn)題毫無(wú)幫助。因?yàn)椋瑫?huì)議主持者沒有確定該問(wèn)題是否屬于共性的問(wèn)題，就直接放棄了，對(duì)于會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成會(huì)有負(fù)面的影響，很容易造成損失。 ◆建議其他員工也就此發(fā)表意見，大家都參與討論 建議其它員工也就此發(fā)表意見，參與討論是主管從個(gè)人角度判斷，該參會(huì)者提出的問(wèn)題屬于共性問(wèn)題，因此建議其他員工也就此發(fā)表意見的一種做法。實(shí)際上，其他參會(huì)者不一定了解該問(wèn)題的前因后果，因此不一定能有效地提出多少意見和建議。有調(diào)查數(shù)字顯示由于個(gè)別員工提出個(gè)性問(wèn)題而致使會(huì)議跑題的現(xiàn)象大約占整個(gè)會(huì)議的 50%。而有 83%的人會(huì)對(duì)會(huì)議跑題感到苦惱，由此可見這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，這是一種錯(cuò)誤的做法。 如果每提出一個(gè)問(wèn)題都如此進(jìn)行，會(huì)議將占據(jù)了工作的全部時(shí)間。 ◆重復(fù)參會(huì)者提出的問(wèn)題，并參其他參會(huì)者確認(rèn)此問(wèn)題有無(wú)共性 這是會(huì)議主持者正確的做法。既然會(huì)議主持者鼓勵(lì)參會(huì)者提出問(wèn)題，那么就要正視所提出的問(wèn)題，向參會(huì)者確認(rèn)其所提出的問(wèn)題，并與其他參與者共同確認(rèn)該問(wèn)題的可探討性。此外，如果會(huì)議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會(huì)的聲音，只會(huì)得到適得其反的不良結(jié)果，弄得自己疲憊不堪。 【自檢】 請(qǐng)你判斷以下會(huì)議中出現(xiàn)了什么問(wèn)題 ，并提出你的解決方案。 場(chǎng)景：小型會(huì)議現(xiàn)場(chǎng) 主管：今天的第二個(gè)問(wèn)題呢，是要討論一下在拜訪客戶時(shí)遇到的主要異議和如何克服。 銷售甲：我這兒有個(gè)問(wèn)題，客戶一定要試用一個(gè)月后才能作出最后的決定，而且他還要求試用的是我們的正版而不是試用版。 主管：那你是如何處理的呢？ 銷售甲：我覺得他的要求太不合理了，就堅(jiān)持只能提供試用版。 主管：那客戶的反應(yīng)呢？（表現(xiàn)其他人走神，心不在焉，交頭接耳） 銷售：客戶的態(tài)度非常強(qiáng)硬，但我還是感覺到她對(duì)我們的產(chǎn)品非常感興趣。我也從其它渠道了解到他們也使用了其它公司的產(chǎn)品，都不大滿意，也沒 有提出過(guò)再試用。 @___________________________________________________________