【正文】 付材料款時(shí)，由采購部門作出預(yù)付款申請，經(jīng)財(cái)務(wù)處長和廠長審批后，由財(cái)務(wù)處進(jìn)行付款。三、對供應(yīng)商預(yù)付款業(yè)務(wù)，Oracle應(yīng)付系統(tǒng)所有預(yù)付款的結(jié)算過程為1) 申請及批準(zhǔn)預(yù)付款（以發(fā)票的形式錄入）借：預(yù)付帳款/其他應(yīng)收款貸：應(yīng)付帳款/其他應(yīng)付款2) 支付預(yù)付款借：應(yīng)付帳款/其他應(yīng)付款貸：現(xiàn)金/銀行存款3) 核銷 借：應(yīng)付帳款/其他應(yīng)付款貸：預(yù)付帳款/其他應(yīng)收款付款管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀所有付款，按X公司付款規(guī)定，只有所有批準(zhǔn)手續(xù)完備、原始單據(jù)合法完整的付款申請方能準(zhǔn)許付款。采購員提出請款要求，部門領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資金計(jì)劃等情況進(jìn)行審批，決定是否付款。但由于決策所需的信息比較缺乏、難以及時(shí)得到，審批主觀決定色彩較濃。采購員不能實(shí)時(shí)了解已付款信息，口頭溝通較多，要準(zhǔn)確、及時(shí)地回答供應(yīng)商的問詢有難度。對于需分次付款的情況，財(cái)務(wù)處難以了解累計(jì)請款情況，監(jiān)控職能較弱。問題當(dāng)前由于手工處理付款業(yè)務(wù)，不能詳細(xì)查到發(fā)票的信息，付款不能針對發(fā)票；在發(fā)票與付款單據(jù)不完全同步時(shí)，付款只能針對供應(yīng)商、更不能指定到具體供應(yīng)商的具體采購業(yè)務(wù)和發(fā)票，不利于合理的策略性的付款，也不利于進(jìn)行帳齡分析。解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)付會計(jì)負(fù)責(zé)。Oracle應(yīng)付業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中對于應(yīng)付款的核銷具有較嚴(yán)謹(jǐn)要求：只有完全審核無誤的發(fā)票，方可進(jìn)行付款核銷業(yè)務(wù)。對于不符合審批條件的發(fā)票會在發(fā)票審核時(shí)提供暫掛原因以供查詢與處理。有多樣化的付款方式可供選擇，包括現(xiàn)金、支票、匯款等。提供靈活多樣的付款條件設(shè)置，如收貨后立即付款、收貨后一個(gè)月付款或西方國家盛行的現(xiàn)金折扣設(shè)置如2％10，Net 30等。對需分期付款的發(fā)票，能按分期要求設(shè)置付款日期和金額。對于每一筆付款業(yè)務(wù)，Oracle應(yīng)付帳款中要求必須提供帳戶信息、單據(jù)信息逐筆進(jìn)行維護(hù)。6．Oracle系統(tǒng)的集成性、信息的共享性可以使您通過權(quán)限、職責(zé)的設(shè)置，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢索到相關(guān)的信息。外幣業(yè)務(wù)處理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀X公司無外幣業(yè)務(wù)。解決方案基于X公司的現(xiàn)狀，考慮到企業(yè)未來發(fā)展的需要，可能會有少量的外幣業(yè)務(wù)發(fā)生，對此外幣業(yè)務(wù)折算成人民幣入帳，可以大大簡化財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門的操作復(fù)雜性，減少工作量。應(yīng)收應(yīng)付抵帳業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀目前，X公司存在少量的既是供應(yīng)商又是客戶情況；對于這種情況，會存在著應(yīng)收與應(yīng)付業(yè)務(wù)互相抵消的處理。通過應(yīng)收與應(yīng)付的抵消來沖減應(yīng)付款也核銷應(yīng)收款，而不需產(chǎn)生現(xiàn)金的流出與流入。 解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發(fā)票共同處理的，由應(yīng)付會計(jì)和應(yīng)收款會計(jì)共同負(fù)責(zé)。對于既是供應(yīng)商又是客戶的業(yè)務(wù)，Oracle提供“客戶供應(yīng)商凈額報(bào)表”反映其實(shí)際余額，通過中轉(zhuǎn)過渡性帳戶分別完成應(yīng)付款核銷及應(yīng)收款核銷過程，真實(shí)反映應(yīng)付帳款與應(yīng)收帳款的發(fā)生情況。例：A公司既是客戶又是供應(yīng)商，當(dāng)月向A公司采購材料10000元，同時(shí)銷售產(chǎn)品20000元給A公司。在應(yīng)付系統(tǒng)中收到A公司材料采購發(fā)票： 借：原材料 貸：應(yīng)付帳款在應(yīng)收系統(tǒng)中開出銷貨發(fā)票給A公司： 借：應(yīng)收帳款 貸：其他業(yè)務(wù)收入 貸：應(yīng)交稅金—增值稅（銷項(xiàng)）當(dāng)A公司決定與進(jìn)行抹帳處理，并經(jīng)過X公司同意后在應(yīng)付系統(tǒng)中核銷采購發(fā)票： 借：應(yīng)付帳款 貸：應(yīng)收、應(yīng)付中轉(zhuǎn)在應(yīng)收系統(tǒng)中核銷銷貨發(fā)票： 借：應(yīng)收、應(yīng)付中轉(zhuǎn) 貸：應(yīng)收帳款抹帳業(yè)務(wù)處理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求由于三角債的問題，存在著供應(yīng)商與供應(yīng)商、供應(yīng)商與客戶、客戶與客戶相互之間債權(quán)債務(wù)抵消的業(yè)務(wù)處理，以清理三角債，即通常所說的抹帳業(yè)務(wù)。解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發(fā)票共同處理的，由應(yīng)付會計(jì)和應(yīng)收款會計(jì)共同負(fù)責(zé)。對此類業(yè)務(wù)，分三類處理：供應(yīng)商與供應(yīng)商之間的抹帳業(yè)務(wù)，如：供應(yīng)商A的債務(wù)轉(zhuǎn)入供應(yīng)商B，對供應(yīng)商A作一張貸項(xiàng)通知單，分配的貸方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目；對供應(yīng)商B作一張標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，分配的借方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目；供應(yīng)商與客戶之間的抹帳業(yè)務(wù)，可參照上一節(jié)應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)抵消業(yè)務(wù)，只要在說明中注明是哪幾家公司抹帳即可；客戶與客戶之間的抹帳業(yè)務(wù)，如：客戶A的債權(quán)轉(zhuǎn)入客戶B，對客戶A作一張貸項(xiàng)通知單，借方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目；對客戶B作一張發(fā)票，貸方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目。應(yīng)收管理事務(wù)處理類型業(yè)務(wù)現(xiàn)狀X公司當(dāng)前的應(yīng)收帳款業(yè)務(wù)主要有以下三個(gè)方面：第一、產(chǎn)品銷售第二、材料轉(zhuǎn)讓等其他它非主營業(yè)務(wù)銷售第三、與產(chǎn)品銷售、材料銷售無關(guān)的應(yīng)收業(yè)務(wù)解決方案本項(xiàng)事務(wù)只是對系統(tǒng)中事務(wù)類型設(shè)置的介紹，由A公司設(shè)置完成。由于業(yè)務(wù)類型的不同，對于應(yīng)收帳款的帳務(wù)分析層次也是不同的：對于正常的產(chǎn)品銷售應(yīng)收帳款業(yè)務(wù)，計(jì)入應(yīng)收帳款；對于材料轉(zhuǎn)讓等其他非主營業(yè)務(wù)銷售，計(jì)入應(yīng)收帳款；對于與產(chǎn)品銷售、材料銷售無關(guān)的應(yīng)收業(yè)務(wù)，由于業(yè)務(wù)量小發(fā)生頻率低，可以不計(jì)入應(yīng)收帳款。事務(wù)處理編號業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和需求目前X公司財(cái)務(wù)帳沒有對各筆事務(wù)處理進(jìn)行編號入帳，而是通過會計(jì)憑證來記錄交易發(fā)生情況。解決方案本項(xiàng)事務(wù)只是對系統(tǒng)中事務(wù)處理編號的描述，由應(yīng)收款會計(jì)負(fù)責(zé)處理。Oracle應(yīng)收帳款的交易來源有以下兩種：一種是手工錄入的交易發(fā)票；另一種是由應(yīng)收帳款的自動發(fā)票功能從銷售訂單中根據(jù)發(fā)貨情況自動產(chǎn)生的交易發(fā)票。對于手工錄入的事務(wù)處理發(fā)票，事務(wù)處理編號是由手工錄入并維護(hù)的。編號規(guī)則按合同號加實(shí)際發(fā)票號進(jìn)行。對于由銷售訂單自動引入的發(fā)票，系統(tǒng)為每一張發(fā)票自動生成一個(gè)交易編號且這一編號不能進(jìn)行更改，與手工開具的發(fā)票的對應(yīng)關(guān)系為可以在發(fā)票描述項(xiàng)中加注描述。根據(jù)X公司的實(shí)際情況，可以通過銷售訂單管理模塊生成自動發(fā)票，也可以手工編制發(fā)票。根據(jù)X公司的業(yè)務(wù)實(shí)際，現(xiàn)在系統(tǒng)中的發(fā)票分類情況如下：序號描述類型科目1增值稅發(fā)票 增值稅發(fā)票 應(yīng)收帳款2機(jī)動車發(fā)票機(jī)動車發(fā)票應(yīng)收帳款3其它發(fā)票其它發(fā)票應(yīng)收帳款客戶管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀X公司現(xiàn)在在財(cái)務(wù)上記賬的客戶非常多，財(cái)務(wù)部門對客戶通過編碼按地區(qū)進(jìn)行跟蹤管理，沒有采用其他手段來跟蹤管理客戶，對管理更詳細(xì)管理通過銷售部門，而且現(xiàn)在沒有非常規(guī)范詳細(xì)的客戶統(tǒng)一管理體系。問題由于業(yè)務(wù)劃分的問題，對于客戶信息的管理尚未進(jìn)行持續(xù)的統(tǒng)一管理與維護(hù)。財(cái)務(wù)部門沒有記錄詳細(xì)的客戶信息，缺乏財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)監(jiān)控、管理的基礎(chǔ)。有導(dǎo)致壞帳發(fā)生的可能性。解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的銷售及發(fā)運(yùn)流程節(jié)點(diǎn)處理的，由銷售人員和應(yīng)收款會計(jì)共同負(fù)責(zé)。Oracle的客戶信息在應(yīng)收帳款子系統(tǒng)與銷售子系統(tǒng)中是共享的，從而使對于客戶的管理能夠從銷售子系統(tǒng)延續(xù)至應(yīng)收系統(tǒng)中，全面的跟蹤和管理與客戶往來的整體情況，對于Oracle客戶的管理內(nèi)容參見“銷售模塊解決方案”的相關(guān)內(nèi)容。Oracle ERP系統(tǒng)對客戶的管理提供了客戶層信息和地址層信息兩層管理，這兩層中都有從地址、分類、聯(lián)系方式以至客戶之間的關(guān)系等13大類的信息，這里面的內(nèi)容包括：客戶的地址、對客戶的分類、客戶的價(jià)目表、客戶的付款方法等共近300項(xiàng)信息，這些應(yīng)該足夠滿足對客戶的管理，而且系統(tǒng)提供了可以擴(kuò)張的說明性彈性域，以便記錄其他信息。下圖是系統(tǒng)中維護(hù)客戶層的界面：補(bǔ)充說明：在維護(hù)客戶信息時(shí)，應(yīng)對每個(gè)客戶錄入收帳員、銷售員，以便歸集收帳員和銷售員的相關(guān)信息。對于企業(yè)的這種需求：從地理位置上考核某個(gè)地區(qū)的銷售業(yè)績，目的是了解這個(gè)地區(qū)購買我們的產(chǎn)品的變動情況。這種情況應(yīng)該統(tǒng)一對客戶進(jìn)行分區(qū)，但是應(yīng)該在地址層進(jìn)行，因?yàn)橛心硞€(gè)客戶具有在多個(gè)地區(qū)有分廠或地址的情況?？梢允褂锰匦皂撝械牡貐^(qū)字段來記錄分區(qū)的信息，也可以起用說明性彈性域來記錄分區(qū)信息。注意：分區(qū)的名稱一定要統(tǒng)一規(guī)范。這樣的做法就為開發(fā)報(bào)表進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)提供了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。不建議使用對客戶或地址的編碼來分區(qū)，這樣會造成變動時(shí)的處理復(fù)雜。收款管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求目前X公司，收款結(jié)算銀行有工行、交行、建行、中行、農(nóng)行等六八家，收款類型以現(xiàn)金、票據(jù)為主。財(cái)務(wù)在進(jìn)行帳務(wù)處理時(shí)，收款只核銷到客戶（客戶的應(yīng)收帳款余額），不能指定到具體哪張發(fā)票（哪筆事務(wù)處理）。問題收款只核銷到客戶的應(yīng)收帳款余額，無法進(jìn)行應(yīng)收帳款的帳齡分析，無法對客戶交易情況、收款情況進(jìn)行追蹤，不利于對應(yīng)收帳款的管理和收款管理。解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發(fā)票兩個(gè)節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)收款會計(jì)負(fù)責(zé)。基于X公司的現(xiàn)狀，以及Oracle系統(tǒng)所能提供的功能，為加強(qiáng)X公司對收款的查詢、跟蹤、帳齡分析等收款管理工作，建議加強(qiáng)如下工作：一、對于正常收款按如下方式處理：詳細(xì)記錄收款銀行的信息，如：開戶行名稱、地址、帳號等；詳細(xì)記錄收款單據(jù)的信息，如：收款單據(jù)名、收款單據(jù)號、收款日期等；收款核銷指定到相應(yīng)客戶的具體發(fā)票。收款單據(jù)號的規(guī)則按合同號加實(shí)際的收款號進(jìn)行。下圖是系統(tǒng)中維護(hù)收款的界面：二、對于雜項(xiàng)事務(wù)處理收款的處理方式，雜項(xiàng)事務(wù)處理從投資、利息、退款和股票銷售中獲得的收入，由于這類業(yè)務(wù)比較少，可以簡化操作，在總帳中處理這些業(yè)務(wù)。三、對于不明來款的業(yè)務(wù)處理方式，可以先在收款中錄入該筆收款，系統(tǒng)允許暫時(shí)不必指定到客戶，等查明原因后及時(shí)核銷至相應(yīng)客戶的相應(yīng)發(fā)票。四、對預(yù)收帳款的業(yè)務(wù)處理方式，在收款中錄入該筆收款至相應(yīng)客戶為止。收款銀行管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀現(xiàn)在X公司廠涉及到的銀行信息由出納統(tǒng)一管理和維護(hù)，財(cái)務(wù)帳上沒有具體的反映、記錄銀行詳細(xì)信息，只是以銀行存款科目的形式存在。解決方案本項(xiàng)事務(wù)是對系統(tǒng)中收款銀行管理的描述，由A公司設(shè)置完成。Oracle ERP 提供了強(qiáng)大的銀行管理，通過對銀行和帳戶的統(tǒng)一管理，使得應(yīng)收和應(yīng)付統(tǒng)一進(jìn)行收付款，將應(yīng)收和應(yīng)付聯(lián)系起來，防止收付的混亂；系統(tǒng)提供了對銀行地址、在此行中的帳戶、記帳時(shí)的科目、此帳戶的最大支付額、此帳戶能夠處理的票據(jù)等管理。下圖是維護(hù)銀行和銀行帳戶的界面：系統(tǒng)上線后，要求在系統(tǒng)中錄入銀行的詳細(xì)信息，通過明細(xì)科目的設(shè)置記錄各開戶銀行的收支款等情況。銀行命名以實(shí)際名稱為準(zhǔn)，通過在銀行標(biāo)題、分行等區(qū)域來輸入和維護(hù)詳細(xì)信息。銀行的詳細(xì)信息參見應(yīng)付款解決方案。帳齡分析、查詢與報(bào)表業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求目前X公司基本沒有進(jìn)行帳齡分析，目前能提供有限的客戶余額表。X公司希望使用Oracle系統(tǒng)后，可以提供不同帳齡期間的分析報(bào)表和報(bào)告，來加強(qiáng)對應(yīng)收帳款的管理。問題目前的簡單的管理應(yīng)收帳款的方式，不能完全滿足應(yīng)收帳管理和分析的需求。解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的銷售及發(fā)運(yùn)流程形成應(yīng)收帳節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)收款會計(jì)負(fù)責(zé)。Oracle系統(tǒng)提供了多種方式來滿足對客戶帳齡的各種管理功能：可以通過查詢來簡單了解某個(gè)客戶的帳齡狀況：在Oracle應(yīng)收系統(tǒng)中也可以通過提交報(bào)表的方法，層層追溯至每個(gè)客戶、每個(gè)業(yè)務(wù)類型的原始交易并跟蹤每筆發(fā)票的收款情況。查詢條件包括：日期、客戶、銷售片別、銷售合同、收帳員、事務(wù)處理類型等等。Oracle應(yīng)收系統(tǒng)可以提供各個(gè)客戶的應(yīng)收報(bào)表和付款報(bào)表、各種交易類型明細(xì)報(bào)告、按日匯總主要指標(biāo)報(bào)表、按銷售人員的收款報(bào)表、多種帳齡分析表、調(diào)整批準(zhǔn)報(bào)告、事務(wù)處理明細(xì)報(bào)表、未完成的發(fā)票報(bào)表、過期發(fā)票報(bào)表、客戶供應(yīng)商凈額報(bào)表、收款歷史報(bào)表、催款報(bào)表、開單歷史報(bào)表、開單和收款歷史報(bào)表等等。退貨管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀退貨管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀為：直接接受客戶的退貨請求，并進(jìn)行退貨業(yè)務(wù)的處理。在這種情況下一般采用的是退換的處理模式?？蛻粝驑I(yè)務(wù)員提出申請，業(yè)務(wù)員通知相關(guān)部門對客戶進(jìn)行退貨條件的驗(yàn)證和貨物質(zhì)量檢驗(yàn)。經(jīng)確認(rèn)條件符合退貨條件后，業(yè)務(wù)員開出退貨單，倉管接受入庫，并重新給客戶發(fā)貨。退貨原因一般是質(zhì)量的問題。解決方案本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的銷售開票并錄入系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)收款會計(jì)負(fù)責(zé)。具體退貨的操作和管理見“ 銷售模塊解決方案”中有關(guān)退貨章節(jié)。系統(tǒng)上線以后，入帳時(shí)要求根據(jù)客戶退貨的有關(guān)單據(jù)，在應(yīng)收帳款模塊針對原來的發(fā)票錄入相應(yīng)的貸項(xiàng)通知單，來減少對此客戶的應(yīng)收。具體操作時(shí)系統(tǒng)提供了兩種方式：直接在錄入發(fā)票的窗口錄入一張貸項(xiàng)通知單類型的發(fā)票：直接通過貸記事務(wù)處理來錄入相應(yīng)的貸項(xiàng)通知單。說明：第一種方式是手工處理的方式，操作比較隨意，與原來的發(fā)票沒有建立聯(lián)系；第二種方式是對應(yīng)到原來的發(fā)票而相應(yīng)處理的，它與發(fā)票建立了對應(yīng)的關(guān)系，而且貸項(xiàng)通知單上的信息也最終反映到了發(fā)票上，這種方式比較嚴(yán)謹(jǐn)，有利于規(guī)范管理，因此建議采用第二種方式。合同信息管理合同錄入本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的銷售及發(fā)運(yùn)流程節(jié)點(diǎn)處理的，由銷售人員負(fù)責(zé)。Oracle ERP系統(tǒng)并沒有提供對銷售合同進(jìn)行規(guī)范管理的功能，只是提供了對銷售訂單的管理，如果X公司需要對合同的規(guī)范管理，建議X公司引入Oracle CRM系統(tǒng)或者手工開發(fā)一定的合同管理的功能并與Oracle ERP進(jìn)行集成。鑒于X公司對合同信息共享與監(jiān)督的強(qiáng)烈需求，本方案提出了以附件的方式管理和共享合同信息的方法；具體的操作是要求銷售部門在訂立合同確定完畢后，通過掃描或者人工輸入的方式，將紙面的合同轉(zhuǎn)換為電子文檔，并將此電子文檔掛入到該客戶上。具體操作如下：導(dǎo)航到客戶界面，并啟動附件菜單或曲別針工具按鈕：將附件上傳到信息中心的小型機(jī)上：注意：在說明字段一定要詳細(xì)的說明公司+合同號，如上圖所示。具體的操作參見應(yīng)收帳款和有關(guān)操作手冊。合同編號本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的銷售及發(fā)運(yùn)流程節(jié)點(diǎn)處理的，由銷售人員負(fù)責(zé)。為了保持合同編碼的一致性，便于查詢，在系統(tǒng)中的合同編號仍然采用當(dāng)前的編號；合同的編號反映到上圖的說明字段中，要求一定要詳細(xì)注明公司名稱+合同號。合同信息共享和監(jiān)督本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由銷售收款流程的財(cái)務(wù)監(jiān)督合同的收款、