【正文】 歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號歸檔范圍保管期限1與本公司業(yè)務有關的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條例、規(guī)定等重要的文件材料永久2公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等永久或長期3公司總經(jīng)理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結、領導人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等永久或長期4公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件永久或長期5政府有關的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料短期6公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等長期7公司及各部門的年度工作總結、計劃及報告、簡報短期8公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等短期9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料長期10公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、計劃、總結、重要簡報等長期11有關干部任免、人事獎懲的文件材料長期第九條 未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。附件二人事檔案管理細則第一條 為了進一步加強對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù)，特制定本細則。第二條 本細則適用于公司所有員工人事檔案及相關信息檔案的管理和備案管理。第三條 職責 （一）總經(jīng)理辦公室負責公司人事檔案的統(tǒng)一管理。 （二） 各職能部門負責向總經(jīng)理辦公室提供本部門員工的信息。第四條 人事檔案管理的范圍 （一） 政府人事管理部門規(guī)定的有關資料； （二） 員工在公司工作期間的各項信息（包括員工招聘信息、專業(yè)技術職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調整信息、合同管理信息、培訓管理信息、解聘信息、社會保險信息及其他有關信息）的建立、分類、更新、維護、處理、調用、統(tǒng)計分析等方面的管理。第五條 人事檔案的歸檔 （一） 重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由人力資源部負責歸檔。 （二） 一般信息的歸檔 每季度末，員工所在部門負責按要求把應錄入信息庫的材料送交總經(jīng)理辦公室。 人事主管要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部門收集應收集錄入的材料。 人事主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門、項目部，補送材料。形成信息材料的部門，要按規(guī)定認真、及時辦理。 人事主管對各崗位的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進行相應的處理，并定期出臺人力資源統(tǒng)計報表和分析報告。 人事主管在收到外部信息材料后，一星期內須將材料錄入員工檔案。第六條 人事檔案信息的鑒別和錄入制度 （一） 對收集的信息源，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于錄入員工檔案的材料應真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫。 （二） 屬于錄入信息庫范圍的材料不得擅自錄入，應經(jīng)過鑒別，分類予以處理。第七條 人事檔案的保密 （一） 除了公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負責人及員工的直接上級可以查閱員工的檔案外，其他人員應經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后方可查閱。 （二） 任何人不得在人事檔案資料中作任何涂改。 （三） 人事檔案資料不得外借。需要復印的，應經(jīng)人力資源部經(jīng)理同意；必須外借的，應經(jīng)總經(jīng)理同意。外借的人事檔案資料必須在一個星期內歸還。第八條 未盡事宜，由公司總經(jīng)理辦公室負責解釋。第九條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。附件三經(jīng)營檔案管理細則第一條 為了詳實記錄和反映公司經(jīng)營管理活動的重要資料和證據(jù)，特制定本細 則。第二條 本細則適用于公司經(jīng)營相關的銷售、租賃等活動中的經(jīng)營檔案資料的管理，包括：（一） 從項目前期調研到后期策劃、宣傳推廣、銷售（租賃）的各類市場調研報告、活動方案、客戶資料、樓書及針對客戶的工作聯(lián)系單等；（二） 各類計劃、合同、協(xié)議和各類統(tǒng)計報表及其它有效證件等檔案的管理。 本管理細則不適用于工程發(fā)包合同、采購合同的管理（屬于合同管理的范圍），也不適用于制度、辦法、報表等的管理（屬于文書檔案管理的范圍）。第三條 職責（一） 營銷部負責公司經(jīng)營檔案的歸檔和移交。（二） 公司辦公室負責監(jiān)督本細則的執(zhí)行情況，負責接管營銷部移交的經(jīng)營檔案。（三） 營銷部和物業(yè)管理公司分別備存客戶資料。第四條 歸檔時間 項目經(jīng)營檔案應在合同簽訂后的當月向公司辦公室移交。各部門可保留合同的復件或復印件。第五條 檔案要求（一） 經(jīng)營檔案的裝具和裝訂方法與文書檔案相同。一份合同為一個立檔單位（一卷）。卷內文件按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及說明在后。（二） 卷內文件要逐份編號，用打印或鋼筆字跡填寫卷內文件目錄。（三） 案卷封面的各個項目均應填寫清楚、準確，標題內容、名稱等要完整、準確，文字要簡練通順，標題不要超過三十個字。第六條 經(jīng)營檔案的編號 開發(fā)以項目名稱為編號，一個樓房號為一個流水號。其他產(chǎn)品以產(chǎn)品名稱和型號為編號。第七條 經(jīng)營檔案在移交前，應按照《檔案管理辦法》的有關規(guī)定做好保管工作。第八條 經(jīng)營檔案原則上不外借。需要查閱的，可以由檔案管理員協(xié)助查閱；必須外借的，需經(jīng)公司分管領導同意。第九條 未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。附件四會計檔案管理細則第一條 會計檔案是公司經(jīng)營管理的重要資料，為了保守公司的機密，維護會計檔案的安全與完整，特制訂本制度。第二條 本細則適用于公司本部各類會計檔案的管理，包括：（一） 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。 （二） 會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（三） 財務報告類：月報、季報、年度財務報告，包括會計報表、附注及財務狀況說明書，其他財務報告。（四） 其它類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、付款簽報及招待費申請單及其他應當保管的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清單、會計檔案保管清單等。第三條 職責（一） 財務部負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱等管理，嚴防毀損、散失和泄密。（二） 公司辦公室負責監(jiān)督本細則的執(zhí)行情況。第四條 會計憑證登記完畢后，必須按照分類和編號順序保管，不得散亂、丟失。第五條 記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證起止號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。第六條 會計檔案的保存（一） 財務審計部應指定專人負責保管會計檔案，定期將財務審計部歸檔的會計資料按類別、按順序立卷登記有效。（二） 會計檔案的保管期為永久保存和定期保存兩類，具體類別和保管年限詳見附表。第七條 會計檔案的借用（一） 財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定借閱，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案必須履行查閱會計檔案登記手續(xù)。（二） 公司內部其他人員若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務部經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱。（三） 外來單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有效證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。（四） 會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，應由檔案管理人員進行復印。第八條 會計檔案需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由財務審計部經(jīng)理共同參加，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清冊永久保存。第九條 由于公司會計人員的變動等需要轉交會計檔案時，應辦理轉交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接受人簽字。第十條 未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十一條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。附表會計檔案保管期限表序號檔 案 名 稱保管期限（年）1記賬憑證及原始憑證152銀行存款余額調節(jié)表及對賬單53手工會計簿賬154計算機賬簿永久5輔助賬156各種報表37年度會計報表永久（包括文字說明）8會計移交清冊159會計檔案保管清冊永久10會計檔案銷毀清冊永久附件五工程檔案管理細則第一條 工程檔案為工程質量驗收的重要組成部分，工程檔案管理是工程管理的重要內容之一，也是公司檔案管理的重點。為了加強工程檔案的規(guī)范化管理，提高工程管理水平，保證工程質量，制定本細則。第二條 工程檔案資料的整理可另參閱《建筑工程施工技術資料歸檔范圍及要求》。第三條 工程檔案范圍（一） 項目開發(fā)前期檔案：土地投標“中標通知書”；計劃任務書及批復文件；建設用地釘樁成果通知單；規(guī)劃設計任務通知書；規(guī)劃設計條件通知書；審定規(guī)劃方案通知及總平面圖；人防規(guī)劃總平面圖；市政工程方案會議紀要；環(huán)境、消防、衛(wèi)生及水、電、煤氣、熱力報裝協(xié)議；配套項目（如文教、商業(yè)、綠化、交通等）協(xié)議、合同；1勘探、測繪、設計、招投標、監(jiān)理文件；1建設項目選址報告及土地、規(guī)劃部門批復；1建設規(guī)劃許可證及批準用地范圍圖；1建設用地批準許可證及用地圖；1國有土地使用證；1有關拆遷安置協(xié)議、拆遷實施辦法等主要文件；1拆遷許可證。1單體工程項目文件1建設工程規(guī)劃許可證；建設工程開工許可證；2建設工程招投標文件、施工合同、工程結算；2建設工程施工監(jiān)理合同、監(jiān)理計劃及監(jiān)理月報、2工程監(jiān)督委托書及工程質量核驗證書；2初步設計報批文件及有關圖紙；2工程勘察報告；2工程技術交底會議紀要及工程洽商紀錄；2工程隱檢記錄（基礎、主體結構）；2工程竣工備案書；2人防工程竣工驗收單；消防工程竣工驗收單；3電梯質量核驗單；3工程竣工總結；3工程質量事故處理；3工程照片；3沉降觀測記錄。（二） 單體工程施工技術文件施工組織設計；工程設計交底會議紀要及工程洽商紀錄；工程定位放線驗收記錄；基礎釬探驗收及基礎處理記錄；隱檢記錄（土建、設備、電器）；材料及產(chǎn)品合格證（土建、設備、電器）；原材料復試報告（磚、水泥、鋼材、砂石）；試驗報告（砼、砂漿試驗報告及配比單，鋼筋焊接試驗，灰土、素土試驗報告）；單位工程質量保證資料核查表；單位工程質量綜合評定表；1單位工程觀感質量評定表；1全部工程竣工圖；1電梯開箱驗收記錄、隱檢、試運行及驗收記錄；1設備、電氣專業(yè)隱檢、閉水、測試、測壓試驗記錄或報告。（三） 項目整體竣工檔案竣工總平面圖；道路、綠化竣工總平面圖；綜合管線竣工圖；規(guī)劃建設總說明。第四條 職責分工（一） 辦公室負責監(jiān)督、檢查本細則的執(zhí)行情況，對項目的工程檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二） 總工辦負責項目工程設計技術資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（三） 工程部負責項目施工技術資料的收集、整理、立卷、歸檔，負責向質檢站和公司辦公室的移交，標準要達到城建管理部門和公司的要求。（四）前期開發(fā)部負責項目審批文件、證照的整理、立卷、歸檔工作。第五條 工程檔案管理要求（一） 在與施工企業(yè)在簽訂施工合同時，應對施工技術檔案資料的編制和移交期限做出明確規(guī)定。工程管理部門應在施工技術資料中按有關規(guī)定簽署意見，實行監(jiān)理的工程應有監(jiān)理單位簽認認可的資料。（二） 工程竣工驗收前，總工辦、工程管理部門應組織、督促和協(xié)同施工單位檢查施工技術資料的質量，不符合要求的，應限期修改、補齊，直至重做。（三） 工程竣工檔案必須真實地反映工程建設過程及竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件必須完整、準確、齊全，各種程序責任者的簽字手續(xù)必須齊全，文件字跡清楚。（四） 工程竣工檔案要反映開發(fā)項目建設的全過程，要求歸檔的文件、圖紙必須是原件，保證文件的原始性。（五） 編制工程竣工檔案必須采用不褪色的黑色、蘭黑色繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、復寫紙、鉛筆和圓珠筆等。（六） 編制竣工圖時，要在新藍圖上修改。一張圖紙內容變更超過40%時，需重新繪制竣工圖。竣工圖必須整潔，字跡工整、清楚，不得涂改。第六條 組卷的基本要求（一） 工程竣工檔案組卷，要遵循工程文件材料的自然形成規(guī)律，保持案卷基建文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯(lián)系，符合專業(yè)特點，便于保管利用。建設項目按單項工程組卷，單項工程按先文字、后圖紙；先項目管理性文件，后施工技術文件。（二） 組卷前要詳細檢查文件及圖紙是否齊全。（三） 卷內文件材料排列順序要依據(jù)卷內材料構成而定，順序為：封面、目錄、文件部分、備考、封底。（四） 組成的案卷力求美觀、整齊。第七條 檔案的裝訂（一） 案卷裝訂厚度不超過20mm，裝訂時以案卷下邊為齊。（二） 案卷內不能有書訂，卷內頁要干凈整齊。一冊案卷紙張規(guī)格要統(tǒng)一，頁號編寫在右下角。（三） 圖紙折疊前均要按裁圖線裁齊，折疊方式采用圖面向內“手風琴風箱式”。竣工圖章要蓋在圖號一側，竣工圖負責人簽章處不得漏簽。（四） 工程竣工檔案的案卷形式為：