【正文】 次，以示各方完全平等。各方簽字人此時應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并互換方才用過的簽字筆，以志紀念。全場人員應(yīng)熱烈鼓掌，以表示祝賀之意。有關(guān)各方人員一般應(yīng)在交換文本后當(dāng)場飲上一杯香檳酒，并與其他方面的人士一一干杯。這是國際上所通行的增加簽字儀式喜慶色彩的一種常規(guī)性做法。公文禮儀公文，即相對私人文書而言的公務(wù)文書的簡稱。各級行政機關(guān)的公文，就是各級公務(wù)員在公務(wù)活動中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應(yīng)實際需求的內(nèi)容。公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對的權(quán)威性、直接的實用性和明確的工具性等鮮明的特點。根據(jù)1993年11月21日由國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，我國將現(xiàn)行行政公文分為如下12類13種，并對每一類每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對象都作了具體的規(guī)定。命令適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大強制性行政措施，獎懲有關(guān)人員，撤銷下級機關(guān)不適應(yīng)的決定等。議案適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。決定適用于對重大活動或事項作出安排。指示適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。公告和通告向國內(nèi)外宣告法定事項或其他重要事項用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項則用“通告”。通知適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。函適用于互不隸屬的機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等。會議紀要適用于傳達會議情況和會議精神。各級行政機關(guān)的公文在公務(wù)活動中發(fā)揮著極其重要的作用。第一，公文具有法規(guī)和準繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規(guī)范作用，是個人和單位行動的準繩。第二，公文具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。通過互行公文，上級機關(guān)可傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級機關(guān)則可遵照執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關(guān)可通過公文進行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動員、釋疑解惑、說明的作用。第四，公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過互行公文，各級行政機關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。公文是發(fā)文單位開展公務(wù)活動的記載，也是收文單位聯(lián)系、開展工作的書面憑據(jù)，起著公認的“立此存照”的作用。正是因為公文在國家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務(wù)員的一項基本職責(zé)。公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。我國公文禮儀的基礎(chǔ)，即國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述。一、公文的撰制公文是國家行政機關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級行政機關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時必須嚴格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。（一）內(nèi)容要求任何類型的公文，不論其發(fā)文機關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。公文的觀點和內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，切勿使之前后矛盾。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準確無誤。這就要求基層公務(wù)員深入實際、密切聯(lián)系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。（二）格式要求公文是一種規(guī)范性極強的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時務(wù)必要遵守具體的格式要求。國務(wù)院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。正如南朝劉勰在《文心雕龍章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機關(guān)權(quán)限范圍和行文機關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時務(wù)必要根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內(nèi)容。其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號。文件名稱，由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。年號應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。一是公文標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡要準確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國公安機關(guān)開展向濟南交警支隊學(xué)習(xí)活動的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機關(guān)，公文標題即可省略發(fā)文機關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數(shù)太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。二是主送機關(guān)。即負責(zé)受理或答復(fù)該公文的機關(guān)。上行文只有一個主送機關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個主送機關(guān)，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機關(guān)名稱之后。四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。五是發(fā)文機關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)將主發(fā)機關(guān)排列在前。六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發(fā)文機關(guān)下方，使用年月日全稱。七是印章。即發(fā)文機關(guān)對公文的效力負責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。其三，文尾。文尾包括如下三個部分。一是主題詞。用以標示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。二是抄送抄報機關(guān)。即除主送機關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。三是制發(fā)機構(gòu)和制發(fā)時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。其四，標記。標記包括四個部分的內(nèi)容。一是秘密等級。按公文的機密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標在密級上方。三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。四是印刷份數(shù)。指該公文的實際印制數(shù)量，用括號標注在文件左下方。另外，公文紙一般采用16開型（260mm185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應(yīng)自上而下、自左至右。（三）語言要求公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標點要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學(xué)會熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡要對事物進行表達。二、公文的行文行文即公文的運轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系，也即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系。（一）行文分類按照公文在各級機關(guān)之間的運行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應(yīng)地，行文關(guān)系也可分為上行文關(guān)系、平行文關(guān)系和下行文關(guān)系三種。上行文即下級機關(guān)向上級機關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由于下級機關(guān)要對自己的直接上級機關(guān)負責(zé)，因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級或不屬同一系統(tǒng)的機關(guān)部門之間的行文。平行文多采用公函文件。下行文即上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)制發(fā)的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議記要等9種。（二）行文規(guī)則各級機關(guān)之間互相行文時，務(wù)必要遵守如下一些規(guī)則。，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文。對超出自己權(quán)限的待處理事項，應(yīng)行文商請職權(quán)部門發(fā)文或雙方聯(lián)名行文，不可越俎代庖。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。，不可隨意越級向上行文。如有特殊情況必須越級請示，則應(yīng)抄報所越機關(guān)。上級機關(guān)如有必要越級向下行文時，亦應(yīng)同時抄送受文機關(guān)的直接上級機關(guān)。，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報機關(guān)和抄報機關(guān)，由主報機關(guān)答復(fù)請示的問題。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文時，應(yīng)同時抄送另一上級機關(guān)。，實行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委的工作，則應(yīng)以黨委名義行文。，或多個機關(guān)遇有相同問題需請示和報告時，各機關(guān)可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的各方應(yīng)是同一級別。各部門若對某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。，應(yīng)被視為正式公文而依照執(zhí)行。如不另外行文，發(fā)文機關(guān)應(yīng)在報刊上發(fā)表該文時加以注明。，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。盡量減少行文的中間環(huán)節(jié)，不重復(fù)行文。三、公文的辦理依照國家有關(guān)規(guī)定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序?！币话愣?，公文辦理是指各級行政機關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對它進行的辦復(fù)。（一）基本要求基層公務(wù)員辦理公文務(wù)必須遵循準確、及時、安全三項基本要求。所謂辦理公文要準確，是指辦理公文的每個環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標準。為提高辦事效率，基層公務(wù)員辦理公文時務(wù)必要及時，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養(yǎng)成限定時間內(nèi)辦好公文的良好習(xí)慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對于緊急公文，更須及時處理。二是要縮短運轉(zhuǎn)周期。公務(wù)人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時間，促進公文高效運轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費不必要的時間。三是要簡化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效率低下?；鶎庸珓?wù)員在辦理公文時要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。為了確保公文的安全，各級領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認識公文安全的重要性；要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。（二）收文程序收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序?qū)ζ溥M行處理。各級行政機關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個類型分類登記。登記內(nèi)容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密