【正文】 負責(zé)人?? 必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？– 場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地– 重要來賓：他們的時間、行程是不確定的– 其他不可控因素? 預(yù)定的檢查時間通報:– 向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂– 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么?– 應(yīng)付意外情況、贏得補救機會項目推進表的分解－－－正確制定并運用子目標團隊構(gòu)成和時間表－工作說明書? 活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等）? 活動物料匯總? 部門工作（接待）流程和要求? 活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求）? 文案準備– 新聞稿– 主持人臺本– 領(lǐng)導(dǎo)講話稿– 重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料? 通訊錄工作說明書的主要目的－－－確定活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點場地選擇－列出要求? 需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求? 來賓人數(shù)：測算最小面積要求? 活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？? 周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿? 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間? 費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額場地選擇－詢問? 是否有檔期？? 是否有足夠的布展時間？? 場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？? 場地清掃需要特別安排嗎？? 場地可容納多少人？? 使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？? 是否有噪音及安全、清潔方面的要求？? 場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？? 現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？? 場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？? 是否有供貴賓和工作人員休息的地方？? 場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服務(wù)經(jīng)驗？? 場地是否有存放雜物或資料的地方？車輛安排－停車場? 停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪些線路？? 停車場的開放和關(guān)閉時間？? 停車場需要什么憑證？? 是否可以專辟停車場？? 是否有VIP專用停車場？? 是否有“停車已滿”標志牌？? 停車場是否有保安管理？? 工作用車停在哪里？是否需付費？車輛安排－活動班車? 來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵達？? 以每半小時為單位，列出航班抵達時間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、發(fā)車輛數(shù)? 班車品牌？新舊程度？? 司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？? 班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？? 預(yù)留至少一輛機動車輛車輛安排－特殊來賓接待? 特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間？? 特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？? 特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？? 由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？）? 特殊來賓的活動文件夾準備：簡易流程、講話稿、行程提醒來賓接待? 當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始：– 來賓是否拿到了正確的機票？– 來賓是否方便抵達機場？– 當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)？– 來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？? 突發(fā)情況處理：– 航班延誤– 個別來賓遲到來賓接待? 當來賓走下飛機后：– 確保第一時間知道接站人位置– 在班車等候時間不能超過30分鐘– 在班車行程中為來賓播放輕松音樂? 突發(fā)情況處理：– 班車損壞– 部分來賓延誤– 班車迷路來賓接待? 當來賓抵達接待區(qū)時：– 確保第一時間看到接待人員和接待指示牌– 預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力– 如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺– 在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)– 如果是直接進入會場，應(yīng)準備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌? 突發(fā)情況處理：– 因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增來賓接待? 來賓登記時應(yīng)了解什么？– 活動的日程安排– 活動所需佩戴證件及使用要求– 活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置– 何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式– 來程時的費用報銷時間、地點、方式– 離開時是否有班車接送？– 用餐時間、地點？用餐憑證？?來賓接待? 當來賓進入酒店房間休息：– 準備小型歡迎卡– 確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員– 是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？– 房間內(nèi)是否需要準備鮮花及水果？– 房間內(nèi)應(yīng)準備當?shù)芈糜问謨约暗貓D現(xiàn)場布置? 來賓行走線路現(xiàn)場勘察：– 場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？– 來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？– 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？– 在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？– 來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？– 不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？– 是否有來賓需要特別休息室？現(xiàn)場布置? 搭建施工– 保證施工期間的用電及保安– 保證施工用料的擺放位置– 檢查施工單位用料擺放是否合理– 搭建完成時間應(yīng)保障至少12小時的彩排時間– 務(wù)必進行最大負荷電量測試– 施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡– 確保用電線路安全隱秘現(xiàn)場布置? 舞臺布置– 保障上場及下場通道暢通– 后臺有方便快捷且安全的物品存放處– 來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能– 舞臺布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線– 確保來賓無法進入后臺現(xiàn)場布置? 來賓區(qū)域– 貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽？– 為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位– 來賓的通道是否暢通？– 是否要準備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？– 預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？– 來賓取用飲料位置是否方便？– 當來賓退場時是否可能發(fā)生擁擠？?后勤安排? 安排專門工作人員負責(zé)用餐預(yù)訂及送達? 指定工作人員用車和司機? 文件打印? 資料裝袋、運輸和存放? 物品領(lǐng)取登記? 視頻、圖片資料媒體接待基礎(chǔ)文件? 媒體接待基礎(chǔ)文件– 邀請媒體名單– 新聞夾內(nèi)容– 航班時刻表（接、送車輛安排）– 住房登記表– 媒介分工（活動現(xiàn)場位置）– 接待物料– 專訪安排（名單、Qamp。A、陪同媒介、速錄）其他事項? 活動付款明細表– 供應(yīng)商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)算日期?? 現(xiàn)場指揮文件根據(jù)確定流程– AV、音響（上場音樂/出車音樂）、燈光配合– 攝影攝像預(yù)定位置和要求– 重要環(huán)節(jié)時的前后銜接、人員補位– 現(xiàn)場提問時的媒介人員位置– 主持人臺本? 活動（專訪）結(jié)束后– 匯集活動攝影攝像資料（速錄文字？）– 挑選圖片或整理速錄文字，客戶確認后上傳網(wǎng)絡(luò)– 統(tǒng)計媒體對視頻資料的數(shù)量五、平面設(shè)計培訓(xùn)1. 活動執(zhí)行人員崗位職責(zé)（見上述部門職責(zé)）2. 作業(yè)流程：如何使用《制作流程單》《設(shè)計記錄》，（見上述部門職能與流程）3. 印刷需要注意的問題（見上述設(shè)計制作與管理）六、檔案管理培訓(xùn)資料分 類耗材類：打印紙、單據(jù)、墨盒、顏料等美工用紙等。書籍類：各學(xué)習(xí)書籍、參考書籍、素材書籍。軟件類：各使用軟件刻錄光盤系統(tǒng)軟件等。文件類：留存申請單、已用單據(jù)、呈請批示單、內(nèi)部存檔打印文件資料等。設(shè)備類：打印機、雕刻機、刻字機、噴繪機等規(guī)定處放置。存 放A柜存放：耗材類：打印紙、單據(jù)、墨盒、顏料等美工用紙等。B柜存放：書籍類：各學(xué)習(xí)書籍、參考書籍、素材書籍軟件類：各使用軟件刻錄光盤系統(tǒng)軟件等C柜存放：文件類：留存申請單、已用單據(jù)、呈請批示單、內(nèi)部存檔打印文件資料等。D柜存放：雜項類：已設(shè)計樣本資料，存放一些非類別文件。1）各職位資料存儲目標 企劃部經(jīng)理\\目標存儲服務(wù)器資深設(shè)計設(shè)計企劃主任企劃員2）文件夾建立圖示\\目標存儲服務(wù)器企劃部運營流程企劃部各項工作各行政表單固定資產(chǎn)分布推廣文案企劃公司相關(guān)媒體展會文案活動策劃設(shè)計宣傳稿件印刷VI相關(guān)推廣網(wǎng)站推廣素材電子商務(wù)部填寫資深設(shè)計填寫企劃經(jīng)理填寫器材維護企劃員填寫 28 / 28