【正文】 From： Re： Date：Part V Writing （參考范文） MemoTO: All Staff EmployeesFrom: Ruth CrawfordRe: Updating Telephone SystemDate: June 24th, 2007 Because of the requirement of our business, our pany intends to update the telephone system being to now three munications panies have offered us their updating solutions which are included in the attachments. Please read the solutions proposed carefully and make your own suggestions. Suggestions should be submitted before the end of this month and we will place an order early next month. Ruth Crawford Department Manager 難點(diǎn)分析 此題旨在考查備忘錄的寫作。備忘錄是一種正式文件，主要用于機(jī)關(guān)或公司內(nèi)部通報(bào)會(huì)議安排、情況報(bào)告、問(wèn)題處理等內(nèi)部公務(wù)。寫備忘錄時(shí)需要注意以下兩點(diǎn)：(1)使用正確的備忘錄結(jié)構(gòu)和格式；(2)內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、清楚和準(zhǔn)確。備忘錄一般包括以下幾部分：1． 備忘錄書端(Header)：書端是寫在備忘錄開(kāi)頭的壓縮信息。通常應(yīng)包括：①To(致)；②From(自)；③Subject／Re(事由)；④Date(日期)；2．稱呼(Salutation)；3．正文(Body)；4．結(jié)尾敬語(yǔ)(Complementary Close)；5．署名(Signature)。06 年 12月 說(shuō)明：假定你是一家辦公設(shè)備進(jìn)出口公司的經(jīng)理王剛，給某公司寫一封信。 內(nèi)容： 1．告訴對(duì)方你獲得信息的渠道：從《城市商報(bào)》(Urban Commerce)上看到對(duì)方公司的介紹； 2．說(shuō)明你去信的目的：詢問(wèn)對(duì)方是否有你需要的產(chǎn)品，是否有現(xiàn)貨供應(yīng)，等等，并想和對(duì)方建立貿(mào)易聯(lián)系； 3．介紹你公司的情況，如：多年從事進(jìn)出口貿(mào)易，在中國(guó)設(shè)有6家分公司，與國(guó)內(nèi)許多大商店有聯(lián)系，等等； 4．希望盡快得到回復(fù)。 注意信函格式! Part V Writing （參考范文） Dear Sir,We got the information about your firm from Urban Commerce. We are now writing to you for the purpose of establishing trade relations with you.We39。d like to introduce ourselves as a giant corporation handling import and export of office equipment. We have six subsidiary panies in China. Besides, we have been engaged in import and export trade for years and have business connections witht many big shops.Please let us know if you have products we need and are able to supply merchandise on hand.We look forward to your early reply.Yours sincerely,Wang GangManager難點(diǎn)分析 此題考查的是建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函寫作。要寫好此封商務(wù)信函要注意以下幾點(diǎn)：①注意商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)和格式。結(jié)構(gòu)上，英語(yǔ)商業(yè)書信一般宿況下須包括信頭(1etterhead)、封內(nèi)地址(inside address)、稱呼(salutetion)、正文(body)、結(jié)尾敬語(yǔ)(plimentary close)和簽名(signature)等部分。鑒于本題沒(méi)有列出發(fā)信人和收信人的地址，所以范文中信頭和封內(nèi)地址省略了，只包括了稱呼、正文、結(jié)尾敬語(yǔ)和簽名四部分。格式上，商務(wù)信函可分為縮進(jìn)式、齊頭式、改良齊頭式和混合式。范文所采用的格式為齊頭式，即信的每一行都從左邊緣寫起。此格式由于高效省時(shí)，越來(lái)越為廣大商業(yè)人士所接受。②表達(dá)力求簡(jiǎn)潔、禮貌。③信函應(yīng)當(dāng)包括題目要求的主要信息，即信息來(lái)源，去函目的，本公司介紹及期盼回復(fù)。④要注意一些詞組的表達(dá)，如辦公設(shè)備(office equipment)、建立貿(mào)易關(guān)系(establish trade relations)、從事(be engaged in)、現(xiàn)貨(merchandise on hand)和分公司(subsidiary pany)等等。06年 6月Part V Writing （參考范文） June I8th, 2006Dear Mr. Smith, From next Monday on, the staff canteen will be closed for a week for redecoration. Instead, a catering firm will supply drinks and sandwiches with a trolley in the reception hall (on the ground floor) in the morning and the afternoon. And the restaurants nearby will serve lunch from 12:00 to 13:00. Sincerely yours, Peter Jones Catering Manager難點(diǎn)分析 本文要求寫一封公司內(nèi)部信函。其格式要求比較簡(jiǎn)單，只要包含最基本的日期、收信人稱謂和寫信人署名等信息。難點(diǎn)在于文中一些中文的英文表達(dá)，例如原文的第二句同時(shí)包含了地點(diǎn)、時(shí)間等五項(xiàng)主要信息，因此行文中需要作者對(duì)信息有所安排，分清主次并且包含所有表達(dá)要點(diǎn)。另外當(dāng)署名需要注明職位時(shí)，一般附于署名之后。