秘書實(shí)務(wù)第3章辦公室日常事務(wù)管理-資料下載頁
2025-02-21 09:53本頁面
【正文】 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 一 、 接待工作概述 2．接待的原則 ?熱情適度，耐心傾聽 ?禮貌周全，儀表得體 ?照顧周到，進(jìn)退有度 ?環(huán)境整潔，物品齊全 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 一 、 接待工作概述 3．接待禮節(jié) (1)迎客 stand up， see， smile (2)熱情待客 客人 主人 主客并排座位 客人坐在主人的右邊 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 一 、 接待工作概述 主人 主人 客人 客人 主客對面座位一 主客對面座位二 主客對面坐時，客人應(yīng)該坐在離門遠(yuǎn)的一邊或面對門的一邊 客人 客人 主人 主人 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 一 、 接待工作概述 主客對面座位三 主客對面坐、與門的距離一樣時，以進(jìn)門面朝桌子時的右手一邊為客位，左手一邊為主位 客人 客人 主人 主人 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 一 、 接待工作概述 （ 3）禮貌送客 拜訪禮儀 （ 1）預(yù)約與確認(rèn) （ 2）準(zhǔn)備資料 （ 3）赴約 （ 4）及時告辭 （ 5）不要議論對方 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 二 、 接待工作的基本程序 1．日常接待工作的基本程序 序號 來訪時間 來訪人姓名 來訪人單位名稱 來訪目的 要求接見的人 實(shí)際接見的人 備注 來訪登記表 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 二 、 接待工作的基本程序 2．接待團(tuán)體來訪的基本程序 ? 了解情況 人數(shù) 性別 目的 時間 特別要求 ? 制定接待方案 接待規(guī)模 日程 人員 費(fèi)用 食宿 交通工具 安保 宣傳 ? 做好接待準(zhǔn)備工作 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 二 、 接待工作的基本程序 3．接待中的禮賓次序 團(tuán)體接待，不以人數(shù)多寡為標(biāo)準(zhǔn)，而以領(lǐng)隊為標(biāo)準(zhǔn) 原職和現(xiàn)職，現(xiàn)職高于原職，原職比照現(xiàn)職 按來賓歸屬部門的漢字筆劃（拉丁字母、漢語拼音）順序 按約定俗成的法定順序 按先來后到或報名的先后的順序 不排列 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 二 、 接待工作的基本程序 4．接待工作中的語言藝術(shù) ?少說多聽 ?語言要規(guī)范 ?語言要文明 ?語言要禮貌 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第五節(jié) 辦公室接待工作 二 、 接待工作的基本程序 職場交談忌語 不能非議國家和政府 不談國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密 不要對對方內(nèi)部事務(wù)發(fā)表意見 不要議論同行、同事、領(lǐng)導(dǎo) 不談家長里短、小道消息、男女關(guān)系等格調(diào)不高的話題 不談私人問題 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第六節(jié) 郵件信函的處理 一 、 郵件信函處理概述 ?通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件 ?電子信函 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第六節(jié) 郵件信函的處理 二、郵件寄發(fā)程序 ?做好郵件的準(zhǔn)備和核對工作 ?提請上司簽發(fā)郵件 ?郵件的裝封與折疊 二折法 三折法 四折法 ?查對收信人的相關(guān)信息 第三章 辦公室日常事務(wù)管理 第六節(jié) 郵件信函的處理 三、郵件接收程序 ?簽收 ?拆封 ?登記 ?分類 ?及時處理郵件 ?將與自己有關(guān)的工作記錄下來 ?呈送郵件 案例分析 某公司總經(jīng)理告訴秘書小王 ， 今天上午要集中精力寫一份重要的報告 ， 不希望被任何事情所打擾 。但不久 ， 來了一位陌生人 ， 說要向總經(jīng)理推薦他們的一種新產(chǎn)品 。 小王告訴他 ， 今天總經(jīng)理不在公司 。 誰知恰巧這時總經(jīng)理打開房門 ， 要小王進(jìn)總經(jīng)理辦公室給他找一份文件 。 此情形令小王非常尷尬 ， 只好解釋今天總經(jīng)理工作特別忙 ， 不接待任何來訪 。 客人非常不高興地離開了 。 請問，這件事小王怎樣處置會更妥當(dāng)一些 ? 案例分析 小勇是某外籍經(jīng)理的助理秘書 ， 一次老板休假 ， 讓他代為起草一份在董事會上的發(fā)言報告 。 他想反正時間還有一周 ， 不必著急 ， 于是摩拳擦掌地表示要給老板露一手 。其后幾天 ， 他忙于完成另外的幾件事：寄了幾封信 ， 發(fā)出幾份傳真 ， 打了幾個無關(guān)緊要的電話 ， 給老板的一個朋友買了一束鮮花去賀他的開業(yè)之喜 ， 又和自己的幾個朋友小聚了兩次 。 臨到老板就要休假回來的前一天 ， 小勇才想起老板要的報告還未見一字 。 小勇本打算全力以赴完成報告 ， 可是已安排了一個預(yù)約接待 ， 一談就是半天 ， 下午又要安排去機(jī)場接老板的事 ， 然后又被別的部門叫去協(xié)商安排明天的一個會議 。 當(dāng)他終于把一切安排妥當(dāng)時 ， 也就到了下班的時間 。 加班趕工吧 ， 可是又三番兩次被一個個無關(guān)緊要的電話打擾 ， 于是他決定回家加班 。 案例分析 吃過飯 ， 電視里又有一場精彩的足球賽 ， 小勇終于忍不住把球賽看完 ， 此時已是晚上 11點(diǎn) 。 剛寫了開頭 ， 他又發(fā)現(xiàn)一些文件忘記拿回來了 ， 只好第二天一早到辦公室寫報告的后半部分 。 結(jié)果 ， 一份準(zhǔn)備轟轟烈烈 、 一鳴驚人的報告變成一份毫無特色 、 草草而就的文件 。 小勇經(jīng)常想不通 ， 為什么自己幾年來一直兢兢業(yè)業(yè) ，但工作卻起色不大 ， 而且職位升遷很慢 。
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