廣東利華物業(yè)集團文檔管理制度(8p)-資料下載頁
2025-01-16 01:14本頁面
【正文】 借閱文件時，須填寫《借閱登記表》，經(jīng)職能部門/項目負責(zé)人批準后方可借閱。借出的文件由文件管理員負責(zé)及時收回并檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在《借閱登記表》的“備注”欄加以注明，追究借閱者責(zé)任。 對所借閱的檔案，必須愛護，保持整潔，注意安全和保密，嚴禁涂改，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失； 公司文件如需要隔夜借出，須征得職能部門/項目負責(zé)人批準同意后，方可借出，并妥善保管。 查借閱、摘錄的須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。 文件的上呈、下發(fā)、作廢處理 各職能部門/項目需上呈總經(jīng)理、董事長批示的文件由總經(jīng)辦行政秘書負責(zé)分類整理轉(zhuǎn)呈，對不符合上呈條件的文件由總經(jīng)辦退回經(jīng)辦人。 新編或更改的管理文件，在獲得批準后，由總經(jīng)辦下發(fā)至各職能部門/項目，由各職能部門/項目相關(guān)文件管理員負責(zé)及時打印、更新、傳閱。 各職能部門下發(fā)的通告性文件，在獲總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)辦下發(fā)至各項目。 以公司名義下發(fā)的各類文件，在獲總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)辦下發(fā)至各職能部門/項目。 在文件修改之前，各職能部門/項目必須嚴格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件獲準下發(fā)并開始生效后，舊版文件自動失效。 公司各職能部門/項目，在管理現(xiàn)場，必須使用有效版本之文件。 文件的簽收、傳遞及報批 為配合公司辦公自動化的發(fā)展和信息系統(tǒng)的建立，提高工作效率，實現(xiàn)辦公自動化、無紙化的目的，公司與各項目間的往來文件除有特別要求外，均應(yīng)采用電子郵件的形式。 特殊的文件和需要多職能部門報批的文件傳遞時，應(yīng)做好簽收和登記工作，清晰紀錄文件名稱、傳遞時間、經(jīng)手人、接受人的情況。 完成的工作或者完成相關(guān)手續(xù)需要傳遞下一個職能部門的文件，應(yīng)及時傳遞，不得無故積壓文件。 考核與獎懲以上未明晰獎罰的行為均通過年度績效考核體現(xiàn)。5． 附則： 本制度由廣州利華物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負責(zé)解釋。 本制度由總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。
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